Não gosta de dar feedback? Estas 20 dicas são para você

Se você não se sente à vontade para dar feedback, saiba que isso é muito comum. Embora o feedback seja uma parte essencial da comunicação eficaz no local de trabalho, muitos de nós não sabemos como abordá-lo de maneira construtiva. Saber como dar feedback útil é uma habilidade que você pode desenvolver, desde iniciar o feedback até compartilhar críticas construtivas. 

O feedback é importante porque ajuda a outra pessoa a crescer e a fazer um trabalho melhor. Seja você um gerente dando feedback a um subordinado direto, um colega de trabalho dando feedback a outro colega de trabalho ou um membro da equipe dando feedback a um gerente, estas 20 dicas ajudarão a dar feedback de forma eficaz. 

11 boas práticas para dar feedback

Independentemente do tipo de feedback que você está dando, há 11 boas práticas a serem lembradas. Essas boas práticas ajudam a se preparar para a sessão de feedback e a reduzir falhas de comunicação ou possíveis reações negativas. Seguir essas dicas não significa que dar feedback seja fácil (quem dera!), mas coloca você no caminho do sucesso. 

1. Faça isso em particular

O mais importante é sempre dar feedback em particular. O feedback público pode rapidamente se transformar em feedback negativo, mesmo que essa não seja a sua intenção. 

Se você não se reúne regularmente com a pessoa a quem deseja dar feedback, pergunte se ela tem um minuto para conversar. Sempre que possível, mencione os tópicos da conversa para que a pessoa chegue à reunião mais preparada. Por exemplo, você pode dizer: “Você tem 15 minutos para conversar sobre a apresentação de preços de ontem?” 

2. Seja oportuno

A meta do feedback é ajudar a outra pessoa a melhorar. Para isso, certifique-se de dar feedback em tempo hábil. Evite dar feedback sobre algo que aconteceu há mais de duas semanas, pois o incidente não é mais oportuno e relevante. 

No mesmo sentido, no entanto, evite dar feedback imediatamente após algo acontecer. O feedback no momento é muitas vezes mais negativo do que você poderia pretender. Aguarde pelo menos 24 horas antes de comentar para que você e a outra pessoa possam refletir sobre o que aconteceu. 

3. Saiba diferenciar o feedback construtivo do feedback negativo

Antes de dar feedback, é preciso entender a diferença entre crítica construtiva e feedback negativo:

• A crítica construtiva geralmente se concentra em algo que a pessoa pode fazer para melhorar.

• O feedback negativo, também conhecido como crítica destrutiva ou feedback crítico, rebaixa as pessoas em vez de ajudá-las a melhorar. 

Para garantir que você esteja fazendo críticas construtivas em vez de feedback negativo, avalie a sua intenção. Certifique-se de abordar o feedback com a intenção de ajudar a outra pessoa a crescer. Mesmo que você se sinta frustrado, evite microgerenciar ou criticar alguém pessoalmente. Além disso, sempre dê feedback em particular, pois compartilhar feedback em público rapidamente transforma uma conversa construtiva em feedback negativo.

4. Use declarações na primeira pessoa

As declarações em primeira pessoa são aquelas que começam com “eu”. Quando você usa declarações na primeira pessoa, está se concentrando na sua experiência e opinião sobre a situação, e não na pessoa com quem está falando. Usar declarações na primeira pessoa também ajuda a que o feedback pareça menos um jogo de culpa e mais um exercício colaborativo para melhorar as coisas no futuro. 

Por exemplo, em vez de dizer: “Você disse que me enviaria os slides da apresentação na quinta-feira, mas só os enviou na segunda-feira, o que me deixou despreparado para a reunião”, tente algo como: “Eu tinha a impressão de que receberia os slides da apresentação na quinta-feira. Houve algum atraso que eu não sabia?”

