16 ledningstekniker för att öka teamengagemanget

Ledarskap handlar om mer än att bara säga åt folk vad de ska göra. Du måste hantera människor, projekt och tid. Det är alla väldigt olika tillvägagångssätt, även om de är sammanflätade, och de kommer att avgöra hur framgångsrikt ditt arbete blir.

Vår forskning visar att 44 % av de anställda skulle känna sig mer motiverade om deras arbete var engagerande och roligt. Men hur kan du skapa en miljö för ditt team som gör att de känner sig så? 

Vi har sammanställt 16 ledningstekniker som hjälper dig att få kontakt med ditt team, skapa en produktiv och trevlig arbetsmiljö och uppnå dina Business-mål. 

En ledares guide till ändringshantering

Lär dig att vara den ledare som ditt team behöver i föränderliga tider. Få tips om när du ska sätta upp nya Business-mål, hur du kommunicerar öppet och hur du håller anställda engagerade.

Ta del av insikterna

1. Skapa en inkluderande miljö

När du anställer personer med olika bakgrunder är det viktigt att alla känner sig trygga och välkomna i teamet. Mångfald kan vara en drivkraft för framsteg, men det kan också vara en grogrund för missförstånd om organisationen inte är inkluderande. 

Kontrollera dina omedvetna fördomar för att undersöka antaganden, övertygelser eller attityder som du kan ha internaliserat. Att vara medveten om sina fördomar är det första steget för att bekämpa dem och öppna sitt sinne för en mer inkluderande och mångfaldig arbetsplats. Det spelar ingen roll vilka slags stereotyper du har – det handlar om hur du hanterar dem.

En chef som förstår hur kulturell mångfald, kön eller kroppsmångfald kan påverka teamet kommer att vara en bättre ledare än någon som försummar att erkänna dessa unika egenskaper. Genom att öva på din emotionella och kulturella intelligens kan du bli en bättre ledare och skapa en stark företagskultur för ditt team.

2. Rekrytera det bästa teamet

Det borde vara en självklarhet, men ju bättre ditt team är, desto mer givande blir det att leda det. Anställ teamkollegor som har kompletterande färdigheter och olika bakgrunder för att främja kreativitet och innovation och i sin tur driva på framsteg. 

Ju mer mångfald du har i rekryteringen, desto mer talang kommer du att locka till dig. Gör det genom att söka kandidater via flera olika rekryteringskanaler och be om interna rekommendationer från anställda på olika nivåer och avdelningar. 

3. Välj rätt ledarskapsstil

Din personlighet och erfarenhet på arbetsplatsen kommer oundvikligen att påverka din ledarstil, men det kan även ditt team! En situationsanpassad ledarstil gör att du kan anpassa sättet du leder och hanterar ditt team efter deras individuella behov, egenskaper och situationer. Beroende på hur mycket stöd och vägledning ditt team behöver kan du använda någon av de fyra typerna av situationsanpassat ledarskap: delegering, stöd, coachning eller vägledning.

Om situationsanpassat ledarskap inte är din grej finns det gott om andra ledarskapsstilar du kan använda som känns autentiska för dig.   

På Asana leder vi med gott exempel. Den här konsekventa och lättillgängliga ledarstilen kan öka teamets engagemang och förtroende. Samtidigt inspirerar du människorna omkring dig och bygger en ansvarsfull kultur.

Som en ledare vet jag att det är mitt ansvar att vara ett föredöme för vår företagskultur.”

Det som är viktigt i slutändan är att du väljer en ledarskapsstil som känns rätt för dig och som säkerställer att ditt team uppnår organisationens mål.

4. Delegera effektivt

Du kan inte göra allt själv – det är fördelen med att leda ett team av begåvade, hårt arbetande och målmedvetna personer. En av de mest effektiva ledningsteknikerna är att delegera arbete. 

Effektiv delegering kan hjälpa dig att maximera teamets produktivitet och samtidigt förebygga utbrändhet. Att delegera arbete är en känslig balansgång. Det handlar om att hitta det snabbaste och bästa sättet att få uppgifter gjorda samtidigt som du hanterar teamets arbetsbelastning. För att vara effektiv när du delegerar bör du tänka på dina teammedlemmar, deras kompetenser och de utmaningar, möjligheter eller pauser de behöver för att göra sitt bästa.

Särskilt förstagångschefer kan ha svårt med den här tekniken eftersom det är svårt att distansera sig från själva arbetet samtidigt som man behåller känslan av att bidra till projektet. Motivera dig själv att delegera genom att överväga hur nya projekt kommer att påverka dina teammedlemmar positivt. 

