Non ti piace dare feedback? Questi 20 suggerimenti fanno al caso tuo

Se non ti senti a tuo agio nel dare feedback, non sei l’unico. Sebbene il feedback sia una parte fondamentale di una comunicazione efficace sul luogo di lavoro, molti di noi non sanno come affrontarlo in modo costruttivo. Dall’avvio del feedback alla condivisione di critiche costruttive, sapere come dare un feedback utile è una competenza che puoi sviluppare. 

Il feedback è importante perché aiuta l’altra persona a crescere e a fare un lavoro migliore. Che tu sia un manager che fornisce feedback a un subordinato diretto, un collega che fornisce feedback a un altro collega o un membro del team che fornisce feedback a un manager, questi 20 suggerimenti ti aiuteranno a fornire feedback in modo efficace. 

11 best practice per il feedback

A prescindere dal tipo di feedback che dai, ci sono 11 best practice da tenere a mente. Queste best practice ti aiutano a prepararti per la sessione di feedback e a ridurre i problemi di comunicazione o le potenziali reazioni negative. Seguire questi suggerimenti non significa che dare feedback sia facile (magari!), ma ti mette sulla strada del successo. 

1. Fallo in privato

Soprattutto, assicurati di dare sempre feedback in privato. Il feedback pubblico può trasformarsi rapidamente in feedback negativo, anche se non è questa la tua intenzione. 

Se non incontri regolarmente la persona a cui vuoi dare un feedback, chiedile se ha un minuto per parlare. Quando possibile, fai riferimento agli argomenti di discussione in modo che la persona venga preparata. Ad esempio, potresti dire: "Hai 15 minuti per parlare della presentazione sui prezzi di ieri?" 

2. Sii tempestivo

L'obiettivo del feedback è aiutare l'altra persona a migliorare. Per farlo, assicurati di fornire feedback in modo tempestivo. Evita di dare feedback su qualcosa che è successo più di due settimane prima, poiché l'evento non è più tempestivo e pertinente. 

Allo stesso modo, tuttavia, evita di dare un feedback subito dopo che è successo qualcosa. Il feedback immediato è spesso più negativo di quanto si possa pensare. Attendi almeno 24 ore prima di commentare, in modo che sia tu che l’altra persona possiate riflettere su ciò che è successo. 

3. Distinguere tra feedback costruttivo e negativo

Prima di dare un feedback, è necessario comprendere la differenza tra critica costruttiva e feedback negativo:

• La critica costruttiva di solito si concentra su qualcosa che la persona può fare per migliorare.

• Il feedback negativo, noto anche come critica distruttiva o feedback critico, abbassa le persone invece di aiutarle a migliorare. 

Per assicurarti di fare critiche costruttive piuttosto che feedback negativi, valuta le tue intenzioni. Assicurati di affrontare il feedback con l’intenzione di aiutare l’altra persona a crescere: anche se ti senti frustrato, evita di microgestire o criticare personalmente qualcuno. Inoltre, assicurati sempre di dare feedback in privato: condividere feedback in pubblico trasforma rapidamente una conversazione costruttiva in feedback negativo.

4. Usa frasi in prima persona

Le frasi in prima persona sono affermazioni che iniziano con "Io". Quando usi frasi in prima persona, ti concentri sulla tua esperienza e opinione sulla situazione, piuttosto che sulla persona con cui stai parlando. L'uso di frasi in prima persona aiuta anche a far sì che il feedback sembri meno un gioco di accuse e più un esercizio collaborativo per migliorare le cose per il futuro. 

Ad esempio, invece di dire "Hai detto che mi avresti mandato le diapositive della presentazione giovedì, ma le hai inviate solo lunedì, il che mi ha fatto sentire impreparato per la riunione", prova qualcosa come: "Avevo l'impressione che avrei ricevuto le diapositive della presentazione giovedì. C'è stato un ritardo di cui non ero a conoscenza?"

5. Concentrati su una o due cose

Anche con feedback costruttivi e frasi in prima persona, evita di condividere feedback su più di una o due cose alla volta. Se cerchi di dare un feedback su troppe cose contemporaneamente, potresti accidentalmente mettere l'altra persona sulla difensiva e renderla meno propensa a ricevere feedback con una mentalità aperta.

