Nie lubisz przekazywać informacji zwrotnych? Mamy dla Ciebie 20 wskazówek

Jeśli czujesz się niekomfortowo, przekazując informacje zwrotne, nie jesteś sam. Mimo że informacje zwrotne stanowią kluczowy element skutecznej komunikacji w miejscu pracy, wiele osób nie wie, jak podchodzić do nich w konstruktywny sposób. Wiedza na temat przekazywania konstruktywnej krytyki to umiejętność, którą można rozwijać. 

Informacje zwrotne są ważne, ponieważ pomagają drugiej osobie rozwijać się i lepiej wykonywać swoją pracę. Niezależnie od tego, czy jesteś menedżerem udzielającym informacji zwrotnej bezpośredniemu podwładnemu, współpracownikiem udzielającym informacji zwrotnej innemu współpracownikowi, czy członkiem zespołu udzielającym informacji zwrotnej menedżerowi, tych 20 wskazówek pomoże Ci skutecznie przekazywać informacje zwrotne. 

11 najlepszych praktyk w zakresie przekazywania informacji zwrotnych

Niezależnie od tego, jakie informacje zwrotne przekazujesz, warto pamiętać o 11 najlepszych praktykach. Te najlepsze praktyki pomogą Ci przygotować się do sesji poświęconej przekazaniu informacji zwrotnych i ograniczyć nieporozumienia lub potencjalne negatywne reakcje. Postępowanie zgodnie z tymi wskazówkami nie oznacza, że przekazywanie informacji zwrotnych jest łatwe – chcielibyśmy! – ale pomaga w osiągnięciu sukcesu. 

1. Zrób to na osobności

Najważniejsze jest to, aby zawsze przekazywać informacje zwrotne na osobności. Publiczne przekazywanie informacji zwrotnych może szybko przerodzić się w negatywne opinie, nawet jeśli nie jest to Twoim zamiarem. 

Jeśli nie spotykasz się regularnie z osobą, której chcesz przekazać informacje zwrotne, zapytaj ją, czy ma chwilę na rozmowę. Jeśli to możliwe, wspomnij o tematach, które chcesz omówić, aby druga osoba mogła się do spotkania przygotować. Możesz na przykład powiedzieć: „Czy masz 15 minut na rozmowę o wczorajszej prezentacji cenowej?” 

2. Działaj na czas

Celem informacji zwrotnej jest pomoc drugiej osobie w jej rozwoju. Aby tak się stało, upewnij się, że przekazujesz je na czas. Unikaj przekazywania informacji zwrotnych na temat czegoś, co wydarzyło się ponad dwa tygodnie temu, ponieważ zdarzenie to nie jest już aktualne i istotne. 

Jednak unikaj przekazywania informacji zwrotnych natychmiast po tym, jak coś się wydarzy. Informacje zwrotne przekazane w danym momencie są często bardziej negatywne, niż mogłoby się wydawać. Odczekaj co najmniej 24 godziny, zanim przekażesz informacje zwrotne, aby zarówno Ty, jak i druga osoba mogli zastanowić się nad tym, co się stało. 

3. Rozróżnij konstruktywną i negatywną informację zwrotną

Zanim udzielisz informacji zwrotnej, musisz zrozumieć różnicę między konstruktywną krytyką a negatywną informacją zwrotną:

• Konstruktywna krytyka zazwyczaj skupia się na tym, co dana osoba może zrobić, aby się poprawić.

• Negatywna informacja zwrotna, znana również jako destruktywna krytyka lub krytyczna informacja zwrotna, poniża ludzi, zamiast pomagać im w rozwoju. 

Aby mieć pewność, że przekazujesz konstruktywną krytykę, a nie negatywną opinię, oceń swoje intencje. Upewnij się, że Twoim zamiarem jest pomoc drugiej osobie w rozwoju. Nawet jeśli czujesz się sfrustrowany, unikaj mikrozarządzania lub krytykowania kogoś osobiście. Ponadto zawsze upewnij się, że przekazujesz informacje zwrotne na osobności – dzielenie się nimi publicznie szybko zamienia konstruktywną konwersację w negatywną opinię.

