Gunakan pembingkaian masalah untuk membantu mengatasi inefisiensi tim

Dalam lingkungan kerja yang kompleks saat ini, mungkin sulit untuk berkumpul sebagai tim untuk memecahkan masalah. Untungnya, sekarang adalah waktu yang tepat untuk menemukan kerangka masalah.  

Sesuai namanya, pembentukan kerangka masalah membantu tim memahami, mengartikulasikan, dan merangkai masalah Business yang kompleks di seluruh Bagian dengan benar. Hasilnya? Pembentukan kerangka masalah membantu tim mempelajari cara memahami dan memecahkan masalah dengan lebih baik melalui kerja tim. 

Kami akan membahasnya secara detail dan membantu Anda memahami empat langkah yang membentuk pembentukan kerangka masalah saat mengelola beberapa proyek. 

Apa itu pembingkaian masalah?

Pembingkaian masalah adalah metode berpikir yang digunakan untuk memahami, menentukan, dan memprioritaskan hambatan dan masalah bisnis yang sulit. Dalam istilah awam, ini adalah cara untuk lebih memahami masalah tertentu sehingga Anda tahu cara menyelesaikannya secara real time. 

Dalam hal proyek dan proses, hambatan sering kali muncul. Mulai dari bergabungnya pemangku kepentingan baru hingga perubahan menit terakhir, hambatan yang belum teratasi dapat berubah menjadi masalah yang lebih besar di masa mendatang. Itu sebabnya membangun keterampilan pemecahan masalah tim Anda adalah langkah pertama yang sangat penting. 

Alat pengambilan keputusan untuk Business tangkas

Dalam ebook ini, pelajari cara membekali pegawai untuk mengambil keputusan yang lebih baik—sehingga bisnis Anda dapat menyesuaikan, beradaptasi, dan mengatasi tantangan dengan lebih efektif daripada pesaing Anda.

Dapatkan wawasan

Kapan Anda harus menggunakan metode pembingkaian masalah?

Pembentukan kerangka masalah berguna setiap kali hambatan muncul selama proyek atau proses. Metode berpikir ini membantu Anda memecahkan masalah secara real time sehingga Anda dapat membuat tim kembali bekerja sesuai rencana.

Berikut beberapa skenario yang mungkin Anda gunakan untuk memecahkan kerangka masalah. 

Skenario 1: Selama rapat perencanaan sprint, seorang anggota tim menyampaikan kekhawatirannya tentang kurangnya bantuan untuk memenuhi batas waktu. Untuk mengurangi stres, Anda menyusun ulang cara tim memikirkan masalah dan menawarkan perspektif yang berbeda. Artinya, alih-alih menekankan kurangnya sumber daya, Anda mencari cara untuk mengatur ulang prioritas tim guna memastikan batas waktu terpenuhi. 

Skenario 2: Setelah peluncuran proyek baru, Anda menemukan bahwa konversi lebih rendah dari yang diperkirakan. Alih-alih menyebut proyek itu gagal, Anda mengubah cara Anda melihat masalah dengan menempatkan diri Anda di posisi pelanggan. Setelah menganalisis situs web, Anda menyadari bahwa ajakan untuk bertindak dapat dengan mudah terlewatkan. Anda memutuskan untuk bereksperimen dengan solusi dengan menguji ajakan bertindak yang baru.

Meskipun berbeda, kedua skenario ini menunjukkan perlunya menyusun ulang cara Anda memikirkan masalah untuk menemukan solusi baru. 

Membuat kerangka pernyataan masalah

Rumusan masalah adalah cara mengomunikasikan masalah kepada anggota tim. Rumusan masalah yang efektif dibingkai dengan cara yang memberikan konteks dan relevansi sehingga mudah dipahami. Ini adalah langkah awal dalam proses pembingkaian masalah. Tujuannya adalah memperkenalkan masalah kepada anggota tim untuk mulai mengembangkan ide solusi potensial.

Tidak selalu ada solusi mudah untuk masalah Business yang kompleks. Dalam kasus tersebut, Anda dapat merangkai ulang cara Anda melihat masalah untuk menghasilkan solusi inovatif. Di situlah perumusan masalah berperan. Langkah pertama dalam siklus kerangka masalah adalah mengetahui cara mengomunikasikan masalah. 

