Cara Deal Desk dapat meningkatkan alur penjualan Anda

Perusahaan harus menghasilkan keuntungan untuk mencapai kesuksesan, yang berarti mereka perlu menemukan prospek dan menutup transaksi. Tanggung jawab ini sering kali dibebankan kepada tim penjualan, tetapi dengan risiko setinggi itu, bukankah anggota tim lain juga harus dilibatkan? 

Deal Desk adalah pendekatan kolaboratif untuk mengevaluasi kesepakatan yang kompleks dan meningkatkan pendapatan perusahaan. Dalam proses ini, anggota tim dari berbagai bagian bekerja sama untuk mendapatkan prospek terbaik dan mengirimkannya ke pipeline. Baca selengkapnya dan pelajari cara membangun deal desk yang meningkatkan operasi penjualan Anda. 

Apa itu Deal Desk?

Deal desk adalah tim lintas fungsi yang bekerja sama untuk mendapatkan kesepakatan bernilai tinggi melalui pipeline penjualan dengan cepat dan efisien. Meskipun perwakilan penjualan bekerja sendiri pada sebagian besar kesepakatan perusahaan, deal desk berfokus pada kesepakatan yang kompleks atau bernilai tinggi. Menggunakan deal desk untuk menyederhanakan operasi penjualan dapat mengurangi waktu siklus penjualan hingga 40% dan meningkatkan produktivitas penjualan hingga 20%.

Peran dan tanggung jawab analis Deal Desk

Meskipun sebagian besar orang yang terlibat dalam deal desk memiliki peran dan tanggung jawab lain, Anda harus menugaskan analis atau spesialis deal desk untuk menangani operasi deal desk dan memastikan semuanya berjalan lancar.

Analis deal desk bukan peran yang berhadapan langsung dengan klien. Ia berfokus pada sisi proses kesepakatan, dan tanggung jawab utamanya dapat mencakup:

• Bekerja dengan anggota deal desk untuk menangani tanggung jawab individu selama proses penjualan

• Memastikan tim deal desk tetap selaras

• Mengatur kesepakatan 

• Meningkatkan proses dan melacak kinerja deal desk

Analis deal desk adalah anggota penting dalam tim karena berfungsi sebagai titik kontak utama semua orang. Ia mengelola alur kerja untuk cara menangani setiap kesepakatan bernilai tinggi, kompleks, atau berinteraksi intensif yang masuk.

Tim lain yang terlibat dalam deal desk

Saat Anda membuat tim lintas fungsi untuk menangani kesepakatan bernilai tinggi, kesepakatan Anda dapat meningkat sebagai hasilnya. Pertimbangkan untuk menyertakan individu dari tim berikut:

• Pemasaran: Anggota tim pemasaran dapat menggunakan data untuk menganalisis audiens target, mengisi daftar prospek, dan menilai titik masalah mereka.

• Penjualan: Anda akan memiliki perwakilan penjualan di deal desk yang menyusun kesepakatan yang persuasif untuk klien atau pelanggan.

• Hukum: Anggota tim dari bagian hukum dapat bergabung ke deal desk untuk meninjau kesepakatan dan memastikan kesepakatan tersebut sesuai kontrak. 

• Keuangan: Anggota tim dari bagian keuangan dapat meninjau harga kesepakatan dan memfasilitasi pertukaran uang setelah kesepakatan disetujui.

Cara membangun deal desk yang efektif

Untuk memastikan deal desk berfungsi dengan baik, siapkan alur proses yang solid sejak awal. Anggota tim yang bekerja di deal desk akan memiliki tugas di luar kesepakatan yang datang melalui deal desk, jadi semua orang harus memiliki pemahaman yang sama dan memprioritaskan tugas yang sesuai.

Dengan menggunakan langkah-langkah di bawah ini, buat deal desk yang efektif yang berupaya memindahkan kesepakatan non-standar melalui pipeline dengan mudah.

