피드백을 주는 것을 좋아하지 않으시나요? 다음 20가지 팁을 참고하세요

피드백을 주는 것이 불편하다면, 여러분은 혼자가 아닙니다. 피드백은 직장에서 효과적인 커뮤니케이션의 중요한 부분이지만, 많은 사람들이 건설적인 방식으로 피드백에 접근하는 방법을 모릅니다. 피드백을 시작하는 것부터 건설적인 비판을 공유하는 것까지, 유용한 피드백을 제공하는 방법을 아는 것은 개발할 수 있는 스킬입니다. 

피드백은 다른 사람이 성장하고 직장에서 더 나은 일을 수행하는 데 도움이 되기 때문에 중요합니다. 부하 직원에게 피드백을 제공하는 관리자이든, 동료에게 피드백을 제공하는 동료이든, 관리자에게 피드백을 제공하는 팀원이든, 다음 20가지 팁은 효과적으로 피드백을 제공하는 데 도움이 될 것입니다. 

11가지 피드백 모범 사례

어떤 유형의 피드백을 전달하든, 염두에 두어야 할 11가지 모범 사례가 있습니다. 이러한 모범 사례는 피드백 세션을 준비하고 의사소통 오류나 잠재적인 부정적 반응을 줄이는 데 도움이 됩니다. 이 팁을 따르면 피드백을 주는 것이 쉬워지는 것은 아니지만, 성공을 향해 나아가는 길로 안내해 줍니다. 

1. 비공개로 피드백을 전달하세요

무엇보다도, 항상 비공개로 피드백을 전달해야 합니다. 공개 피드백은 의도하지 않았더라도 빠르게 부정적인 피드백으로 변할 수 있습니다. 

피드백을 주고 싶은 사람과 정기적으로 만나지 않는다면, 잠시 이야기할 시간이 있는지 물어보세요. 가능하면 논의할 주제를 미리 알려 상대방이 최대한 준비된 상태로 회의에 참여할 수 있도록 하세요. 예를 들어, “어제 가격 책정 프레젠테이션에 대해 이야기할 수 있는 시간이 15분 정도 있으신가요?”라고 말할 수 있습니다. 

2. 적절한 시기를 포착하세요

피드백의 목표는 상대방이 발전할 수 있도록 돕는 것입니다. 이를 위해서는 적시에 피드백을 제공해야 합니다. 2주 이상 지난 일에 대해 피드백을 제공하지 마세요. 더 이상 적시성이 떨어지고 관련성이 떨어지기 때문입니다. 

그러나 같은 맥락에서, 일이 발생한 직후에는 피드백을 제공하지 마세요. 순간적인 피드백은 의도했던 것보다 더 부정적인 경우가 많습니다. 피드백을 주기 전에 최소 24시간을 기다리면 본인과 상대방 모두에 해당 일에 대해 생각할 수 있습니다. 

3. 건설적인 피드백과 부정적인 피드백을 구분하세요

피드백을 제공하기 전에 건설적인 비판 과 부정적인 피드백 의 차이점을 이해해야 합니다.

• 건설적인 비판 은 일반적으로 개선하기 위해 할 수 있는 일에 중점을 둡니다.

• 부정적인 피드백 은 파괴적인 비판 이라고도 하며, 개선하는 데 도움이 되기보다는 사람을 비하합니다. 

부정적인 피드백이 아닌 건설적인 비판을 하고 있는지 확인하려면 자신의 의도를 평가하세요. 상대방의 성장을 돕겠다는 의도로 피드백을 전달해야 합니다. 좌절감을 느낀다 해도, 미세하게 관리하거나 누군가를 개인적으로 비판하는 것은 피하세요. 또한, 항상 비공개로 피드백을 전달해야 합니다. 공개적으로 피드백을 전달하면 건설적인 대화가 순식간에 부정적인 피드백으로 변질될 수 있습니다.

