In qualità di team leader, vuoi creare un ambiente aperto e inclusivo in cui tutti si sentano a proprio agio sul lavoro. Ci sono molte strategie che puoi adottare per promuovere questo tipo di cultura sul luogo di lavoro, come incoraggiare la collaborazione e pianificare attività di team building, ma cosa succede quando sorge un conflitto tra due membri del tuo team?
Risolvere i conflitti sul lavoro può essere difficile, soprattutto se non l’hai mai fatto prima. Tuttavia, affrontare direttamente i conflitti è spesso il modo migliore per far sì che i membri del team si sentano supportati e ascoltati.
A volte, può sembrare che il conflitto non sia un problema dell’azienda e potresti voler lasciare che i membri del tuo team lo risolvano da soli. Ma ignorare il conflitto può causarne l’aggravamento e potenzialmente portare a un ambiente di lavoro tossico. Invece, le strategie di risoluzione dei conflitti possono aiutarti ad allineare diverse prospettive e trasformare un conflitto interpersonale impegnativo in uno scenario vantaggioso per tutti.
Se non hai familiarità con la gestione dei conflitti sul luogo di lavoro, non preoccuparti. Noi siamo qui per aiutarti. In questo articolo, ti aiuteremo a sviluppare le tue capacità di risoluzione dei conflitti attraverso l’applicazione di modelli di leadership consapevole. In questo modo, quando si verifica un conflitto, puoi essere certo di avere gli strumenti giusti per supportare il tuo team.
In poche parole, la risoluzione dei conflitti è il processo di risoluzione dei conflitti sul luogo di lavoro al fine di promuovere un ambiente aperto, onesto e inclusivo. Se si verifica un conflitto tra uno o più membri del team, le strategie di risoluzione dei conflitti sul luogo di lavoro possono aiutarti a far sentire ogni membro del team ascoltato e supportato. Con queste strategie, impari a gestire i conflitti in un modo che funzioni per entrambe le parti.
Imparare a risolvere i conflitti è una parte fondamentale di una buona leadership. Ma ciò non significa che sia una competenza facile da acquisire. Sviluppare le capacità di risoluzione dei conflitti richiede pratica. Inizia assumendo il tuo ruolo e dimostrandoti assertivo, per evitare che un disaccordo o un malinteso si trasformino in un problema più grande. Quindi, impara ad affrontare i conflitti quando si presentano per creare una cultura del luogo di lavoro aperta e onesta.
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Quando parliamo di conflitto, non intendiamo disaccordo. In effetti, il disaccordo è una parte fondamentale di un buon lavoro di squadra e di una sana collaborazione. Una parte fondamentale della collaborazione è incoraggiare i membri del team a essere aperti e onesti gli uni con gli altri. Quando i membri del tuo team non sono d'accordo, significa che si sentono a proprio agio nel condividere le proprie opinioni e nel confrontarsi per trovare insieme la soluzione migliore. Quindi, a piccole dosi, il disaccordo può essere una cosa positiva.
Quando diventa un problema? Il disaccordo si trasforma in conflitto quando uno o più membri del team si sentono ansiosi e incapaci di essere completamente sé stessi al lavoro. Ciò potrebbe significare che un disaccordo è diventato personale o che ha portato alla luce un problema più ampio nel team. In questi casi, puoi utilizzare strategie di risoluzione dei conflitti per comprenderne meglio le cause e trovare una soluzione insieme al team.
Che se ne rendano conto o meno, i membri del tuo team collaborano costantemente. Come risultato della loro regolare collaborazione, i membri del team creano connessioni naturali, che si manifestano nella loro capacità di lavorare insieme, comunicare apertamente e risolvere i problemi.
Il conflitto interpersonale tra due membri del team può recidere quella connessione. Invece di essere in grado di comunicare chiaramente, c’è qualcosa che si frappone tra due o più persone. La causa della frattura è un conflitto, ma il vero problema è la disconnessione. La disconnessione significa che non è possibile collaborare e comunicare in modo chiaro. Per risolvere la disconnessione, devi risolvere il conflitto.
