Geef je niet graag feedback? Dan zijn deze 20 tips iets voor jou

Als je je ongemakkelijk voelt bij het geven van feedback, dan ben je niet de enige. Hoewel feedback een cruciaal onderdeel is van effectieve communicatie op de werkplaats, weten velen van ons niet hoe ze feedback op een constructieve manier moeten benaderen. Van het initiëren van feedback tot het delen van constructieve kritiek, weten hoe je nuttige feedback kunt geven is een vaardigheid die je kunt ontwikkelen. 

Feedback is belangrijk omdat het de andere persoon helpt te groeien en beter werk te leveren. Of je nu een manager bent die feedback geeft aan een direct ondergeschikte, een collega die feedback geeft aan een andere collega, of een teamlid dat feedback geeft aan een manager, deze 20 tips zullen je helpen om effectief feedback te geven. 

11 beste praktijken voor feedback

Wat voor soort feedback je ook geeft, er zijn 11 beste praktijken om in gedachten te houden. Deze beste praktijken helpen je je voor te bereiden op je feedbacksessie en verminderen miscommunicatie of mogelijke negatieve reacties. Het volgen van deze tips betekent niet dat het geven van feedback moeiteloos is - dat zouden we wel willen! - maar het zet je wel op weg naar succes. 

1. Doe het privé

Het belangrijkste is dat je ervoor zorgt dat je altijd privé feedback geeft. Openbare feedback kan snel omslaan in negatieve feedback, zelfs als dat niet je bedoeling is. 

Als je de persoon aan wie je feedback wilt geven niet regelmatig ontmoet, vraag diegene dan of hij of zij even een minuutje heeft om te praten. Verwijs waar mogelijk naar je gespreksonderwerpen, zodat de persoon zo goed mogelijk voorbereid naar de vergadering komt. Je kunt bijvoorbeeld zeggen: "Heb je 15 minuten om te praten over de prijspresentatie van gisteren?" 

2. Wees tijdig

Het doel van feedback is om de ander te helpen zich te verbeteren. Om dat te doen, moet je ervoor zorgen dat je op tijd feedback geeft. Vermijd het geven van feedback over iets dat meer dan twee weken geleden is gebeurd, omdat het incident niet langer tijdig en relevant is. 

Maar geef ook niet meteen feedback nadat er iets is gebeurd. Feedback op het moment zelf is vaak negatiever dan je misschien van plan bent. Wacht minstens 24 uur voordat je reageert, zodat zowel jij als de andere persoon kunnen nadenken over wat er is gebeurd. 

3. Maak onderscheid tussen constructieve en negatieve feedback

Voordat je feedback geeft, moet je het verschil begrijpen tussen opbouwende kritiek en negatieve feedback:

• Constructieve kritiek richt zich meestal op iets wat de persoon kan doen om te verbeteren.

• Negatieve feedback - ook wel destructieve kritiek of kritische feedback genoemd - haalt mensen naar beneden in plaats van hen te helpen zichzelf te verbeteren. 

Om ervoor te zorgen dat u constructieve kritiek geeft in plaats van negatieve feedback, moet u uw intentie evalueren. Zorg ervoor dat je de feedback benadert met de bedoeling de ander te helpen groeien - zelfs als je je gefrustreerd voelt, vermijd micromanagement of persoonlijke kritiek op iemand. Zorg er ook altijd voor dat je feedback privé geeft. Het openbaar delen van feedback verandert een constructief gesprek snel in negatieve feedback.

4. Gebruik 'ik'-uitspraken

'Ik'-uitspraken zijn uitspraken die beginnen met 'Ik'. Als je 'ik'-uitspraken gebruikt, concentreer je je op je ervaring en mening over de situatie, in plaats van op de persoon met wie je spreekt. Het gebruik van 'ik'-uitspraken helpt ook om feedback minder als een schuldspel te laten aanvoelen en meer als een gezamenlijke oefening om dingen voor de toekomst te verbeteren. 

Bijvoorbeeld, in plaats van te zeggen: "Je zei dat je me de presentatiedia's op donderdag zou geven, maar je stuurde ze pas maandag, waardoor ik me niet voorbereid voelde op de vergadering", probeer iets als: "Ik had de indruk dat ik de presentatiedia's op donderdag zou ontvangen. Was er een vertraging waar ik niet van op de hoogte was?"

