Ubah tim Anda menjadi pemecah masalah yang terampil dengan strategi pemecahan masalah ini

Bayangkan: Anda menangani tugas harian di tempat kerja, dan atasan memanggil Anda dan berkata, "Kita punya masalah." 

Sayangnya, kita tidak hidup di dunia yang memungkinkan masalah langsung teratasi dengan jentikan jari. Mengetahui cara memecahkan masalah secara efektif adalah keterampilan profesional penting yang harus diasah. Jika Anda memiliki masalah yang perlu dipecahkan, apa proses yang tepat untuk digunakan guna memastikan Anda mendapatkan solusi yang paling efektif?

Dalam artikel ini, kami akan menguraikan proses pemecahan masalah dan cara menemukan solusi paling efektif untuk masalah yang kompleks.

Apa itu pemecahan masalah? 

Pemecahan masalah adalah proses menemukan resolusi untuk masalah atau konflik tertentu. Ada banyak kemungkinan solusi untuk memecahkan masalah, itulah sebabnya penting untuk melalui proses pemecahan masalah untuk menemukan solusi terbaik. Anda dapat menggunakan obeng flathead untuk membuka sekrup Phillips, tetapi ada alat yang lebih baik untuk situasi ini. Memanfaatkan teknik pemecahan masalah umum membantu Anda menemukan solusi terbaik yang sesuai dengan kebutuhan situasi tertentu, seperti menggunakan alat yang tepat.

Alat pengambilan keputusan untuk Business tangkas

Dalam ebook ini, pelajari cara membekali pegawai untuk mengambil keputusan yang lebih baik—sehingga bisnis Anda dapat menyesuaikan, beradaptasi, dan mengatasi tantangan dengan lebih efektif daripada pesaing Anda.

Dapatkan wawasan

4 langkah untuk penyelesaian masalah yang lebih baik

Meskipun mungkin terasa menggoda untuk langsung menyelami masalah, luangkan waktu untuk bergerak selangkah demi selangkah. Berikut cara memecah proses pemecahan masalah secara efektif bersama tim:

1. Identifikasi masalah yang perlu dipecahkan

Salah satu cara termudah untuk mengidentifikasi masalah adalah dengan mengajukan pertanyaan. Titik awal yang baik adalah mengajukan pertanyaan jurnalistik, seperti:

• Siapa: Siapa yang terlibat dalam masalah ini? Siapa yang menyebabkan masalah? Siapa yang paling terdampak oleh masalah ini?

• Apa: Apa yang terjadi? Seberapa besar masalah ini? Apa yang menghalangi kita untuk bergerak maju dari masalah ini?

• Di mana: Di mana masalah ini terjadi? Apakah masalah ini memengaruhi hal lain di area sekitar? 

• Kapan: Kapan masalah ini terjadi? Kapan masalah ini mulai terjadi? Apakah ini masalah mendesak yang perlu diselesaikan dalam jangka waktu tertentu?

• Mengapa: Mengapa ini terjadi? Mengapa hal ini memengaruhi alur kerja?

• Bagaimana: Bagaimana masalah ini terjadi? Bagaimana hal ini memengaruhi alur kerja dan produktivitas anggota tim?

Mengajukan pertanyaan jurnalistik dapat membantu Anda menentukan pernyataan masalah yang kuat, memungkinkan Anda untuk secara objektif menyoroti situasi saat ini dan membuat rencana terkaitnya.

Berikut adalah contoh cara tim desain menggunakan pertanyaan jurnalistik untuk mengidentifikasi masalah mereka:

Masalah menyeluruh: Permintaan desain terlewatkan

• Siapa: Tim desain, tim pemasaran digital, tim pengembangan web

• Apa: Permintaan desain terlupakan, hilang, atau dibuat secara ad hoc.

• Di mana: Permintaan email, spreadsheet permintaan desain

• Kapan: Permintaan terlewat pada 20 Januari, 31 Januari, 4 Februari, 6 Februari

• Bagaimana: Permintaan Email hilang di kotak masuk, dan spreadsheet penerimaan tidak diperbarui dengan benar. Tim pemasaran digital harus menunda peluncuran iklan selama beberapa hari saat permintaan desain mengalami kemacetan. Desainer harus bekerja lembur untuk memastikan semua permintaan selesai.

Dalam contoh ini, berbagai aspek masalah ini dapat dipecahkan. Menggunakan pertanyaan jurnalistik dapat membantu Anda mengidentifikasi masalah lain dan siapa yang harus dilibatkan dalam prosesnya.

