Gillar du inte att ge feedback? Dessa 20 tips är för dig

Om du känner dig obekväm med att ge feedback är du inte ensam. Även om feedback är en viktig del av effektiv kommunikation på arbetsplatsen, vet många av oss inte hur vi ska hantera feedback på ett konstruktivt sätt. Att veta hur man ger användbar feedback är en färdighet som kan utvecklas, från att initiera feedback till att dela med sig av konstruktiv kritik. 

Feedback är viktigt eftersom det hjälper den andra personen att växa och göra ett bättre jobb. Oavsett om du är en chef som ger feedback till en närmaste medarbetare, en kollega som ger feedback till en annan kollega eller en teammedlem som ger feedback till en chef, kommer de här 20 tipsen att hjälpa dig att ge feedback på ett effektivt sätt. 

11 bästa praxis för feedback

Oavsett vilken typ av feedback du ger finns det 11 bästa praxis att tänka på. De här bästa praxiserna hjälper dig att förbereda dig för feedbackmötet och minska risken för missförstånd eller negativa reaktioner. Att följa de här tipsen innebär inte att det blir enkelt att ge feedback – det skulle vi vilja! – men det hjälper dig på vägen mot framgång. 

1. Gör det privat

Det viktigaste är att se till att du alltid ger feedback privat. Offentlig feedback kan snabbt förvandlas till negativ feedback, även om det inte är din avsikt. 

Om du inte regelbundet träffar personen du vill ge feedback till kan du fråga om hen har tid att prata. När det är möjligt bör du nämna diskussionsämnena så att personen kommer till mötet så förberedd som möjligt. Du kan till exempel säga: ”Har du 15 minuter att prata om prispresentationen från igår?” 

2. Var aktuell

Målet med feedback är att hjälpa den andra personen att förbättra sig. För att göra det bör du se till att du ger feedback i rätt tid. Undvik att ge feedback på något som hände för mer än två veckor sedan, eftersom händelsen inte längre är aktuell och relevant. 

På samma sätt bör du undvika att ge feedback omedelbart efter att något har hänt. Feedback i stunden är ofta mer negativ än du kanske avser. Vänta minst 24 timmar innan du kommenterar så att både du och den andra personen kan reflektera över vad som hänt. 

3. Skilj på konstruktiv och negativ feedback

Innan du ger feedback måste du förstå skillnaden mellan konstruktiv kritik och negativ feedback:

• Konstruktiv kritik fokuserar vanligtvis på något som personen kan göra för att förbättra sig.

• Negativ feedback – även känd som destruktiv kritik eller kritisk feedback – sätter ner människor i stället för att hjälpa dem att bli bättre. 

Utvärdera din avsikt för att försäkra dig om att du ger konstruktiv kritik snarare än negativ feedback. Se till att du närmar dig feedbacken med avsikten att hjälpa den andra personen att växa. Undvik att detaljstyra eller kritisera någon personligen, även om du känner dig frustrerad. Se också till att du alltid ger feedback privat – om du ger feedback offentligt kan en konstruktiv konversation snabbt förvandlas till negativ feedback.

4. Använd ”jag”-uttalanden

”Jag”-uttalanden är uttalanden som börjar med ”jag”. När du använder ”jag”-uttalanden fokuserar du på din upplevelse och åsikt om situationen snarare än på personen du pratar med. Att använda ”jag”-uttalanden hjälper också till att få feedback att kännas mindre som ett skuldbeläggande och mer som en samarbetsövning för att förbättra saker inför framtiden. 

Till exempel, i stället för att säga "Du sa att du skulle ge mig presentationsbilderna på torsdag men du skickade dem inte förrän på måndag, vilket fick mig att känna mig oförberedd inför mötet", prova något i stil med: "Jag hade fått intrycket att jag skulle få presentationsbilderna på torsdag. Var det en försening som jag inte kände till?”