Saat mengomunikasikan masalah secara lisan selama rapat tim, selalu sertakan:

• Konteks: Konteks business dari masalah mencakup informasi latar belakang tentang kapan masalah terjadi dan di sistem atau proses mana masalah itu terjadi. Misalnya, data yang tidak konsisten dikumpulkan selama tahap perencanaan proses. 

• Masalah: Masalah ini menjelaskan detail masalah dan alasan terjadinya masalah tersebut. Misalnya, data yang tidak konsisten ini menciptakan perbedaan selama fase implementasi.

• Relevansi: Relevansi masalah menjelaskan secara detail kaitannya dengan sistem tertentu dan alasan pentingnya masalah tersebut untuk dipecahkan. Misalnya, perbedaan tersebut kemudian mengharuskan tim untuk kembali dan menentukan dari mana masalah itu berawal, yang menyebabkan keterlambatan batas waktu. 

• Tujuan: Tujuan menyatakan linimasa atau prioritas kapan solusi perlu diimplementasikan dan gol dari solusi tersebut. Misalnya, tim perlu memecahkan masalah sebelum akhir kuartal karena ini adalah masalah dengan prioritas tinggi.

Menyertakan empat komponen ini dalam pernyataan masalah Anda memastikan setiap pemangku kepentingan memahami detail dasar masalah dan rencana tindakan umum. Ketika semua orang memiliki pemahaman yang sama, Anda dapat menjalankan pekerjaan dan mencapai hasil lebih cepat dan lebih efisien. 

Alat pengambilan keputusan untuk Business tangkas

Dalam ebook ini, pelajari cara membekali pegawai untuk mengambil keputusan yang lebih baik—sehingga bisnis Anda dapat menyesuaikan, beradaptasi, dan mengatasi tantangan dengan lebih efektif daripada pesaing Anda.

Dapatkan wawasan

4 langkah proses pembingkaian masalah

Dalam hal proses pembingkaian masalah, ada empat langkah utama yang harus diikuti setelah pernyataan masalah diperkenalkan. Ini dapat membantu Anda memahami dan memvisualisasikan masalah dengan lebih baik karena berkaitan dengan kebutuhan Business yang lebih besar. 

Menggunakan alat bantu visual untuk melihat masalah dapat memberi tim gambaran yang lebih besar tentang masalah yang ingin diselesaikan. Dengan mengontekstualisasikan, memprioritaskan, dan memahami detail secara lebih mendalam, tim Anda dapat mengembangkan sudut pandang yang berbeda saat meninjau masalah dengan pemangku kepentingan.

Dari mendefinisikan masalah hingga menyetujui solusinya, mari kita pelajari empat langkah proses pembingkaian masalah. 

1. Tentukan masalah

Analisis masalah Anda dalam konteks sistem atau prosesnya. Ajukan pertanyaan seperti, "Di mana masalah ini berada dalam sistem?" dan, "Apa akar penyebab masalah?" 

Menentukan pertanyaan kontekstual membantu menempatkan masalah dalam proses yang ada dan menentukan hal yang dapat menyebabkan masalah. 

Misalnya, jika Anda sedang mengerjakan peluncuran inisiatif pemasaran baru dan mengalami masalah dengan pengembangan, Anda mungkin mendefinisikan masalahnya sebagai kurangnya sumber daya pengembangan.

2. Prioritaskan masalah

Selanjutnya, prioritaskan titik-titik masalah berdasarkan masalah lain dan tujuan proyek. Pertanyaan seperti, "Apakah masalah ini menghalangi tercapainya tujuan?" dan, "Apakah masalah ini akan menghabiskan sumber daya yang diperlukan?" adalah pertanyaan yang bagus untuk membantu Anda memulai.

Pertanyaan-pertanyaan ini membantu memberi peringkat masalah berdasarkan tingkat kepentingannya sehingga Anda dapat memvisualisasikan potensi hasil dari pemecahan masalah vs. menunggu hingga lain waktu. 

3. Pahami masalahnya

Untuk memahami masalah, kumpulkan informasi dari beragam pemangku kepentingan dan pemimpin bagian. Ini akan memastikan Anda memiliki berbagai data.

