藉助這些解決問題的策略，將您的團隊轉變為精明的問題解決者
想像一下：您正在處理工作中的日常任務，您的老闆打電話給您說：「我們遇到了問題。」
很遺憾，我們生活的世界並不是一個彈指間就能解決問題的世界。 瞭解如何有效解決問題是一項重要的專業技能。 如果您有需要解決的問題，應該使用什麼正確的流程來確保您獲得最有效的解決方案？
在本文中，我們將分析解決問題的過程，以及如何為複雜的問題找到最有效的解決方案。
什麼是問題解決？
問題解決是為特定問題或衝突尋找解決方案的過程。 解決問題有許多可能的解決方案，這就是為什麼經過問題解決流程以找到最佳解決方案非常重要。 您可以使用平頭螺絲刀來擰下十字螺絲，但有更好的工具可以應對這種情況。 運用常見的問題解決技巧，有助於您找到最佳解決方案，以滿足特定情況的需求，就像使用正確的工具一樣。
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更好地解決問題的 4 個步驟
儘管您可能會想要先深入瞭解問題，但請花時間逐步解決。 以下是您與團隊有效分解問題解決流程的方法：
1. 識別需要解決的問題
識別問題的最簡單方法之一就是提出問題。 一個很好的起點是提出新聞問題，例如：
誰：誰與此問題有關？ 誰造成了問題？ 誰受此問題影響最大？
什麼：發生了什麼事？ 問題的範圍是什麼？ 這個問題阻礙了我們向前推進？
地點：此問題發生在哪裡？ 這個問題是否影響到附近的其他地方？
何時：問題何時發生？ 此問題何時生效？ 這是否是需要在特定時間範圍內解決的緊急問題？
原因：發生的原因是什麼？ 為什麼它會影響工作流程？
如何：此問題是如何發生的？ 它如何影響工作流程和團隊成員的生產力？
提出新聞式問題可以幫助您定義一個強有力的問題陳述，從而客觀地強調目前的情況並圍繞它制定計劃。
以下是設計團隊如何使用新聞提問來確定問題的範例：
首要問題：設計請求被遺漏
誰：設計團隊、數位行銷團隊、網頁開發團隊
什麼：設計請求被遺忘、遺失或臨時建立。
何處：電子郵件請求、設計請求試算表
時間： 1 月 20 日、1 月 31 日、2 月 4 日、2 月 6 日錯過的請求
方式：電子郵件請求在收件匣中遺失，且接收試算表未正確更新。 由於設計請求出現瓶頸，數位行銷團隊不得不將廣告發佈時間延遲幾天。 設計師必須加班，以確保所有請求都已完成。
在此範例中，此問題的許多不同方面都可以解決。 使用新聞式問題可以幫助您識別其他問題，以及您應該讓誰參與這個過程。
閱讀：如何使用問題框架解決團隊效率低下的問題2. 針對多種解決方案進行腦力激盪
當您和您的團隊針對不同的可能解決方案進行腦力激盪時，請務必考慮問題會影響到誰。 回到您提出的新聞問題：誰參與了這個問題？ 確保這些人 (通常稱為專案關係人) 參與決策過程。
如果可能的話，請引入一位在解決方案中沒有重大利害關係的協調人。 引入一個與此事幾乎沒有關係的人，有助於讓您的團隊保持進展順利，並鼓勵良好的問題解決技能。
以下是一些鼓勵創造性思維的腦力激盪技巧：
事先獨自進行腦力激盪：在您以團隊形式聚集在一起之前，請為您的團隊提供一些背景資訊，說明您正在進行腦力激盪的問題究竟是什麼。 這將讓您和您的隊友有時間在會面時準備好一些想法。
對所有事情說好 (一開始)：當您第一次開始腦力激盪時，不要對任何想法說不，盡可能多地記錄想法。 盡可能多的想法可確保您獲得各種解決方案。 將修剪留到策略的下一步。
與團隊成員一對一交談：有些人可能不太願意在團隊環境中分享自己的想法。 與團隊成員單獨討論問題，並鼓勵他們無限制地分享意見，您可能會發現一些比最初預期更深入解析的內容。
打破常規：如果您習慣在會議室或 Zoom 通話中進行腦力激盪，不妨做點不一樣的事情！ 將腦力激盪會議帶到咖啡店，或在散步時進行 Zoom 通話。 打破常規可以迫使您的大腦擺脫慣性，並提升批判性思考能力。
3. 定義解決方案
