10 umiejętności zarządzania zespołem, które warto rozwijać
Podsumowanie
Co odróżnia dobrego menedżera od złego? Nie chodzi o pracę, którą wykonujesz, ani o przepływy pracy, z których korzysta Twój zespół. Dobrzy menedżerowie koncentrują się na swoim zespole. Priorytetowe traktowanie wsparcia dla członków zespołu i pomaganie im w jak najlepszym wykonywaniu swojej pracy pozwoli Ci skutecznie kierować zespołem niezależnie od branży, w której działasz.
Skuteczne zarządzanie zespołem pomaga stać się lepszym liderem zespołu. Jak każda umiejętność miękka, umiejętność zarządzania zespołem wymaga praktyki. W tym artykule omówimy korzyści płynące z zarządzania zespołem i przyjrzymy się 10 umiejętnościom w tym zakresie, które warto zacząć rozwijać już dziś.
Czym jest zarządzanie zespołem?
Zarządzanie zespołem to zdolność menedżera do organizowania i koordynowania członków zespołu w celu realizacji zadań w ramach wspólnego celu. Liderzy posiadający skuteczne umiejętności zarządzania zespołem wiedzą, jak wspierać, motywować i angażować swój zespół. Skuteczne zarządzanie zespołem umożliwia współpracę w miejscu pracy, zwiększa produktywność i zmniejsza wypalenie.
Zarządzanie zespołem to umiejętność miękka, na którą składają się różne inne umiejętności miękkie, takie jak przywództwo, rozwiązywanie problemów, inteligencja emocjonalna, empatia, aktywne słuchanie, komunikacja i praca zespołowa. Aby stać się lepszym menedżerem zespołu, należy inwestować w umiejętności miękkie, które pozwolą Ci stać się bardziej wspierającym liderem.
Motywowanie pracowników w szybko zmieniającym się świecie: praktyczny przewodnik
Zwiększ motywację pracowników, pomagając im zrozumieć, dlaczego wykonywana przez nich praca jest ważna. W tym darmowym e-booku dowiesz się, jak stworzyć poczucie wspólnego celu w swoim zespole.
Zarządzanie zespołem a zarządzanie projektami
Zarządzanie projektami to proces organizowania projektów, zarządzania nimi i ich realizacji. Dobrzy kierownicy projektów organizują wszystkie szczegóły swojej pracy w jednym miejscu, aby ich zespół projektowy miał przejrzystość i wiedzę na temat tego, kto, co i na kiedy musi wykonać. Kierownicy projektów odpowiadają za inicjatywy projektowe, ale niekoniecznie są menedżerami ludzi ani liderami zespołów.
Zarządzanie zespołem natomiast koncentruje się na wspieraniu i koordynowaniu zespołu. W zależności od struktury organizacyjnej możesz również zostać poproszony o zarządzanie projektami, nad którymi pracuje Twój zespół. Nawet jeśli prowadzisz projekty lub nimi zarządzasz, Twoim głównym zadaniem jako menedżera zespołu jest wspieranie jego członków.
[Przeczytaj] Wszystko, co musisz wiedzieć, aby zostać kierownikiem projektuZarządzanie zespołem a budowanie zespołu
Budowanie zespołu to sposób na wspieranie współpracy, koleżeństwa i zaufania między jego członkami. Skuteczne gry integracyjne dają członkom zespołu szansę na wzajemne poznanie się i poprawę umiejętności pracy zespołowej w dłuższej perspektywie.
Dobrzy menedżerowie zespołów prowadzą działania integracyjne, aby ułatwić współpracę w swoim zespole. Jednak w zależności od struktury organizacyjnej mogą istnieć większe możliwości budowania zespołu w całym dziale lub członkowie zespołu mogą być zachęcani do poznawania członków zespołów międzyfunkcyjnych.
[Przeczytaj] +110 najlepszych pytań na przełamanie lodów sprzyjających budowaniu zespołuZarządzanie zespołem a zarządzanie zadaniami
Zarządzanie zadaniami to sposób na śledzenie pracy od początku do końca. Skuteczne oprogramowanie do zarządzania zadaniami pomaga organizować priorytety, śledzić zadania i dotrzymywać terminów.