Ajukan pertanyaan dan kumpulkan detail dari sebanyak mungkin anggota tim untuk membantu mendiversifikasi perspektif Anda tentang masalah tersebut. Pada akhirnya, ini akan membawa Anda ke solusi yang lebih inovatif yang melayani sebagian besar anggota tim.

Misalnya, untuk sepenuhnya memahami alasan tidak tersedianya sumber daya pengembangan yang memadai, ada baiknya meminta kepala pengembangan untuk membantu memprioritaskan kembali sumber daya yang diperlukan. 

4. Setujui solusi

Akhirnya, saatnya mendapatkan persetujuan untuk solusi Anda. Pastikan kualitas solusi Anda dengan menguji dalam satu atau beberapa skenario internal. Dengan begitu, Anda dapat memastikan solusi tersebut berfungsi sebelum memperkenalkannya kepada pelanggan eksternal. 

Anda mungkin juga perlu meminta persetujuan kepemimpinan sebelum solusi ditayangkan, meskipun ini akan bergantung pada situasi unik Anda. Setelah disetujui, analisis keberhasilan solusi Anda dan lanjutkan menguji ide-ide baru hingga Anda mencapai hasil yang diinginkan. 

Teknik dan kiat pembingkaian masalah

Karena pembingkaian masalah adalah cara mengubah perspektif Anda untuk melihat berbagai hasil, ini dapat membantu tempat kerja berkembang. Dengan memotivasi tim untuk menggunakan teknik ini, Anda dapat membangun keterampilan pemecahan masalah setiap orang secara keseluruhan. 

Berikut beberapa cara menggunakan kerangka masalah untuk menemukan solusi inovatif di Tempat Kerja:

• Membingkai masalah menggunakan pernyataan terorganisir: Meski metode pembingkaian masalah dapat digunakan di hampir semua situasi yang ada masalah, ada cara yang benar dan salah dalam hal pembingkaian ulang masalah. Pernyataan masalah mungkin berbeda dari satu situasi ke situasi lainnya, tetapi masing-masing harus mengikuti komponen dasar yang diuraikan di atas. Ini termasuk konteks, isu, relevansi, dan tujuan. Semua ini membantu pemangku kepentingan memahami keterkaitan masalah dengan proyek yang sedang dikerjakan. 

• Memimpin sesi curah pendapat yang efektif: Pembentukan kerangka masalah dapat digunakan selama sesi curah pendapat untuk mendorong berbagai perspektif dan wawasan baru. Anda dapat menggunakan teknik curah pendapat ini dengan meminta pemangku kepentingan untuk menyusun ide mereka menggunakan papan tulis atau stiker catatan. Dengan cara ini, semua ide didukung oleh data.

• Membingkai masalah dengan memikirkan tujuan akhir: Teknik memulai dengan memikirkan tujuan akhir melibatkan pekerjaan mundur. Dengan begitu, Anda dapat mengubah pola pikir tim dan mendorong pemikiran yang berorientasi pada gol. Selain itu, teknik ini dapat membantu anggota tim Anda belajar memprioritaskan pengembangan pribadi dan pemikiran strategis. 

Dengan menggunakan inisiatif pembingkaian masalah di Tempat Kerja, Anda dapat memastikan bahwa semua masalah dikomunikasikan secara efektif dan solusinya berasal dari penelitian. Keduanya menghasilkan pemecahan masalah yang lebih efektif. 

Gunakan kolaborasi tim untuk memecahkan masalah

Memecahkan masalah bukan pekerjaan solo. Makin banyak anggota tim yang terlibat, makin kreatif solusi Anda. Dalam dunia pengambilan keputusan yang kompleks dan proyek yang terus berkembang, menggunakan kerangka kerja masalah dapat menjadi cara terbaik agar semua orang memiliki pemahaman yang sama tentang masalah yang layak dipecahkan. 

Untuk memastikan tim selalu terhubung, coba perangkat lunak kolaborasi tim. Asana dapat membantu, mulai dari menyelaraskan gol hingga meningkatkan produktivitas. 

Alat pengambilan keputusan untuk Business tangkas

Dalam ebook ini, pelajari cara membekali pegawai untuk mengambil keputusan yang lebih baik—sehingga bisnis Anda dapat menyesuaikan, beradaptasi, dan mengatasi tantangan dengan lebih efektif daripada pesaing Anda.

Dapatkan wawasan