5. Focus op één of twee dingen

Zelfs met constructieve feedback en 'ik'-uitspraken, moet je vermijden om feedback te geven over meer dan één of twee dingen tegelijk. Als je probeert om feedback te geven over te veel dingen tegelijk, kun je per ongeluk de verdedigende houding van de ander activeren en ervoor zorgen dat diegene minder openstaat voor feedback.

En als je op tijd feedback geeft, zijn er waarschijnlijk niet zoveel dingen om over te praten. Het is misschien verleidelijk, maar vermijd het om andere feedbackmomenten ter sprake te brengen, tenzij het moet, omdat dat ook kan leiden tot een negatieve feedbacksessie.

6. Wees specifiek en geef voorbeelden

Het doel van het geven van feedback is om iemand te helpen verbeteren. Dit kan zijn om hen te helpen iets te begrijpen waar ze goed in zijn of om een kansgebied te identificeren en te verbeteren. Hoe specifieker je kunt zijn over details en opmerkingen, hoe makkelijker het voor de andere persoon is om die feedback te gebruiken en om te zetten in actie. 

Stel bijvoorbeeld dat je je collega feedback wilt geven over zijn of haar communicatievaardigheden. In plaats van te zeggen: "Ik denk dat de presentatie gisteren niet erg duidelijk was", wat vaag is en tot miscommunicatie kan leiden, kun je iets proberen als: "Tijdens de presentatie van gisteren vond ik het handig als je meer had gepauzeerd voor vragen. Er was veel genuanceerde informatie en er waren momenten waarop ik niet begreep wat je probeerde te zeggen. Voor toekomstige presentaties denk ik dat het handig zou zijn als je de vergaderingsdia's van tevoren deelt, zodat de deelnemers ze kunnen bekijken en met vragen naar de vergadering kunnen komen." 

7. Vergeet het positieve niet

Een van de meest voorkomende fouten die we maken als we aan feedback denken, is dat we denken dat het uitsluitend negatief is. Het is even belangrijk om te delen wat de persoon goed doet. Op die manier hebben ze een specifiek idee van wat ze kunnen doen om te verbeteren, evenals een goed begrip van wat ze moeten blijven doen omdat het goed werkt. 

8. Vermijd 'maar' 

Ah, de feedbacksandwich. De feedbacksandwich is een aanpak waarbij je iets positiefs zegt, iets constructiefs en dan weer iets positiefs. De theorie is dat je de klap verzacht door de opbouwende kritiek effectief tussen positieve feedback te 'sandwichen'. Je kunt de feedbacksandwich bijvoorbeeld als volgt gebruiken: "Bedankt voor het sturen van zo'n uitgebreide e-mail, maar onze externe aannemers hadden er niet op mogen staan, omdat dat privébedrijfsinformatie was. Maar ik waardeer het initiatief." 

In werkelijkheid is de feedbacksandwich geen goede feedbackmethode. Door een stukje opbouwende feedback te verbergen binnen positieve feedback, ondermijnt u de positieve feedback. Als je constructieve feedback hebt, wees er dan eerlijk over. Onthoud: constructieve feedback is de beste manier voor iemand om te groeien en een beter teamlid te worden. Als je iemand vriendelijke, constructieve feedback geeft, doe je diegene een plezier. Je hoeft het niet in een sandwich te verpakken om de boodschap te verbergen. 

Om het bovenstaande voorbeeld te transformeren, probeer gewoon te zeggen: "Ik zag dat je gisteren onze externe aannemers in de e-mail hebt gezet. Ik zou het op prijs stellen als je eerst met mij overlegt voordat je ze e-mailt, want dat was alleen bedoeld als interne teaminformatie."

9. Wees je bewust van je non-verbale communicatie

Non-verbale communicatie is elke vorm van communicatie waarbij je niet spreekt, zoals je lichaamstaal, gezichtsuitdrukkingen of toon. Als je je bewust bent van je non-verbale communicatie, kun je miscommunicatie voorkomen, omdat het begrijpen van non-verbale communicatie je helpt om non-verbale berichten effectiever te coderen en decoderen. 

• Coderen: het non-verbaal delen van je emoties of gedachten, door middel van je lichaamstaal, toon, gebaren en oogcontact. Bijvoorbeeld, iemand in de ogen kijken als je ze ergens gerust over stelt.