4. Używaj komunikatów typu „ja”

Komunikaty typu „ja” to zdania, które zaczynają się od słowa „ja”. Kiedy używasz komunikatów typu „ja”, skupiasz się na swoim doświadczeniu i opinii na temat sytuacji, a nie na osobie, z którą rozmawiasz. Używanie komunikatów typu „ja” sprawia również, że informacje zwrotne nie są postrzegane jako obwinianie, a raczej jako wspólne ćwiczenie mające na celu poprawę sytuacji w przyszłości. 

Na przykład zamiast powiedzieć: „Mówiłeś, że dostarczysz mi slajdy prezentacji w czwartek, ale wysłałeś je dopiero w poniedziałek, przez co poczułem się nieprzygotowany na spotkanie”, spróbuj czegoś w stylu: „Miałem wrażenie, że dostanę slajdy prezentacji w czwartek. Czy było jakieś opóźnienie, o którym nie wiedziałem?”

5. Skup się na jednej lub dwóch rzeczach

Nawet w przypadku konstruktywnej informacji zwrotnej i komunikatów typu „ja” unikaj dzielenia się opinią na temat więcej niż jednej lub dwóch rzeczy naraz. Jeśli spróbujesz przekazać informacje zwrotne na temat zbyt wielu rzeczy naraz, możesz przypadkowo wywołać reakcję obronną drugiej osoby i sprawić, że będzie ona mniej skłonna do otwartego przyjmowania informacji zwrotnych.

Poza tym, jeśli przekazujesz informacje zwrotne na bieżąco, prawdopodobnie nie będzie zbyt wielu rzeczy do omówienia. To może być kuszące, ale unikaj poruszania innych kwestii, chyba że jest to konieczne, ponieważ może to również prowadzić do negatywnej sesji przekazywania informacji zwrotnych.

6. Podawaj konkretne informacje i przykłady

Celem przekazywania informacji zwrotnych jest pomoc komuś w doskonaleniu się. Może to być pomoc w zrozumieniu, w czym jest dobra, lub w zidentyfikowaniu i poprawie obszaru możliwości. Im bardziej szczegółowe będą Twoje uwagi, tym łatwiej będzie drugiej osobie przyjąć je do siebie i przekształcić w działanie. 

Załóżmy, że chcesz przekazać współpracownikowi informacje zwrotne na temat jego umiejętności komunikacji. Zamiast powiedzieć: „Myślę, że wczorajsza prezentacja nie była zbyt jasna”, co jest niejasne i może prowadzić do nieporozumień, spróbuj czegoś w rodzaju: „Podczas wczorajszej prezentacji pomyślałem, że byłoby pomocne, gdybyś częściej robił przerwy na pytania. Było w niej wiele szczegółowych informacji i czasami nie rozumiałem, co chcesz powiedzieć. Moim zdaniem w przypadku przyszłych prezentacji warto byłoby udostępnić slajdy z wyprzedzeniem, aby uczestnicy mogli się z nimi zapoznać i przygotować pytania”. 

7. Nie zapomnij o pozytywach

Jednym z najczęstszych błędów, jakie popełniamy, gdy myślimy o informacji zwrotnej, jest założenie, że jest ona wyłącznie negatywna. Równie ważne jest, aby dzielić się tym, co dana osoba robi dobrze. Dzięki temu będzie miała konkretne wyobrażenie o tym, co może zrobić, aby się poprawić, a także zrozumie, co powinna kontynuować, ponieważ działa dobrze. 

8. Unikaj słowa „ale” 

Ach, kanapka z informacją zwrotną. Kanapka z informacją zwrotną to podejście, w którym najpierw mówisz coś pozytywnego, potem coś konstruktywnego, a na koniec znowu coś pozytywnego. Teoria jest taka, że skuteczne „wkładanie” konstruktywnej krytyki między pozytywne informacje zwrotne łagodzi cios. Na przykład możesz użyć kanapki z informacjami zwrotnymi w następujący sposób: „Dziękuję za wysłanie tak wyczerpującego e-maila, ale nasi zewnętrzni wykonawcy nie powinni być na nim, ponieważ były to prywatne informacje o firmie. Doceniam jednak Twoją inicjatywę”. 

