Cara membuat tim lintas fungsi dalam 4 langkah mudah

Sebagian besar perusahaan memiliki struktur organisasi dengan bagian khusus untuk pemasaran, penjualan, keuangan, dan sejenisnya. Anggota tim di setiap area ini memiliki gol spesifik yang harus dipenuhi berdasarkan spesialisasi mereka—tetapi sering kali, tim ini bekerja secara sendiri-sendiri, hanya berfokus pada hal yang perlu mereka capai. Masalahnya? Mereka melewatkan kesempatan untuk memanfaatkan keterampilan kolega guna melakukan pekerjaan dengan lebih baik dan lebih cepat.

Mengelompokkan orang-orang dengan kekuatan dan keterampilan unik yang berbeda di berbagai bagian dapat membantu perusahaan mencapai golnya dengan lebih baik. Ini sering disebut sebagai tim lintas fungsi. Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan manfaat memiliki tim lintas fungsi—baik permanen maupun sementara—dan menawarkan kiat untuk membangunnya. 

Apa itu tim lintas fungsi? 

Tim lintas fungsi adalah sekelompok anggota tim yang bekerja secara permanen atau sementara dari berbagai bagian yang bekerja sama untuk mencapai gol bersama. Sering kali, tim lintas fungsi juga akan mencakup anggota tim dengan berbagai tingkat dan jenis pengalaman. Dengan tim lintas fungsi, garis antara area fungsional perusahaan menjadi kabur. Anggota tim dari berbagai bagian berkolaborasi, berkomunikasi, dan berkoordinasi satu sama lain untuk mencapai gol perusahaan yang lebih besar.

Apa yang dimaksud dengan lintas fungsi? 

Arti lintas fungsi, menurut definisi, adalah sekelompok orang dari berbagai bagian yang bekerja sama untuk mencapai gol bersama. Pikirkan tentang tim bola basket yang sukses. Tim ini membutuhkan penembak yang baik, bek yang baik, ukuran dan kecepatan pemain yang berbeda, dll., semuanya bekerja sama untuk memasukkan bola ke dalam keranjang dan mencegah tim lain melakukan hal yang sama. 

Tim pemenang tidak menggunakan pendekatan satu ukuran untuk semua, dan begitu pula organisasi. Untuk melakukan inovasi di suatu industri dan menciptakan sesuatu yang benar-benar unik, Anda memerlukan beragam keahlian dalam tim. Kolaborasi lintas fungsi akan membantu Anda mencapainya.

Perbedaan antara tim fungsional dan tim lintas fungsi 

Tim fungsional terdiri dari orang-orang dari satu bidang keahlian tertentu, sedangkan tim lintas fungsi terdiri dari orang-orang dari sejumlah bidang yang berbeda. Saat anggota tim dengan keahlian unik bekerja sama, mereka dapat mengejar gol bisnis dan mengurangi waktu siklus secara lebih efisien. Akibatnya, tim lintas fungsi sangat efektif dalam mencapai inisiatif perusahaan besar. 

Contoh tim fungsional vs. tim lintas fungsi:

• Tim fungsional: Tim yang berfokus pada gol bagian tertentu. Contohnya, tim pemasaran hanya berfokus pada pencapaian gol pemasaran untuk perusahaan. Misalnya, gol perusahaan adalah meningkatkan pendapatan dari tahun ke tahun. Tujuan proyek pemasaran pasti meningkatkan kesadaran merek, tetapi mungkin tidak berdampak langsung pada pendapatan. 

• Tim lintas fungsi: Tim yang lebih beragam berfokus pada gol lintas perusahaan yang lebih besar. Dalam contoh yang sama, tim lintas fungsi mungkin membuat rencana proyek yang berfokus pada peningkatan pendapatan perusahaan melalui berbagai cara. Tim ini dapat mencakup anggota dari berbagai bagian, seperti pemasaran, produk, keuangan, dan penjualan.

Dengan kolaborasi yang efektif dan alat manajemen proyek yang andal, tim lintas fungsi berpotensi mencapai gol dalam waktu yang lebih singkat dengan lebih sedikit sumber daya.