2. Melakukan curah pendapat untuk beberapa solusi

Saat Anda dan tim melakukan curah pendapat berbagai kemungkinan solusi, Anda harus mempertimbangkan siapa yang terpengaruh masalah tersebut. Kembali ke pertanyaan jurnalistik yang Anda ajukan: Siapa yang terlibat dalam masalah ini? Pastikan individu-individu ini (sering disebut sebagai pemangku kepentingan proyek) terlibat dalam proses pengambilan keputusan.

Jika memungkinkan, libatkan fasilitator yang tidak memiliki kepentingan signifikan dalam solusi. Mengajak individu yang memiliki sedikit atau tanpa kepentingan dalam masalah ini dapat membantu menjaga tim tetap bekerja sesuai rencana dan mendorong keterampilan pemecahan masalah yang baik.

Berikut beberapa teknik curah pendapat untuk mendorong pemikiran kreatif:

• Lakukan curah pendapat sendiri sebelumnya: Sebelum berkumpul sebagai grup, berikan beberapa konteks kepada tim tentang masalah yang sebenarnya sedang Anda curahkan pendapat. Ini akan memberi Anda dan rekan tim waktu untuk menyiapkan beberapa ide sebelum pertemuan.

• Setujui semua hal (pada awalnya): Saat pertama kali memulai curah pendapat, jangan langsung menolak ide apa pun—coba dapatkan sebanyak mungkin ide. Memiliki ide sebanyak mungkin memastikan Anda akan mendapatkan berbagai solusi. Simpan pemangkasan untuk langkah strategi berikutnya. 

• Bicaralah dengan anggota tim secara empat mata: Beberapa orang mungkin kurang nyaman membagikan ide mereka dalam kelompok. Diskusikan masalah ini dengan anggota tim secara individual dan dorong mereka untuk menyampaikan pendapat tanpa batasan—Anda mungkin menemukan beberapa wawasan yang lebih mendetail dari yang diperkirakan sebelumnya.

• Keluar dari rutinitas Anda: Jika Anda terbiasa melakukan curah pendapat di ruang konferensi atau melalui panggilan Zoom, lakukan sesuatu yang sedikit berbeda! Adakan rapat curah pendapat di kedai kopi atau lakukan panggilan Zoom saat Anda berjalan-jalan. Mengubah rutinitas dapat memaksa otak Anda keluar dari kebiasaan dan meningkatkan pemikiran kritis.

3. Tentukan solusinya

Setelah Anda melakukan curah pendapat dengan anggota tim untuk mendapatkan perspektif unik mereka tentang suatu skenario, saatnya untuk melihat berbagai strategi dan memutuskan opsi mana yang merupakan solusi terbaik untuk masalah yang dihadapi. Saat menentukan solusi, pertimbangkan dua pertanyaan utama berikut: Apa hasil yang diinginkan dari solusi ini, dan siapa yang akan mendapat manfaat dari solusi ini? 

Tetapkan batas waktu kapan keputusan ini perlu dibuat dan beri tahu pemangku kepentingan terkait. Terkadang ada terlalu banyak orang yang perlu membuat keputusan. Gunakan penilaian terbaik Anda berdasarkan batasan yang diberikan untuk Lakukan hal hebat dengan cepat.

4. Terapkan solusi

Untuk menerapkan solusi, mulailah dengan bekerja sama dengan individu yang paling dekat dengan masalah. Ini dapat membantu mereka yang paling terpengaruh oleh masalah tersebut untuk tidak terhambat. Kemudian, bergerak lebih jauh ke mereka yang kurang terpengaruh, dan seterusnya. Beberapa solusi cukup sederhana sehingga Anda tidak perlu bekerja dengan beberapa tim.

Setelah Anda memprioritaskan implementasi dengan tim yang tepat, tugaskan pekerjaan yang sedang berlangsung yang perlu diselesaikan oleh anggota tim lainnya. Ini dapat mencegah orang menjadi terbebani selama rencana implementasi. Setelah solusi Anda diterapkan, jadwalkan check-in untuk melihat cara kerja solusi dan sesuaikan jika perlu.

Alat pengambilan keputusan untuk Business tangkas

Dalam ebook ini, pelajari cara membekali pegawai untuk mengambil keputusan yang lebih baik—sehingga bisnis Anda dapat menyesuaikan, beradaptasi, dan mengatasi tantangan dengan lebih efektif daripada pesaing Anda.