W rzeczywistości kanapka z informacją zwrotną nie jest dobrą metodą przekazywania opinii. Ukrywając konstruktywną informację zwrotną w pozytywnej informacji zwrotnej, podważasz tę pozytywną informację zwrotną. Zamiast tego, jeśli masz konstruktywną informację zwrotną, bądź szczery. Pamiętaj: konstruktywna informacja zwrotna to najlepszy sposób, aby ktoś mógł się rozwijać i stać się lepszym członkiem zespołu. Kiedy przekazujesz komuś życzliwą, konstruktywną informację zwrotną, wyświadczasz mu przysługę – nie musisz jej owijać w kanapkę, aby ukryć jej przesłanie. 

W powyższym przykładzie możesz po prostu powiedzieć: „Zauważyłem, że wczoraj dodałeś do wiadomości e-mail naszych zewnętrznych wykonawców. Wolałbym, żebyś najpierw skonsultował się ze mną, zanim wyślesz im e-maila, ponieważ ta informacja była przeznaczona tylko dla zespołu”.

9. Zwracaj uwagę na komunikację niewerbalną

Komunikacja niewerbalna to każda forma komunikacji, która nie obejmuje mówienia, na przykład język ciała, mimika twarzy lub ton głosu. Świadomość własnej komunikacji niewerbalnej może zapobiec nieporozumieniom, ponieważ zrozumienie komunikacji niewerbalnej pomaga skuteczniej kodować i dekodować wszelkie komunikaty niewerbalne. 

• Kodowanie: dzielenie się emocjami lub myślami w sposób niewerbalny, poprzez mowę ciała, ton głosu, gesty i kontakt wzrokowy. Na przykład nawiązanie kontaktu wzrokowego z drugą osobą, gdy chcesz ją uspokoić.

• Dekodowanie: zrozumienie niewerbalnych sygnałów innych osób poprzez analizę ich mimiki, mowy ciała i innych elementów. Pamiętaj, że sygnały niewerbalne każdej osoby są silnie uzależnione od jej kultury, więc unikaj nadinterpretowania zdekodowanych wiadomości bez potwierdzenia tego z członkami zespołu. 

10. Daj drugiej osobie czas na reakcję

Mimo że udzielane przez Ciebie informacje zwrotne mają na celu pomóc drugiej osobie w jej rozwoju, czasami są one trudne do przyjęcia. Jednym z wyzwań związanych z przekazywaniem informacji zwrotnych w czasie rzeczywistym jest to, że nigdy nie wiadomo dokładnie, jak druga osoba zareaguje. Osoba, której udzielasz informacji zwrotnej, może mieć pytania, reakcje lub dodatkowe uwagi. 

Po przekazaniu konkretnej informacji zwrotnej zapytaj drugą osobę, czy ma jakieś pytania lub przemyślenia. Niektóre osoby mogą chcieć od razu przeprowadzić burzę mózgów na temat praktycznych rozwiązań, co możecie zrobić wspólnie, jeśli czujecie się z tym komfortowo. Jeśli druga osoba woli wrócić do tego tematu później, daj jej znać, że to też jest w porządku. 

11. W razie wątpliwości zapytaj, zanim udzielisz informacji zwrotnej

Jeśli denerwujesz się udzielaniem informacji zwrotnych, najlepiej zapytaj drugą osobę, czy możesz to zrobić. Często mamy odwrotny instynkt – dzielimy się opinią szybko i chcemy mieć to już za sobą. Jednak jeśli z wyprzedzeniem poinformujesz drugą stronę, że masz dla niej informacje zwrotne, może ona przygotować się na tę rozmowę. 

Zapytanie przed przekazaniem informacji zwrotnej to świetny sposób, aby przygotować siebie i drugą osobę na sesję. Jest to szczególnie pomocne w przypadku informacji zwrotnych między współpracownikami, ponieważ możesz nie mieć doświadczenia w udzielaniu informacji zwrotnych tej osobie. 