• Decoderen: het begrijpen van de non-verbale signalen van anderen door hun gezichtsuitdrukkingen, lichaamstaal en meer te analyseren. Houd er rekening mee dat iemands non-verbale signalen sterk afhankelijk zijn van hun cultuur, dus vermijd het om te veel te lezen in gedecodeerde berichten zonder dit te bevestigen met je teamleden. 

10. Geef de ander de ruimte om te reageren

Hoewel de feedback die je deelt is bedoeld om de ander op de een of andere manier te helpen verbeteren, is feedback soms nog steeds moeilijk om te horen. Een van de uitdagingen van het geven van realtime feedback is dat je nooit precies weet hoe de andere persoon zal reageren. De persoon met wie je feedback deelt, kan vragen, reacties of aanvullende opmerkingen hebben. 

Nadat je je specifieke, tijdige feedback hebt gedeeld, vraag je de andere persoon of hij of zij nog vragen of gedachten heeft. Sommige mensen willen misschien meteen brainstormen over bruikbare oplossingen, wat je samen kunt doen als je je daar prettig bij voelt. Als ze op een later tijdstip willen opvolgen, laat ze dan weten dat dat ook goed is. 

11. Vraag bij twijfel voordat je feedback geeft

Als je nerveus bent over het geven van feedback, kun je de ander het beste vragen of je feedback mag geven. Vaak hebben we het tegenovergestelde instinct: onze feedback snel delen en het uit de weg ruimen. Maar door de persoon van tevoren te laten weten dat je feedback hebt, kan diegene met de juiste instelling naar de feedbacksessie komen. 

Het is een goede manier om jezelf en de ander voor te bereiden op de feedbacksessie als je eerst vraagt of je feedback mag geven. Dit is vooral nuttig voor het peer-to-peer feedbackproces, omdat je die persoon in het verleden misschien geen feedback hebt gegeven. 

4 tips om als manager feedback te geven

Als je een team leidt, is het geven van feedback onderdeel van je functiebeschrijving. Dat betekent echter niet dat het altijd gemakkelijk is om feedback te geven. Gebruik naast de bovenstaande 11 beste praktijken deze vier tips wanneer je werknemers feedback geeft: 

1. Bereid je voor

Je hebt geen script nodig, maar je hebt wel opsommingstekens nodig. Bereid specifieke voorbeelden voor om te delen, evenals het algemene verhaal van de feedbacksessie. Deze feedbacksessie is een groeimogelijkheid tussen jou en je Werknemer. Wat is er gebeurd en wat kunnen jullie er allebei van leren? Hoe kan je werknemer in de toekomst een effectiever teamlid worden? 

2. Kies het juiste moment

Geef geen feedback op het moment zelf, maar wacht ook niet tot de prestatiebeoordeling van je werknemer zes maanden later. Streef ernaar binnen een week na een gebeurtenis feedback te geven. Op die manier is het nog vers in jullie geheugen en kan je werknemer je feedback effectiever toepassen op zijn of haar werk. 

Dit betekent niet dat je geen feedback mag geven tijdens grotere prestatiebeoordelingssessies. Maar als je regelmatig feedback geeft, moeten deze beoordelingen samenvatten waar jij en je werknemer het de afgelopen zes of twaalf maanden over hebben gehad. Prestatiebeoordelingen zouden geen verrassing moeten zijn voor de werknemer, omdat je de feedback van tevoren in 1:1-vergaderingen had moeten bespreken. 

3. Geef feedback mondeling en schriftelijk

Idealiter geef je eerst mondelinge feedback tijdens een 1:1-vergadering om ervoor te zorgen dat er niets verkeerd wordt begrepen en de persoon die feedback krijgt de tijd heeft om vragen te stellen. Geef na de vergadering een schriftelijke beschrijving van je gesprek. 

Het geven van feedback in geschreven en mondelinge vorm heeft drie belangrijke voordelen:

1. Sommige teamleden leren beter door te horen, anderen door te lezen. Door mondeling en schriftelijk feedback te geven, ben je goed voorbereid om ervoor te zorgen dat je teamlid feedback krijgt op de manier die hij of zij verkiest. 

2. Schriftelijke feedback is een tastbare bron waarnaar je werknemer kan verwijzen als hij je feedback vergeet of vragen heeft.

3. Je documenteert dat deze feedback is gedeeld. Dit is vooral belangrijk als je feedback aan je werknemer herhaalt. Je kunt dan verwijzen naar eerdere feedback over hetzelfde onderwerp.