Cara membangun tim lintas fungsi

Terlepas dari apakah Anda membangun tim lintas fungsi permanen atau sementara, mulailah dengan mengevaluasi perincian tim Anda saat ini. Pertimbangkan kelebihan dan keahlian tambahan yang Anda butuhkan untuk mencapai gol target. 

Seperti tim lainnya, grup lintas fungsi harus memiliki manajer proyek yang ditunjuk dan mencakup orang-orang dengan keahlian berbeda yang menurut Anda akan bekerja sama dengan baik. 

Gunakan kiat di bawah ini untuk memastikan tim lintas fungsi Anda efisien dan dapat mencapai gol perusahaan.

1. Fokus pada keragaman 

Cara utama untuk mencapai berbagai perspektif dalam tim lintas fungsi Anda adalah dengan menyertakan anggota tim dari berbagai bagian. Namun, usahakan untuk memasukkan elemen keragaman lainnya, seperti ras, jenis kelamin, atau usia. Semakin beragam tim lintas fungsi Anda, semakin banyak perspektif yang dapat diungkapkan setiap orang. 

Kiat: Saat membuat tim lintas fungsi yang beragam, pertimbangkan untuk memilih anggota tim dengan berbagai tingkat pengalaman dan senioritas serta keterampilan teknis dan non-teknis yang berbeda. Anda juga harus memilih anggota tim dari berbagai latar belakang, jenis kelamin, dan usia. 

2. Selaraskan gol

Saat membuat tim lintas fungsi, pastikan setiap anggota tim menyelaraskan gol individu mereka dengan gol tim dan perusahaan. Ini penting karena anggota tim akan membutuhkan visibilitas penuh agar berhasil menyelesaikan proyek yang memenuhi kebutuhan perusahaan. Jika Anda pemimpin tim, Anda dapat membantu anggota baru memahami gol bersama dan memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama. 

Kiat: Cara yang bermanfaat untuk menyelaraskan gol tim adalah dengan menggunakan perangkat lunak pelacakan gol. Perangkat lunak pelacakan gol dapat menghubungkan pekerjaan harian Anda dengan gol perusahaan yang lebih besar dan memvisualisasikan progres menuju gol tersebut dengan jelas.

3. Sertakan pakar pokok bahasan 

Memiliki pakar pokok bahasan di tim lintas fungsi akan meningkatkan kemampuan pemecahan masalah tim dan memberi Anda lebih banyak keuntungan saat bergerak melalui inisiasi dan penyampaian proyek. 

Pikirkan contoh ini: Jika Anda memiliki pakar keuangan dalam tim, Anda akan lebih siap untuk mengelola proyek lintas fungsi yang melibatkan peningkatan basis data keuangan perusahaan. Meskipun Anda mungkin memerlukan bantuan dari anggota tim pemasaran dan penjualan untuk komponen eksternal proyek, pakar keuangan Anda dapat menangani keputusan penting, memandu tim melalui pekerjaan teknis, dan membahas detail proyek tertentu dengan pemangku kepentingan.  

Kiat: Anda mungkin tidak dapat menarik anggota tim dengan keahlian ahli dari setiap bagian. Jika Anda memiliki pakar bidang tertentu yang terbatas di satu bagian dan menurut Anda mereka dibutuhkan di tim yang ditunjuk, pertimbangkan untuk bertanya kepada para pakar ini siapa yang cocok untuk posisi lintas fungsi. Anggota tim yang berpengetahuan dan memiliki kemampuan mengajar alami adalah kandidat yang baik untuk tim lintas fungsi.

4. Manfaatkan automasi kerja 

Memanfaatkan automasi dapat membuat tim lintas fungsi Anda lebih kuat. Automasi mengurangi kerja tentang kerja sehingga anggota tim menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mencari informasi atau mengomunikasikan perubahan dan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan pekerjaan yang memerlukan keterampilan. Pastikan Anda memilih alat manajemen proyek yang tepat yang mengotomatiskan banyak tugas atau proses tim untuk mendorong efisiensi. 