4 wskazówki, jak przekazywać informacje zwrotne jako menedżer

Jeśli zarządzasz zespołem, przekazywanie informacji zwrotnych jest częścią opisu Twojego stanowiska. Nie oznacza to jednak, że zawsze jest to łatwe. Oprócz powyższych 11 najlepszych praktyk, podczas przekazywania pracownikom informacji zwrotnych skorzystaj z tych czterech wskazówek: 

1. Przygotuj się z wyprzedzeniem

Nie potrzebujesz skryptu, ale warto przygotować listę punktową. Przygotuj konkretne przykłady, które chcesz przedstawić, a także ogólny przebieg sesji. Ta sesja jest okazją do rozwoju dla Ciebie i Twojego pracownika. Co się stało i czego możecie się z tego nauczyć? W jaki sposób Twój pracownik może stać się bardziej efektywnym członkiem zespołu? 

2. Dobierz odpowiedni moment

Nie przekazuj informacji zwrotnych od razu, ale też nie czekaj aż do przeglądu wyników pracownika za pół roku. Staraj się przekazywać informacje zwrotne w ciągu tygodnia od zaistnienia danej sytuacji. Dzięki temu wydarzenie będzie jeszcze świeże w pamięci, a pracownik będzie mógł skuteczniej wykorzystać Twoją opinię w swojej pracy. 

Nie oznacza to, że nie należy udzielać informacji zwrotnych podczas większych sesji przeglądu wyników. Jeśli jednak regularnie przekazujesz informacje zwrotne, oceny te powinny podsumowywać to, o czym rozmawialiście z pracownikiem w ciągu ostatnich sześciu lub dwunastu miesięcy. Przeglądy wyników nie powinny być dla pracownika zaskoczeniem, ponieważ wcześniej powinieneś omówić informacje zwrotne podczas spotkań 1:1. 

3. Przekazuj informacje zwrotne ustnie i pisemnie

Najlepiej jest najpierw przekazać informacje zwrotne ustnie, twarzą w twarz podczas spotkania 1:1, aby mieć pewność, że nic nie zostanie źle zrozumiane, a osoba otrzymująca informacje zwrotne będzie miała czas na zadawanie pytań. Po spotkaniu przekaż opis konwersacji w formie pisemnej. 

Przekazywanie informacji zwrotnych w formie pisemnej i ustnej ma trzy główne zalety:

1. Niektórzy członkowie zespołu lepiej przyswajają informacje na słuch, inni czytając. Przekazując informacje zwrotne ustnie i pisemnie, zapewniasz, że członek zespołu otrzyma je w sposób, który najbardziej mu odpowiada. 

2. Pisemna informacja zwrotna to namacalny zasób, do którego pracownik może się odwołać, jeśli zapomni o Twojej opinii lub będzie miał pytania.

3. Dokumentujesz, że przekazano tę informację zwrotną. Jest to szczególnie ważne, jeśli jest to informacja zwrotna, którą przekazujesz pracownikowi wielokrotnie – możesz wskazać na poprzednie informacje zwrotne na ten sam temat.

4. Zaproponuj wspólne poszukiwanie rozwiązań

W zależności od rodzaju przekazywanych informacji zwrotnych pomocne może być zaproponowanie wspólnej burzy mózgów. Mogą one obejmować działania, które członek zespołu powinien podjąć w przyszłości, lub obszary wymagające poprawy, które udało Ci się zauważyć. 

Jeśli przeprowadzisz burzę mózgów, skoncentruj się na konkretnych krokach, które pracownik powinien podjąć w krótkim czasie – nie później niż w ciągu sześciu miesięcy. Dzięki temu pracownik zakończy sesję z jasnym obrazem tego, jak może się poprawić i wykonywać pracę jeszcze lepiej. 

5 sposobów na przekazywanie informacji zwrotnych przełożonemu

Przekazywanie informacji zwrotnych to dwukierunkowy proces. Tak jak Twój przełożony często przekazuje Ci informacje zwrotne, tak i on może skorzystać na otrzymaniu informacji zwrotnej. Jednak przekazywanie informacji zwrotnych przełożonemu jest ważne, ale też onieśmielające. Te pięć wskazówek nie sprawi, że przekazywanie informacji zwrotnych przełożonemu stanie się łatwe, ale ułatwi Ci rozpoczęcie. Oto jak to zrobić.