5. Concentre-se em uma ou duas coisas

Mesmo com feedback construtivo e frases na primeira pessoa, evite compartilhar feedback sobre mais de um ou dois pontos ao mesmo tempo. Se você tentar dar feedback sobre muitas coisas ao mesmo tempo, pode acidentalmente desencadear a atitude defensiva da outra pessoa e torná-la menos propensa a receber feedback com uma mentalidade aberta.

Além disso, se você estiver dando feedback em tempo hábil, provavelmente não haverá muitas coisas para falar. Pode ser tentador, mas evite mencionar outros feedbacks, a menos que seja necessário, pois isso também pode levar a uma sessão de feedback negativa.

6. Seja específico e dê exemplos

A meta de fornecer feedback é ajudar alguém a melhorar. Isso pode ser para ajudá-la a entender algo em que é boa ou identificar e melhorar uma área de oportunidade. Quanto mais específico você puder ser sobre detalhes e observações, mais fácil será para a outra pessoa receber esse feedback e colocá-lo em prática. 

Por exemplo, digamos que você queira dar feedback ao seu colega de trabalho sobre as habilidades de comunicação dele. Em vez de dizer “Acho que a apresentação de ontem não foi muito clara”, o que é vago e pode levar a falhas de comunicação, tente algo como: “Durante a apresentação de ontem, achei que seria útil se você tivesse pausado mais para perguntas. Havia muitas informações sutis e houve momentos em que não entendi o que você estava tentando dizer. Para apresentações futuras, acho que seria útil se você compartilhasse os slides da reunião com antecedência, para que os participantes pudessem revisá-los e vir à reunião com perguntas.” 

7. Não se esqueça do lado positivo

Um dos erros mais comuns que cometemos quando pensamos em feedback é pensar que ele é exclusivamente negativo. É igualmente importante compartilhar o que a pessoa está fazendo bem. Dessa forma, ela terá uma ideia específica do que pode fazer para melhorar, bem como uma compreensão do que deve continuar fazendo porque está funcionando bem. 

8. Evite o “mas” 

Ah, o sanduíche de feedback. O sanduíche de feedback é uma abordagem em que você diz algo positivo, algo construtivo e, em seguida, algo positivo novamente. A teoria é que, ao “ensanduichar” a crítica construtiva entre feedbacks positivos, você está suavizando o impacto. Por exemplo, você pode usar o sanduíche de feedback da seguinte forma: “Obrigado por enviar um e-mail tão abrangente, mas nossos contratados externos não deveriam estar incluídos, pois eram informações privadas da empresa. Mas agradeço a iniciativa.” 

Na realidade, o sanduíche de feedback não é um bom método de feedback. Ao esconder um feedback construtivo dentro de um feedback positivo, você enfraquece o feedback positivo. Em vez disso, se houver feedback construtivo, seja honesto. Lembre-se: o feedback construtivo é a melhor maneira de alguém crescer e se tornar um membro melhor da equipe. Quando você está dando um feedback gentil e construtivo, está fazendo um favor à pessoa, não há necessidade de disfarçar a mensagem. 

Para transformar o exemplo acima, tente simplesmente dizer: “Percebi que você colocou nossos prestadores de serviço externos em cópia no e-mail de ontem. Eu preferiria que você me consultasse antes de enviar e-mails para eles, porque essa informação era apenas para a equipe interna.”

9. Esteja ciente da sua comunicação não verbal

A comunicação não verbal é qualquer forma de comunicação que não envolva a fala, como a linguagem corporal, as expressões faciais ou o tom de voz. Estar ciente da sua comunicação não verbal pode evitar falhas de comunicação, porque entender a comunicação não verbal ajuda a codificar e decodificar mensagens não verbais de forma mais eficaz. 

• Codificação: compartilhar as suas emoções ou pensamentos de forma não verbal, por meio da linguagem corporal, do tom de voz, dos gestos e do contato visual. Por exemplo, olhar nos olhos de alguém quando você está tranquilizando essa pessoa sobre algo.