4. ‘나’ 진술문을 사용합니다

'나' 진술은 '나'로 시작하는 진술입니다. '나'를 주어로 하는 화법은 이야기의 대상이 되는 사람이 아닌 상황에 초점을 맞춰 의견을 표현하는 방법입니다. '나' 진술문을 사용하면 피드백이 비난하는 게임이라기보다는 미래를 개선하기 위한 협업 활동처럼 느껴질 수 있습니다. 

예를 들어, "목요일에 프레젠테이션 슬라이드를 보내주겠다고 했는데 월요일까지 보내지 않아 회의 준비가 되지 않았다"라고 말하는 대신, "목요일에 프레젠테이션 슬라이드를 받을 수 있을 것 같았는데, 제가 모르는 지연이 있었나요?"

5. 한두 가지에 집중하세요

건설적인 피드백과 '나' 진술문을 사용하더라도 한 번에 한두 가지 이상의 피드백을 공유하지 마세요. 한 번에 너무 많은 일에 대해 피드백을 주려고 하면 상대방이 실수로 방어 태세를 취하고 열린 마음으로 피드백을 받아들이지 못할 수 있습니다.

또한, 적시에 피드백을 제공한다면 이야기할 내용이 그렇게 많지 않을 것입니다. 필요하지 않은 한 다른 피드백 사례를 언급하는 것은 피하세요. 부정적인 피드백 세션으로 이어질 수 있기 때문입니다.

6. 구체적으로 예시를 제시하세요

피드백을 제공하는 목표는 누군가가 발전할 수 있도록 돕는 것입니다. 이는 자신이 잘하는 일을 이해하거나 기회 영역을 파악하고 개선하는 데 도움이 될 수 있습니다. 세부 정보와 메모를 더 구체적으로 작성할수록 상대방이 피드백을 받아 실행으로 옮기는 것이 더 쉬워집니다. 

예를 들어, 동료의 커뮤니케이션 스킬에 대해 피드백을 주고 싶다고 가정해 보겠습니다. 모호하고 오해를 불러일으킬 수 있는 "어제 프레젠테이션이 명확하지 않았다고 생각합니다"라는 말 대신 "어제 프레젠테이션을 진행하는 동안 질문에 더 많은 시간을 할애했더라면 도움이 되었을 것 같습니다. 세부적인 정보가 많았고, 전달하려는 요점을 이해하지 못하는 부분이 있었습니다. 향후 프레젠테이션을 위해 회의 참가자가 미리 검토하고 질문을 할 수 있도록 회의 슬라이드를 미리 공유해 주시면 도움이 될 것 같습니다." 

7. 긍정적인 피드백을 잊지 마세요

피드백을 생각할 때 가장 흔히 저지르는 실수 중 하나는 피드백이 부정적인 것만 있다고 생각하는 것입니다. 상대방이 잘하고 있는 점을 공유하는 것도 마찬가지로 중요합니다. 이렇게 하면 개선할 수 있는 점에 대한 구체적인 아이디어를 얻을 수 있을 뿐만 아니라, 잘하고 있는 점에 대한 이해도 얻을 수 있습니다. 

8. '하지만'을 피하세요 

피드백 샌드위치. 피드백 샌드위치는 긍정적인 말을 하고, 건설적인 말을 하고, 다시 긍정적인 말을 하는 접근 방식입니다. 이 이론은 긍정적인 피드백 사이에 건설적인 비판을 효과적으로 '끼워넣음'으로써 충격을 완화한다는 것입니다. 예를 들어, 다음과 같이 피드백 샌드위치를 사용할 수 있습니다. “이렇게 포괄적인 이메일을 보내주셔서 감사합니다. 하지만 외부 계약자는 회사 기밀 정보에 접근해서는 안 됩니다. 그래도 적극적으로 나서주셔서 감사합니다.” 

실제로 피드백 샌드위치는 좋은 피드백 방법이 아닙니다. 긍정적인 피드백 안에 건설적인 피드백을 숨김으로써 긍정적인 피드백의 효과를 떨어뜨립니다. 대신, 건설적인 피드백이 있다면 솔직하게 말하세요. 건설적인 피드백은 누군가가 성장하고 더 나은 팀원이 될 수 있는 가장 좋은 방법이라는 것을 기억하세요. 누군가에게 친절하고 건설적인 피드백을 줄 때는 메시지를 위장하기 위해 샌드위치에 싸서 전달할 필요가 없습니다. 