1. Nie obawiaj się wrażliwości

To normalne, że denerwujesz się przed przekazaniem informacji zwrotnej przełożonemu. Nie szkodzi też, jeśli nigdy wcześniej tego nie robiłeś. Pamiętaj jednak, że Twój menedżer jest przede wszystkim człowiekiem. Rozumie, że przekazywanie informacji zwrotnych jest niewygodne – prawdopodobnie sam też ich udzielał! 

Jeśli naprawdę się denerwujesz, zacznij od słów: „To trudna dla mnie informacja zwrotna” lub „Po raz pierwszy przekazuję informację zwrotną przełożonemu”. Uświadomienie sobie swoich odczuć pomaga przełamać napięcie związane z potencjalnie niezręczną sytuacją. 

2. Rozróżnij intencję i wpływ

Zrozumienie różnicy między wpływem a intencją pomaga przygotować się do przekazania informacji zwrotnej przełożonemu i zrobić to skutecznie. Intencja to to, co dana osoba miała na myśli, kiedy coś zrobiła lub powiedziała. Z drugiej strony wpływ to oddziaływanie, jakie dane działanie lub konwersacja wywarły na Tobie lub innych osobach. 

Zarówno intencja, jak i wpływ są ważnymi elementami konwersacji. Ktoś może mieć pozytywne intencje, ale jego słowa lub działania mogą zostać źle odebrane. Wpływ, jaki miało na Ciebie działanie lub konwersacja, jest ważny, ale warto również pamiętać, że intencja była dobra. 

Twój przełożony prawdopodobnie zawsze ma dobre intencje, ale mogą wystąpić pewne konwersacje lub działania, które będą miały na Ciebie negatywny wpływ. Oddzielenie intencji od wpływu pomaga najlepiej podejść do konwersacji i jasno komunikować się z przełożonym. Powiedz, że chociaż chciał Ci pomóc, nie zostało to odebrane w ten sposób. 

Załóżmy na przykład, że Twój przełożony zaprosił Cię na spotkanie z członkami kluczowego personelu kierowniczego. Kiedy spotkanie się rozpoczęło, przedstawił Cię, zamiast pozwolić Ci przedstawić się samodzielnie. Twój menedżer miał dobre intencje – nie chciał, abyś czuł się onieśmielony w obecności członków kluczowego personelu kierowniczego. Jednak wolałbyś przedstawić się sam, aby nawiązać relacje z tymi osobami. W tym przykładzie nikt nie „popełnił błędu”, a wyjaśnienie tego podczas przekazywania informacji zwrotnej może pomóc Tobie i Twojemu menedżerowi dojść do najlepszego możliwego wniosku. 

3. Oferuj rozwiązania, jeśli to możliwe

Jeśli masz idealne rozwiązanie dla problemu, którego dotyczy Twoja informacja zwrotna, nie wahaj się go zaproponować. To nie tylko pokazuje, że przemyślałeś sytuację, ale także pomaga skoncentrować konwersację na tym, co można zrobić, aby poprawić sytuację, którą właśnie poruszyłeś – zamiast spędzać zbyt dużo czasu na powtarzaniu tego, co poszło nie tak.

4. W razie potrzeby poproś przełożonego o udział w rozmowie

Jeśli czujesz się zbyt niekomfortowo, udzielając informacji zwrotnej przełożonemu, zapytaj przełożonego swojego przełożonego, czy chce wziąć udział w konwersacji. Jest to pomocne, ponieważ przełożony Twojego przełożonego może działać jako mediator i potencjalnie łagodzić wszelkie intensywne emocje. 

Należy jednak pamiętać, aby nie przekazywać informacji zwrotnych wyłącznie przełożonemu swojego przełożonego. Może to sprawić, że Twój menedżer poczuje się zdradzony. Jeśli czujesz się niekomfortowo, rozmawiając ze swoim przełożonym bez wsparcia, rozważ skontaktowanie się z działem HR w celu dodatkowego rozwiązania konfliktu. 

5. Spójrz na to z szerszej perspektywy

Pamiętaj: ta sesja nie jest końcem wszystkich Twoich relacji z menedżerem. Wasza relacja składa się z wielu interakcji między Wami. Nawet jeśli jest to ważna interakcja – a nawet niezręczna – może ona wpłynąć na Waszą relację, ale prawdopodobnie nie zmieni niczego zasadniczego. 

