Använd problemformulering för att lösa teamets ineffektivitet

I dagens komplexa arbetsmiljö kan det vara svårt att samarbeta som ett team för att lösa problem. Som tur är har det aldrig varit enklare att upptäcka ramverk för problem.  

Precis som namnet antyder hjälper problemformulering team att förstå, formulera och ramar in komplexa Business-problem mellan olika avdelningar. Resultatet? Problemformulering hjälper ditt team att lära sig att bättre förstå och lösa problem genom teamwork. 

Vi går igenom vad det är i detalj och hjälper dig att förstå de fyra stegen som utgör problemformulering när du hanterar flera projekt. 

Vad är problemformulering?

Problemformulering är en tänkande metod som används för att förstå, definiera och prioritera svåra Business-hinder och -problem. Enkelt uttryckt är det ett sätt att bättre förstå specifika problem så att man vet hur man löser dem i realtid. 

När det gäller projekt och processer är det vanligt att hinder uppstår. Från nya intressenter som ansluter sig till ändringar i sista minuten kan olösta hinder förvandlas till större problem längre fram. Därför är det viktigt att först och främst utveckla teamets problemlösningsförmåga. 

Verktyg för beslutsfattande för agila Business

I den här e-boken får du lära dig att utrusta anställda för att fatta bättre beslut – så att ditt företag kan växa, anpassa och hantera utmaningar mer effektivt än dina konkurrenter.

Ta del av insikterna

När ska man använda problemformuleringsmetoden?

Problemformulering är användbart när hinder uppstår under ett projekt eller en process. Det här sättet att tänka hjälper dig att lösa problem i realtid så att du kan få teamet på rätt spår igen.

Här är ett par scenarier där du kan använda problemformulering för att lösa problem. 

Scenario 1: Under ett sprintplaneringsmöte uttrycker en teammedlem oro över att inte ha tillräckligt med hjälp för att klara sin deadline. För att minska stressen omformulerar du hur teamet ser på problemet och erbjuder ett annat perspektiv. Det vill säga, i stället för att stressa över brist på resurser, räknar du ut hur du kan omorganisera teamets prioriteringar för att säkerställa att deadliner hålls. 

Scenario 2: Efter en ny projektlansering upptäcker du att konverteringar är lägre än förväntat. Istället för att kalla projektet ett misslyckande omformulerar du sättet du ser på problemet genom att sätta dig in i kundens situation. Efter att ha analyserat webbplatsen inser du att uppmaningen lätt kan missas. Du bestämmer dig för att experimentera med lösningar genom att testa en ny uppmaning.

Även om de här scenarierna är olika visar var och en behovet av att omformulera hur man tänker på ett problem för att hitta nya lösningar. 

Formulera problembeskrivningar

En problembeskrivning är hur ett problem kommuniceras till teammedlemmar. En effektiv problemformulering är utformad på ett sätt som ger sammanhang och relevans så att den är lätt att förstå. Det här är det första steget i processen för problemformulering. Syftet är att introducera problemet för teammedlemmarna för att börja utarbeta potentiella lösningar.

Det finns inte alltid enkla lösningar på komplexa Business-problem. I de här fallen kan det hjälpa att omformulera hur man ser på problemet för att komma fram till en innovativ lösning. Det är här problemformulering kommer in i bilden. Det första steget i livscykeln för problemformulering är att veta hur man kommunicerar ett problem. 

När du muntligt kommunicerar ett problem under ett teammöte ska du alltid inkludera:

• Sammanhang: Problemets business-sammanhang innehåller bakgrundsinformation om när problemet inträffade och i vilket system eller vilken process det inträffade. Till exempel samlas in inkonsekventa data under processens planeringsfas. 

• Problem: Problemet beskriver vad problemet är och varför det är ett problem. Till exempel skapar de inkonsekventa uppgifterna en avvikelse under implementeringsfasen.

• Relevans: Problemets relevans beskriver hur det är relaterat till ett visst system och varför det är viktigt att lösa det. Avvikelsen kräver till exempel att teamet går tillbaka och identifierar var problemet började, vilket orsakar förseningar i deadlines. 

• Mål: Målet anger tidslinjen eller prioriteringen för när lösningen behöver implementeras och målet för lösningen. Till exempel måste teamet lösa problemet före kvartalets slut eftersom det är en högprioriterad fråga.

Genom att inkludera de här fyra komponenterna i problemformuleringen ser du till att varje intressent förstår de grundläggande detaljerna i problemet och den allmänna handlingsplanen. När alla är på samma sida kan ni utföra arbetet och uppnå resultat snabbare och mer effektivt. 

Verktyg för beslutsfattande för agila Business

I den här e-boken får du lära dig att utrusta anställda för att fatta bättre beslut – så att ditt företag kan växa, anpassa och hantera utmaningar mer effektivt än dina konkurrenter.

Ta del av insikterna

De fyra stegen i processen för problemformulering

När det gäller processen för problemformulering finns det fyra viktiga steg att följa när problemformuleringen väl har introducerats. De kan hjälpa dig att bättre förstå och visualisera problemet i förhållande till större Business-behov. 