Menedżerowie zespołów mogą wspierać swój zespół, zapewniając narzędzia do zarządzania zadaniami, które zapewniają przejrzystość indywidualnych priorytetów i utrzymują dobrą organizację pracy. Jednak zarządzanie zadaniami niekoniecznie jest wymagane od kierowników zespołu. W zależności od struktury organizacyjnej za zarządzanie zadaniami może odpowiadać kierownik projektu, a nie lider zespołu.
Czy zarządzanie zespołem jest ważne?
Dobre zarządzanie zespołem podnosi poziom całego zespołu i otwiera możliwości, które w przeciwnym razie nie byłyby możliwe.
Dobre umiejętności zarządzania zespołem pozwalają:
ustalasz standardy efektywnej komunikacji w miejscu pracy,
Inspirowanie członków zespołu
Zwiększysz morale i zaangażowanie zespołu
Zmniejszasz ryzyko wypalenia zawodowego
Umożliwiać pracę zespołową
Budowanie synergii w zespole
10 umiejętności, które warto rozwijać jako menedżer zespołu
Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz zarządzać zespołem, czy chcesz doskonalić swoje umiejętności w tym zakresie, wypróbuj tych 10 strategii, aby skuteczniej zarządzać zespołem:
1. Postaw na przejrzystość
Jednym z najlepszych sposobów wspierania zespołu jest zapewnienie mu kontekstu i informacji, których potrzebuje, aby odnieść sukces. Informując zespół na bieżąco, masz pewność, że wszyscy wiedzą, kto, co i na kiedy musi wykonać.
W tym celu utwórz i utrzymuj jedno źródło wiedzy dla wszystkich informacji dotyczących zespołu. Naturalnie uważamy, że Asana jest świetnym narzędziem, które może Ci w tym pomóc. Asana to platforma do zarządzania pracą, która organizuje pracę tak, aby Twój zespół wiedział, co ma do zrobienia, dlaczego jest to ważne i jak należy to wykonać. Cały zespół może nie tylko śledzić swoją pracę w Asanie, ale także śledzić i udostępniać priorytety, aby każdy mógł sprawnie i skutecznie wykonywać najważniejsze zadania.
Aby zbudować inkluzywną i cyfrowo dostępną społeczność, potrzebujesz pełnej przejrzystości. Ponieważ pracujemy w różnych strefach czasowych i mamy różne obowiązki, potrzebowaliśmy narzędzia, które pozwoliłoby nam łatwo sprawdzić, jakie zadania należy wykonać i jak przebiega realizacja projektów. Asana spełnia wszystkie te wymagania.”
2. Ustal zasady dotyczące komunikacji
Przeciętny pracownik wiedzy spędza 60% swojego czasu na czynnościach okołozadaniowych, takich jak wyszukiwanie informacji, uzyskiwanie zatwierdzeń czy przygotowywanie aktualizacji statusu projektu. Czynności okołozadaniowe zabierają czas przeznaczony na wykwalifikowaną, znaczącą pracę, która ma wpływ na zespół.
Aby ograniczyć liczbę czynności okołozadaniowych, zapewnij zespołowi przejrzystość w kwestii tego, gdzie znajdują się informacje i jak można uzyskać do nich dostęp. Na początek warto stworzyć wspólne źródło wiedzy dla wszystkich informacji dotyczących projektu. Ważne jest również, aby wyjaśnić, do czego służą poszczególne narzędzia do komunikacji. Użyj planu komunikacji, aby określić, kiedy członkowie zespołu powinni używać różnych narzędzi. Możesz na przykład zdecydować, że do komunikacji w czasie rzeczywistym powinni używać Slacka, a do asynchronicznej komunikacji na temat pracy – Asany.
Z mniejszym zespołem możemy osiągnąć więcej niż wcześniej z większym zespołem. Możemy poświęcić więcej czasu na pracę o dużej wartości dodanej, a nie tylko na zarządzanie zadaniami. A dzięki Asana jesteśmy też szczęśliwsi i bardziej kochamy nasze życie.”
3. Przekazuj i przyjmuj informacje zwrotne
Umiejętność skutecznego przekazywania i przyjmowania informacji zwrotnych jest kluczową umiejętnością w zarządzaniu zespołem. Jako menedżer musisz umieć dzielić się konstruktywną krytyką z członkami zespołu, aby pomóc im się rozwijać i osiągać cele. Jednocześnie proszenie o informacje zwrotne i ich otrzymywanie to świetny sposób na rozwój jako menedżer zespołu.