• Decodificação: compreender os sinais não verbais de outras pessoas analisando suas expressões faciais, linguagem corporal e muito mais. Tenha em mente que os sinais não verbais de cada pessoa dependem profundamente da sua cultura, portanto, evite ler demais as mensagens decodificadas sem confirmar com os membros da sua equipe. 

10. Dê espaço para a outra pessoa reagir

Mesmo que o feedback que você está compartilhando seja para ajudar a outra pessoa a melhorar de alguma forma, às vezes ainda é difícil de ouvir. Um dos desafios de dar feedback em tempo real é que você nunca sabe exatamente como a outra pessoa responderá. A pessoa que está recebendo o feedback pode ter perguntas, reações ou comentários adicionais. 

Depois de compartilhar o seu feedback específico e oportuno, pergunte à outra pessoa se ela tem alguma dúvida ou opinião. Algumas pessoas podem querer debater soluções práticas ali mesmo, o que vocês podem fazer juntos se estiverem à vontade para isso. Se a pessoa quiser fazer o acompanhamento em uma data posterior, informe que isso também é possível. 

11. Na dúvida, pergunte antes de dar feedback

Se você está nervoso em dar feedback, a melhor coisa a fazer é perguntar à outra pessoa se você pode dar algum feedback. Muitas vezes, temos o instinto oposto: compartilhar o nosso feedback rapidamente e tirá-lo do caminho. Mas, ao informar a pessoa com antecedência de que você tem feedback, ela pode vir para a sessão de feedback com a mentalidade certa. 

Perguntar antes de dar feedback é uma ótima maneira de preparar a si mesmo e à outra pessoa para a sessão de feedback. Isso é especialmente útil para o processo de feedback entre pares, uma vez que você pode não ter dado feedback a essa pessoa no passado. 

Quatro dicas para dar feedback como gestor

Se você gerencia uma equipe, dar feedback faz parte da descrição do seu cargo. No entanto, isso não significa que seja sempre fácil fazê-lo. Além das 11 boas práticas acima, use estas quatro dicas ao dar feedback aos funcionários: 

1. Prepare-se com antecedência

Você não precisa de um roteiro, mas precisa de uma lista com marcadores. Prepare exemplos específicos para compartilhar, bem como a narrativa geral da sessão de feedback. Esta sessão de feedback é uma oportunidade de crescimento entre você e o seu funcionário. O que aconteceu e o que vocês dois podem aprender com isso? Como o seu funcionário pode se tornar um membro mais eficaz da equipe no futuro? 

2. Escolha o momento certo

Não dê feedback no momento, mas também não espere até a avaliação de desempenho do seu funcionário daqui a seis meses. Organize-se para dar o feedback dentro de uma semana após o evento. Dessa forma, o evento ainda estará fresco na memória de ambos, e o funcionário poderá aplicar o feedback de forma mais eficaz ao seu trabalho no futuro. 

Isso não significa que você não deva dar feedback durante sessões maiores de avaliação de desempenho. Mas, se você estiver dando feedback regularmente, essas avaliações devem resumir o que você e o seu funcionário conversaram nos últimos seis ou 12 meses. As avaliações de desempenho não devem ser uma surpresa para o funcionário, pois você deve ter discutido o feedback em reuniões a dois antes. 

3. Dê feedback verbalmente e por escrito

O ideal é começar com feedback verbal e presencial durante uma sessão a dois para garantir que nada seja mal interpretado e que a pessoa que recebe o feedback tenha tempo para fazer perguntas. Após a reunião, forneça uma descrição da sua conversa por escrito. 

Dar feedback por escrito e verbalmente tem três benefícios principais:

1. Alguns membros da equipe aprendem melhor ouvindo, outros lendo. Ao dar feedback verbalmente e por escrito, você está se assegurando de que o membro da equipe receba o feedback da maneira que preferir. 

2. O feedback escrito é um recurso tangível que o funcionário pode consultar se esquecer do feedback ou tiver dúvidas.

3. Você está documentando que esse feedback foi compartilhado. Isso é particularmente importante se for um feedback que você se vê repetindo para o seu funcionário, pois pode apontar para feedbacks anteriores sobre o mesmo tópico que você abordou no passado.