위의 예를 바꾸어, "어제 이메일에서 외부 계약자를 참조로 보낸 것을 보았습니다. 이메일을 보내기 전에 저에게 확인해 주셨으면 합니다. 해당 이메일은 팀 내부 정보 전용이었기 때문입니다.”

9. 비언어적 커뮤니케이션에 주의하기

비언어적 커뮤니케이션은 몸짓, 표정, 목소리 톤과 같이 말하지 않는 모든 커뮤니케이션 양식입니다. 비언어적 커뮤니케이션을 인지하면 오해를 방지할 수 있습니다. 비언어적 커뮤니케이션을 이해하면 비언어적 메시지를 더 효과적으로 인코딩하고 디코딩하는 데 도움이 되기 때문입니다. 

• 인코딩: 몸짓, 목소리 톤, 제스처, 눈을 마주치는 등 비언어적으로 감정이나 생각을 공유하는 것. 예를 들어, 누군가를 안심시키기 위해 눈을 마주치는 것이 있습니다.

• 디코딩: 얼굴 표정, 신체 언어 등을 분석하여 다른 사람의 비언어적 신호를 이해합니다. 모든 사람의 비언어적 신호는 문화에 따라 크게 다르므로, 팀원과 확인하지 않고는 해독한 메시지를 너무 많이 읽지 않도록 주의하세요. 

10. 상대방이 반응할 수 있는 공간을 제공하세요

공유하는 피드백이 상대방이 어떤 식으로든 발전할 수 있도록 돕기 위해 고안되었더라도 피드백은 여전히 듣기 어려울 때가 많습니다. 실시간 피드백을 제공하는 데 있어 어려운 점 중 하나는 상대방이 어떻게 반응할지 정확히 알 수 없다는 것입니다. 피드백을 받는 사람은 질문하거나, 반응하거나, 추가 의견을 제시할 수 있습니다. 

구체적이고 적절한 피드백을 공유한 후에는 상대방에게 질문이나 의견이 있는지 물어보세요. 어떤 사람들은 바로 실행 가능한 해결책을 브레인스토밍하고 싶어할 수 있으며, 편안하게 함께 할 수 있다면 함께 할 수 있습니다. 나중에 다시 논의하고 싶다면, 그것도 괜찮다고 알려주세요. 

11. 확신이 서지 않는다면 피드백을 제공하기 전에 물어보세요

피드백을 제공하는 것이 부담스러우시다면, 피드백을 제공해도 되는지 상대방에게 물어보는 것이 가장 좋습니다. 종종 우리는 피드백을 빠르게 공유하고 방해가 되지 않도록 하는 반대 직관을 가지고 있습니다. 하지만 피드백을 줄 것임을 미리 알리면, 피드백을 받을 사람은 올바른 마음가짐으로 피드백 세션에 참여할 수 있습니다. 

피드백을 전달하기 전에 물어보는 것은 본인과 상대방이 피드백 세션을 준비할 수 있는 좋은 방법입니다. 이는 특히 동료 간 피드백 프로세스에 유용합니다. 과거에 해당인에게 피드백을 제공하지 않았을 수 있기 때문입니다. 

매니저로서 피드백을 제공하는 4가지 팁

팀을 관리한다면 피드백을 제공하는 것은 직무 설명의 일부입니다. 그러나 그렇다고 해서 항상 피드백을 전달하기가 쉬운 것은 아닙니다. 위에 언급된 11가지 모범 사례 외에도 직원에게 피드백을 줄 때는 다음 네 가지 팁을 활용하세요. 

1. 미리 준비하기

스크립트가 필요하지는 않지만, 글머리 기호가 필요합니다. 공유할 구체적인 예시와 피드백 세션의 전반적인 서사를 준비하세요. 이 피드백 세션은 여러분과 직원 사이의 성장 기회입니다. 무슨 일이 있었으며, 그로부터 무엇을 배울 수 있을까요? 직원이 앞으로 더 효과적인 팀원이 될 수 있는 방법은 무엇인가요? 