... è un processo continuo. Probabilmente non diventerai un maestro nella risoluzione dei conflitti dopo aver letto questo articolo o partecipato a un workshop, e va bene così. Come tutte le abilità interpersonali, anche quelle di risoluzione dei conflitti richiedono tempo per essere costruite e sviluppate. Sviluppare queste competenze è un processo proattivo. Imparando a risolvere i conflitti, ti prepari per il successo in futuro, in modo che quando si presenta un conflitto, sai come gestirlo.
Durante il processo di risoluzione dei conflitti, è importante ricordare che tutti stanno facendo del loro meglio. Affronta sempre una situazione con una mente aperta e incoraggia il tuo team a fare lo stesso. Fare buone domande e ascoltare per capire può aiutarti a portare empatia nella situazione, identificare un terreno comune tra le parti coinvolte e trovare una soluzione al problema.
Leggi: Un semplice cambiamento per cambiare il tuo modo di lavorareCiò significa anche che non dovresti aver paura di rivolgerti al tuo responsabile o al reparto Risorse umane, se necessario. Potrebbe sorgere un conflitto che non sei in grado di gestire da solo, e a volte la cosa migliore che puoi fare è chiedere aiuto. Tieni presente che la cosa più importante da fare durante il processo di risoluzione dei conflitti è aiutare i membri del tuo team ad avere successo, qualunque esso sia.
Indipendentemente dal tipo di conflitto (o processo di risoluzione dei conflitti) che stai affrontando, ci sono alcune competenze di risoluzione dei conflitti che dovresti imparare e incoraggiare il tuo team a imparare. Portando intenzionalmente queste pratiche in qualsiasi conversazione di conflitto, contribuisci a creare insieme possibili soluzioni più facilmente.
Le frasi in prima persona sono frasi che iniziano con "Io" invece di "tu". Iniziando una frase con "Io", centri l'affermazione sulla tua esperienza, invece di proiettare un'idea su qualcun altro.
Ad esempio, immagina che il tuo team abbia avuto una riunione di brainstorming e tu abbia offerto un'idea che non è stata incorporata nel documento di brainstorming. Invece di dire "Non hai riconosciuto la mia idea durante la riunione", potresti dire "Mi ha fatto male quando la mia idea non è stata aggiunta al documento del brainstorming". Nella seconda frase, stai spiegando come la situazione ha influito su di te, invece di proiettare le azioni di qualcun altro.
Comprendere la differenza tra intenzione e impatto può aiutare i membri del team a vedere le loro azioni attraverso gli occhi dell'altra persona. L’intento è ciò che la persona intendeva quando ha fatto o detto qualcosa. D'altra parte, l'impatto è ciò che la persona che ha ricevuto il messaggio ha sentito. Durante il processo di risoluzione dei conflitti, è importante comprendere sia l’intento che l’impatto.
Per esempio, immagina che un collega del team abbia riorganizzato il tuo piano di progetto. L’intento potrebbe essere stato quello di rendere il piano del progetto più organizzato, ma l’impatto potrebbe essere che ti sei sentito offeso dal fatto che la persona lo abbia fatto senza il tuo permesso. In definitiva, l’impatto è più importante (perché sei tu a sentirti offeso), ma comprendere l’intento originale può darti qualche approfondimento sul punto di vista del tuo collega del team e migliorare la comunicazione in futuro.
“Fatti vs storie” è una tecnica di leadership consapevole. I “fatti” sono cose realmente accadute, cose che una videocamera registrerebbe. D'altra parte, le "storie" sono la tua interpretazione personale dei fatti.
Ad esempio, immagina che tu e il tuo collega del team abbiate concordato una data di consegna per un'attività, ma il tuo collega non l'abbia completata in tempo. Il fatto è che la scadenza concordata non è stata rispettata. Una storia che potresti inventarti è che il tuo collega del team non rispetta il tuo tempo o non pensa che questo risultato sia una priorità. Anche se la storia ti sembra reale, potrebbe non essere il motivo della mancata scadenza. Forse il tuo collega del team aveva troppo da fare e il lavoro gli è sfuggito di mano, o forse il suo cane si è ammalato e ha dovuto portarlo di corsa dal veterinario. Chi lo sa!