Inoltre, se stai dando un feedback tempestivo, probabilmente non ci saranno molte cose di cui parlare. Potresti essere tentato di farlo, ma evita di tirare fuori altri feedback a meno che non sia necessario, poiché anche questo può portare a una sessione di feedback negativa.

6. Sii specifico e fornisci esempi

L'obiettivo del feedback è aiutare qualcuno a migliorare. Potrebbe trattarsi di aiutarla a capire in cosa è brava o a identificare e migliorare un’area di opportunità. Più specifici saranno i dettagli e le osservazioni, più facile sarà per l’altra persona recepire il feedback e trasformarlo in azione. 

Per esempio, supponiamo che tu voglia fornire un feedback al tuo collega sulle sue capacità di comunicazione. Invece di dire "Penso che la presentazione di ieri non sia stata molto chiara", che è una frase vaga e potrebbe portare a problemi di comunicazione, prova qualcosa come: "Durante la presentazione di ieri, ho pensato che sarebbe stato utile se avessi fatto più pause per le domande. C'erano molte informazioni dettagliate e ci sono stati momenti in cui non ho capito il punto che stavi cercando di dimostrare. Per le presentazioni future, penso che sarebbe utile se condividessi le diapositive della riunione in anticipo, in modo che i partecipanti possano esaminarle e venire alla riunione con le domande". 

7. Non dimenticare gli aspetti positivi

Uno degli errori più comuni che facciamo quando pensiamo al feedback è pensare che sia esclusivamente negativo. È altrettanto importante condividere ciò che la persona sta facendo bene. In questo modo, avrà un'idea specifica di cosa può fare per migliorare, oltre a capire cosa dovrebbe continuare a fare perché sta andando bene. 

8. Evita il "ma" 

Ah, il feedback sandwich. Il feedback sandwich è un approccio in cui si dice qualcosa di positivo, qualcosa di costruttivo e poi di nuovo qualcosa di positivo. La teoria è che, inserendo la critica costruttiva tra due feedback positivi, ammorbidisci il colpo. Ad esempio, potresti usare il feedback sandwich come segue: "Grazie per aver inviato un'email così completa, ma i nostri appaltatori esterni non avrebbero dovuto essere inclusi, poiché si trattava di informazioni aziendali private. Apprezzo comunque l'iniziativa". 

In realtà, il feedback sandwich non è un buon metodo di feedback. Nascondendo un feedback costruttivo all'interno di un feedback positivo, si mina il feedback positivo. Invece, se c'è un feedback costruttivo, sii onesto. Ricorda: il feedback costruttivo è il modo migliore per aiutare qualcuno a crescere e diventare un membro migliore del team. Quando dai a qualcuno un feedback gentile e costruttivo, gli stai facendo un favore: non c'è bisogno di nasconderlo tra due feedback positivi per mascherare il messaggio. 

Per trasformare l’esempio precedente, prova semplicemente a dire: “Ho notato che ieri hai messo in copia i nostri consulenti esterni nell’email. Preferirei che tu mi chiedessi il permesso prima di inviare loro un’email, perché si trattava di informazioni interne al team.”

9. Sii consapevole della tua comunicazione non verbale

La comunicazione non verbale è qualsiasi modulo di comunicazione che non coinvolge la parola, come il linguaggio del corpo, le espressioni facciali o il tono di voce. Essere consapevoli della propria comunicazione non verbale può prevenire problemi di comunicazione, perché la comprensione della comunicazione non verbale aiuta a codificare e decodificare in modo più efficace qualsiasi messaggio non verbale. 

• Codifica: condividere le tue emozioni o pensieri in modo non verbale, attraverso il linguaggio del corpo, il tono di voce, i gesti e il contatto visivo. Ad esempio, guardare qualcuno negli occhi quando lo si rassicura su qualcosa.

• Decodifica: comprendere i segnali non verbali degli altri analizzando le loro espressioni facciali, il linguaggio del corpo e altro ancora. Tieni presente che i segnali non verbali di ognuno dipendono profondamente dalla propria cultura, quindi evita di leggere troppo nei messaggi decodificati senza confermarli con i membri del tuo team. 