Dapatkan wawasan

Terapkan strategi umum pemecahan masalah

Ada beberapa cara untuk mengidentifikasi masalah (dan solusi). Berikut beberapa strategi yang dapat Anda coba, serta cara umum untuk menerapkannya:

Coba-coba

Penyelesaian masalah dengan coba-coba biasanya tidak memerlukan seluruh Tim untuk menyelesaikannya. Untuk menggunakan penyelesaian masalah coba-coba, identifikasi penyebab masalah, lalu uji kemungkinan solusi dengan cepat untuk melihat apakah ada perubahan. 

Metode pemecahan masalah ini sering digunakan dalam tim dukungan teknologi untuk pemecahan masalah.

5 Mengapa

Metode pemecahan masalah 5 Alasan membantu menemukan akar penyebab masalah. Anda memulai dengan bertanya sekali, "Mengapa masalah ini terjadi?" Setelah menjawab mengapa yang pertama, tanyakan lagi, "Mengapa itu terjadi?" Anda akan melakukan ini lima kali hingga dapat mengaitkan masalah dengan akar penyebabnya. Templat 5 Mengapa dapat memandu proses ini, sehingga lebih mudah untuk melacak jawaban dan membagikan temuan kepada Tim Anda.

Teknik ini dapat membantu Anda menggali dan menemukan kesalahan manusia yang menyebabkan terjadinya kesalahan. Lebih penting lagi, ini juga membantu Anda dan Tim mengembangkan rencana yang dapat ditindaklanjuti sehingga Anda dapat mencegah masalah tersebut terjadi lagi.

Berikut contohnya:

Masalah: Kampanye pemasaran email tidak sengaja dikirim ke audiens yang salah.

1. "Mengapa ini terjadi?" Karena nama audiens tidak diperbarui di platform email kami.

2. "Mengapa nama audiens tidak diubah?" Karena segmen audiens tidak diganti namanya setelah diedit. 

3. “Mengapa segmen audiens tidak diganti namanya?” Karena setiap orang memiliki cara tersendiri dalam membuat segmen audiens.

4. “Mengapa setiap orang memiliki cara tersendiri untuk membuat segmen audiens?” Karena tidak ada proses standar untuk membuat segmen audiens. 

5. “Mengapa tidak ada proses standar untuk membuat segmen audiens?” Karena tim belum memutuskan cara untuk menstandarkan proses, mereka memperkenalkan anggota baru. 

Dalam contoh ini, kita dapat melihat beberapa area yang dapat dioptimalkan untuk mencegah kesalahan ini terjadi lagi. Saat menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, pastikan semua orang yang terlibat dalam situasi tersebut hadir sehingga Anda dapat bersama-sama membuat langkah selanjutnya untuk menghindari masalah yang sama. 

Analisis SWOT

Analisis SWOT dapat membantu Anda menyoroti kekuatan dan kelemahan solusi tertentu. SWOT adalah singkatan dari:

• Kekuatan: Mengapa solusi spesifik ini cocok untuk masalah ini? 

• Weaknesses (Kelemahan): Apa titik lemah dari solusi ini? Adakah hal yang dapat Anda lakukan untuk memperkuat kelemahan tersebut?

• Opportunities (Peluang): Manfaat lain apa yang dapat muncul dari penerapan solusi ini?

• Threats (Ancaman): Adakah hal tentang keputusan ini yang dapat berdampak buruk pada Tim?

Saat mengidentifikasi solusi tertentu, Anda dapat menyoroti berbagai kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman dari setiap solusi. 

Strategi pemecahan masalah khusus ini cocok digunakan saat Anda mempersempit jawaban dan perlu membandingkan serta membedakan perbedaan antara berbagai solusi. 

Penyelesaian masalah yang lebih sukses

Setelah mengatasi masalah sulit, jangan lupa untuk merayakan pencapaian Anda. Ini tidak hanya penting bagi tim pemecah masalah Anda untuk melihat pekerjaan mereka berjalan, tetapi juga dapat membantu Anda menjadi tim yang lebih efisien, efektif, dan fleksibel. Makin banyak masalah yang Anda atasi bersama, makin banyak hal yang akan Anda capai. 

Mencari alat untuk membantu memecahkan masalah di tim Anda? Lacak implementasi proyek dengan alat manajemen kerja seperti Asana.

Alat pengambilan keputusan untuk Business tangkas

Dalam ebook ini, pelajari cara membekali pegawai untuk mengambil keputusan yang lebih baik—sehingga bisnis Anda dapat menyesuaikan, beradaptasi, dan mengatasi tantangan dengan lebih efektif daripada pesaing Anda.

Dapatkan wawasan