2. 적절한 시간 선택하기

당장 피드백을 제공하지는 마세요. 하지만 직원 성과 검토가 있을 때까지 6개월을 기다리지도 마세요. 해당하는 상황이 있은 후 일주일 내에 피드백 하는 것을 목표로 하세요. 그래야 양측 모두의 머릿속에 관련된 내용이 뚜렷이 남아 있는 상태에서 피드백을 주고받을 수 있으며, 직원이 앞으로의 업무에 피드백을 더 효과적으로 적용할 수 있습니다. 

이는 대규모 성과 검토 세션에서 피드백을 제공하지 말라는 의미는 아닙니다. 그러나 정기적으로 피드백을 제공하는 경우, 이러한 평가는 지난 6개월 또는 12개월 동안 본인과 직원이 논의한 내용을 요약해야 합니다. 1:1 미팅에서 피드백에 대해 미리 논의했어야 하므로 성과 검토는 직원에게 놀라운 일이 되어서는 안 됩니다. 

3. 구두 및 서면으로 피드백을 제공하세요

이상적으로는 먼저 1:1 세션에서 구두로 직접 피드백을 전달하여 오해의 소지가 없도록 하고 피드백을 받는 사람이 질문할 시간을 갖도록 해야 합니다. 미팅이 끝난 후에는 서면으로 대화 내용을 설명하세요. 

서면 및 구두 양식으로 피드백을 제공하면 다음과 같은 세 가지 주요 이점이 있습니다.

1. 어떤 팀원은 듣는 것을 통해 더 잘 배우고, 어떤 팀원은 읽는 것을 통해 더 잘 배웁니다. 구두와 서면으로 피드백을 제공하면 팀원이 선호하는 방식으로 피드백을 받을 수 있도록 기반을 다질 수 있습니다. 

2. 서면 피드백은 직원이 피드백을 잊어버리거나 질문이 있을 때 참고할 수 있는 유형의 리소스입니다.

3. 이 피드백이 공유되었음을 기록하는 것입니다. 이는 직원에게 반복적으로 피드백을 제공하는 경우에 특히 중요합니다. 과거에 다룬 것과 동일한 주제에 대한 이전 피드백을 참고할 수 있습니다.

4. 해결 방안 브레인스토밍 제안

제공하는 피드백의 유형에 따라 해결 방안을 브레인스토밍하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 여기에는 팀원이 앞으로 취해야 할 조치나 여러분이 알아차린 개선 영역이 포함될 수 있습니다. 

브레인스토밍을 한다면 직원이 단기적으로 수행할 구체적인 다음 단계에 집중하세요. 6개월 이내의 단기적인 것을 생각하세요. 이렇게 하면 피드백 세션이 끝난 후 개선할 수 있는 방법과 더 훌륭한 업무를 수행할 수 있는 방법을 명확하게 파악할 수 있습니다. 

상사에게 피드백을 제공하는 5가지 방법

피드백은 양방향으로 전달됩니다. 매니저가 종종 피드백을 제공하는 것처럼, 피드백을 통해 이점을 얻을 수 있습니다. 그러나 상급자에게 피드백을 주는 것은 중요하지만, 두렵기도 합니다. 이 5가지 팁을 따르면 상급자 피드백을 쉽게 전달할 수 있는 것은 아니지만, 시작하기는 더 쉬워집니다. 그럼 방법을 알려드리겠습니다.

1. 취약점을 활용하세요

상사에게 피드백을 주기 전에 긴장하셔도 괜찮습니다. 이전에 해본 적이 없더라도 괜찮습니다. 하지만 가능한 한 관리자가 무엇보다도 인간이라는 것을 기억하세요. 상사도 피드백을 전달하는 것이 불편하다는 것을 이해합니다. 상사도 많은 피드백을 전달했을 것입니다! 