Separare i fatti dalle storie può aiutarti a non saltare alle conclusioni. E condividere i fatti e le storie di una particolare situazione può aiutarti a esprimere il tuo punto di vista in una determinata situazione di conflitto, al fine di arrivare alla verità.
I conflitti possono suscitare molte emozioni. Per rispetto di tutte le persone coinvolte, è meglio tenere queste conversazioni a porte chiuse con il minor numero possibile di membri. Questo ambiente privato di solito sembra più sicuro, incoraggiando una comunicazione più efficace in cui tutte le parti possono sfogare le proprie frustrazioni. Queste conversazioni possono essere 1:1 tra te e ciascuna delle persone coinvolte nel conflitto, oppure potresti voler avere tutti insieme nella stessa stanza. Indipendentemente da quale scegli, l’importante è mantenere il gruppo il più piccolo possibile, limitandolo a chi è direttamente coinvolto.
I conflitti possono degenerare se non vengono affrontati in modo rapido e diretto. Quando ciò accade, è difficile identificare cosa stia causando esattamente il disturbo. Il che rende quasi impossibile trovare una soluzione.
Indipendentemente dalla natura del conflitto, il primo passo per risolverlo è sapere cosa lo ha causato. Per esempio, supponiamo che sorga un conflitto perché due membri del team non riescono a trovare una via per una comunicazione efficace. Durante una riunione del team, si lanciano frecciatine, creando una situazione imbarazzante per tutti. Questo tipo di conflitto potrebbe avere più sfumature di quanto sembri. In questo esempio, forse un collega è stato promosso e l’altro si è sentito offeso perché non ha avuto una possibilità equa. O forse c’è stato un problema di comunicazione e non gli è mai stato detto che avrebbe ricevuto ulteriori responsabilità, incolpando il collega per aver dovuto svolgere il suo lavoro.
In conclusione, per risolvere un conflitto, è necessario scoprire cosa lo ha causato.
I conflitti spesso sorgono perché due persone guardano allo stesso problema da punti di vista diversi. Per risolverli senza rancori residui, è necessario trovare una soluzione che entrambi ritengano equa.
Di solito, le persone coinvolte vedono due opzioni. Una è il loro punto di vista (quello “giusto”) e l’altra è il punto di vista dei loro colleghi, che considerano sbagliato. Ma il più delle volte, entrambe le persone vogliono raggiungere un obiettivo comune. Forse entrambe vogliono sentirsi ascoltate, o forse sono confuse sui loro ruoli e responsabilità. Chiarire le aspettative di entrambi potrebbe portare a una soluzione pacifica vantaggiosa per tutti.
I disaccordi sono inevitabili. Sono normali e persino salutari. Ma, quando possibile, è bene evitare che degenerino in un conflitto vero e proprio. Quando risolvi un conflitto, implementa nuovi processi o procedure per evitare che si ripeta.
Per esempio, se il conflitto è il risultato del fatto che un dipendente dimentica costantemente le sue attività, l’installazione di uno strumento di project management che organizzi il suo lavoro può evitare che ciò causi conflitti futuri.
In Asana, seguiamo la formazione del Conscious Leadership Group per diventare migliori comunicatori e collaboratori interpersonali. Come parte della leadership consapevole, tu e il tuo team potete esercitarvi a riconoscere un sentimento e poi lasciarlo andare. All'inizio potrebbe sembrare imbarazzante, ma come leader del tuo team, è importante creare uno spazio sicuro in cui i membri possano sentirsi a proprio agio. Essere onesti riguardo ai propri sentimenti può aiutarti a muoverti verso un luogo più aperto e creativo. Se non ti viene naturale, non preoccuparti: ti spiegheremo come fare.
Una tecnica utilizzata dai leader consapevoli è il cosiddetto modello di chiarimento. Il Clearing può aiutarti a superare la disconnessione e ristabilire la connessione. Un principio fondamentale del Clearing Model è quello di lasciar perdere l'idea di avere ragione e assumersi la responsabilità delle proprie azioni.
Il Clearing Model è più efficace quando viene utilizzato direttamente da due persone. In qualità di team leader, ti consigliamo di insegnare al tuo team il modello di risoluzione, in modo che sia pronto a utilizzarlo in caso di conflitto o disconnessione.
