10 färdigheter för teamhantering att börja utveckla i dag
Sammanfattning
Vad skiljer en bra chef från en dålig? Det är inte arbetet du gör eller de arbetsflöden som teamet använder. Bra chefer fokuserar på sitt team. Genom att prioritera att stödja dina teammedlemmar och hjälpa dem att göra sitt bästa arbete kan du framgångsrikt leda ditt team oavsett vilken bransch du är i.
Effektiv teamhantering hjälper dig att bli en bättre teamledare. Som alla mjuka färdigheter kräver teamhantering övning. I den här artikeln tar vi upp fördelarna med teamhantering och dyker ner i 10 färdigheter för teamhantering som du kan börja utveckla redan idag.
Vad är teamhantering?
Teamhantering är en chefs förmåga att organisera och samordna teammedlemmar för att utföra uppgifter mot ett gemensamt mål. Ledare med effektiva teamhanteringsfärdigheter vet hur man stöder, motiverar och engagerar sitt team. När det görs på ett effektivt sätt leder bra teamhantering till teamarbete på arbetsplatsen, ökar produktiviteten och minskar utbrändhet.
Teamledning är en mjuk färdighet som består av en mängd andra mjuka färdigheter, såsom ledarskap, problemlösning, emotionell intelligens, empati, aktivt lyssnande, kommunikationsförmåga och teamarbete – bara för att nämna några. Att bli en bättre teamchef handlar om att investera i sina mjuka färdigheter för att bli en mer stödjande ledare.
Impact Playbook: motivera medarbetarna i en snabbt föränderlig värld
Öka motivationen genom att hjälpa dina anställda att förstå varför deras arbete är viktigt. I den här kostnadsfria e-boken får du lära dig hur du skapar en gemensam känsla av syfte i ditt team.
Teamledning vs projekthantering
Projekthantering är processen att organisera, hantera och genomföra projekt. Bra projektledare organiserar alla detaljer i arbetet på ett och samma ställe så att teamet har klarhet och insyn i vem som gör vad och när. Projektledare ansvarar för projektinitiativ, men de är inte nödvändigtvis personalledare eller teamledare.
Teamledning fokuserar på att stödja och samordna teamet. Beroende på organisationsstrukturen kan du också bli ombedd att hantera projekt som teamet arbetar med. Även om du också leder eller hanterar projekt är ditt fokus som teamledare att stödja dina teammedlemmar.
Läs: Allt du behöver veta för att bli projektledareTeamledning vs teambuilding
Teambuilding är ett sätt att främja samarbete, gemenskap och förtroende mellan teammedlemmar. Effektiva teambuilding-spel ger teammedlemmarna en chans att lära känna varandra och förbättra sina teamwork-färdigheter på lång sikt.
Bra teamledare genomför aktiviteter för att främja lagandan och underlätta samarbetet i teamet. Men beroende på din organisationsstruktur kan du ha större möjligheter till teambuilding på avdelningsnivå, eller så kan dina teammedlemmar uppmuntras att lära känna tvärfunktionella teammedlemmar.
Läs: De 110 bästa frågorna för att bryta isen och bygga upp lagandanTeamledning vs uppgiftshantering
Uppgiftshantering är ett sätt att spåra arbetet från början till slut. Effektiv programvara för uppgiftshantering hjälper dig att organisera dina prioriteringar, spåra dina uppgifter och nå dina deadliner.
Teamledare kan stärka sitt team genom att tillhandahålla verktyg för uppgiftshantering som ger klarhet i individuella prioriteringar och håller arbetet organiserat. Uppgiftshantering är dock inte nödvändigtvis ett krav för teamledare. Beroende på organisationsstrukturen kan en projektledare ansvara för uppgiftshantering i stället för en teamledare.
Är teamhantering viktigt?
Bra teamhantering lyfter hela teamet och öppnar upp möjligheter som annars inte skulle vara möjliga.
När du har goda färdigheter i teamhantering kan du:
Sätter du standarden för effektiv kommunikation på arbetsplatsen.
inspirerar teammedlemmar
öka teamets moral och engagemang
minskar utbrändhet
Få igång samarbetet
10 färdigheter att utveckla som teamledare
Oavsett om du är chef för första gången eller vill finslipa dina färdigheter i teamledning kan du prova de här 10 strategierna för att bli en effektivare teamchef:
1. Var transparent
Ett av de bästa sätten att stödja ditt team är att ge dem den kontext och information de behöver för att lyckas. Genom att hålla teamet informerat i realtid ser du till att alla vet exakt vem som gör vad och när.