정말 긴장된다면, "이 피드백은 전달하기가 어렵습니다." 또는 "상급자에게 피드백을 전달하는 것은 이번이 처음입니다."라고 시작해 보세요. 자신의 감정을 인정하는 것은 잠재적으로 어색한 피드백 전달로 인한 긴장을 줄이는 데 도움이 됩니다. 

2. 의도와 영향의 차이를 구분하세요

의도와 영향의 차이를 이해하면 상사에게 피드백을 전달하기 위해 준비하고 효과적으로 전달하는 데 도움이 됩니다. 의도는 사람이 무언가를 하거나 말할 때 의미했던 것입니다. 반면에 영향은 행동이나 대화가 본인이나 다른 사람에게 미친 영향입니다. 

의도와 영향은 모두 대화의 중요한 요소입니다. 누군가가 긍정적인 의도로 행동하거나 말을 했지만, 그 의도가 잘못 전달되었을 수 있습니다. 행동이나 대화가 여러분에게 미친 영향은 중요하지만, 좋은 의도로 시작되었음을 기억하는 것도 중요합니다. 

관리자가 항상 긍정적인 의도를 가지고 있더라도, 일부 대화나 행동이 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 의도와 영향을 분리하면 대화에 가장 잘 접근하고 관리자와 명확하게 소통하는 데 도움이 됩니다. 상사가 도와주려는 의도는 분명했지만, 의도한 바와는 다른 방식으로 전달되었다는 사실을 공유하세요. 

예를 들어, 매니저가 귀하를 경영진 이해관계자와의 미팅에 초대했다고 가정해 보겠습니다. 미팅이 시작되자, 여러분이 자신을 소개하도록 내버려두지 않고 대신 여러분을 소개했습니다. 여러분의 매니저는 긍정적인 의도를 가지고 있었습니다. 여러분이 경영진 이해관계자들 앞에서 겁먹는 것을 원하지 않았습니다. 하지만 여러분은 경영진 이해관계자들과의 관계를 구축하기 위해 스스로를 소개하고 싶었을 것입니다. 이 예시에서는 누구도 '잘못'한 사람이 없었으며, 피드백을 공유할 때 이를 명확히 하면 본인과 관리자가 최선의 결론에 도달하는 데 도움이 될 수 있습니다. 

3. 가능하다면 해결책을 제시하세요

공유하는 피드백에 대한 이상적인 해결책이 있다면 주저하지 말고 제시하세요. 이렇게 하면 상황을 충분히 고려했다는 것을 보여줄 뿐만 아니라, 처음부터 무엇이 잘못되었는지 되새기는 데 너무 많은 시간을 보내는 대신 방금 언급한 상황을 개선하기 위해 무엇을 할 수 있을지에 대한 대화의 초점을 맞추는 데 도움이 됩니다.

4. 필요한 경우, 관리자에게 참석을 요청하세요

윗사람에게 피드백을 전달하는 것이 너무 불편하다면, 상사의 상사에게 대화에 참여할 의사가 있는지 물어보세요. 상사의 상사가 중재자 역할을 할 수 있고 격한 감정을 잠재적으로 완화할 수 있기 때문에 유용합니다. 

그렇다고 해서 관리자의 관리자에게만 피드백을 제공하는 것은 피하세요. 그렇게 하면 관리자가 당신이 뒤에서 뒤에서 작동한다고 느낄 수 있습니다. 도움 없이 매니저와 이야기하는 것이 불편하다면 HR 부서에 문의하여 추가적인 갈등 해결 방안을 모색하는 것이 좋습니다. 

5. 전체적인 관점에서 생각하기

기억하세요. 이 피드백 세션이 매니저와의 관계의 전부는 아닙니다. 관계는 두 사람 사이의 수많은 상호 작용으로 이루어져 있습니다. 이번 피드백이 중요한 상호 작용이거나 어색한 상호 작용이라 하더라도 관계에 영향을 미칠 수는 있지만, 근본적으로는 두 사람 사이의 관계를 바꾸지 않을 것입니다. 