Guarda: Come usare il modello di chiarimentoEsiste un’ampia varietà di strategie efficaci per la risoluzione dei conflitti, ma noi utilizziamo il Clearing Model perché enfatizza la risoluzione della disconnessione e il ristabilimento della collaborazione. In particolare, il Clearing Model:
Incoraggia l'apertura e la curiosità, invece della disconnessione
Utilizza domande aperte anziché affermazioni
Utilizza il dialogo per risolvere la disconnessione
offre al team una struttura per esercitarsi e imparare
Sottolinea l'assunzione di responsabilità per le proprie azioni
Riconosce che esiste più di una prospettiva o soluzione valida
Il Clearing Model non è perfetto per ogni situazione. Prima di iniziare con il Clearing Model, assicurati che entrambe le parti siano disposte e in grado di lasciar perdere l'idea di avere ragione e rispondere alla seguente domanda: ogni persona può dire onestamente di dare più valore alla connessione che alla sensazione di avere ragione?
Potrebbe essere necessario un po’ di tempo prima che i membri del team rispondano onestamente “sì” a questa domanda. Essere un leader consapevole significa ascoltare i propri sentimenti e usarli per prendere decisioni migliori. Joanna Miller, Lead of Organizational Effectiveness and Coaching di Asana, ci dice che ci sono momenti in cui non si può rinunciare ad avere ragione.
Quindi, cosa dovresti fare se un collega del team dà la priorità all’avere ragione? Joanna ci dice che questa decisione non dovrebbe essere vista in una luce negativa. Al contrario, puoi usare questa conoscenza come punto di partenza. Perché il membro del team potrebbe ritenere che avere ragione sia più importante? Non è riuscito a creare una connessione con il team? Potrebbe esserci un ruolo o un team migliore per lui? Comprendere le sue priorità può aiutarti a trovare insieme la soluzione migliore per questo membro del team.
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Il Clearing Model è una strategia di leadership consapevole che ti aiuta a ricreare la connessione, e c'è un copione che ti guida attraverso il processo.
Nella nostra conversazione con Joanna Miller, ci ha spiegato come usare il Clearing Model nella nostra vita lavorativa. Per spiegare come funziona il Clearing Model, Joanna ha creato una situazione ipotetica in cui noi due potremmo trovarci e ha spiegato come potremmo usare il copione del Clearing Model per comunicare e risolvere quella situazione.
Il Clearing Model segue un copione rigoroso per aiutare entrambe le parti a ridurre al minimo emozioni e deviazioni e ottenere la migliore risoluzione possibile per entrambe le persone. Dopo aver deciso di collaborare per trovare una soluzione, la persona che ha richiesto il chiarimento presenta il problema che vorrebbe affrontare. Dopo aver spiegato i fatti, le storie e i desideri, la persona che ascolta ha un copione per rispondere e comprendere. Insieme, questo si chiama chiarimento.
Download: dispensa sul modello di completamentoPrima di iniziare con il Clearing Model, assicurati che entrambe le persone siano impegnate a risolvere insieme questa disconnessione in questo momento. Ci sono tre parti in questa risoluzione in cui entrambe le parti dovrebbero essere in grado di impegnarsi:
Mi impegno a essere curioso e a non voler avere ragione
Mi impegno ad assumermi la piena responsabilità del problema
Mi impegno a creare una soluzione vantaggiosa per tutti
Se uno dei membri del team non può rispondere onestamente "sì" a queste tre domande, rimanda la conversazione sul Clearing Model fino a quando non sarà in grado di farlo. Quando i membri del team possono rispondere "sì", significa che sono disposti a portare consapevolezza, apertura e curiosità alla risoluzione.
Prima di affrontare effettivamente il problema, è importante che la persona che ha richiesto il chiarimento affermi l'importanza di questa relazione. Tieni presente che, se la relazione non fosse importante, non ci sarebbe bisogno di chiarire. L'atto stesso di chiarire è un modo per onorare e valorizzare la relazione.