Czego unikać podczas przekazywania informacji zwrotnych

Informacje zwrotne są bardzo ważną częścią relacji zawodowych, a powyższe 20 wskazówek pomoże Ci skutecznie przekazywać informacje zwrotne i zmniejszyć ryzyko nieporozumień. Zanim jednak udzielisz informacji zwrotnej, oto cztery rzeczy, o których warto pamiętać i których należy unikać, jeśli to możliwe: 

Nie próbuj nikogo zaskakiwać

Wiele osób czuje się niekomfortowo, przekazując informacje zwrotne. Chcemy powiedzieć to, co mamy do powiedzenia, bez przerywania nam przez drugą osobę, więc domyślnie przekazujemy informacje zwrotne znikąd. 

Chociaż w danej chwili jest to bardziej komfortowe dla osoby przekazującej informacje zwrotne, prawie zawsze prowadzi do gorszych sesji feedbacku. Ponieważ druga osoba nie jest przygotowana, istnieje większe prawdopodobieństwo, że gorzej przyjmie informacje zwrotne, a nawet się obrazi. 

Celem informacji zwrotnej jest pomoc drugiej osobie w jej rozwoju. Dlatego tak często, jak to możliwe, informuj ją o tym, że masz dla niej informacje zwrotne. Dzięki temu będzie mogła się przygotować i podejść do rozmowy w jak najlepszym nastroju. 

Zwróć uwagę na nastrój drugiej osoby

Kiedy przekazujesz informacje zwrotne, chcesz, aby druga osoba była w najlepszym stanie, aby je przyjąć. Dzięki temu druga osoba może przyjąć informacje zwrotne w pozytywny sposób i wyciągnąć z nich wnioski. Jeśli dana osoba jest w złym nastroju, prawdopodobnie nie przyjmie dobrze informacji zwrotnej, więc spróbuj przełożyć ją na inny dzień. 

Nie próbuj postawić się na miejscu drugiej osoby

Często słyszysz, że aby zrozumieć drugą osobę, musisz „postawić się na jej miejscu”. To prawda, że postawienie się na czyimś miejscu to świetny sposób na budowanie inteligencji emocjonalnej. 

Jednak unikaj tego, gdy przekazujesz informacje zwrotne. Niestety, kiedy próbujemy postawić się na miejscu innych osób, przekazując im informacje zwrotne, często brzmi to tak, jakbyśmy wiedzieli lepiej niż oni. Pamiętaj: feedback to opinia, a nie fakt. 

Zwroty, których należy unikać: 

• „Na Twoim miejscu…” 

• „Powinieneś…” 

• „Na Twoim miejscu…” 

Oddziel historie od faktów

„Fakty kontra historie” to struktura mentalna opracowana przez Conscious Leadership Group. Jest to świetny sposób na przygotowanie się psychicznie przed przekazaniem informacji zwrotnej. Fakty to rzeczy, które każdy może zaobserwować – pomyśl o rzeczach, które rejestruje kamera. Z drugiej strony historie to założenia i interpretacje faktów. 

Wszyscy tworzymy historie – w ten sposób postrzegamy świat. Jednak przekazując informacje zwrotne, upewnij się, że wyraźnie rozróżniasz fakty od historii. Fakty to to, co wiesz o tym, co się wydarzyło. Historie mogą szybko przerodzić się w założenia dotyczące tego, dlaczego ktoś coś zrobił lub powiedział, mimo że tak naprawdę nie wiesz, co działo się w jego głowie. 

Czasami warto dzielić się historiami, ponieważ dają one drugiej osobie statystyki na temat tego, jak się czujemy. Jeśli jednak dzielisz się historiami, bardzo ważne jest, aby wyjaśnić, że są to historie, które postrzegasz, a nie obiektywne fakty. 

Udostępniaj i dokumentuj informacje zwrotne w scentralizowanym narzędziu

Im więcej informacji zwrotnych udzielisz, tym lepiej Ci to pójdzie. Upewnij się, że przechowujesz i udostępniasz informacje zwrotne w scentralizowanym narzędziu do zarządzania pracą, aby każdy mógł uzyskać do nich dostęp i nadal się z nich uczyć. Organizuj pracę, udostępniaj notatki i pozostawaj w kontakcie z Asana.