Om det inte känns naturligt för dig att delegera är det okej! Försök att komma ihåg att ditt jobb är att ge teamet förutsättningar att lyckas genom att tillhandahålla de resurser och den miljö de behöver, inte att göra allt själv.

5. Erkänn hårt arbete, talang och engagemang

Att erkänna och belöna teamets arbete är viktigt för att hålla dem engagerade. Utvärderingar är ett utmärkt sätt att göra det på. Men för att utveckla dina ledarskapsfärdigheter bör du också öva på att visa uppskattning på andra sätt. Tacksamhet får ditt team att känna sig uppskattat. Dessutom har det visat sig att positiv feedback när de gör ett bra jobb minskar de negativa effekterna som stress kan ha på deras prestationer.

När du uppskattar ditt team eller en teammedlems specifika bidrag, berätta det för dem. Hana Ayoub, en New York-baserad coach, berättade för oss att teammedlemmar som internaliserar en styrka som deras chefer har påpekat för dem kan utnyttja dessa naturliga talanger i framtiden.

Alla tjänar på detta. Dessutom gör regelbunden feedback (bra eller dålig) det möjligt för dina teamkollegor att anpassa och förbättra sitt arbete mer effektivt än om de måste vänta på nästa årliga utvärdering.

6. Sätt teamet först

En ledningsteknik som lätt kan förbises är att verkligen bry sig om sitt team bortom deras arbetsinsatser. Ett team som känner att de är mer än bara siffror för dig kommer vanligtvis att vara mer engagerat och samarbetsvilligt på jobbet. 

Ett sätt att visa ditt team att du bryr dig om dem som människor är att lyssna aktivt när de pratar med dig. Istället för att dra förhastade slutsatser eller analysera varje ord de säger, lyssna på vad de säger och lägg dina egna förutfattade meningar eller synpunkter åt sidan. Genom att ställa öppna frågor kan du visa dina teamkollegor att du är uppmärksam.

Denna typ av lyssnande kan vara otroligt användbar när man löser konflikter, underlättar möten eller löser problem. Dessutom kan det faktum att dina teamkollegor får möjlighet att prata om vad de tänker på ge upphov till nya idéer om lösningar. 

När din teamkollega tar upp problemet som behöver lösas ska du reflektera över vad hen säger (”Det du säger är att...”). Det händer ibland att du inser att du redan vet svaret när någon upprepar din problembeskrivning för dig.”

Finslipa din emotionella intelligens för att bli bättre på att känna igen, reglera och förstå dina egna och dina teammedlemmars känslor. Det hjälper dig att kommunicera mer effektivt, lösa konflikter och bygga teamsynergi. 

7. Erbjud möjligheter till yrkesutveckling

Förutom att ge teamet regelbunden feedback är möjligheter till professionell utveckling en annan ledningsteknik som hjälper teamet att växa under ditt ledarskap.

Ta reda på vad som motiverar dina teamkollegor och lyssna aktivt när de pratar med dig om sina långsiktiga mål så att du kan stödja dem på vägen mot att uppnå målen.

Om dina teamkollegor har fastnat eller känner sig överväldigade kan du hjälpa dem att definiera sina yrkesmål. Ibland är det enda de behöver en extern åsikt och en liten knuff för att sätta upp mål som får dem tillbaka på rätt spår.

8. Var öppen för nya idéer

Om du har anställt de bästa personerna till ditt team bör du lita på att de har några av de bästa idéerna. Som chef måste du vara öppen för nya idéer, oavsett om det handlar om att driva projektet framåt, förbättra teamsamarbetet eller åtgärda en brist i affärsplanen. 

Inget bra koncept kommer att förverkligas i en silo.”

Förutom att vara öppen för idéer bör du ge dina teamkollegor möjlighet att dela med sig av dem. Du kan hålla regelbundna brainstormingmöten, skapa en gemensam uppgift för idéer i arbetshanteringssystemet och uppmuntra till ärlig feedback under kaffemöten. Alla dessa är utmärkta möjligheter att inspirera till kreativitet och en kontinuerlig återkopplingsloop som gör ditt team lyckligare.  

9. Var tydlig och konsekvent

Vi har nämnt vikten av konsekvens när vi talar om fördelarna med att föregå med gott exempel, men den här tekniken är så viktig för din framgång som chef att vi ska gå lite djupare här.

Ditt team behöver tydlig och konsekvent ledning så att de kan fokusera på sina uppgifter i stället för att lägga tid på att klargöra om deras tillvägagångssätt är korrekt eller inte. När du uppnår en nivå av konsekvens som ditt team kan lita på, ger du dem klarhet kring syfte, plan och ansvar.