Att använda ett visuellt hjälpmedel för att titta på ett problem kan ge ditt team en större bild av det problem du försöker lösa. Genom att kontextualisera, prioritera och förstå detaljerna på en djupare nivå kan teamet utveckla en annan synvinkel när de granskar problemet med intressenterna.

Från att definiera problemet till att godkänna lösningen, låt oss fördjupa oss i de fyra stegen i processen för problemformulering. 

1. Definiera problemet

Analysera problemet i samband med det system eller den process det förekommer i. Ställ frågor som: Var finns problemet i systemet? och "Vad är den grundläggande orsaken till problemet?" 

Att definiera kontextuella frågor hjälper till att placera problemet inom dina befintliga processer och identifiera vad som kan orsaka problemet. 

Om du till exempel arbetar med att lansera ett nytt marknadsföringsinitiativ och stöter på ett problem med utvecklingen kan du definiera problemet som en brist på utvecklingsresurser.

2. Prioritera problemet

Därefter prioriterar du problemområdena baserat på andra problem och projektmål. Frågor som: ”Hindrar det här problemet att målen uppfylls?” och "Kommer det här problemet att ta upp nödvändiga resurser?" är bra frågor för att komma igång.

De här frågorna hjälper dig att rangordna problemen efter betydelse så att du kan visualisera det potentiella resultatet av att lösa problemet jämfört med att vänta till ett senare tillfälle. 

3. Förstå problemet

För att förstå problemet bör du samla in information från olika intressenter och avdelningsledare. På så sätt kan du se till att du har ett brett utbud av data.

Ställ frågor och samla in information från så många olika teammedlemmar som möjligt för att få olika perspektiv på problemet. Detta kommer i sin tur att leda till mer innovativa lösningar som gynnar majoriteten av teammedlemmarna.

För att till exempel förstå varför det inte finns tillräckligt med utvecklingsresurser kan det vara bra att be utvecklingschefen att hjälpa till att omprioritera nödvändiga resurser. 

4. Godkänn lösningen

Slutligen är det dags att få lösningen godkänd. Kvalitetssäkra lösningen genom att testa den i ett eller flera interna scenarier. På så sätt kan du vara säker på att den fungerar innan du introducerar den för externa kunder. 

Du kan också behöva få den godkänd av ledarskapet innan den lanseras, men det beror på din unika situation. När lösningen har godkänts kan du analysera hur framgångsrik den är och fortsätta testa nya idéer tills du når det önskade resultatet. 

Tekniker och tips för problemformulering

Eftersom problemformulering är ett sätt att ändra perspektiv för att se olika resultat kan det hjälpa arbetsplatser att utvecklas. Genom att motivera ditt team att använda den här tekniken kan du utveckla allas problemlösningsförmåga. 

Här är några sätt som du kan använda problemformulering för att hitta innovativa lösningar på arbetsplatsen:

• Formulera problem med hjälp av organiserade påståenden: Även om metoden för problemformulering kan användas i nästan alla situationer där det finns ett problem, finns det ett rätt och fel sätt när det gäller att omformulera problem. En problembeskrivning kan skilja sig från situation till situation, men var och en bör följa de grundläggande komponenterna som beskrivs ovan. Detta inkluderar sammanhang, problem, relevans och mål. Allt detta hjälper intressenterna att förstå hur problemet relaterar till det aktuella projektet. 

• Leda effektiva brainstorming-sessioner: Problemformulering kan användas under brainstorming-sessioner för att uppmuntra olika perspektiv och nya insikter. Du kan använda den här brainstormingtekniken genom att be intressenter att rama in sina idéer med hjälp av en whiteboardtavla eller post it-lapp. På så sätt stöds alla idéer av data.

• Rama in problemet med slutet i åtanke: Tekniken att börja med slutet i åtanke innebär att man arbetar bakåt. På så sätt kan du ändra ditt teams tankesätt och uppmuntra målinriktat tänkande. Dessutom kan den här tekniken hjälpa teammedlemmarna att lära sig att prioritera personlig utveckling och strategiskt tänkande. 

Genom att använda problemformuleringsinitiativ på arbetsplatsen kan du säkerställa att alla problem kommuniceras effektivt och att lösningar kommer från en forskningsplats. Båda leder till effektivare problemlösning. 

Använd teamsamarbete för att lösa problem

Att lösa problem är inte ett solojobb. Ju fler teammedlemmar som är involverade, desto mer kreativa blir lösningarna. I en värld av komplexa beslutsfattanden och ständigt föränderliga projekt kan problemformulering vara ett utmärkt sätt att hålla alla på samma sida när det gäller problem som är värda att lösa. 

För att säkerställa att teamet är uppkopplat varje steg på vägen kan du prova en programvara för teamsamarbete. Asana kan hjälpa till med allt från anpassade mål till ökad produktivitet. 

Verktyg för beslutsfattande för agila Business

I den här e-boken får du lära dig att utrusta anställda för att fatta bättre beslut – så att ditt företag kan växa, anpassa och hantera utmaningar mer effektivt än dina konkurrenter.

Ta del av insikterna