Gör det genom att skapa och underhålla en referenskälla för all information som teamet behöver. Vi tycker förstås att Asana är ett bra verktyg för det. Asana är en arbetshanteringsplattform som organiserar arbetet så att ditt team vet vad som ska göras, varför det är viktigt och hur det ska göras. Hela teamet kan spåra arbetet i Asana, och du kan också spåra och dela prioriteringar, så att alla kan få sitt viktigaste arbete gjort effektivt.
För att skapa en inkluderande och digitalt tillgänglig community behöver du fullständig transparens. Med människor i olika tidszoner och vardagsliv behövde vi ett verktyg för att enkelt se vilka uppgifter som skulle åtgärdas och hur projekten utvecklades. Asana har gjort just det.”
2. Upprätta goda kommunikationsrutiner
Den genomsnittliga kunskapsarbetaren lägger ner 60 % av sin tid på jobb om jobbet – saker som att leta efter information, jaga godkännanden eller sammanställa uppdateringar av projektstatus. Att jobba om jobb tar tid från det kvalificerade, meningsfulla arbete som har en inverkan på teamet.
För att minska jobb om jobb kan du ge teamet klarhet om var information finns och hur de kan komma åt den. Att skapa en gemensam referenskälla för all projektinformation är en bra början. Men det är också viktigt att klargöra vilka kommunikationsverktyg som används för vad. Använd en kommunikationsplan för att beskriva när teammedlemmarna ska använda olika verktyg. Du kan till exempel bestämma att de ska använda Slack för kommunikation i realtid och Asana för asynkron kommunikation om arbetet.
Vi kan få mer gjort med ett smidigare, mindre team än vi tidigare kunde med ett större team. Vi kan lägga mer tid på värdefullt arbete i stället för att bara hantera uppgifter. Och vi älskar våra liv mer också – vi är lyckligare tack vare Asana.”
3. Ge och ta emot feedback
Att kunna ge och ta emot feedback på ett effektivt sätt är en viktig färdighet för teamledning. Som chef måste du känna dig bekväm med att ge konstruktiv kritik till teamet för att hjälpa dem att växa och uppnå sina mål. Samtidigt är det ett bra sätt att växa som teamledare att be om och ta emot feedback.
Om möjligt bör du försöka att ge feedback ansikte mot ansikte (eller via videosamtal) för att minska eventuella missförstånd. Även om du arbetar i ett team på distans finns det bra metoder för konfliktlösning som du kan börja tillämpa för att stödja dina teammedlemmar.
4. Investera i samarbete
Samarbete är den olja som får team att fungera. Men team är inte nödvändigtvis samarbetsvilliga som standard. En viktig ledningskompetens är att möjliggöra teamsamarbete.
Det bästa sättet att bygga upp ett samarbetsvilligt team är att värdesätta samarbete. Uppvisa det beteende som du vill se i teamet genom att uppmuntra feedback, omfamna teamarbete och uppmuntra till medskapande. Samarbete innebär inte alltid perfekt teamsynergi – faktum är att oenighet ofta är ett tecken på ett samarbetande team eftersom det innebär att dina teammedlemmar är villiga att säga vad de tycker.
I takt med att en organisation växer börjar kommunikationen bli en flaskhals. Hos Hope for Haiti har vi sett hur denna ineffektivitet skadar oss: när vi inte längre fungerar som en väloljad maskin hjälper vi inte så många människor som vi skulle kunna – och det är vårt ansvar att göra något åt det.”
5. Föregå med gott exempel
Som teamledare har dina handlingar och ord en enorm inverkan på resten av teamet. För att bygga förtroende kan du försöka leda med gott exempel och uppvisa det beteende som du vill se i teamet. Det innebär att engagera sig i teamets arbete, gå in på detaljer om det behövs och vara flexibel baserat på feedback från teamet.
För att föregå med gott exempel bör du visa ditt team att du litar på dem. Med ett ord: var det exempel som ditt team vill se. Det finns en mängd olika sätt att föregå med gott exempel, men om du precis har börjat kan du prova:
Ge teammedlemmarna möjlighet att delta i teamets beslutsprocesser.
Fråga teammedlemmarna vilka färdigheter de är intresserade av att utveckla och delegera sedan uppgifter för att hjälpa dem att göra just det.
Förtydliga förväntningarna på tidshantering om när teammedlemmarna bör och inte bör vara online och tillgängliga, och leva upp till de förväntningarna själv.
Visa hur du vill att kommunikationen och samarbetet ska se ut i teamet.