È il momento in cui la persona che ha chiesto il chiarimento riconosce che c'è qualcosa che vuole chiarire in modo da poter avere linee di comunicazione aperte in questa importante relazione. Quella persona dovrebbe dire:
“È successo qualcosa che vorrei chiarire con te. Voglio che ci sia una comunicazione aperta perché il nostro rapporto è importante per me. Grazie per essere qui per questo.”
Come accennato in precedenza, nella leadership consapevole, chiamiamo fatti le osservazioni oggettive. I fatti sono verità oggettive, su cui nessuno dovrebbe avere problemi a concordare.
A questo punto, Joanna ha spiegato il Clearing Model con un esempio. Ha iniziato così:
“I fatti sono che la scorsa settimana abbiamo partecipato entrambi a una riunione del team in cui ho presentato le mie idee per un nuovo progetto. Tu hai risposto a monosillabi".
L'altra parte dei fatti sono le storie, ovvero le cose che deduci personalmente in base ai fatti. Le storie sono sempre personal, e nella leadership consapevole, diciamo che sono inventate. Questo non significa che le storie non siano importanti: le storie sono il modo in cui interagiamo con il mondo e a volte possono essere incredibilmente utili. Ad esempio, quando vedi un caro amico che ti sorride, la storia che ti racconti è che è felice di vederti. Le storie includono il modo in cui interpretiamo il linguaggio del corpo e gestiamo la comunicazione non verbale.
Ma durante una discussione, è importante condividere le tue storie per offrire il tuo punto di vista sui fatti oggettivi. Nella nostra conversazione, Joanna ha continuato:
"Una storia che mi sono inventata è che hai risposto a monosillabi perché non pensavi che le mie idee fossero buone."
I fatti e le storie influenzano le tue sensazioni su una particolare situazione. Quando condividi i tuoi sentimenti, stai condividendo l'impatto che i fatti e le storie hanno avuto su di te.
Nella nostra conversazione, Joanna ha detto:
"Mi sento triste perché mi sei sembrato meno coinvolto nella mia presentazione. Ho anche paura che il mio progetto non venga approvato perché so quanto sei influente nel nostro team.”
Durante il quinto passaggio, hai la possibilità di condividere ciò che vuoi che l'altra persona sappia. Condividere ciò che vuoi non significa condividere ciò che vuoi che l’altra persona faccia, ma piuttosto è un’opportunità per assumerti la responsabilità e condividere ciò che vuoi che l’altra persona sappia.
Nella nostra conversazione, Joanna ha detto:
"Voglio che tu sappia che apprezzo la tua opinione."
Il sesto passaggio è forse la parte più importante del modello di chiarimento. Questa è la tua occasione per assumerti la responsabilità della disconnessione e di ciò che è successo tra te e l'altra persona. Pensa al sesto passaggio come alla tua occasione per condividere come hai creato una disconnessione.
Nel nostro esempio, Joanna ha detto:
"Ho contribuito a questa disconnessione non condividendo la presentazione affinché tu potessi leggerla in anticipo".
Non è sempre necessario eseguire questo passaggio, ma in alcuni casi può essere utile dichiarare la tua proiezione, ovvero la parte di te che stai proiettando sull'altra persona. Dichiarando la tua proiezione, puoi mostrare come le storie che hai creato siano più collegate alla tua esperienza di vita che a qualsiasi cosa l'altra persona possa fare.
Mentre ci spiegava il Clearing Model, Joanna ha detto:
"La parte di me che vedo in te e che mi provoca avversione è la tendenza a giudicare rapidamente le idee degli altri."
Dopo che la persona che sta facendo chiarezza ha finito di condividere i propri fatti, storie, desideri e disconnessioni, la persona che ascolta ha la possibilità di impegnarsi e continuare la conversazione.
Durante l'applicazione del Clearing Model, la persona che ascolta dovrebbe ascoltare per capire. Ascoltare per capire, a volte chiamato ascolto riflessivo, è una tecnica di ascolto attivo. Invece di ascoltare per rispondere, l'ascolto riflessivo richiede alla persona che ascolta di ripetere le informazioni che sta ascoltando, per consentire a entrambe le persone di procedere con una comprensione condivisa.