4. Ofereça-se para debater soluções

Dependendo do tipo de feedback que você oferece, pode ser útil propor um debate de ideias para encontrar soluções. Isso pode incluir ações que o membro da equipe pode tomar no futuro ou áreas de melhoria que você notou. 

Se você fizer um brainstorming, concentre-se nas próximas etapas concretas para o funcionário fazer no curto prazo, ou seja, em um período não superior a seis meses. Dessa forma, ele sairá da sessão de feedback com uma ideia clara de como pode melhorar e fazer um trabalho ainda melhor. 

Cinco maneiras de dar feedback aos superiores

Dar feedback é uma via de mão dupla. Assim como o seu gerente costuma lhe dar feedback, ele também pode se beneficiar do feedback. Mas, embora dar feedback aos superiores seja importante, também é intimidador. Seguir estas cinco dicas não facilita o feedback ascendente, mas facilita o começo. Veja como.

1. Abrace a vulnerabilidade

É normal ficar nervoso antes de dar feedback a um superior. Também não tem problema se você nunca fez isso antes. Mas, na medida do possível, lembre-se de que o seu gerente é, antes de tudo, humano. Ele entende que dar feedback é desconfortável, e provavelmente já deu muitos feedbacks! 

Se você estiver muito nervoso, tente começar dizendo: “É difícil para mim dar esse feedback” ou “É a primeira vez que dou feedback a um superior”. Reconhecer como você está se sentindo ajuda a reduzir a tensão de uma entrega potencialmente estranha. 

2. Saiba diferenciar a intenção do impacto

Entender a diferença entre impacto e intenção ajuda a se preparar e a dar feedback de forma eficaz. A intenção é o que a pessoa quis dizer quando fez ou disse algo. Por outro lado, o impacto é o efeito que a ação ou a conversa teve em você ou nos outros. 

A intenção e o impacto são elementos importantes de uma conversa. Alguém pode ter uma intenção positiva quando faz ou diz algo, mas isso pode ter sido interpretado de forma errada. O impacto que a ação ou a conversa teve em você é importante, mas também é importante lembrar que ela partiu de uma boa intenção. 

Seu gerente provavelmente sempre tem uma intenção positiva, mas pode haver algumas conversas ou ações que afetam você negativamente. Separar a intenção do impacto ajuda você a abordar melhor a conversa e a se comunicar claramente com o seu gerente. Compartilhe que, mesmo que eles estivessem tentando ajudar, não foi assim que aconteceu. 

Por exemplo, digamos que o seu gerente convidou você para participar de uma reunião com as partes interessadas executivas. Quando a reunião começou, ele apresentou você em vez de deixar que você se apresentasse. O seu gestor teve uma intenção positiva: não queria que você se sentisse intimidado na presença dos executivos. Mas você teria gostado de se apresentar para construir o relacionamento entre você e essas pessoas. Neste exemplo, ninguém estava “errado”, e esclarecer isso ao compartilhar o feedback pode ajudar você e o seu gerente a chegar à melhor conclusão possível. 

3. Ofereça soluções, se possível

Se você tiver uma solução ideal para o feedback que está compartilhando, não hesite em oferecê-la. Isso não só mostra que você pensou na situação, mas também ajuda a centrar a conversa no que pode ser feito para melhorar a situação que você acabou de mencionar, em vez de gastar muito tempo repensando o que deu errado.

4. Se necessário, peça ao gestor dele para participar

Se você se sentir muito desconfortável em dar feedback a um superior, pergunte ao gerente do seu gerente se ele está disposto a participar da conversa. Isso é útil porque o gerente do seu gerente pode atuar como mediador e potencialmente suavizar quaisquer emoções intensas. 

Dito isso, evite dar feedback apenas ao gerente do seu gerente. Isso pode fazer com que o seu gerente sinta que você está agindo pelas costas dele. Se você se sentir desconfortável em falar com o seu gerente sem apoio, considere entrar em contato com o departamento de RH para obter ajuda na resolução de conflitos. 