Saat Anda menggunakan automasi, komunikasi dan produktivitas yang efektif menjadi lebih mudah karena Anda dapat menyederhanakan alur kerja dan menghindari kemacetan.

Kiat: Memiliki satu alat manajemen kerja dapat membantu tim lintas fungsi Anda mengatur tugas, menetapkan kepemilikan dan akuntabilitas yang jelas untuk pekerjaan, dan memusatkan komunikasi tim. Selain itu, memilih perangkat lunak yang terintegrasi dengan alat produktivitas lain, seperti Slack, Zoom, dan Google Dokumen, dapat lebih menyederhanakan alur kerja dan meningkatkan komunikasi di berbagai platform.

Cara menggunakan tim lintas fungsi

Tim lintas fungsi bekerja paling efektif saat Anda ingin memecahkan masalah yang lebih kompleks atau mencapai gol ambisius. Ini dapat berupa contoh rutin, misalnya, pengembangan produk yang sedang berlangsung, proyek dengan kerangka waktu yang memiliki tanggal mulai dan akhir yang jelas, atau gol jangka panjang yang lebih berkelanjutan. Berikut beberapa contohnya:

• Proyek berdampak tinggi: Manajemen proyek lintas fungsi paling berguna untuk proyek tertentu saat menargetkan inisiatif perusahaan yang lebih besar. Contohnya, misalnya, alih-alih meluncurkan kampanye pemasaran rutin, Anda menyusun kampanye iklan multitahun untuk meningkatkan kesadaran merek, menarik pelanggan baru, dan mencapai gol pendapatan yang ambisius. Agar kampanye ini berkinerja tinggi, masuk akal untuk menyertakan anggota dari tim penjualan, pendapatan, dan pembuatan permintaan bersama anggota tim pemasaran.

Proyek Agile: Karena sifat kolaboratifnya, proyek yang menggunakan metodologi Agile adalah kandidat utama untuk tim lintas kolaboratif. Misalnya, Anda dapat membentuk tim lintas fungsi untuk pembaruan produk baru, yang mungkin mencakup teknisi perangkat lunak, pemasar produk, dan tim desain konten yang secara kolektif menggunakan metode Agile.

Manfaat tim lintas fungsi 

Tim lintas fungsi tidak selalu cocok untuk pekerjaan, tetapi jika digunakan secara efektif, tim ini dapat membantu Anda mencapai gol dengan lebih efektif. Di bawah ini, kami membahas lima kiat tentang cara menyiapkan tim lintas fungsi sementara atau permanen secara efektif.

Meningkatkan keterlibatan pegawai 

Struktur tim lintas fungsi dapat meningkatkan keterlibatan pegawai karena anggota tim dalam struktur ini lebih mungkin merasa memiliki tujuan yang sama. Tim lintas fungsi mendapatkan rasa kebersamaan dari kerja tim kolektif mereka untuk mencapai gol bersama.

Membangun keterampilan manajemen 

Fungsi lintas fungsi dapat meningkatkan keterampilan manajemen anggota tim karena tidak akan ada beberapa anggota tim dengan keahlian yang sama untuk mendukung mereka. Contohnya, bayangkan anggota tim penjualan adalah bagian dari tim lintas fungsi. Karena tidak memiliki seluruh tim ahli penjualan untuk mendukungnya, anggota tim penjualan ini perlu memandu tim tentang topik penjualan dan bahkan berpotensi bertindak sebagai pemimpin tim dalam topik tersebut. Setiap anggota tim bertanggung jawab atas proses pengambilan keputusan dan menemukan inefisiensi di bidang spesifiknya, yang memungkinkan mereka mengembangkan keterampilan kepemimpinan dalam proses tersebut.

Mendorong kolaborasi tim 

Meskipun bekerja dalam tim mana pun membutuhkan kolaborasi, tim lintas fungsi membangun keterampilan kolaborasi yang kuat karena setiap orang harus bekerja dengan orang dan keahlian yang asing bagi mereka. Tim lintas fungsi membutuhkan tingkat transparansi dan keterampilan resolusi konflik yang tinggi untuk mencapai kesuksesan.