5. Fokusera på en eller två saker

Även med konstruktiv feedback och ”jag”-uttalanden bör du undvika att dela feedback om mer än en eller två saker åt gången. Om du försöker ge feedback om för många saker på en gång kan du av misstag utlösa den andra personens försvarsmekanismer och göra det mindre troligt att hen tar emot feedbacken med ett öppet sinne.

Om du ger feedback i rätt tid kommer det förmodligen inte att finnas så många saker att prata om. Det kan vara frestande, men undvik att ta upp andra feedbacktillfällen om du inte behöver, eftersom det också kan leda till en negativ feedbacksession.

6. Var specifik och ge exempel

Målet med att ge feedback är att hjälpa någon att förbättra sig. Det kan vara för att hjälpa dem att förstå något de är bra på eller att identifiera och förbättra ett område där det finns möjligheter. Ju mer specifik du kan vara om detaljer och anteckningar, desto lättare är det för den andra personen att ta den feedbacken och omsätta den i handling. 

Låt oss till exempel säga att du vill ge din medarbetare feedback om dennes kommunikationsförmåga. Istället för att säga ”Jag tycker inte att gårdagens presentation var särskilt tydlig”, vilket är vagt och kan leda till missförstånd, kan du prova något i stil med: ”Under gårdagens presentation tyckte jag att det hade varit bra om du hade pausat mer för frågor. Det fanns mycket nyanserad information, och det fanns tillfällen då jag inte förstod vad du försökte säga. För framtida presentationer tror jag att det skulle vara bra om du delade med dig av bilderna i förväg, så att deltagarna kan gå igenom dem och komma till mötet med frågor.” 

7. Glöm inte det positiva

Ett av de vanligaste misstagen vi gör när vi tänker på feedback är att vi tror att den bara är negativ. Det är lika viktigt att dela med sig av vad personen gör bra. På så sätt får personen en specifik uppfattning om vad som kan förbättras – och en förståelse för vad som bör fortsätta eftersom det fungerar bra. 

8. Undvik ”men” 

Feedback-sandwich. Feedback-sandwich är ett tillvägagångssätt där du säger något positivt, något konstruktivt och sedan något positivt igen. Tanken är att du mjukar upp stöten genom att placera den konstruktiva kritiken mellan två positiva kommentarer. Du kan till exempel använda feedbacksandwich på följande sätt: ”Tack för att du skickade ett så omfattande e-postmeddelande, men våra externa entreprenörer borde inte ha varit med i det eftersom det var privat företagsinformation. Men jag uppskattar initiativet.” 

I själva verket är feedbacksandwich inte en bra feedbackmetod. Genom att dölja konstruktiv feedback i positiv feedback undergräver du den positiva feedbacken. Om du har konstruktiv feedback bör du vara ärlig med den. Kom ihåg: konstruktiv feedback är det bästa sättet för någon att utvecklas och bli en bättre teammedlem. När du ger någon snäll, konstruktiv feedback gör du dem en tjänst – du behöver inte placera den mellan två positiva kommentarer för att dölja budskapet. 

För att omvandla exemplet ovan kan du helt enkelt säga: ”Jag såg att du skickade en kopia till våra externa entreprenörer i gårdagens e-postmeddelande. Jag skulle föredra om du frågar mig innan du skickar e-post till dem, eftersom det bara var avsett att vara intern information för teamet.”

9. Var medveten om din icke-verbala kommunikation

Icke-verbal kommunikation är alla formulär av kommunikation som inte involverar att tala, som kroppsspråk, ansiktsuttryck eller tonfall. Att vara medveten om din icke-verbala kommunikation kan förhindra missförstånd, eftersom förståelse för icke-verbal kommunikation hjälper dig att mer effektivt koda och avkoda icke-verbala meddelanden. 

• Kodning: Att dela dina känslor eller tankar icke-verbalt, genom ditt kroppsspråk, tonfall, gester och ögonkontakt. Till exempel att möta någons blick när du försäkrar dem om något.