Jeśli to możliwe, staraj się przekazywać informacje zwrotne podczas osobistych spotkań (lub rozmów wideo), aby ograniczyć ryzyko nieporozumień. Nawet jeśli pracujesz w zespole zdalnym, istnieją świetne praktyki rozwiązywania konfliktów, które możesz zacząć stosować, aby wspierać członków swojego zespołu.
4. Inwestuj we współpracę
Współpraca to paliwo, które napędza zespół. Jednak zespoły niekoniecznie są domyślnie nastawione na współpracę. Kluczową umiejętnością menedżerską jest umożliwienie współpracy w zespole.
Najlepszym sposobem na zbudowanie zespołu opartego na współpracy jest docenianie współpracy. Dawaj przykład zachowań, które chcesz widzieć u członków zespołu, zachęcając do dzielenia się opiniami, wspierając pracę zespołową i zachęcając do współtworzenia. Współpraca nie zawsze oznacza idealną synergię zespołu — w rzeczywistości spory są często oznaką współpracy, ponieważ oznaczają, że członkowie zespołu są gotowi wyrazić swoje zdanie.
W miarę rozwoju organizacji komunikacja zaczyna być wąskim gardłem. Te nieefektywności szkodzą Hope for Haiti, ponieważ jeśli nie będziemy działać płynnie, trudno nam będzie pomóc jak największej liczbie osób. Jesteśmy odpowiedzialni za poprawę w tej kwestii.”
5. Dawaj dobry przykład
Jako menedżer zespołu masz ogromny wpływ na pozostałych jego członków. Aby zbudować zaufanie, spróbuj dawać dobry przykład i modelować zachowania, które chcesz widzieć w swoim zespole. Obejmuje to zaangażowanie w pracę zespołu, w razie potrzeby zagłębianie się w szczegóły i elastyczność w oparciu o informacje zwrotne od zespołu.
Aby dawać dobry przykład, pokaż swojemu zespołowi, że mu ufasz. Jednym słowem – bądź przykładem, który zespół chce widzieć. Istnieje wiele sposobów na dawanie dobrego przykładu, ale jeśli dopiero zaczynasz, spróbuj:
Daj członkom zespołu możliwość zaangażowania się w procesy decyzyjne.
Sprawdź, jakie umiejętności chcą rozwijać członkowie zespołu, a następnie deleguj im zadania, które im w tym pomogą.
Wyjaśnij oczekiwania dotyczące zarządzania czasem, określając, kiedy członkowie zespołu powinni, a kiedy nie powinni być dostępni online, a następnie samemu spełnij te oczekiwania.
Modelowanie praktyk komunikacji i współpracy, które chcesz zobaczyć w swoim zespole.
6. Wspieraj równowagę, a nie wypalenie
Wypalenie zawodowe to uczucie emocjonalnego, fizycznego lub psychicznego wyczerpania, które pojawia się w wyniku przepracowania. W 2020 roku 71% pracowników wiedzy przynajmniej raz odczuło wypalenie. Jednak jako lider zespołu masz możliwość wspierania go i zapobiegania wypaleniu.
Niezależnie od rodzaju wykonywanej pracy, wypalenie występuje, ponieważ członkowie zespołu mają zbyt dużo na głowie przez zbyt długi czas. Aby temu zapobiec i promować równowagę, aktywnie zarządzaj obciążeniem pracą. Użyj narzędzi do planowania pojemności, takich jak metoda T-shirt sizing, aby uzyskać dobre rozeznanie w tym, co każdy ma na głowie. Następnie stwórz plan zarządzania zasobami, aby wyjaśnić, na co każdy członek zespołu będzie poświęcał czas i upewnij się, że nikt nie jest przeciążony. W razie potrzeby ponownie przydziel zadania, aby zapobiec przepracowaniu.
Nie chcę, żeby moi pracownicy się wypalili. Chcę, żeby mieli między sobą dobre relacje i lubili przychodzić do pracy. W tym właśnie pomaga nam Asana.”