Menciptakan peluang belajar 

Karena tim lintas fungsi itu beragam, peluang bagi anggota tim untuk belajar dari satu sama lain sangat tinggi. Misalnya, para ahli pemasaran dan keuangan di tim sebagian besar akan tetap berpegang pada hal yang mereka ketahui, tetapi mereka pasti akan belajar dari satu sama lain saat berkolaborasi dalam proyek. Seiring berjalannya waktu, sebagian besar anggota tim akan mempelajari sesuatu yang baru. 

Meningkatkan visibilitas ke dalam struktur organisasi 

Saat anggota tim bekerja di bagian khusus, mereka mungkin tidak tahu apa yang terjadi di bagian lain perusahaan. Beberapa anggota tim bahkan mungkin tidak tahu apa visi atau gol perusahaan. Tim lintas fungsi yang efektif meningkatkan visibilitas anggota tim di seluruh papan sehingga individu merasa lebih terhubung dengan gol dan milestone perusahaan yang lebih besar.

Anggota tim mungkin menemukan bahwa bekerja dengan orang-orang yang memiliki keahlian berbeda memberikan lingkungan kerja yang lebih menarik. Ketika individu merasa lebih bersemangat untuk bekerja, moral dan kinerjanya akan meningkat.

Tantangan tim lintas fungsi

Saat menyatukan anggota dari berbagai bagian, Anda pasti akan melihat munculnya beberapa tantangan. Jadi, Anda harus mempertimbangkan taktik penyelesaian konflik sejak awal. Berikut beberapa tantangan umum tim lintas fungsi—dan cara mengatasinya:

Visi yang bertentangan

Jika organisasi Anda tidak memiliki budaya kolaborasi lintas fungsi, mungkin sulit untuk memulai. Tim yang baru mengenal pekerjaan lintas fungsi sering berurusan dengan visi dan cara kerja yang bertentangan. Anggota tim dari berbagai bagian mungkin memiliki gagasan tentang cara melakukan proyek tertentu dan lebih menghargai elemen tertentu dari proses dibandingkan yang lain. Jika Anda tidak dapat menemukan keselarasan, mungkin sulit untuk mencapai apa pun. 

• Solusi: Kepemimpinan harus menetapkan gol yang jelas dan spesifik untuk proyek, yang membantu menciptakan proses kolaboratif dengan hasil akhir yang sangat spesifik. Jika ada gol yang jelas, Anda akan melihat kolaborasi dan kerja tim lintas fungsi yang lebih kuat saat unit bekerja mencapai gol bersama. 

Tantangan manajerial 

Tim lintas fungsi menghadirkan serangkaian tantangan manajerial baru karena kepemimpinan bertugas mengelola anggota tim dengan keahlian, tingkat pengalaman, dan gaya kerja yang berbeda. Akibatnya, membuat proses standar untuk menyelesaikan pekerjaan dapat menjadi tantangan karena anggota tim mungkin terbiasa bekerja dengan cara tertentu. 

• Solusi: Saat Anda membuat tim, pastikan ada struktur organisasi yang jelas untuk proses pengambilan keputusan sejak awal. Mengumpulkan persetujuan akan memastikan Anda terlebih dahulu mengetahui konflik internal apa pun di masa mendatang. Setiap tim lintas fungsi harus memiliki satu pemimpin tim yang bertanggung jawab untuk mengambil keputusan dan kemudian hierarki menurun yang jelas. 

Masalah akuntabilitas

Dalam lingkungan lintas fungsi, anggota tim mungkin merasa bahwa batas waktu tidak terlalu ketat dan mereka dapat bekerja secara lebih individualistik—dengan kata lain, sesuai kecepatan mereka sendiri. Meskipun beberapa hal ini tidak masalah, tetap penting untuk menangani proyek lintas fungsi dengan pendekatan sistematis agar Anda tidak mengalami penundaan dan kemunduran di masa mendatang. 