5. Coloque em perspectiva

Lembre-se: esta sessão de feedback não é o fim de tudo no seu relacionamento com o seu gerente. O relacionamento de vocês é composto de muitas interações. Mesmo que esta seja uma interação importante, ou mesmo estranha, ela pode afetar o relacionamento, mas provavelmente não mudará nada entre vocês. 

O que evitar ao dar feedback

O feedback é uma parte muito importante das suas relações de trabalho, e as 20 dicas acima ajudam a dar feedback de forma eficaz e a reduzir qualquer chance de falha de comunicação. No entanto, antes de dar feedback, aqui estão quatro coisas a ter em mente e evitar quando possível: 

Não tente surpreender a pessoa

Muitos de nós nos sentimos desconfortáveis em dar feedback. Queremos dizer o que temos a dizer sem que a outra pessoa interrompa, então, por padrão, damos feedback do nada. 

Embora isso pareça mais confortável para quem dá feedback no momento, quase sempre leva a sessões de feedback piores. Como a outra pessoa não está preparada, é mais provável que ela não receba bem o feedback ou até mesmo se ofenda. 

A meta do feedback é ajudar a outra pessoa a melhorar. Então, sempre que possível, avise que você tem feedback para ela. Dessa forma, ela pode se preparar e abordar a sessão de feedback com a melhor disposição possível. 

Observe o humor da outra pessoa

Quando você dá feedback, quer que a outra pessoa esteja no melhor estado para recebê-lo. Isso garante que a outra pessoa possa receber o feedback de forma positiva e aprender com ele. Se a pessoa estiver de mau humor, provavelmente não receberá bem o feedback, então veja se você pode adiar para outro dia. 

Evite se colocar no lugar da outra pessoa

Você frequentemente ouvirá as pessoas recomendarem que você "se coloque no lugar de outra pessoa" para entender o que ela está dizendo. E é verdade que colocar-se no lugar de alguém é uma ótima maneira de desenvolver a inteligência emocional. 

No entanto, evite fazer isso quando estiver oferecendo feedback. Infelizmente, quando tentamos nos colocar no lugar de outras pessoas enquanto oferecemos feedback, muitas vezes parece que sabemos mais do que elas. Lembre-se: o feedback é uma opinião, não um fato. 

Frases a evitar: 

• "Se eu fosse você..." 

• “Você deveria ter…” 

• “Quando estou no seu lugar...” 

Separe os fatos das histórias

Fatos versus histórias é uma estrutura mental desenvolvida pelo Conscious Leadership Group, e é uma ótima maneira de se preparar mentalmente antes de oferecer feedback. Os fatos são coisas observáveis que qualquer pessoa poderia notar, como as coisas que uma câmera de vídeo capta. Por outro lado, as histórias são as suposições e interpretações dos fatos. 

Todos nós criamos histórias, é assim que processamos o mundo. Mas, ao oferecer feedback, certifique-se de diferenciar claramente fatos e histórias. Fatos são as coisas que você sabe sobre o que aconteceu. As histórias podem rapidamente se transformar em suposições sobre por que alguém fez ou disse algo, mesmo que você não saiba realmente o que estava passando pela cabeça dessa pessoa. 

Às vezes, é útil compartilhar histórias, porque elas dão à outra pessoa uma visão de como estamos nos sentindo. No entanto, se você compartilhar histórias, é muito importante esclarecer que são histórias que você percebeu, não fatos objetivos. 

Compartilhe e documente o feedback em uma ferramenta centralizada

Quanto mais feedback você der, melhor será a sua capacidade de fazê-lo. Certifique-se de armazenar e compartilhar o feedback em uma ferramenta de gestão do trabalho centralizada, para que todos possam acessá-lo e continuar aprendendo com ele. Organize o trabalho, compartilhe anotações e mantenha-se conectado com a Asana.