7. Opracuj swój styl zarządzania zespołem
Nie ma jednego sposobu na zarządzanie. W miarę rozwoju i dojrzewania jako menedżer zespołu będziesz zmierzać w kierunku różnych preferencji i praktyk. Nawet jeśli już wiesz, jaki ma być Twój styl zarządzania zespołem, ważne jest, aby nazwać i rozpoznać swój styl zarządzania, aby w pełni wykorzystać jego możliwości.
[Przeczytaj] Przywództwo a zarządzanie: na czym polega różnica?8. Ustal normy grupowe
Normy grupowe to ustalone (a często niepisane) zasady, które określają sposób interakcji w pracy. Każdy zespół ma normy grupowe, nawet jeśli nigdy ich nie zdefiniowałeś ani nigdzie nie zapisałeś.
Jako menedżer zespołu nie możesz pozwolić, aby normy grupowe rozwijały się same. Może to prowadzić do negatywnej dynamiki zespołu, w której członkowie zespołu czują się niekomfortowo, zabierając głos lub biorąc wolne, żeby wymienić tylko kilka przykładów. Zamiast tego celowo twórz normy grupowe, aby kształtować kulturę organizacyjną. Na początek przeczytaj nasz artykuł na temat tworzenia norm grupowych dla zespołów o wysokiej wydajności.
Przez pewien czas nasz zespół kreatywny po prostu reagował na zlecenia. Ale nigdy nie wykonamy swojej pracy najlepiej, jak potrafimy, bez jasnego procesu.”
9. Wspieraj motywację wewnętrzną
Jako menedżer zespołu musisz wiedzieć, jak motywować swój zespół. Istnieją dwa rodzaje motywacji: wewnętrzna i zewnętrzna. Motywacja zewnętrzna skupia się na zewnętrznych nagrodach lub karach, podczas gdy motywacja wewnętrzna skupia się na wewnętrznej satysfakcji, niezależnie od nagrody.
Częścią rozwoju umiejętności samozarządzania jest nauka, kiedy używać motywacji wewnętrznej, a kiedy zewnętrznej. Tam, gdzie to możliwe, dąż do motywacji wewnętrznej – ten rodzaj motywacji jest trudniejszy do zaszczepienia, ale kładzie nacisk na rozwiązywanie problemów, kreatywność i ciekawość.
10. Połącz pracę z celami zespołu
Zespoły wykonują swoją pracę najlepiej, gdy rozumieją, dlaczego ich praca ma znaczenie. Jednak zbyt często nasza praca jest odizolowana i odłączona od większych celów.
Jako menedżer zespołu musisz wykazać się kluczową, choć często pomijaną umiejętnością, czyli połączeniem codziennej pracy zespołu z szerszym kontekstem. Gdy członkowie zespołu zrozumieją, w jaki sposób ich praca wpływa na większe cele zespołu lub firmy, mogą skutecznie nadać priorytet najważniejszej pracy i upewnić się, że wykonują zadania o dużym znaczeniu. Aby rozpocząć, spróbuj użyć narzędzia do śledzenia celów, aby połączyć codzienną pracę z celami firmy.
Gdy praca jest zdecentralizowana, a zależności są niejasne, wszystko wydaje się być najwyższym priorytetem. Powoduje to stres i niepokój.”
Podnieś umiejętności zarządzania zespołem dzięki odpowiednim narzędziom
Rozwijanie umiejętności zarządzania zespołem wymaga czasu i nakładu pracy, ale ta inwestycja pomoże Ci wspierać i motywować członków zespołu oraz stworzyć lepsze środowisko pracy dla wszystkich.
Aby szybko rozpocząć skuteczne praktyki zarządzania zespołem, spróbuj użyć oprogramowania do zarządzania projektami. Przechowując pracę w jednym źródle informacji, natychmiast zwiększasz widoczność, przejrzystość i współpracę. Ponadto narzędzia do wizualnego zarządzania projektami oferują zespołowi różne sposoby wyświetlania informacji, od wykresów Gantta po tablice Kanban.
Chcesz zacząć? Wypróbuj Asana za darmo już dziś.
Motywowanie pracowników w szybko zmieniającym się świecie: praktyczny przewodnik
Zwiększ motywację pracowników, pomagając im zrozumieć, dlaczego wykonywana przez nich praca jest ważna. W tym darmowym e-booku dowiesz się, jak stworzyć poczucie wspólnego celu w swoim zespole.
