Arbeta hemifrån: 30 tips för att lyckas

Med ökningen av distansarbete på både deltid och heltid kan du säga adjö till långa pendlingar och kontorsbås. 

Även om möjligheten att arbeta i pyjamas kan vara tilltalande (och bekvämare!), medför distansjobb också en ny uppsättning utmaningar när det gäller tidshantering, kommunikation på arbetsplatsen och samarbete. De som arbetar hemifrån måste justera sina scheman och lära sig nya sätt att lyckas. Samtidigt står chefer inför utmaningen att leda och motivera team på distans samtidigt som de upprätthåller samma nivå av samarbete och arbetskvalitet som tidigare.

Att blomstra under dessa nya omständigheter kan vara utmanande, så vi täcker 30 tips för att arbeta hemifrån för att öka produktiviteten.

Skapa bästa praxis för distanskommunikation

Det kan ta ett tag att vänja sig vid distanssamarbete, men du kan övervinna det här hindret genom att sätta upp tydliga kommunikationsnormer. Så här går det till:

1. Ställ in kommunikationsriktlinjer

För att säkerställa att alla i teamet är samordnade bör du fastställa riktlinjer för frekvens, tidpunkt och kommunikationsmedel. Bestäm också hur kommunikationen mellan avdelningar ska fungera. 

Bestäm vilket kommunikationsmedel som är bäst i en viss situation. Om frågor eller problem till exempel kan behandlas i ett e-postmeddelande eller chattmeddelande behöver du inte boka in ett möte. 

Å andra sidan, om situationen kräver många meddelanden fram och tillbaka i realtid, skulle ett kort samtal vara mer idealiskt. 

2. Formulera avsikter och förväntningar för projekt tidigt

För att ta hänsyn till förseningarna i kommunikationen är det bäst att sätta förväntningar tidigt, särskilt när du arbetar med mycket tvärfunktionella projekt. Var tydlig när du skapar individuella prioriteringar och prioriteringar för teamet. Tillhandahåll detaljerade riktlinjer, mål och datum för projekt. 

Efter att ha fastställt initiala förväntningar och mål bör du var beredd på att ta itu med frågor eller förtydliga saker när de dyker upp. När projekten är igång kan du ge regelbunden feedback för att säkerställa att förväntningarna uppfylls.

Det är också viktigt att vara flexibel och förbereda sig för att flytta datum om det behövs.

3. Överkommunicera när du arbetar i olika tidszoner

Arbete hemifrån kan ge distansanställda flexibiliteten att arbeta var de än befinner sig. När människor arbetar i olika tidszoner förlängs dock svarstiderna. För att undvika att förlora tid mellan utbyten bör du vara så detaljerad som möjligt i dina meddelanden eller e-postmeddelanden. 

Här är några sätt som du kan göra det på:

• Tillhandahåll så mycket information som möjligt i förväg

• Ange projektets deadliner eller när du behöver få svar senast

• Länka till resurser eller relaterade diskussionstrådar 

• Komplettera ditt meddelande med bilder eller skärmbilder 

• Låt teammedlemmarna veta när du kommer att vara borta i förväg

Att lära sig asynkron kommunikation hjälper dig att undvika att förlora tid på projekt och se till att ditt team har allt de behöver för att gå vidare med sitt arbete. 

4. Spela in teammöten

Större teammöten eller företagsomfattande möten är bra tillfällen att få kontakt med andra teammedlemmar och få företagsuppdateringar. Men alla kanske inte kan delta i dessa möten på grund av tidszonsskillnader eller om de är sjuka eller på semester.

För att säkerställa att alla teammedlemmar känner sig inkluderade och har tillgång till samma information kan du spela in och dela dessa virtuella möten med alla. 

Det gäller även utbildningstillfällen eller andra viktiga presentationer. Gör inspelningarna och bildspelen tillgängliga så att teammedlemmarna kan granska och komma igång i sin egen takt.

Skapa sätt för att vara produktiv på startsidan

Bara för att du inte är på kontoret betyder det inte att du inte kan vara produktiv. Prova de här strategierna för att öka ditt fokus när du arbetar på distans:

5. Hitta ditt produktivitetsfönster

Det är bra att ta bort högprioriterade uppgifter på morgonen, men att arbeta hemifrån ger dig friheten att göra ditt viktigaste arbete när du är som mest produktiv. 

Är du en morgonmänniska som älskar att klara av uppgifterna före lunch? Får du din energi sent på dagen och till och med långt in på natten? Så länge du får tillräckligt med sömn och avsätter tid för dig själv kan du schemalägga ditt högprioriterade arbete under dina bästa produktivitetsfönster. Sedan kan du göra arbete med lägre prioritet när du vill. 