Klarhet och konsekvens kan gälla för hur du schemalägger projekt och möten, ditt sätt att leda samtal, hur du kommunicerar beröm och konstruktiv feedback, hur du sätter förväntningar och hur uppgifter delegeras.

Om du leder ett team som är en del av en större organisation är en av de viktigaste sakerna du kan göra att hjälpa alla i teamet att förstå hur den större organisationen påverkar världen, hur teamet är avgörande för organisationens framgång och hur deras individuella arbete är viktigt för teamets framgång.”

Konsekvens behöver dock inte stå i vägen för innovation. När du gör det rätt kan det göra raka motsatsen! När processerna är effektiviserade kan teamet lägga mindre tid på att jobba om jobb och mer tid på att bidra med kreativa idéer.

10. Hantera tiden klokt

Utmärkt tidshantering är en färdighet som kommer att skilja dig från andra chefer. Att hantera din egen och dina teamkollegors tid på ett bra sätt hjälper dig att hålla koll på projekten utan att du känner dig överarbetad. Det finns oändliga sätt att hantera din tid, men här är några av våra favoritmetoder för tidshantering:

Pomodoro-tekniken

Pomodoro-tekniken är ett sätt att dela upp arbetsdagen i produktiva sessioner och pauser. Tanken är att arbeta i 25 minuter, sedan ta en paus på fem minuter och upprepa den här cykeln fyra gånger. Efter den fjärde sessionen kan du ta en längre paus, vanligtvis 15–30 minuter.

Även om det kan verka som om den här tidshanteringstekniken avbryter ditt flöde, minskar den faktiskt mental trötthet och hjälper till att begränsa distraktioner under fokuserade sessioner.

Exempel: Så här kan du dela upp dina första fyra pomodoro-sessioner för dagen:

• 25 minuter för att svara på e-post, fem minuters kaffepaus

• 25 minuter för kvalitetssäkring av en rapport, fem minuter på sociala medier

• 25 minuter för att avsluta kvalitetskontrollen av rapporten, fem minuter för att sträcka på benen

• 25 minuter för att schemalägga uppgifter

• 30 minuter för att ta ut hunden på promenad

GTD-tekniken

GTD står för Getting Things Done, en teknik som bygger på tron att ju mer information du försöker hålla reda på, desto mindre sannolikt är det att du är produktiv och fokuserar på dina uppgifter. Den här tekniken kan vara extremt användbar om du kämpar med prokrastinering.

GDT fungerar i fem steg: 

1. Fånga upp det arbete du behöver göra

2. Tydliggör detaljer

3. Organisera dina uppgifter

4. Reflektera över dina prioriteringar

5. Få huvuddelen av arbetet gjort 

1-3-5-regeln

Med 1-3-5-metoden kan du prioritera det viktigaste arbetet samtidigt som du får några mindre saker gjorda. När du sammanställer din dagliga att göra-lista skriver du ner nio uppgifter som du vill utföra varje dag men delar upp dem i fem små uppgifter, tre medelstora uppgifter och en stor uppgift. Slutför de stora uppgifterna först och arbeta dig sedan mot de mindre uppgifterna. 

Exempel: Här är några exempel på små, medelstora och stora uppgifter.

• Små uppgifter: Skicka snabba e-postmeddelanden, schemalägga möten, beställa kontorsmaterial, osv.

• Medelstora uppgifter: uppdatera dokumentation, göra kvalitetskontroll av blogginlägg, skicka inköpsförfrågan, osv.

• Stora uppgifter: lansera webbplats, leda kundsamtal, brainstorma, osv.

Gör det nu

Den här tidshanteringsmetoden är ganska enkel: Om en uppgift tar mindre än några minuter bör du göra den direkt. 

Försök att inte låta den här metoden komma i vägen för dina brådskande uppgifter. Tänk på att om det tar lika lång tid att göra en uppgift som att skriva ner den och ställa in en påminnelse är det bättre att bara göra den direkt.

Exempel: Du är mitt uppe i att skriva en rapport och måste kolla din e-post för att hämta lite data när du ser att din chef har skickat en begäran om att dela åtkomst till ett dokument. I stället för att skriva ner den här uppgiften och belasta din hjärna med ännu en liten uppgift som behöver göras senare, klickar du bara på de där knapparna och fortsätter sedan med rapporten. 