4. Bied aan om oplossingen te brainstormen

Afhankelijk van het soort feedback dat je geeft, kan het nuttig zijn om aan te bieden om samen te brainstormen over oplossingen. Dit kunnen acties zijn die het teamlid in de toekomst kan ondernemen of verbeterpunten die je hebt opgemerkt. 

Als je brainstormt, concentreer je dan op concrete vervolgstappen die de werknemer op korte termijn kan nemen - denk niet verder dan zes maanden. Op die manier verlaat je werknemer je feedbacksessie met een duidelijk idee van hoe hij of zij kan verbeteren en nog meer goed werk kan leveren. 

5 manieren om opwaartse feedback te geven

Feedback geven is tweerichtingsverkeer. Net zoals je manager jou vaak feedback geeft, kan hij of zij ook baat hebben bij feedback. Maar hoewel het geven van feedback aan leidinggevenden belangrijk is, is het ook intimiderend. Het volgen van deze vijf tips maakt feedback naar boven niet moeiteloos, maar het maakt het wel gemakkelijker voor je om aan de slag te gaan. Zo werkt het.

1. Laat je kwetsbaarheid zien

Het is niet erg als je nerveus bent voordat je feedback naar boven geeft. Het is ook prima als je dit nog nooit eerder hebt gedaan. Maar vergeet niet dat je manager in de eerste plaats een mens is. Ze begrijpen dat feedback ongemakkelijk is om te geven - ze hebben waarschijnlijk zelf veel feedback gegeven! 

Als je echt nerveus bent, probeer dan te beginnen met: "Dit is moeilijke feedback voor mij om te geven", of: "Dit is de eerste keer dat ik feedback geef aan mijn leidinggevende." Door te erkennen hoe je je voelt, kun je de spanning van een mogelijk ongemakkelijke feedback geven doorbreken. 

2. Maak onderscheid tussen intentie en impact

Het verschil begrijpen tussen impact en intentie helpt je om je voor te bereiden op het geven van feedback aan je leidinggevende. Intentie is wat de persoon bedoelde toen hij iets deed of zei. Aan de andere kant is impact de impact die actie of gesprek op jou of anderen had. 

Intentie en impact zijn beide belangrijke elementen van een gesprek. Iemand kan een positieve intentie hebben wanneer diegene iets doet of zegt, maar het kan op de verkeerde manier zijn overgekomen. De impact die actie of gesprek op jou had, is belangrijk, maar het is ook belangrijk om te onthouden dat het vanuit een goede intentie kwam. 

Je manager heeft waarschijnlijk altijd een positieve intentie, maar er kunnen gesprekken of acties zijn die een negatieve invloed op je hebben. Door de intentie van de impact te scheiden, kun je het gesprek het beste benaderen en duidelijk communiceren met je manager. Deel dat, ook al probeerde je manager te helpen, het niet zo overkwam. 

Stel bijvoorbeeld dat je manager je heeft uitgenodigd voor een vergadering met uitvoerende belanghebbenden. Toen de vergadering begon, stelde hij je voor in plaats van jou te laten voorstellen. Je manager had een positieve intentie - hij wilde niet dat je je geïntimideerd zou voelen bij de uitvoerende belanghebbenden. Maar je had jezelf graag voorgesteld om de relatie tussen jou en die leidinggevende belanghebbenden op te bouwen. In dit voorbeeld had niemand 'ongelijk', en het verduidelijken dat wanneer je feedback deelt, jou en je manager kan helpen om tot de best mogelijke conclusie te komen. 

3. Bied indien mogelijk oplossingen aan

Als je een ideale oplossing hebt voor de feedback die je deelt, wees dan niet bang om deze aan te bieden. Dit laat niet alleen zien dat je over de situatie hebt nagedacht, maar helpt ook om het gesprek te richten op wat er kan worden gedaan om de situatie die je zojuist hebt aangekaart te verbeteren, in plaats van te veel tijd te besteden aan het herhalen van wat er in de eerste plaats mis is gegaan.

4. Vraag indien nodig hun manager om aanwezig te zijn

Als je je te ongemakkelijk voelt om feedback aan een leidinggevende te geven, vraag dan de manager van je manager of hij of zij bereid is om het gesprek bij te wonen. Dit is handig omdat de manager van je manager kan optreden als bemiddelaar en mogelijk intense emoties kan verzachten. 