Ta reda på när dina högsta produktionstimmar är och schemalägg den tiden för att utföra oavbrutet arbete. Om det är utanför ordinarie arbetstid kan du prata med din chef om att skapa ett schema som passar dig. 

6. Kombinera din att göra-lista med tidsblock

Det är lätt att komma ur fas eller skjuta upp saker när du arbetar bekvämt hemma, så det kan vara bra att använda strategier för tidshantering eller uppgiftshantering. Du kan till exempel använda programvara för att göra-listor och tidsblock för att schemalägga uppgifter i prioritetsordning.

Att visualisera dina uppgifter kan hjälpa dig att hålla dig i fas och få saker gjorda i tid. Om du börjar dagen med en tydlig idé om vad du vill uppnå hjälper det dig att fokusera på att slutföra en uppgift i taget och förhindra multitasking. 

7. Begränsa distraktioner

När ditt personliga liv och ditt arbetsliv flätas samman hemma är externa avbrott under arbetstid oundvikliga – förståeligt nog. Med det sagt kan du också vidta åtgärder för att begränsa distraktioner så mycket som möjligt.

Här är några saker du kan göra för att minska distraktioner när du arbetar:

• Om du inte behöver din telefon kan du ställa in den i tyst läge eller flygplansläge

• Inaktivera appaviseringar under angiven fokustid

• Bär brusreducerande hörlurar för att blockera störande ljud 

8. Håll hårt på din fokustid

Även när man arbetar hemifrån är det nödvändigt att stänga av medarbetare ibland. Om du behöver engagera dig i ett projekt ett tag kan du stänga av chatt- och e-postaviseringar så att du kan koncentrera dig ordentligt.

Dra nytta av statusuppdateringar i chatten och låt ditt team veta när du är i fokusläge. Se till att du schemalägger din fokustid på samma sätt som ett möte.

9. Ta itu med högprioriterade uppgifter på morgonen

Som Mark Twain sa: ”Om ditt jobb är att äta en groda, är det bäst att göra det direkt på morgonen.”

När det här citatet tillämpas på uppgiftsprioritering är det ett bra råd. Genom att ”äta din groda” – eller ta itu med den största eller viktigaste uppgiften – på morgonen kommer du att känna dig mer fulländad och mindre stressad resten av dagen när du går vidare till mindre krävande eller tidskänsliga uppgifter. 

Du kommer sannolikt att kunna rikta mer av din odelade uppmärksamhet mot en uppgift direkt på morgonen, eftersom det kommer att finnas fler distraktioner senare när andra uppgifter och aviseringar börjar komma in.

Optimera ditt utrymme och ditt liv

När du övergår till att arbeta hemifrån är det viktigt att skapa ett utrymme och en rutin som kommer att stödja din produktivitet. Prova dessa tekniker för att optimera din arbetsmiljö och schema:

10. Skapa en morgonrutin

Med övergången till distansarbete kan ditt schema ha försvunnit, så att komma tillbaka till en daglig morgonrutin kan hjälpa dig att känna dig redo att börja din arbetsdag. 

Fastställ din egen ”pendling” för att underlätta din arbetsdag. Du kan till exempel klä dig som om du skulle till jobbet, duscha och göra en kopp kaffe. Om man är medveten om att ”gå till jobbet” är det också mer sannolikt att man är produktiv. 

På samma sätt kan du också skapa en rutin för att avsluta din arbetsdag och koppla av. Du kan till exempel granska vad du avslutade för dagen, byta kläder och ta dig tid att meditera eller rensa tankarna.

11. Håll dig till ett schema

Distansarbete, hybridjobb och andra möjligheter i hemmet kan medföra fördelarna med flexibla arbetstider och bekvämlighet, men kom ihåg att det kan ta längre tid att få saker gjorda om det finns ständiga störningar i ditt arbetsflöde. 

Du behöver inte arbeta strikta 9–5-dagar, men du bör ange arbetstider och hålla dig till dem när det är möjligt för att upprätthålla ett kontinuerligt arbetsflöde. 

Glöm inte att schemalägga raster så att du har tid att ladda om. Att ta regelbundna pauser låter din hjärna slappna av och fokusera om, vilket hjälper dig att förbli produktiv hela dagen.

Det kan också vara lätt att tappa bort tiden när du arbetar online, så att använda en programvara för tidsspårning kan hjälpa dig att följa ditt schema. 

12. Definiera en separat fysisk arbetsyta

Det kan vara frestande att arbeta från sängen eller köket, men din produktivitet kan bli lidande eftersom det finns distraktioner runt omkring dig. Det är bättre att skilja på ditt hemliv och din arbetsmiljö så att det finns tydliga gränser. 