10. Dai all'altra persona lo spazio per reagire

Anche se il feedback che stai condividendo è pensato per aiutare l’altra persona a migliorare in qualche modo, a volte è difficile da ascoltare. Una delle sfide nel dare un feedback in tempo reale è che non sai mai esattamente come risponderà l'altra persona. La persona con cui condividi il feedback potrebbe avere domande, reazioni o commenti aggiuntivi. 

Dopo aver condiviso il tuo feedback specifico e tempestivo, chiedi all’altra persona se ha domande o pensieri. Alcune persone potrebbero voler fare un brainstorming di soluzioni attuabili in quel momento, cosa che puoi fare insieme se ti senti a tuo agio nel farlo. Se desiderano approfondire l’argomento in un secondo momento, fai sapere loro che va bene. 

11. Nel dubbio, chiedi prima di dare un feedback

Se sei nervoso all'idea di dare un feedback, la cosa migliore è chiedere all'altra persona se può ricevere un feedback. Spesso, abbiamo l’istinto opposto: condividere rapidamente il nostro feedback e togliercelo di mezzo. Ma se fai sapere alla persona in anticipo che hai un feedback da darle, questa può arrivare alla sessione di feedback con il giusto stato d’animo. 

Chiedere prima di dare un feedback è un ottimo modo per preparare te stesso e l’altra persona alla sessione di feedback. Ciò è particolarmente utile per il processo di feedback tra colleghi, poiché potresti non aver fornito feedback a quella persona in passato. 

Quattro suggerimenti per dare feedback come manager

Se gestisci un team, fornire feedback fa parte della descrizione del tuo ruolo. Tuttavia, ciò non significa che sia sempre facile farlo. Oltre alle 11 best practice di cui sopra, segui questi quattro suggerimenti quando dai un feedback a un dipendente: 

1. Preparati in anticipo

Non ti serve un copione, ma ti servono degli elenchi puntati. Prepara esempi specifici da condividere, nonché la narrazione generale della sessione di feedback. Questa sessione di feedback è un'opportunità di crescita tra te e il tuo dipendente. Cosa è successo e cosa potete imparare entrambi da questo? Come può il tuo dipendente diventare un membro del team più efficace in futuro? 

2. Scegli il momento giusto

Non dare feedback sul momento, ma non aspettare nemmeno la valutazione delle prestazioni del tuo dipendente tra sei mesi. Cerca di fornirlo entro una settimana dall'evento. In questo modo, l’evento è ancora fresco nella mente di entrambi e il tuo dipendente può applicare in modo più efficace il tuo feedback al suo lavoro in futuro. 

Questo non significa che non dovresti dare feedback durante le sessioni di revisione delle prestazioni più grandi. Ma se lo fai regolarmente, queste valutazioni dovrebbero riassumere ciò di cui tu e il tuo dipendente avete parlato negli ultimi sei o 12 mesi. Le revisioni delle prestazioni non dovrebbero essere una sorpresa per il dipendente, poiché dovresti aver discusso in anticipo il feedback nelle riunioni 1:1. 

3. Fornisci feedback verbalmente e per iscritto

Idealmente, inizia con un feedback verbale e faccia a faccia durante una sessione 1:1 per assicurarti che nulla sia frainteso e che la persona che riceve il feedback abbia il tempo di porre domande. Dopo la riunione, fornisci una descrizione della conversazione in formato scritto. 

Fornire feedback in forma scritta e verbale ha tre vantaggi principali:

1. Alcuni membri del team imparano meglio ascoltando, altri leggendo. Fornendo feedback verbalmente e per iscritto, ti assicuri che il membro del team riceva il feedback nel modo che preferisce. 

2. Il feedback scritto è una risorsa tangibile a cui il tuo dipendente può fare riferimento se dimentica il tuo feedback o ha domande.

3. Stai documentando che questo feedback è stato condiviso. Questo è particolarmente importante se si tratta di feedback che ti ritrovi a ripetere al tuo dipendente: puoi indicare i feedback precedenti sullo stesso argomento che hai trattato in passato.