피드백을 줄 때 피해야 할 사항

피드백은 업무 관계에서 정말 중요한 부분이며, 위의 20가지 팁은 효과적으로 피드백을 제공하고 오해를 줄이는 데 도움이 됩니다. 그러나 피드백을 제공하기 전에 가능한 한 피해야 할 네 가지 사항은 다음과 같습니다. 

상대방을 놀라게 하지 마세요

많은 사람이 피드백을 주는 것이 불편하다고 느낍니다. 상대방의 방해 없이 해야 할 말을 하고 싶기 때문에 기본적으로 피드백을 갑자기 전달하는 편입니다. 

이렇게 하면 피드백을 주는 사람이 더 편안함을 느낄 수 있지만, 피드백 세션이 더 안 좋게 진행되는 경우가 많습니다. 상대방이 준비되지 않았기 때문에 피드백을 잘 받아들이지 못하거나 불쾌해질 가능성이 더 큽니다. 

피드백의 목표는 상대방이 발전할 수 있도록 돕는 것입니다. 따라서 가능한 한 자주 피드백이 있음을 미리 알려주세요. 이렇게 하면 피드백을 받는 사람이 최상의 마음가짐으로 피드백 세션에 참여할 수 있습니다. 

상대방의 기분을 확인하세요

피드백을 줄 때는 상대방이 피드백을 받을 수 있는 최상의 상태에 있기를 바랍니다. 이렇게 하면 상대방이 피드백을 긍정적으로 받아들이고 그로부터 배울 수 있습니다. 상대방의 기분이 좋지 않다면 피드백을 잘 받아들이지 못할 가능성이 높으므로, 다른 날로 미룰 수 있는지 확인하세요. 

상대방의 입장에 서지 마세요

상대방의 입장에서 생각해 보라고 권하는 말을 자주 듣게 되실 겁니다. 다른 사람의 입장에서 생각하는 것은 감성 지수를 높이는 훌륭한 방법임은 사실입니다. 

하지만 피드백을 줄 때는 피하세요. 피드백을 제공하는 동안 상대방의 입장에 서려고 하면 상대방보다 더 잘 안다는 인상을 줄 수 있습니다. 피드백은 의견이지 사실이 아님을 기억하세요. 

피해야 할 문구: 

• "제가 당신이라면..." 

• “…했어야 합니다.” 

• "내가 당신이라면..." 

사실과 이야기를 구분하세요

사실 vs. 이야기는 Conscious Leadership Group에서 개발한 정신적 프레임워크이며, 피드백을 제공하기 전에 정신적으로 준비할 수 있는 훌륭한 방법입니다. 사실 이란 누구나 알아차릴 수 있는 관찰 가능한 것들입니다. 비디오 카메라에 비치는 것과 같은 것들을 떠올려 보세요. 반면에 이야기는 사실에 대한 가정과 해석입니다. 

우리 모두는 이야기를 만듭니다. 이것이 우리가 세상을 처리하는 방식입니다. 그러나 피드백을 제공할 때는 사실과 이야기를 명확하게 구분해야 합니다. 사실은 일어난 일에 대해 알고 있는 것입니다. 이야기는 누군가가 왜 어떤 일을 했거나 어떤 말을 했는지에 대한 추측으로 빠르게 변질될 수 있습니다. 상대방의 머릿속에 어떤 생각이 스쳐갔는지 실제로 알 수 없기 때문입니다. 

때로는 이야기를 공유하는 것이 도움이 됩니다. 이야기를 통해 상대방은 우리가 어떻게 느끼는지에 대한 인사이트를 얻을 수 있기 때문입니다. 그러나 이야기를 공유한다면 이것이 객관적인 사실이 아니라 본인이 인식한 이야기라는 점을 명확히 하는 것이 정말 중요합니다. 

중앙 집중식 툴에서 피드백 공유 및 문서화

피드백을 많이 줄수록 더 잘할 수 있습니다. 중앙 집중식 업무 관리 툴 에서 피드백을 저장하고 공유하여 모든 사람이 피드백에 액세스하고 피드백을 통해 계속 학습할 수 있도록 하세요. Asana로 업무를 정리하고, 메모를 공유하고, 계속 소통하세요.