Om du inte har ett separat rum att använda som kontor kan du skapa en del av vilket rum som helst som din arbetsyta. Investera i ett bra skrivbord och stol så att du kan arbeta bekvämt och fokusera. 

Att ha en utsedd arbetsyta kan få dig på rätt humör för arbete och signalera till andra medlemmar i ditt hushåll att du är på jobbet. 

13. Skapa det perfekta kontoret

Att arbeta hemifrån ger dig möjlighet att skapa dina drömmars kontor. Du kan få det stående skrivbordet du alltid har velat ha eller äntligen spela din arbetsmusik högt utan att störa andra. 

Att vara arkitekten för ditt eget kontor gör att du kan skapa ett utrymme där du kommer att vara lycklig och därför mer produktiv. Det viktigaste är att skapa ett kontor där du är bekväm och fokuserad. Begränsa distraktionerna runt omkring dig, men utforma också ett utrymme du inte kommer att frukta att gå till varje dag. 

14. Rensa ditt arbetsutrymme

Det kan vara svårt att fokusera på arbetet när ditt skrivbord är stökigt. Forskning har visat att oreda kan få oss att känna oss mer stressade och oroliga. 

För att undvika detta bör du ta dig tid att komma på ett system för att organisera din arbetsyta hemma. En städad arbetsyta sparar tid när du städar och hittar saker du behöver.

Här är några sätt som du kan hålla dig organiserad:

• Utveckla ett digitalt eller fysiskt arkiveringssystem för organisationen

• Organisera webbläsarens verktygsfält med bokmärken och ofta använda funktioner

• Städa skrivbordet på rasterna

När allt kommer omkring kan du lämna skrivbordet så som du vill att det ska se ut nästa dag. 

15. Kommunicera förväntningar till din familj

För att allt ska fungera smidigt både på jobbet och hemma är det viktigt att sätta förväntningar för din familj. 

Låt dem veta ditt arbetsschema och hur de kan nå dig medan du arbetar. 

Om du är förälder och delar vårdnaden kan du samordna dina scheman i enlighet med detta. Du kan till exempel dela upp dagen i skift, alternerande arbete och fokusera på barnomsorgen.  

Det är en bra idé att sätta förväntningar för din familj om hur de ska få din uppmärksamhet under arbetstid. Om din dörr till exempel är stängd innebär det att hen ska skjuta in en lapp under dörren istället för att knacka. 

Att kommunicera detta kommer att bidra till att förebygga konflikter i hemmet och förhoppningsvis skapa tydliga förväntningar på arbetet. 

16. Anpassa dina färdigheter till en hemarbetsroll

Om ditt nuvarande jobb inte låter dig arbeta hemifrån kan du överväga att utforska några roller som låter dig stanna i din pyjamas. Det finns ett antal sätt att arbeta hemifrån, så leta efter en position som matchar dina färdigheter. Här är några vanliga jobb att göra hemifrån: 

• Bloggare: Att blogga är ett av de mest populära och billiga arbetena hemifrån och erbjuder verkligen friheten att arbeta när och var du vill. Du måste dock ha tålamod, eftersom det kan ta ett tag att bygga upp en publik och få in intäkter. 

• Onlinepedagog: Onlineutbildning är ett alternativ för lärare som föredrar att arbeta i ett virtuellt klassrum. Detta yrke sträcker sig från handledare till lärare i grund- och gymnasieskolan och vuxenutbildning. 

• Virtuell assistent: Virtuella assistenter hanterar administrativa uppgifter, t.ex. schemaläggning av möten och bokning av flyg. Virtuella assistenter arbetar till stor del bakom kulisserna och kan utföra sina uppgifter från bekvämligheten av sina hem. 

• Transkriberare: Transkriberare transkriberar röstinspelningar till skrift. Detta jobb kräver utbildning och certifiering, eftersom det kräver precision och tålamod. 

• Korrekturläsare: Att vara korrekturläsare kräver fokus och precision. Korrekturläsare är experter på att förfina skriftligt arbete så att det flyter bra, talar till rätt publik och är fritt från grammatiska fel. 

• Webbplatstestare: Webbtestare mäter en webbplats prestanda och användarupplevelse. Om du har ett öga för bra webbdesign och en bakgrund inom datavetenskap är du troligen en bra webbtestare. 

• Bokhållare: Bokhållare hanterar finansiella dokument och erbjuder rekommendationer om utgiftstrender. Du behöver ingen examen eller certifiering för att bli bokhållare, eftersom de flesta får erfarenhet och utbildning på jobbet. 