• Avkodning: Att förstå andra människors icke-verbala signaler genom att analysera deras ansiktsuttryck, kroppsspråk och mycket mer. Tänk på att allas icke-verbala signaler är djupt beroende av deras kultur, så undvik att lägga för mycket i avkodade meddelanden utan att bekräfta med dina teammedlemmar. 

10. Ge den andra personen utrymme att reagera

Även om feedbacken du delar är utformad för att hjälpa den andra personen att förbättra sig på något sätt, är feedback fortfarande ibland svårt att höra. En av utmaningarna med att ge feedback i realtid är att du aldrig vet exakt hur den andra personen kommer att reagera. Personen du delar feedback med kan ha frågor, reaktioner eller ytterligare kommentarer. 

När du har delat din specifika, aktuella feedback kan du fråga den andra personen om hen har några frågor eller tankar. Vissa personer kanske vill brainstorma handlingsbara lösningar direkt, vilket ni kan göra tillsammans om ni känner er bekväma med det. Om de vill följa upp vid ett senare tillfälle kan du låta dem veta att det också är okej. 

11. Om du är osäker, fråga innan du ger feedback

Om du är nervös inför att ge feedback är det bäst att fråga den andra personen om du kan ge feedback. Ofta har vi den motsatta instinkten: att dela vår feedback snabbt och få det ur vägen. Men genom att låta personen veta i förväg att du har feedback kan de komma till feedbackmötet med rätt sinnesstämning. 

Att fråga innan du ger feedback är ett bra sätt att förbereda dig själv och den andra personen för feedbackmötet. Det är särskilt användbart för feedback mellan kollegor, eftersom du kanske inte har gett personen feedback tidigare. 

4 tips för att ge feedback som chef

Om du leder ett team är det en del av din arbetsbeskrivning att ge feedback. Men det betyder inte att det alltid är lätt att ge. Förutom de elva bästa praxis som nämns ovan kan du använda de här fyra tipsen när du ger feedback till en anställd: 

1. Förbered dig i förväg

Du behöver inte ett manus, men du behöver punkter. Förbered specifika exempel att dela med dig av, samt den övergripande berättelsen för feedbackmötet. Feedbackmötet är en möjlighet till utveckling för dig och den anställda. Vad hände och vad kan ni båda lära er av det? Hur kan den anställda bli en effektivare teammedlem framöver? 

2. Välj rätt tidpunkt

Ge inte feedback i stunden, men vänta inte heller tills den anställdes prestationsutvärdering om sex månader. Sträva efter att ge feedback inom en vecka efter det inträffade. På så sätt är det fortfarande färskt i båda personernas medvetande, och den anställde kan mer effektivt tillämpa din feedback på sitt arbete framöver. 

Det betyder inte att du inte bör ge feedback under större prestationsutvärderingar. Men om du ger feedback regelbundet bör dessa bedömningar sammanfatta vad du och den anställde har pratat om under de senaste sex eller tolv månaderna. Prestationsutvärderingar bör inte komma som en överraskning för den anställde, eftersom du bör ha diskuterat feedbacken i individuella möten i förväg. 

3. Ge feedback muntligt och skriftligt

Helst bör du först ge muntlig feedback under ett individuellt möte för att säkerställa att ingenting missförstås och att personen som får feedback har tid att ställa frågor. Efter mötet kan du lämna en skriftlig beskrivning av konversationen. 

Att ge feedback i skriftligt och muntligt formulär har tre huvudsakliga fördelar

1. Vissa teammedlemmar lär sig bättre genom att höra, andra genom att läsa. Genom att ge feedback både muntligt och skriftligt säkerställer du att teammedlemmen får feedback på det sätt som passar bäst. 

2. Skriftlig feedback är en konkret resurs som den anställda kan hänvisa till om hen glömmer din feedback eller har frågor.