Dat gezegd hebbende, vermijd het om alleen feedback te geven aan de manager van je manager. Als je dat doet, kan je manager het gevoel krijgen dat je achter zijn rug om gaat. Als je je ongemakkelijk voelt om zonder ondersteuning met je manager te praten, overweeg dan om contact op te nemen met je HR-afdeling voor extra conflictoplossing. 

5. Plaats het in perspectief

Onthoud: deze feedbacksessie is niet het einde van je relatie met je manager. Jullie relatie bestaat uit vele, vele interacties tussen jullie twee. Zelfs als dit een belangrijke interactie is - of zelfs een ongemakkelijke - kan dit je relatie beïnvloeden, maar het zal waarschijnlijk niets fundamenteel tussen jullie veranderen. 

Wat te vermijden bij het geven van feedback

Feedback is een heel belangrijk onderdeel van je werkrelaties, en de bovenstaande 20 tips helpen je om effectief feedback te geven en de kans op miscommunicatie te verkleinen. Voordat je echter feedback geeft, zijn hier vier dingen om in gedachten te houden en waar mogelijk te vermijden: 

Probeer ze niet te verrassen

Veel mensen voelen zich ongemakkelijk bij het geven van feedback. We willen zeggen wat we te zeggen hebben zonder dat de ander ons onderbreekt, dus standaard geven we feedback uit het niets. 

Hoewel dit op dat moment comfortabeler aanvoelt voor de feedbackgever, leidt het bijna altijd tot slechtere feedbacksessies. Omdat de ander niet voorbereid is, is de kans groter dat hij of zij feedback minder goed opneemt of zelfs beledigd raakt. 

Het doel van feedback is om de ander te helpen zich te verbeteren. Geef ze dus zo vaak mogelijk een seintje dat je feedback voor ze hebt. Op die manier kunnen ze zich voorbereiden en de feedbacksessie in de best mogelijke gemoedstoestand benaderen. 

Let op de stemming van de ander

Wanneer je feedback geeft, wil je dat de andere persoon in de beste staat is om feedback te ontvangen. Dat zorgt ervoor dat de ander de feedback positief kan ontvangen en ervan kan leren. Als de persoon in een slechte bui is, zal hij of zij waarschijnlijk geen feedback goed ontvangen, dus kijk of je het kunt uitstellen naar een andere dag. 

Vermijd het om jezelf in hun schoenen te plaatsen

Je zult vaak horen dat mensen aanbevelen dat je 'jezelf in andermans schoenen plaatst' om te begrijpen waar ze vandaan komen. En het is waar dat jezelf in iemands schoenen plaatsen een geweldige manier is om emotionele intelligentie op te bouwen. 

Vermijd dit echter wanneer je feedback geeft. Als we ons in andermans schoenen proberen te verplaatsen terwijl we feedback geven, klinkt het vaak alsof we het beter weten dan zij. Onthoud: feedback is een mening, geen feit. 

Zinnen om te vermijden: 

• "Als ik jou was..." 

• "Je had moeten..." 

• "Als ik in jouw schoenen stond..." 

Scheid de feiten van de verhalen

Feiten versus verhalen is een mentaal raamwerk dat is ontwikkeld door de Conscious Leadership Group, en het is een geweldige manier om jezelf mentaal voor te bereiden voordat je feedback geeft. Feiten zijn waarneembare dingen die iedereen kan opmerken - denk aan dingen die een videocamera registreert. Verhalen zijn daarentegen de veronderstellingen en interpretaties van de feiten. 

We creëren allemaal verhalen - zo verwerken we de wereld. Maar als je feedback geeft, zorg er dan voor dat je duidelijk onderscheid maakt tussen feiten en verhalen. Feiten zijn de dingen die je weet over wat er is gebeurd. Verhalen kunnen snel veranderen in veronderstellingen over waarom iemand iets heeft gedaan of gezegd, ook al weet je niet echt wat er door hun hoofd ging. 

Soms is het handig om verhalen te delen, omdat ze de ander inzichten geven in hoe we ons voelen. Als je echter verhalen deelt, is het erg belangrijk om duidelijk te maken dat dit verhalen zijn die je hebt waargenomen, geen objectieve feiten. 

Deel en documenteer feedback in een gecentraliseerde tool

Hoe meer feedback je geeft, hoe beter je erin wordt. Zorg ervoor dat je feedback opslaat en deelt in een gecentraliseerde werkbeheertool, zodat iedereen toegang heeft tot de feedback en ervan kan blijven leren. Organiseer werk, deel notities en blijf verbonden met Asana.