運用問題界定來幫助解決團隊效率低下的問題

在當今複雜的工作環境中，團隊很難團結起來解決問題。 幸運的是，現在是探索問題框架的最佳時機。  

顧名思義，問題框架有助於團隊正確理解、闡明和構建跨部門的複雜 Business 版問題。 結果如何？ 問題框架有助於您的團隊學習如何透過團隊合作更好地理解和解決問題。 

我們將詳細介紹其內容，並幫助您瞭解在管理多個專案時構成問題框架的四個步驟。 

什麼是問題界定？

問題框架是一種思考方法，用於瞭解、定義和優先處理困難的 Business 版障礙和問題。 用外行人的話來說，這是一種更好地理解特定問題的方法，以便您知道如何即時解決問題。 

在專案和流程方面，障礙的出現是很常見的。 從新的專案關係人加入到最後一刻的變更，未解決的障礙可能會在未來變成更大的問題。 這就是為什麼建立團隊的問題解決技能是如此關鍵的第一步。 

適用於敏捷企業的決策工具

閱讀這份電子書，學習如何培養員工制定更優秀決策的能力，使您的企業能夠比競爭對手更有效地調整、適應和應對挑戰。

取得深入解析

何時應使用問題界定方法？

在專案或流程中遇到障礙時，問題框架都很有用。 這種思考方式有助於您即時解決問題，從而使團隊重回正軌。

以下是一些您可以使用問題框架法來解決的情境。 

情境 1：在衝刺規劃會議期間，一位團隊成員提出了擔憂，表示沒有足夠的幫助來滿足期限。 為了緩解壓力，您可以重新構建團隊思考問題的方式，並提供不同的觀點。 也就是說，與其強調缺乏資源，不如弄清楚如何重新安排團隊的優先順序，以確保在期限內完成。 

情境 2：在新專案發佈後，您發現轉換率低於預期。 與其將專案稱為失敗，不如設身處地為客戶著想，重新構想您看待問題的方式。 在分析網站後，您發現行動召喚很容易被忽略。 您決定透過測試新的行動召喚來嘗試解決方案。

雖然這些情境各不相同，但每一個都展現出需要重新構建您對問題的思考方式，以便找到新的解決方案。 

框架問題陳述

問題陳述是將問題傳達給團隊成員的方式。 有效的問題陳述以提供情境資訊和相關性的方式進行框架分析，因此易於理解。 這是問題界定過程中的第一步。 目的是向團隊成員介紹問題，以便開始構想潛在的解決方案。

複雜的 Business 版問題並不總是有簡單的解決方案。 在這些情況下，重新構建您對問題的看法有助於提出創新的解決方案。 這就是問題框架分析的用武之地。 問題界定生命週期的第一步是瞭解如何溝通問題。 

在團隊會議上口頭溝通問題時，請務必包括：

• 背景資訊：問題的 Business 版背景資訊包括問題發生的時間以及發生在哪個系統或流程中的背景資訊。 例如，在流程的規劃階段收集到不一致的資料。 

• 問題：問題的詳細資料，以及一開始為什麼會成為問題。 例如，這些不一致的資料在實施階段造成了差異。

• 相關性：問題的相關性詳細資料說明其與特定系統的關聯性，以及為何必須解決。 例如，這種差異需要團隊回溯並確定問題的起點，從而導致期限延遲。 

• 目標：目標說明了實施解決方案的時間軸或優先順序，以及該解決方案的目標。 例如，由於這是一個高優先順序的問題，團隊需要在季度結束前解決問題。

在問題陳述中包含這四個組成部分，可確保每個專案關係人都能瞭解問題的基本詳細資料和整體行動計劃。 當每個人都達成共識時，您就可以更快、更有效地執行工作並取得成果。 

適用於敏捷企業的決策工具

閱讀這份電子書，學習如何培養員工制定更優秀決策的能力，使您的企業能夠比競爭對手更有效地調整、適應和應對挑戰。

取得深入解析

問題界定流程的 4 個步驟

在問題界定過程中，一旦提出問題陳述，就有四個關鍵步驟需要遵循。 這些可以幫助您更好地瞭解和可視化問題，因為它與更大的 Business 版需求相關。 

使用視覺輔助工具來查看問題，可以讓您的團隊更全面地瞭解您要解決的問題。 透過在更深層次上進行情境化、優先順序排定和理解詳細資料，您的團隊可以在與專案關係人一起審查問題時發展出不同的觀點。