1. Tetapkan ekspektasi

Setiap perusahaan menggunakan deal desk secara berbeda, dan hal pertama yang harus dilakukan adalah menentukan gol deal desk Anda. Amati operasi penjualan Anda dan lihat kekurangan yang perlu ditanggulangi. Ajukan pertanyaan berikut:

• Di mana tim penjualan dapat menggunakan dukungan?

• Apa kelemahan yang kita miliki dalam proses penjualan saat ini?

• Bagaimana kita dapat meningkatkan waktu siklus penjualan dan tingkat kemenangan?

Gunakan jawaban Anda untuk menetapkan ekspektasi tentang hal yang ingin dicapai oleh deal desk. Misalnya, jika tim penjualan kesulitan menangani transaksi bernilai tinggi karena membutuhkan lebih banyak waktu dan upaya, maka deal desk dapat menangani transaksi tersebut dari awal hingga akhir. Dengan begitu, kesepakatan tersebut akan lebih diperhatikan dan didukung, dan sebagai hasilnya, orang lain memiliki lebih banyak waktu untuk berfokus pada kesepakatan bernilai lebih rendah.

2. Identifikasi tim Anda

Setelah mengetahui ekspektasi untuk deal desk, Anda akan mudah mengidentifikasi anggota tim yang dibutuhkan. Jika Anda telah memutuskan bahwa deal desk akan menangani transaksi bernilai tinggi dari awal hingga akhir, maka Anda memerlukan anggota tim yang dapat mengelola setiap bagian dari proses penjualan, termasuk:

• Tenaga penjualan

• Anggota tim hukum

• Anggota tim keuangan

• Anggota tim pemasaran

• Anggota tim kesuksesan pelanggan

Orang-orang ini akan menangani pembuatan prospek, penyiapan kontrak, penetapan harga, struktur kesepakatan, dan interaksi untuk kesepakatan bernilai tinggi, sementara tim penjualan berfokus pada kesepakatan bernilai lebih rendah. 

3. Tetapkan kriteria kesepakatan

Setelah Anda memiliki tim yang siap menangani deal desk, tetapkan kriteria untuk menentukan kesepakatan yang diklasifikasikan sebagai bernilai tinggi. Kriteria untuk hal yang memenuhi syarat sebagai kesepakatan bernilai tinggi (atau kompleks) dapat mencakup:

• Klien dengan tingkat reputasi tertentu

• Klien melebihi anggaran tertentu

• Klien dengan beberapa titik kontak

• Klien yang membutuhkan banyak interaksi

Jika Anda ingin deal desk menangani transaksi bernilai tinggi dari awal hingga akhir, tim penjualan harus menyerahkan semua prospek yang memenuhi kriteria. Namun, deal desk dapat terlibat di setiap tahap proses penjualan. Misalnya, Anda mungkin memutuskan bahwa akan lebih efisien untuk mengirimkan prospek bernilai tinggi ke deal desk hanya setelah perwakilan penjualan memupuknya dan memastikan prospek tersebut siap. 

4. Tentukan strategi kerja Anda

Setiap tim membutuhkan strategi untuk menyelesaikan pekerjaan. Dengan menentukan alur kerja sejak awal, Anda akan memastikan bahwa saat anggota tim berkumpul, mereka tahu persis apa yang harus dilakukan dan cara melakukannya.

Setiap strategi deal desk akan berbeda. Namun, untuk melanjutkan contoh kami di atas, satu serah terima deal desk mungkin terlihat seperti ini:

• Perwakilan penjualan mengirimkan prospek bernilai tinggi ke deal desk

• Ini menandai anggota tim pemasaran untuk mengevaluasi prospek dan menilai kebutuhannya

• Perwakilan penjualan deal desk mengembangkan struktur kesepakatan kustom untuk prospek

• Anggota tim hukum mengevaluasi kesepakatan

• Anggota tim kesuksesan pelanggan berinteraksi dengan prospek untuk meningkatkan dukungan dan keterlibatan saat kesepakatan berlangsung

• Anggota tim keuangan menyelesaikan transaksi

Karena tim Anda mungkin tidak bertemu langsung, struktur serah terima membantu semua orang mengetahui kapan giliran mereka untuk terlibat.