Ät grodan

Tidshanteringstekniken "ät grodan" bygger på idén att göra den värsta delen av din dag (t.ex. att äta en groda) först. Genom att planera din dag kring den här strategin kan du ta itu med de största eller viktigaste uppgifterna direkt på morgonen och göra resten av dagen roligare.

Exempel: Ditt schema för dagen ser ganska roligt ut: du har en teamlunch planerad, ett blogginlägg på gång om ett ämne som du föreslog och du får bidra till en asynkron brainstorming-session. Men du måste också uppdatera din kundspårning, vilket är din minst omtyckta uppgift för månaden. Det är din groda. Svälj den tidigt på dagen så att du kan njuta av resten av dagen!

Timeboxing

Timeboxing är en målinriktad teknik för tidshantering där varje uppgift har en tillhörande timebox, det vill säga den tid inom vilken uppgiften ska vara slutförd. 

Exempel: Om du har en stor uppgift, som att skriva en prestationsutvärdering, kan du avsätta två timmar i kalendern för att hjälpa dig att slutföra uppgiften.

Tidsblock

Tidsblock är mycket likt timeboxing men i stället för att tilldela tidsboxar för enskilda uppgifter blockerar du dedikerade perioder i kalendern för grupper av liknande uppgifter. Det kan bidra till att öka fokustiden och möjliggöra djupt arbete.

Exempel: Blockera en halvtimme i din kalender varje måndag, onsdag och fredag mellan 9:30 och 10:00 för att rensa din e-postinkorg.

Paretoprincipen

Enligt Paretoprincipen står 20 % av orsakerna för 80 % av verkan. Om du vill tillämpa den här principen på din tidshantering kan du använda 80/20-regeln. Skriv ner din att göra-lista för dagen och ta reda på vilka av uppgifterna som kommer att ha störst inverkan på ditt team, projekt eller Business den dagen. 

Försök sedan att fokusera på de 20 % av uppgifterna som kommer att resultera i 80 % av dagens inverkan först, innan du tar itu med något annat arbete.

Exempel: Du har två årliga utvärderingar som ska lämnas in nästa vecka, några försäljningsmejl som du har undvikit och fyra försäljnings- och intäktsrapporter som du behöver kvalitetssäkra. Att skriva de årliga utvärderingarna eller skicka försäljningsmejlen är viktiga uppgifter, men att kvalitetssäkra rapporterna först kommer att ha störst inverkan på teamet eftersom det gör det möjligt för dem att fortsätta med sitt arbete.

11. Värdera teamets tid

Tidsplanering kan hjälpa dig att få ditt bästa arbete gjort, men se till att du också värdesätter och uppskattar ditt teams tid. 

Du kan visa att du värdesätter ditt teams tid (och be om detsamma i gengäld) genom att hålla e-postmeddelanden, meddelanden och samtal korta. Uttryck alltid tydligt vad du behöver, när du behöver det och hur du vill att det ska göras. Om du gör det här arbetet på din sida kan personen du ber om hjälp fokusera på den aktuella uppgiften i stället för att försöka dechiffrera vad uppgiften egentligen är.

Ett annat sätt att visa teamet att du värdesätter deras tid är att införa en mötesfri dag varje vecka. På Asana har vi upptäckt att mötesfria onsdagar gör det möjligt för våra teamkollegor att bli riktigt produktiva, eftersom det inte finns några avbrott.

12. Utnyttja teknik och arbetshanteringsverktyg

Oavsett om ditt team träffas varje dag på kontoret eller om ni är utspridda över hela världen, är det viktigt att ha en central referenskälla. 

En programvara för arbetshantering kan hjälpa dig att hålla kontakten med dina teamkollegor, sätta upp mål, schemalägga uppgifter och spåra förloppet. Förutom att spara tid på att jobba om jobb, gör effektiviseringen av alla projekt och kommunikation i ett enda verktyg det lättare för alla att hålla koll på sitt arbete.

Ett arbetshanteringsverktyg är det bästa sättet att centralisera teamets information. Se tydligt vem som gör vad och när, varför det är viktigt och vilka mål arbetet stöder. Verktyg som Asana hjälper ditt team att: 

• Visualisera teamets arbete i en Kanban-tavla, ett Gantt-diagram eller en teamkalender. 

• Spåra förloppet mot personliga mål, teammål och företagsmål med smarta mål, OKR:er och målspårning. 

• Implementera projekthanteringsmetoder såsom agil eller Scrum. 

• Dela förloppsuppdateringar asynkront med uppdateringar av projektstatus som är direkt kopplade till det arbete som har slutförts. 

• Integrera dina favoritverktyg för att undvika att växla mellan olika appar och minska manuellt arbete. 