從定義問題到核准解決方案，讓我們深入瞭解問題界定流程的四個步驟。 

1. 定義問題

在系統或流程中分析您的問題。 提出這樣的問題：「這個問題在系統中的哪個位置？」 以及「問題的根本原因是什麼？」 

定義情境問題有助於將問題置於現有流程中，並找出可能導致問題的原因。 

例如，如果您正在推動新的行銷計劃，並在開發過程中遇到問題，您可能會將問題定義為缺乏開發資源。

2. 為問題安排優先順序

接下來，請根據其他問題和專案目標，為痛點排定優先順序。 例如：「這個問題是否會阻礙目標達成？」 以及「這個問題會耗盡必要的資源嗎？」 這些都是幫助您著手進行的好問題。

這些問題有助於依據重要性對問題進行排名，以便將解決問題與等待後續時間的潛在結果可視化。 

3. 瞭解問題

若要瞭解問題，請從不同的專案關係人和部門負責人那裡收集資訊。 這將確保您擁有廣泛的資料。

向盡可能多的不同團隊成員提出問題並收集詳細資料，以幫助您對問題的看法多元化。 這樣做將為您帶來更具創新性的解決方案，從而服務於大多數團隊成員。

例如，若要充分瞭解為什麼沒有足夠的開發資源，請開發主管協助重新安排必要資源的優先順序。 

4. 核准解決方案

最後，是時候讓您的解決方案獲得核准了。 透過在一個或多個內部情境中進行測試，確保您的解決方案的品質。 這樣，您就可以在將其引入外部客戶之前確保其有效。 

您可能還需要在上線前獲得領導的批准，但這將取決於您的獨特情況。 獲得核准後，分析解決方案的成功程度，並繼續測試新的想法，直到達到預期的結果。 

問題界定技巧和提示

由於問題框架是一種轉變觀點以便看到不同結果的方法，因此它可以幫助工作空間蓬勃發展。 透過激勵團隊使用這種技巧，您可以全面提升每個人的問題解決技能。 

以下是一些您可以使用問題框架在工作空間中發現創新解決方案的方法：

• 使用組織性陳述來框架問題：雖然問題框架方法幾乎可以用於存在問題的情況，但重新框架問題時，仍有正確和錯誤的方式。 問題陳述可能因情況而異，但每個陳述都應遵循上述基本要素。 其中包括背景、問題、相關性和目標。 所有這些都有助於專案關係人瞭解問題與手頭專案的關聯。 

• 主持有效的腦力激盪會議：問題框架可用於腦力激盪會議，以鼓勵不同的觀點和新的深入解析。 您可以使用這種腦力激盪技巧，請專案關係人使用白板或便利貼來構建他們的想法。 這樣所有想法都能得到資料的支持。

• 在構建問題時，心裡要想著終點：這種從終點開始思考的技巧需要逆向思考。 這樣您就可以轉變團隊的心態，鼓勵以目標為導向的思維。 更不用說，這種技巧可以幫助您的團隊成員學會優先考慮個人發展和策略性思考。 

透過在工作空間中使用問題框架計劃，您可以確保所有問題都得到有效的溝通，並且解決方案來自研究。 這兩者都有助於更有效地解決問題。 

利用團隊協作解決問題

解決問題並非單獨完成的工作。 參與的團隊成員越多，您的解決方案就會越有創意。 在一個複雜決策和不斷演變的專案世界中，使用問題框架是一種很好的方法，可以讓每個人在解決值得解決的問題時保持資訊同步。 

為了確保您的團隊在每個步驟中都能保持聯繫，請嘗試使用團隊協作軟體。 從一致的目標到提高生產力，Asana 都能助您一臂之力。 

適用於敏捷企業的決策工具

閱讀這份電子書，學習如何培養員工制定更優秀決策的能力，使您的企業能夠比競爭對手更有效地調整、適應和應對挑戰。

取得深入解析