5. Analisis kesuksesan Anda

Seperti kebanyakan alur kerja, menyiapkan deal desk bukanlah proses sekali selesai. Setelah Anda memiliki dan menjalankan deal desk, berusahalah untuk melakukan peningkatan berkelanjutan. Luangkan waktu untuk melihat apa yang berhasil dan apa yang tidak. Gunakan perangkat lunak penjualan untuk menilai apakah deal desk Anda meningkatkan keuntungan. Anda mungkin melihat:

• Lebih banyak kesepakatan bernilai tinggi yang masuk melalui pipeline.

• Waktu siklus penjualan berkurang.

• Peningkatan produktivitas di antara anggota tim di dalam dan di luar deal desk.

• Peningkatan penyelesaian kesepakatan bernilai rendah karena dukungan deal desk. 

Anda mungkin juga melihat area yang masih perlu dikerjakan. Contohnya, tim deal desk Anda mungkin awalnya kesulitan berkomunikasi. Karena anggota tim ini belum pernah bekerja sama sebelumnya, mereka mungkin perlu waktu untuk menyesuaikan diri. Coba siapkan lokakarya atau kegiatan icebreaker di luar proses deal desk dan upayakan untuk meningkatkan dinamika tim di tempat kerja. 

6. Revisi strategi sesuai kebutuhan

Gunakan wawasan dari analisis Anda untuk merevisi strategi deal desk. Meskipun deal desk sering kali meningkatkan alur penjualan, tim yang berfungsi buruk dapat menyebabkan dibatalkannya keuntungan. Untuk menghindari efek buruk, lakukan analisis deal desk kapan saja Anda meninjau proses penjualan—sebaiknya secara berkala. Dengan begitu, Anda dapat memantau progres dan efektivitas tim.

Manfaat Deal Desk

Jika digunakan secara efektif, deal desk bermanfaat bagi tim penjualan dan perusahaan Anda. Dengan mengintegrasikan anggota tim di berbagai bagian dan menghadirkan keahlian unik masing-masing bagian, Anda dapat memenuhi kebutuhan klien dan lebih sering meraih kesuksesan—terutama kesepakatan bernilai tinggi.

Manfaat lain dari deal desk meliputi:

• Kesepakatan lebih cepat: Dua kepala lebih baik daripada satu, dan empat kepala lebih baik daripada dua. Ketika tim memahami peran mereka dan berkolaborasi secara efektif untuk menutup setiap kesepakatan, Anda akan menutup kesepakatan lebih cepat.

• Wawasan yang lebih baik tentang kebutuhan pelanggan: Tim lintas fungsi memiliki keahlian yang lebih beragam daripada tim yang hanya terdiri dari perwakilan penjualan. Ini mempermudah pemahaman kebutuhan pelanggan dari berbagai perspektif.

• Penawaran yang lebih selaras: Memiliki proses yang jelas memudahkan tim Anda untuk membuat penawaran yang lebih konsisten dalam hal ukuran, kualitas, dan struktur.

• Tim yang lebih selaras: Karena deal desk Anda mencakup anggota dari berbagai bagian, tentu saja ini berfungsi sebagai cara untuk memberi tahu anggota tim lintas fungsi. Individu-individu ini dapat kembali ke bagian mereka masing-masing dan mengomunikasikan progres penjualan perusahaan—tanpa perlu rapat status atau presentasi yang panjang.

• Risiko lebih rendah: Memiliki deal desk yang sukses dapat mengurangi risiko dengan meningkatkan keuntungan perusahaan dan menghasilkan alur transaksi bernilai tinggi yang stabil. 

Gunakan deal desk untuk mendapatkan klien dan menutup penjualan

Deal desk yang andal adalah tim dengan keterampilan dan dukungan yang diperlukan untuk mengubah prospek menjadi pelanggan setia. Gunakan perangkat lunak manajemen kerja untuk memperkuat alur kerja bagi deal desk Anda sehingga segala sesuatunya berjalan lancar melalui pipeline dan anggota tim menyelesaikan tugas mereka tanpa jeda.