En ledares guide till ändringshantering

Lär dig att vara den ledare som ditt team behöver i föränderliga tider. Få tips om när du ska sätta upp nya Business-mål, hur du kommunicerar öppet och hur du håller anställda engagerade.

Ta del av insikterna

13. Var proaktiv

Projekthanteringsverktygen och metoderna ovan kan vara oerhört användbara när det gäller att felsöka problem. Men du måste också ha en proaktiv inställning för att projekten ska kunna fortsätta att fungera smidigt. 

Använd resursfördelning för att identifiera och tilldela tillgängliga resurser till teaminitiativ. Det maximerar teamets inverkan och produktivitet. När ett projekt har börjat kan du använda proaktiva riskhanteringsprocesser för att spåra och förutse komplikationer innan de uppstår. 

14. Främja positivitet och balans mellan arbete och privatliv

Kan man inte kombinera arbete och fritid? Vi håller inte med. Ett team som har kul tillsammans kommer också att samarbeta bättre och i sin tur få sitt bästa arbete gjort. Avsätt tid för att skapa teamanda och ge ditt team möjlighet att få kontakt på en mänsklig nivå.

Försök att inte begränsa leken till team-building-evenemang. Du kan skapa små stunder av glädje genom att inleda ett möte med en isbrytare, schemalägga happy hours varannan vecka efter jobbet eller vara värd för en teammiddag för att fira en milstolpe. 

Att få kontakt med ditt team på en mer personlig nivå kommer att skapa starkare band mellan er och göra arbetet roligare och mer givande för alla inblandade. Dessutom tenderar team som har kul på jobbet att känna att de har en hälsosammare balans mellan arbete och privatliv.

Vi vet oftast inte att någon är utbränd förrän det faktiskt har hänt. Men en intuitiv och involverad chef bör kunna upptäcka de tidiga tecknen. Uppmuntra alla chefer att hålla regelbundna individuella möten med rapporter och inte bara prata om business. Använd tiden till att få en känsla för hur individen mår som människa.”

15. Var transparent

Öppenhet är en ledningsteknik som kräver finess. Du vill dela viktig information med ditt team men hitta en balans så att du inte riskerar att dela för mycket information som kommer att stressa dem eller distrahera dem från deras arbete.

Om du är osäker på om du ska dela information med teamet eller inte kan du fråga din chef. I de flesta fall vet de om och hur mycket du får dela. Dessutom kan hen hjälpa dig att hitta det bästa sättet att kommunicera informationen utan att överväldiga teamet eller orsaka onödig stress.

En stor del av att vara transparent och ärlig med teamet är att se till att de vet hur deras individuella arbete bidrar till företagets mål och framgång. Se till att teamet har ett tydligt sätt att koppla sitt dagliga arbete och sina initiativ på projektnivå till företagets mål, så att de kan se hur deras dagliga arbete bidrar till helheten.

16. Kommunicera effektivt

Kommunikation är limmet som håller ihop allt. Du måste kommunicera effektivt för att få projekt slutförda i tid, hålla teammedlemmarna motiverade och se till att intressenter eller kunder är nöjda. Förutom dina personliga kommunikationsfärdigheter är det viktigt att du skapar en kommunikationsplan för ditt team.

I kommunikationsplanen ska du ange vilka kanaler som ska användas för olika typer av kommunikation (t.ex. Slack för snabba uppföljningar eller e-post för extern kommunikation), när man ska kommunicera asynkront eller personligen, vem som har vilken typ av projektroller och hur ofta viktiga detaljer ska kommuniceras. 

Anslut ditt team med ett verktyg

De 16 ledningsteknikerna som delas ovan kan hjälpa dig att bli en bra ledare, men försök att inte pressa dig själv att göra var och en av dem hela tiden. Det är okej om du är naturligt begåvad på vissa ledningstekniker och fortfarande utvecklar andra – du är bara mänsklig! För att lindra en del av den stress du kan uppleva kan du effektivisera dina projekt och din kommunikation i ett pålitligt och flexibelt arbetshanteringsverktyg.

Asanas programvara för arbetshantering gör det möjligt för dig att minimera växling mellan appar och ger dig och teamet möjlighet att fokusera på planering. Dessutom kan samordning av projekten driva din Business framåt.

En ledares guide till ändringshantering

Lär dig att vara den ledare som ditt team behöver i föränderliga tider. Få tips om när du ska sätta upp nya Business-mål, hur du kommunicerar öppet och hur du håller anställda engagerade.

Ta del av insikterna