4. Offri di fare brainstorming sulle soluzioni

A seconda del tipo di feedback che offri, potrebbe essere utile proporre un brainstorming sulle soluzioni. Questo potrebbe includere azioni che il membro del team dovrà intraprendere in futuro o aree di miglioramento che hai notato. 

Se fai un brainstorming, concentrati sui passaggi concreti che il dipendente deve compiere a breve termine, non oltre i sei mesi. In questo modo, al termine della sessione di feedback avrà un’idea chiara di come migliorare e lavorare ancora meglio. 

Cinque modi per fornire feedback ai propri manager

Dare un feedback è una strada a doppio senso. Proprio come il tuo responsabile spesso ti dà un feedback, anche lui può trarre vantaggio dal feedback. Ma anche se dare feedback ai propri manager è importante, può risultare intimidatorio. Seguire questi cinque suggerimenti non rende il feedback al rialzo facile, ma ti consente di iniziare più facilmente. Di seguito ti spieghiamo come fare.

1. Accetta la vulnerabilità

È normale essere nervosi prima di dare un feedback al proprio superiore. Non è un problema nemmeno se non l'hai mai fatto prima. Ma per quanto possibile, ricorda che il tuo manager è, prima di tutto, umano. Capisce che dare un feedback è scomodo, e probabilmente anche lui ne ha dati molti! 

Se sei davvero nervoso, prova a iniziare dicendo: "È difficile per me darti questo feedback" o "È la prima volta che do un feedback al top management". Riconoscere le tue sensazioni aiuta a ridurre la tensione di una comunicazione potenzialmente imbarazzante. 

2. Distinguere tra intenzione e impatto

Comprendere la differenza tra impatto e intento ti aiuta a prepararti e a fornire il tuo feedback al top management in modo efficace. L'intento è ciò che la persona intendeva quando ha fatto o detto qualcosa. L'impatto, invece, è l'effetto che l'azione o la conversazione ha avuto su di te o sugli altri. 

L'intento e l'impatto sono entrambi elementi importanti di una conversazione. Qualcuno potrebbe avere un'intenzione positiva quando fa o dice qualcosa, ma potrebbe essere stato frainteso. L'impatto che l'azione o la conversazione ha avuto su di te è importante, ma è anche importante ricordare che è stata fatta con buone intenzioni. 

È probabile che il tuo manager abbia sempre intenzioni positive, ma alcune conversazioni o azioni potrebbero avere un impatto negativo su di te. Separare l'intento dall'impatto ti aiuta ad affrontare al meglio la conversazione e a comunicare chiaramente con il tuo responsabile. Spiega che, anche se stava cercando di aiutarti, non è stato così. 

Per esempio, immagina che il tuo responsabile ti abbia invitato a partecipare a una riunione con gli stakeholder del direttivo. Quando la riunione è iniziata, ti ha presentato invece di lasciare che tu ti presentassi. Il tuo responsabile aveva intenzioni positive: non voleva che ti sentissi intimidito di fronte ai dirigenti. Ma tu avresti preferito presentarti per costruire il rapporto tra te e gli stakeholder esecutivi. In questo esempio, nessuno aveva torto, e chiarire questo aspetto quando condividi un feedback può aiutare te e il tuo manager ad arrivare alla miglior conclusione possibile. 

3. Offri soluzioni, se possibile

Se hai una soluzione ideale per il feedback che stai condividendo, non aver paura di proporla. Questo non solo dimostra che hai riflettuto sulla situazione, ma aiuta anche a concentrare la conversazione su ciò che si può fare per migliorare la situazione che hai appena menzionato, invece di passare troppo tempo a rielaborare ciò che è andato storto in primo luogo.

4. Se necessario, chiedi al manager di partecipare

Se ti senti troppo a disagio nel dare un feedback al tuo responsabile, chiedi al suo superiore se è disposto a partecipare alla conversazione. Questo è utile perché il responsabile del tuo responsabile può fungere da mediatore e potenzialmente appianare eventuali tensioni. 