3. Du dokumenterar att denna feedback har delats. Det är särskilt viktigt om det är feedback som du upprepar för din medarbetare – du kan då hänvisa till tidigare feedback om samma ämne.

4. Erbjud att brainstorma lösningar

Beroende på vilken typ av feedback du ger kan det vara bra att erbjuda en brainstorming för att hitta lösningar. Det kan handla om åtgärder som teammedlemmen kan vidta i framtiden eller förbättringsområden som du har lagt märke till. 

Om ni brainstormar bör du fokusera på konkreta nästa steg som den anställde kan ta på kort sikt – tänk inte längre än sex månader framåt. På så sätt lämnar de feedbackmötet med en tydlig uppfattning om hur de kan förbättra sig och få ännu mer bra arbete gjort. 

5 sätt att ge feedback till chefer

Att ge feedback är en ömsesidig process. Precis som din chef ofta ger dig feedback kan hen också dra nytta av feedback. Men även om det är viktigt att ge feedback till chefer kan det också vara skrämmande. Att följa de här fem tipsen gör inte feedback till chefer enkelt, men det gör det lättare för dig att komma igång. Så här går det till.

1. Var inte rädd för att vara sårbar

Det är okej att vara nervös innan du ger feedback till din chef. Det är också okej om du aldrig har gjort det tidigare. Men kom ihåg att din chef först och främst är en människa. Hen förstår att feedback är obekvämt att ge – och har förmodligen själv gett mycket feedback! 

Om du är riktigt nervös kan du börja med: "Det här är svårt för mig att ge feedback" eller "Det här är första gången jag ger feedback till min chef." Att erkänna hur du känner hjälper till att minska spänningen i en potentiellt besvärlig situation. 

2. Skilj på avsikt och inverkan

Att förstå skillnaden mellan inverkan och avsikt hjälper dig att förbereda dig för och leverera din feedback till chefen på ett effektivt sätt. Avsikt är vad personen menade när han eller hon gjorde eller sa något. Påverkan är den inverkan som handlingen eller konversationen hade på dig eller andra. 

Både avsikt och inverkan är viktiga delar i en konversation. Någon kan ha en positiv avsikt när de gör eller säger något, men det kan ha uppfattats på fel sätt. Den inverkan som åtgärden eller konversationen hade på dig är viktig, men det är också viktigt att komma ihåg att den hade goda avsikter. 

Din chef har förmodligen alltid en positiv avsikt, men det kan finnas vissa konversationer eller handlingar som påverkar dig negativt. Att skilja avsikten från påverkan hjälper dig att bäst närma dig konversationen och kommunicera tydligt med din chef. Berätta att även om hen försökte hjälpa till, så uppfattades det inte så. 

Säg att din chef bjöd in dig till ett möte med ledningen. När mötet började presenterade hen dig i stället för att låta dig presentera dig själv. Din chef hade goda avsikter – hen ville inte att du skulle känna dig osäker inför ledningen. Men du hade gärna velat presentera dig själv för att bygga upp en relation med de ledande intressenterna. I det här exemplet hade ingen ”fel” och att klargöra det när du delar feedback kan hjälpa dig och din chef att komma fram till bästa möjliga slutsats. 

3. Erbjud lösningar om möjligt

Om du har en bra lösning på det du delar med dig av, tveka inte att erbjuda den. Det visar inte bara att du har tänkt igenom situationen, utan hjälper också till att fokusera konversationen på vad som kan göras för att förbättra situationen du just har tagit upp – i stället för att lägga för mycket tid på att gå igenom vad som gick fel från första början.

4. Be vid behov chefen att delta

Om du känner dig för obekväm med att ge feedback till din chef kan du fråga din chefs chef om hen är villig att delta i konversationen. Det är bra eftersom din chefs chef kan fungera som medlare och eventuellt lugna ner intensiva känslor. 