與團隊成員進行腦力激盪，瞭解他們對情境的獨特觀點後，就該考慮不同的策略，並決定哪個選項是當前問題的最佳解決方案。 在定義解決方案時，請考慮這兩個主要問題：此解決方案的預期結果是什麼，以及誰能從中受益？
設定必須做出此決策的期限，並相應地更新專案關係人。 有時候，需要做出決策的人太多了。 根據提供的限制，運用您的最佳判斷力，就造美好。
閱讀：RACI 表4. 實施解決方案
若要實施您的解決方案，請先與最接近問題的人合作。 這麼做有助於受問題影響最大的人員解除阻礙。 然後再轉向那些受影響較小的人，依此類推。 有些解決方案非常簡單，您無需與多個團隊合作。
在與合適的團隊一起確定實施的優先順序後，請將需要由團隊其他成員完成的持續工作指派出去。 這樣可以防止人們在實施計劃期間承受過多負擔。 一旦您的解決方案到位，請安排核對，以瞭解解決方案的運作方式，並在必要時修正路線。
閱讀：什麼是 8D？有效解決問題的範本適用於敏捷企業的決策工具
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實施常見的問題解決策略
有幾個方法可以識別問題 (和解決方案)。 以下是一些您可以嘗試的策略，以及應用這些策略的常見方法：
試誤法
試誤法通常不需要整個團隊來解決問題。 若要使用試誤法解決問題，請確定問題的原因，然後快速測試可能的解決方案，看看是否有任何變化。
這種問題解決方法通常用於技術支援團隊的疑難排解。
閱讀：透過範例瞭解疊代流程5 個為什麼
5 個為什麼問題解決方法有助於找出問題的根本原因。 您可以先問一次：「為什麼會發生這個問題？」 回答第一個「為什麼」後，再次詢問：「為什麼會發生這種情況？」 您將重複此動作五次，直到您能將問題歸因於根本原因。 五個為什麼範本可以指導此流程，使追蹤答案和與團隊分享結果變得更容易。
此技巧可幫助您深入探索並找到導致問題發生的人為錯誤。 更重要的是，它還可以幫助您和您的團隊制定可行的計劃，以便防止問題再次發生。
以下是一個範例：
問題：電子郵件行銷活動意外發送給錯誤的受眾。
「為什麼會發生這種情況？」 因為我們的電子郵件平台中沒有更新受眾名稱。
「為什麼受眾名稱沒有變更？」 因為在編輯後未重新命名受眾區段。
「為什麼沒有重新命名受眾區段？」 因為每個人都有自己的方式來建立受眾區段。
「為什麼每個人都有自己的方式來建立受眾區段？」 因為沒有建立受眾區段的標準化流程。
「為什麼沒有建立受眾區段的標準化流程？」 由於團隊尚未決定如何將流程標準化，因此他們引入了新成員。
在此範例中，我們可以看到一些可以優化的領域，以防止這種錯誤再次發生。 在解決這些問題時，請確保所有參與其中的人都在場，以便您可以共同制定後續步驟，避免出現相同的問題。
閱讀：詢問「5 個為什麼」以找出問題的根源SWOT 分析
SWOT 分析可協助您突顯特定解決方案的優勢和弱點。 SWOT 代表：
優勢 (Strength)：為什麼這個特定的解決方案非常適合這個問題？
弱點 (Weaknesses) ：此解決方案的弱點是什麼？ 您是否可以做些什麼來強化這些弱點？
機會：實施此解決方案可能帶來哪些其他好處？
威脅 (Threats)：此決定是否會對您的團隊產生不利影響？
在確定特定解決方案時，您可以強調每個解決方案的不同優勢、弱點、機會和威脅。
當您縮小答案範圍，並需要比較和對比不同解決方案之間的差異時，這種特定的問題解決策略非常適合使用。
更成功的問題解決
在解決了棘手的問題後，別忘了慶祝一下您所取得的進展。 這不僅對您的問題解決者團隊來說很重要，因為他們可以看到自己的工作成果，而且還可以幫助您成為一個更有效率、更有效、更靈活的團隊。 您們一起解決的問題越多，就能達成越多目標。
正在尋找有助於解決團隊問題的工具嗎？ 使用 。
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