Detto questo, evita di dare feedback solo al responsabile del tuo responsabile. In questo modo, il tuo manager potrebbe pensare che tu stia agendo alle sue spalle. Se non ti senti a tuo agio a parlare con il tuo responsabile senza supporto, prendi in considerazione di contattare il reparto Risorse umane per un ulteriore supporto nella risoluzione dei conflitti. 

5. Metti tutto in prospettiva

Ricorda: questa sessione di feedback non è la fine di tutto il tuo rapporto con il tuo responsabile. Il vostro rapporto è costituito da moltissime interazioni tra voi due. Anche se questa è un'interazione importante, o anche imbarazzante, potrebbe influire sul vostro rapporto, ma probabilmente non cambierà nulla di fondamentale tra voi. 

Cosa evitare quando si fornisce un feedback

Il feedback è una parte molto importante delle tue relazioni lavorative e i 20 suggerimenti di cui sopra ti aiutano a fornire feedback in modo efficace e a ridurre qualsiasi possibilità di problemi di comunicazione. Tuttavia, prima di dare un feedback, ecco quattro cose da tenere a mente e da evitare quando possibile: 

Non cercare di sorprendere

Molti di noi si sentono a disagio nel dare un feedback. Vogliamo dire quello che abbiamo da dire senza che l’altra persona ci interrompa, quindi tendiamo a dare un feedback all’improvviso. 

Anche se questo sembra più comodo per chi fornisce il feedback sul momento, porta quasi sempre a sessioni di feedback peggiori. Poiché l'altra persona non è preparata, è più probabile che accetti meno bene il feedback o addirittura che si offenda. 

L'obiettivo del feedback è aiutare l'altra persona a migliorare. Quindi, quando possibile, avvisa la persona che hai un feedback da darle. In questo modo, potrà prepararsi e affrontare la sessione di feedback con la migliore predisposizione possibile. 

Nota l'umore dell'altra persona

Quando dai un feedback, vuoi che l’altra persona sia nello stato migliore per riceverlo. Ciò garantisce che possa ricevere il feedback in modo positivo e imparare da esso. Se la persona è di cattivo umore, probabilmente non accoglierà bene il feedback, quindi vedi se puoi rimandare a un altro giorno. 

Evita di metterti nei suoi panni

Spesso si sente consigliare di "mettersi nei panni di qualcun altro" per capire il suo punto di vista. Ed è vero che mettersi nei panni di qualcuno è un ottimo modo per sviluppare l'intelligenza emotiva. 

Tuttavia, evita di farlo quando offri un feedback. Purtroppo, quando cerchiamo di metterci nei panni degli altri mentre offriamo feedback, spesso sembra che ne sappiamo più di loro. Ricorda: il feedback è un'opinione, non un fatto. 

Frasi da evitare: 

• "Se fossi in te... " 

• "Avresti dovuto..." 

• "Se fossi in te..." 

Separa i fatti dalle storie

Fatti vs storie è un Framework mentale sviluppato dal Conscious Leadership Group, ed è un ottimo modo per prepararsi mentalmente prima di offrire un feedback. I fatti sono cose osservabili che chiunque potrebbe notare, come quelle che una videocamera registra. Le storie, invece, sono le supposizioni e le interpretazioni dei fatti. 

Tutti creiamo storie: è il modo in cui elaboriamo il mondo. Ma quando offri un feedback, assicurati di distinguere chiaramente tra fatti e storie. I fatti sono le cose che sai su ciò che è successo. Le storie possono trasformarsi rapidamente in supposizioni sul perché qualcuno ha fatto o detto qualcosa, anche se in realtà non sai cosa gli passava per la testa. 

A volte è utile condividere le storie, perché forniscono all'altra persona approfondimenti su come ci sentiamo. Tuttavia, se condividi storie, è molto importante chiarire che si tratta di storie che hai percepito, non di fatti oggettivi. 

Condividi e documenta il feedback in uno strumento centralizzato

Più feedback dai, meglio riuscirai a farlo. Assicurati di archiviare e condividere i feedback in uno strumento di gestione del lavoro centralizzato, in modo che tutti possano accedervi e continuare a imparare. Organizza il lavoro, condividi le note e resta connesso con Asana.