Undvik dock att bara ge feedback till din chefs chef. Om du gör det kan din chef känna att du går bakom ryggen på hen. Om du känner dig obekväm med att prata med din chef utan stöd kan du kontakta personalavdelningen för att få hjälp med att lösa konflikten. 

5. Sätt det i perspektiv

Kom ihåg: det här feedbackmötet är inte slutet på hela din relation med din chef. Er relation består av många, många interaktioner mellan er två. Även om det här är en viktig interaktion – eller till och med en besvärlig sådan – kan det påverka er relation, men det kommer förmodligen inte att förändra något grundläggande mellan er. 

Vad du bör undvika när du ger feedback

Feedback är en mycket viktig del av dina arbetsrelationer, och de 20 tipsen ovan hjälper dig att ge feedback effektivt och minska risken för missförstånd. Innan du ger feedback bör du dock tänka på fyra saker och undvika dem när det är möjligt: 

Försök inte att överraska dem

Många av oss känner oss obekväma med att ge feedback. Vi vill säga vad vi har att säga utan att den andra personen avbryter, så vi brukar ge feedback helt oväntat. 

Även om det känns mer bekvämt för den som ger feedback i stunden, leder det nästan alltid till sämre feedbacksessioner. Eftersom den andra personen inte är förberedd är det mer sannolikt att de tar emot feedbacken mindre väl eller till och med blir förolämpade. 

Målet med feedback är att hjälpa den andra personen att förbättra sig. Så ofta det går bör du meddela personen i fråga att du har feedback. På så sätt kan de förbereda sig och närma sig feedbackmötet med ett öppet sinne. 

Observera den andra personens humör

När du ger feedback vill du att den andra personen ska vara i bästa möjliga tillstånd för att ta emot feedback. Det säkerställer att den andra personen kan ta emot feedbacken på ett positivt sätt och lära sig av den. Om personen är på dåligt humör kommer hen förmodligen inte att ta emot feedbacken väl, så se om du kan skjuta upp det till en annan dag. 

Undvik att sätta dig in i den andres situation

Du hör ofta folk rekommendera att du ska ”sätta dig in i någon annans situation” för att förstå varför de gör som de gör. Och det är sant att det är ett bra sätt att bygga emotionell intelligens. 

Men undvik att göra det när du ger feedback. När vi försöker sätta oss in i andras situation medan vi ger feedback låter det tyvärr ofta som om vi vet bättre än dem. Kom ihåg: feedback är en åsikt, inte ett faktum. 

Fraser att undvika: 

• "Om jag var du..." 

• ”Du borde ha …” 

• ”Om jag vore i dina skor …” 

Skilj fakta från berättelser

Fakta vs berättelser är ett mentalt ramverk som utvecklats av Conscious Leadership Group, och det är ett utmärkt sätt att mentalt förbereda sig innan man ger feedback. Fakta är observerbara saker som vem som helst kan lägga märke till – tänk på saker som en videokamera fångar upp. Berättelser är å andra sidan antaganden och tolkningar av fakta. 

Vi skapar alla berättelser – det är så vi bearbetar världen. Men när du ger feedback bör du se till att du tydligt skiljer på fakta och berättelser. Fakta är de saker du vet om vad som hände. Berättelser kan snabbt förvandlas till antaganden om varför någon gjorde eller sa något – även om du faktiskt inte vet vad som gick dem för huvudet. 

Ibland är det bra att dela berättelser, eftersom de ger den andra personen insikter i hur vi känner. Men om du delar berättelser är det viktigt att klargöra att det är berättelser som du har uppfattat, inte objektiva fakta. 

Dela och dokumentera feedback i ett centraliserat verktyg

Ju mer feedback du ger, desto bättre blir du på det. Se till att du lagrar och delar feedback i ett centralt arbetshanteringsverktyg, så att alla kan få tillgång till feedbacken och fortsätta att lära sig av den. Organisera arbetet, dela anteckningar och håll kontakten med Asana.