A questo punto, è compito dell'ascoltatore ripetere ciò che sta ascoltando, senza modificare o adattare ciò che l'altra persona ha detto. La parafrasi si articola in tre passaggi:
Questa è l'occasione per l'ascoltatore di ripetere ciò che ha sentito nel modo più fedele possibile. Nella nostra conversazione con Joanna, abbiamo detto:
“Quindi stai dicendo che ho dato risposte di una sola parola durante la tua presentazione la scorsa settimana. La storia che ti sei raccontata è che non ero coinvolto nella tua presentazione, il che ti ha fatto sentire triste e spaventata perché apprezzi la mia opinione e sei preoccupata che la tua idea di progetto non venga approvata se non mi piace. Hai contribuito a questa disconnessione non condividendo con me la pre-lettura, e la tua storia potrebbe essere stata influenzata dalla parte di te che è pronta a giudicare le idee degli altri."
Dopo la condivisione, l'ascoltatore dovrebbe chiedere se la sua parafrasi è corretta. In caso contrario, Joanna ha la possibilità di modificare o ripetere una parte del racconto.
Infine, l'ascoltatore dovrebbe chiedere se c'è altro. Chiedendo se c'è altro, l'ascoltatore mostra apertura e curiosità per imparare il più possibile sui sentimenti e sulla situazione dell'altra persona.
Come ci ha detto Joanna, c'è quasi sempre dell'altro. A volte non diciamo esattamente quello che proviamo. Altre volte, il Clearing Model può far emergere ulteriori sfumature. Ad esempio, dopo aver chiesto: "C’è altro?", Joanna ha detto:
“Sì, un altro modo in cui ho contribuito alla disconnessione è stato non condividere l'ordine del giorno della riunione con il team in anticipo.”
Se la persona condivide ulteriori informazioni, ripetile e chiedi se la parafrasi è corretta e se c'è altro. Ripeti questi passaggi finché non c'è altro.
Una volta che l'altra persona ha condiviso tutte le informazioni aggiuntive e tu le hai ripetuto tutto, l'ultimo passaggio è confermare che ha detto tutto ciò che aveva da dire. Puoi farlo chiedendo "Hai finito?"
Se la persona dice di no, torna al passaggio "C'è altro?" e continua finché non avrà condiviso tutti i suoi sentimenti.
A volte, il chiarimento può portare alla luce azioni che devono essere intraprese. Assicurati che entrambi concordiate e comprendiate quali sono i prossimi passi, al fine di evitare qualsiasi futura disconnessione.
Ad esempio, dopo la nostra conversazione con Joana, un'azione da attuare sarebbe quella di leggere la sua proposta e condividere un feedback approfondito via email entro due giorni lavorativi.
L'ultimo passaggio che puoi compiere come ascoltatore è ringraziare la persona per essere venuta da te e aver lavorato per risolvere il problema. L'utilizzo del Clearing Model richiede impegno da entrambe le parti e, avviando il Clearing Model, la persona si è presentata disposta a lasciar perdere il fatto di avere ragione e a creare insieme una connessione.
Se l'ascoltatore ha problemi, puoi anche invertire i ruoli e utilizzare nuovamente il Clearing Model. Tuttavia, ti consigliamo di attendere almeno un'ora prima di farlo. Aspettare a risolvere il problema può aiutare entrambe le persone a interiorizzare meglio il chiarimento appena fatto. Può anche aiutarli ad affrontare qualsiasi futura conversazione di chiarimento con consapevolezza.
Anche con un ottimo processo come il Clearing Model, sviluppare le capacità di risoluzione dei conflitti richiede tempo. Oltre a sviluppare queste competenze, assicurati di praticare una buona comunicazione sul luogo di lavoro. Incoraggia il tuo team a offrire e ricevere apertamente critiche costruttive e supporta sempre la collaborazione di squadra. Nel tempo, queste pratiche sul luogo di lavoro non solo ti renderanno più facile risolvere i conflitti, ma potrebbero anche ridurre la probabilità che si verifichino.
In questo webinar, gli esperti di Asana offrono suggerimenti concreti per guidare il tuo team attraverso l’incertezza. Scopri come aiutare i dipendenti a concentrarsi su ciò che conta davvero.