Omvandla teamet till kvalificerade problemlösare med de här problemlösningsstrategierna

Föreställ dig det här: du sköter dina dagliga uppgifter på jobbet, och din chef kallar in dig och säger: "Vi har ett problem." 

Tyvärr lever vi inte i en värld där problem löses direkt med en knäpp med fingrarna. Att veta hur man effektivt löser problem är en viktig yrkeskunskap att finslipa. Om du har ett problem som måste lösas, vilken är den rätta processen att använda för att säkerställa att du får den mest effektiva lösningen?

I den här artikeln kommer vi att gå igenom problemlösningsprocessen och hur man kan hitta de mest effektiva lösningarna på komplexa problem.

Vad är problemlösning? 

Problemlösning är processen för att hitta en lösning på ett specifikt problem eller en konflikt. Det finns många möjliga lösningar på ett problem, och därför är det viktigt att gå igenom en problemlösningsprocess för att hitta den bästa lösningen. Du kan använda en platt skruvmejsel för att skruva loss en Phillips-skruv, men det finns ett bättre verktyg för situationen. Att använda vanliga problemlösningstekniker hjälper dig att hitta den bästa lösningen för att passa behoven i den specifika situationen, ungefär som att använda rätt verktyg.

Verktyg för beslutsfattande för agila Business

I den här e-boken får du lära dig att utrusta anställda för att fatta bättre beslut – så att ditt företag kan växa, anpassa och hantera utmaningar mer effektivt än dina konkurrenter.

Ta del av insikterna

Fyra steg för bättre problemlösning

Även om det kan vara frestande att dyka in i ett problem med huvudet först, ta dig tid att gå steg för steg. Så här kan du effektivt dela upp problemlösningsprocessen med ditt team:

1. Identifiera problemet som måste lösas

Ett av de enklaste sätten att identifiera ett problem är att ställa frågor. Ett bra sätt att börja är att ställa journalistiska frågor, till exempel:

• Vem: Vem är inblandad i det här problemet? Vem orsakade problemet? Vem påverkas mest av det här problemet?

• Vad: Vad händer? Vilken är problemets omfattning? Vad hindrar det här problemet oss från att gå vidare?

• Var: Var inträffade problemet? Påverkar det här problemet något annat i det närmaste området? 

• När: När inträffade problemet? När börjar problemet gälla? Är det här en brådskande fråga som måste lösas inom en viss tidsram?

• Varför: Varför händer det? Varför påverkar det arbetsflöden?

• Hur: Hur uppstod problemet? Hur påverkar det arbetsflöden och teammedlemmarnas produktivitet?

Att ställa journalistiska frågor kan hjälpa dig att definiera en tydlig problembeskrivning, så att du objektivt kan belysa den nuvarande situationen och skapa en plan kring den.

Här är ett exempel på hur ett designteam använder journalistiska frågor för att identifiera sitt problem:

Övergripande problem: Designförfrågningar missas

• Vem: designteam, digitalt marknadsföringsteam, webbutvecklingsteam

• Vad: Designförfrågningar glöms bort, försvinner eller skapas ad hoc.

• Var: E-postförfrågningar, kalkylark för designförfrågningar

• När: Missade förfrågningar den 20 januari, 31 januari, 4 februari, 6 februari

• Hur: E-postförfrågan försvann i inkorgen och kalkylarket för intagning uppdaterades inte korrekt. Det digitala marknadsföringsteamet var tvungna att skjuta upp lanseringen av annonser i några dagar på grund av flaskhalsar i designförfrågningarna. Designers var tvungna att arbeta extra timmar för att säkerställa att alla förfrågningar blev slutförd.

I det här exemplet kan många olika aspekter av problemet lösas. Att använda journalistiska frågor kan hjälpa dig att identifiera andra problem och vem du bör involvera i processen.

2. Brainstorma flera lösningar

När du och teamet brainstormar olika möjliga lösningar är det viktigt att överväga vem problemet påverkar. Gå tillbaka till de journalistiska frågorna: Vem är inblandad i problemet? Se till att dessa personer (som ofta kallas projektintressenter) är involverade i beslutsprocessen.

Om det är möjligt kan du ta in en facilitator som inte har något större intresse i lösningen. Att ta med en person som har liten eller ingen intresse i ärendet kan hjälpa till att hålla teamet i fas och uppmuntra till goda problemlösningsförmågor.

Här är några brainstormingtekniker för att uppmuntra kreativt tänkande:

• Brainstorma ensam i förväg: Innan ni samlas som en grupp bör du ge teamet lite kontext om vad problemet är. Det ger dig och dina teamkollegor tid att komma på några idéer innan mötet.

• Säg ja till allt (till en början): När ni börjar brainstorma ska ni inte säga nej till några idéer ännu – försök att få ner så många idéer som möjligt. Ju fler idéer ni har, desto större är chansen att ni kommer fram till olika lösningar. Spara borttagningen till nästa steg i strategin. 

• Prata med teammedlemmar individuellt: Vissa personer kan känna sig mindre bekväma med att dela sina idéer i en grupp. Diskutera frågan med teammedlemmarna individuellt och uppmuntra dem att dela med sig av sina åsikter utan begränsningar – du kan få några mer detaljerade insikter än du först trodde.

• Bryt rutinen: Om du är van vid att brainstorma i ett konferensrum eller via Zoom-samtal kan du göra något lite annorlunda! Håll brainstormingmötet på ett kafé eller ha Zoom-samtalet medan du tar en promenad. Att bryta rutinen kan tvinga hjärnan att tänka utanför ramarna och öka det kritiska tänkandet.