6. Främja balans i stället för utbrändhet
Utbrändhet är en känsla av känslomässig, fysisk eller psykisk utmattning som uppstår till följd av överarbete. År 2020 rapporterade 71 % av kunskapsarbetarna att de kände sig utbrända minst en gång. Men som teamledare har du möjlighet att stödja och förebygga utbrändhet i teamet.
Oavsett vilken typ av arbete du gör uppstår utbrändhet när teammedlemmarna har för mycket att göra under för lång tid. För att förhindra att det händer och främja balans i stället bör du vara proaktiv när det gäller arbetsbelastningshantering. Använd verktyg för kapacitetsplanering, som t-shirtstorlekar, för att få en bra uppfattning om vad alla har att göra. Skapa sedan en resurshanteringsplan för att klargöra vad varje teammedlem ska lägga sin tid på och se till att ingen har för mycket att göra. Om det behövs kan du omfördela uppgifter för att förhindra överbelastning.
Jag vill verkligen förebygga utbrändhet bland mina anställda. Jag vill att de ska vara schyssta mot varandra och njuta av sin tid på jobbet. Asana hjälper oss med det.”
7. Utveckla din ledarstil
Det finns många sätt att hantera ett team. När du utvecklas och mognar som teamledare kommer du att börja föredra olika metoder. Även om du redan har en bra känsla för vilken ledarstil du vill ha, är det viktigt att namnge och känna igen din ledarstil för att få ut så mycket som möjligt av den.
Läs: Ledarskap vs. management: Vad är skillnaden?8. Fastställ gruppnormer
Gruppnormer är de uttalade och ofta outtalade regler som styr dina arbetsinteraktioner. Varje team har gruppnormer, även om ni aldrig har definierat dem eller skrivit ner dem någonstans.
Som teamledare är det viktigt att du inte bara låter gruppnormer utvecklas på egen hand. Det kan leda till en negativ teamdynamik där teammedlemmarna känner sig obekväma med att säga vad de tycker eller ta ledigt, bara några exempel. Skapa istället gruppnormer med avsikt för att forma din organisationskultur. För att komma igång kan du läsa vår artikel om hur man skapar gruppnormer för högpresterande team.
Under en tid var standarden för vårt kreativa team att bara reagera på arbetet. Men vi kommer aldrig att göra vårt bästa utan en tydlig process.”
9. Främja inre motivation
Som teamledare är det avgörande hur du motiverar teamet. Det finns två typer av motivation: intern och extern. Yttre motivation fokuserar på externa belöningar eller straff, medan inre motivation fokuserar på intern tillfredsställelse, oavsett belöning.
En del av att utveckla självledarskapsfärdigheter är att lära sig när man ska använda intern motivation och när man ska använda extern motivation. När det är möjligt bör du sträva efter inneboende motivation. Den här typen av motivation är svårare att ingjuta, men den betonar problemlösning, kreativitet och nyfikenhet.
10. Koppla arbetet till teamets mål
Team presterar bäst när de förstår varför deras arbete är viktigt. Men alltför ofta är vårt arbete isolerat och inte kopplat till större mål.
Som teamledare är det viktigt att koppla teamets dagliga arbete till helheten, men det är en färdighet som ofta förbises. När teammedlemmarna förstår hur deras arbete påverkar större team- eller företagsmål kan de effektivt prioritera sitt viktigaste arbete och se till att de får det viktigaste arbetet gjort. För att komma igång kan du prova att använda ett verktyg för målspårning för att koppla det dagliga arbetet till företagets mål.
När arbetet är decentraliserat och beroenden är otydliga känns allt som högsta prioritet. Det skapar stress och ångest.”
Förbättra teamhanteringsfärdigheterna med rätt verktyg
Det krävs tid och insats för att utveckla dina färdigheter inom teamhantering, men investeringen hjälper dig att stödja och motivera dina teammedlemmar och skapa en bättre arbetsmiljö för alla.
För att komma igång med effektiva teamhanteringsmetoder kan du prova att använda en programvara för projekthantering. Genom att samla arbetet i en central referenskälla ökar du omedelbart synligheten, öppenheten och samarbetet. Dessutom erbjuder visuella projekthanteringsverktyg en mängd olika sätt för teamet att se information, från Gantt-diagram till Kanban-tavlor.
Är du redo att komma igång? Prova Asana gratis i dag.
Impact Playbook: motivera medarbetarna i en snabbt föränderlig värld
Öka motivationen genom att hjälpa dina anställda att förstå varför deras arbete är viktigt. I den här kostnadsfria e-boken får du lära dig hur du skapar en gemensam känsla av syfte i ditt team.