• Solusi: Terapkan loop umpan balik rutin ke setiap proyek sehingga semua orang bertanggung jawab untuk menghasilkan bagian dari pekerjaan secara tepat waktu. Gunakan alat manajemen kerja untuk menjadwalkan tugas dan hasil akhir, menetapkan milestone, dan memastikan pekerjaan tetap sesuai rencana selama siklus proyek. 

Capai gol perusahaan Anda dengan templat lintas fungsi 

Tim lintas fungsi memanfaatkan aset terbesar perusahaan Anda—karyawan Anda. Baik Anda menggunakan tim lintas fungsi permanen atau sementara, mereka dapat menawarkan perspektif unik dan meningkatkan inovasi.

Meskipun kolaborasi tim mungkin memerlukan penyesuaian saat anggota tim saling mengenal pola dan proses satu sama lain, Anda dapat mengurangi gesekan dengan menggunakan proses yang sama setiap saat. Templat lintas fungsi menciptakan pengalaman pengguna yang terpadu untuk tim Anda yang meningkatkan produktivitas dan menghasilkan kolaborasi yang menarik. Coba templat lintas fungsi gratis kami untuk memulai inisiatif baru sekarang.

Pertanyaan Umum: Tim lintas fungsi

Mengapa tim lintas fungsi itu penting?  

Tim lintas fungsi yang efektif dapat menghadirkan ide-ide dan cara kerja sama baru untuk menciptakan solusi yang unik dan lebih berdampak. Sangat mudah untuk terjebak dalam pola melakukan sesuatu dengan satu cara dan menganggapnya sebagai "cara yang benar". Tim lintas fungsi mengubah cara berpikir standar dan dapat memperkenalkan ide dan proses baru ke tim, menciptakan hasil yang lebih baik bagi konsumen. 

Organisasi yang berfungsi dalam silo cenderung kesulitan memecahkan masalah karena kurangnya perspektif yang mereka bawa. Tim lintas fungsi menantang cara berpikir tradisional dan, sebagai hasilnya, menciptakan proses pengambilan keputusan yang lebih baik. Dengan menyatukan orang-orang dengan berbagai perspektif dan bidang keahlian, Anda pasti akan menghadapi pemikiran kelompok dan bias bawah sadar. Baik Anda sedang membangun produk baru atau membangun tim di startup, pekerjaan lintas fungsi dapat membantu Anda menyelesaikan lebih banyak hal. 

Kapan Anda harus membuat tim lintas fungsi?

Anda harus membuat tim lintas fungsi saat memiliki proyek atau inisiatif yang membutuhkan keahlian dan masukan dari berbagai bagian atau area fungsional dalam organisasi. Tim lintas fungsi bermanfaat saat proyek mencakup beberapa disiplin ilmu dan berbagai keterampilan dan perspektif diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan secara efektif.

Apa contoh tim lintas fungsi?

Contoh tim lintas fungsi adalah tim yang dibentuk untuk mengembangkan produk baru. Tim pengembangan lintas fungsi ini dapat terdiri dari anggota dari berbagai bagian, seperti teknis, pemasaran, desain, manufaktur, dan keuangan. Menyertakan perspektif dan bidang keahlian dari berbagai jenis tim dan anggota tim akan membantu memastikan bahwa produk memenuhi persyaratan teknis, selaras dengan kebutuhan pelanggan, memiliki desain yang menarik, dapat diproduksi secara efisien, dan layak secara finansial.

Apa itu kepemimpinan tim lintas fungsi?

Kepemimpinan tim lintas fungsi mengacu pada kemampuan untuk memimpin dan mengoordinasikan tim yang terdiri dari individu dari berbagai area atau bagian fungsional dalam organisasi. Kepemimpinan tim lintas fungsi yang efektif meliputi memfasilitasi kolaborasi, mengelola beragam perspektif dan prioritas, mendapatkan persetujuan untuk mencapai gol bersama, menyelesaikan konflik, dan memastikan komunikasi yang efektif di antara anggota tim. Keterampilan interpersonal yang kuat, kecerdasan emosional, dan kemampuan untuk menumbuhkan lingkungan tim yang inklusif dan produktif sangat penting untuk keberhasilan kepemimpinan tim lintas fungsi.