3. Definiera lösningen

När du har brainstormat med teammedlemmarna för att få deras unika perspektiv på ett scenario är det dags att titta på de olika strategierna och bestämma vilket alternativ som är den bästa lösningen för problemet. När du definierar lösningen bör du överväga dessa två huvudfrågor: Vilket är det önskade resultatet av den här lösningen, och vem gynnas av den här lösningen? 

Ange en deadline för när beslutet ska fattas och uppdatera intressenterna därefter. Ibland är det för många personer som behöver fatta ett beslut. Använd ditt bästa omdöme baserat på de begränsningar som finns för att utföra fantastiska saker snabbt.

4. Implementera lösningen

För att implementera lösningen börjar du med att arbeta med de personer som är närmast problemet. Det kan hjälpa dem som påverkas mest av problemet att komma vidare. Gå sedan vidare till de som påverkas mindre, och så vidare. Vissa lösningar är så enkla att du inte behöver arbeta med flera team.

När du har prioriterat implementeringen med rätt team kan du tilldela det pågående arbetet som behöver slutföras av resten av teamet. Det kan förhindra att människor blir överbelastade under implementeringsplanen. När lösningen väl är på plats kan du schemalägga uppföljningar för att se hur lösningen fungerar och korrigera om det behövs.

Verktyg för beslutsfattande för agila Business

I den här e-boken får du lära dig att utrusta anställda för att fatta bättre beslut – så att ditt företag kan växa, anpassa och hantera utmaningar mer effektivt än dina konkurrenter.

Ta del av insikterna

Implementera vanliga problemlösningsstrategier

Det finns några olika sätt att identifiera problem (och lösningar). Här är några strategier som du kan prova, samt vanliga sätt att tillämpa dem:

Trial and error

Problemlösning med försök och misstag kräver vanligtvis inte ett helt team. För att använda försök och misstag som problemlösningsmetod identifierar man orsaken till problemet och testar sedan snabbt möjliga lösningar för att se om något förändras. 

Den här problemlösningsmetoden används ofta av tekniska supportteam för felsökning.

De fem varför-frågorna

5 x varför-metoden hjälper till att hitta grundorsaken till ett problem. Du börjar med att fråga: ”Varför uppstod det här problemet?” Efter att ha svarat på det första varför, fråga igen: ”Varför hände det?” Du gör det här fem gånger tills du kan hitta problemets grundorsak. En mall för de 5 Varför-frågorna kan vägleda processen och göra det lättare att spåra svar och dela resultaten med teamet.

Den här tekniken kan hjälpa dig att gräva djupare och hitta det mänskliga fel som orsakade att något gick fel. Ännu viktigare är att den också hjälper dig och ditt team att utveckla en genomförbar plan för att förhindra att problemet uppstår igen.

Här är ett exempel:

Problem: E-postmarknadsföringskampanjen skickades av misstag till fel målgrupp.

1. ”Varför hände det här?” Eftersom målgruppens namn inte uppdaterades i vår e-postplattform.

2. ”Varför ändrades inte målgruppens namn?” Eftersom målgruppssegmentet inte döptes om efter redigering. 

3. "Varför döptes inte målgruppssegmentet om?" Eftersom alla har ett eget sätt att skapa ett målgruppssegment.

4. "Varför har alla ett eget sätt att skapa ett målgruppssegment?" Eftersom det inte finns någon standardiserad process för att skapa målgruppssegment. 

5. ”Varför finns det ingen standardiserad process för att skapa målgruppssegment?” Eftersom teamet inte hade bestämt sig för ett sätt att standardisera processen introducerade de nya medlemmar. 

I det här exemplet kan vi se några områden som kan optimeras för att förhindra att det här misstaget händer igen. När du arbetar igenom de här frågorna bör du se till att alla som var inblandade i situationen är närvarande så att ni kan skapa nästa steg tillsammans för att undvika samma problem. 

En SWOT-analys

En SWOT-analys kan hjälpa dig att lyfta fram styrkor och svagheter i en specifik lösning. SWOT står för:

• Styrkor: Varför är just den här lösningen en bra lösning på det här problemet? 

• Svagheter: Vilka är de svaga punkterna i den här lösningen? Finns det något du kan göra för att stärka de svagheterna?

• Möjligheter: Vilka andra fördelar kan uppstå genom att implementera den här lösningen?

• Hot: Finns det något med det här beslutet som kan påverka teamet negativt?

När du identifierar specifika lösningar kan du lyfta fram de olika styrkorna, svagheterna, möjligheterna och hoten för varje lösning. 

Den här problemlösningsstrategin är bra att använda när du begränsar svaren och behöver jämföra och kontrastera skillnaderna mellan olika lösningar. 

Ännu mer framgångsrik problemlösning

När du har löst ett svårt problem ska du inte glömma att fira hur långt du har kommit. Det är inte bara viktigt för ditt team av problemlösare att se sitt arbete i praktiken, utan det kan också hjälpa er att bli ett mer effektivt och flexibelt team. Ju fler problem ni tar itu med tillsammans, desto mer kommer ni att uppnå. 

Letar du efter ett verktyg som hjälper ditt team att lösa problem? Spåra projektimplementering med ett arbetshanteringsverktyg som Asana.

Verktyg för beslutsfattande för agila Business

I den här e-boken får du lära dig att utrusta anställda för att fatta bättre beslut – så att ditt företag kan växa, anpassa och hantera utmaningar mer effektivt än dina konkurrenter.

Ta del av insikterna