Stöd ditt distansteam

Även om du inte kan se dina teamkollegor personligen kan du fortfarande få kontakt med dem virtuellt. Här är några sätt att hålla kontakten med ditt team och se till att de känner sig stöttade:

17. Erkänn teamets framgångar

Det är viktigt att uppmärksamma och fira teammedlemmarnas insatser så att de känner sig uppskattade och motiverade. Oavsett om det är via ett e-postmeddelande eller en offentlig gratulation på chatten eller under ett möte, bör du hitta sätt att visa din uppskattning och ditt stöd.

Den här typen av erkännande är också ett sätt att skapa positiva beteenden och prestationer för andra teammedlemmar att ta efter.

18. Gör det möjligt för teamengagemang

Att arbeta på distans kan bli ensamt eftersom det kan vara svårare att få kontakt med andra teammedlemmar. Men det behöver inte vara så. Skapa möjligheter till social interaktion för att hålla ditt team engagerat. 

Här är några sätt som du kan engagera teamet på:

• Utför virtuella aktiviteter för att bygga upp team

• Planera tider för social interaktion

• Dela några teammotiverande citat

• Få kontakt via virtuella luncher eller kaffepauser

De här aktiviteterna hjälper inte bara teammedlemmarna att känna sig sammankopplade utan är också bra sätt att stärka banden inom teamet, vilket förbättrar sammanhållningen och samarbetet.  

Konfigurera dina verktyg för distanssamarbete

När du arbetar på distans kommer antalet e-postmeddelanden du skickar och får sannolikt att öka, så du måste se till att du kan komma åt din jobb-e-post hemifrån. 

Förutom e-postmeddelanden använder varje team olika verktyg för att samarbeta. Teamet bör bestämma vilka verktyg som ska användas för meddelanden och videokonferenser samt hålla reda på projekten. 

Kom överens om de verktyg för distanssamarbete som teamet behöver och kontrollera att alla dina inloggningsuppgifter fungerar i förväg. Se till att du har ett stabilt wifi så att du inte riskerar att förlora ditt arbete eller avbryta möten.

20. Implementera ett verktyg för teamsamarbete

Att hantera distansteam kräver stor flexibilitet när det gäller schemaläggning. Du kan behöva lära dig att använda en ny uppsättning verktyg, omfamna asynkron kommunikation och vara kreativ med problemlösning. 

Det är också fördelaktigt att skapa en centraliserad projekthanteringsplattform där du kan planera och spåra teamets projekt och uppgifter. Du kan göra det genom att skapa kalkylark, skapa delade mappar för varje projekt eller använda en programvara för projekthantering för att automatisera processer. 

Med ett robust projekthanteringssystem kan teammedlemmarna hitta den information de behöver och skicka in leveranser på ett ställe, vilket minskar antalet extra e-postmeddelanden och möten.

21. Schemalägg regelbundna uppföljningar

Kommunikation är nyckeln när det gäller samarbete, och ännu viktigare när man arbetar i distansteam. 

För att upprätthålla kommunikationen kan du schemalägga regelbundna möten med dina närmaste, oavsett om det är varje dag, varje vecka eller varannan dag. Under dessa uppföljningar kommer teammedlemmarna att kunna ta itu med saker som är svåra att förmedla via e-post eller chatt. Du kan också få mer detaljerade uppdateringar om hur det går för dina teamkollegor. 

Här är några samtalsämnen som du kanske vill ta med i mötesagendan:

• Få uppdateringar om aktuella projekt

• Ge feedback på tidigare eller aktuella projekt

• Kontrollera teamkollegans övergripande välbefinnande

• Diskutera kommande projekt 

• Tillhandahålla ytterligare resurser eller utbildning

Dessa kan bidra till att skapa ett mer produktivt och engagerande möte. 

Prioritera din mentala hälsa

Distansarbete kan innebära utmaningar för vår mentala hälsa – som oklara gränser och en känsla av isolering. Här är några strategier för att vårda ditt mentala och fysiska välbefinnande när du arbetar hemifrån:

22. Nå ut till andra teammedlemmar

Isoleringen som kan uppstå vid distansarbete kan påverka vår mentala hälsa. Att ha ett nätverk av människor som du kan nå ut till kan vara oerhört fördelaktigt.

Hitta en arbetskompis som du kan få kontakt med och nå ut till för att dela utmaningar och framgångar, arbetsrelaterade eller icke-arbetsrelaterade. På så sätt kan ni också fortsätta att skapa arbetsrelationer även när ni inte kan träffa varandra personligen. 

Ta dessutom upp eventuella problem med din chef. Hen kommer att kunna justera din arbetsbelastning eller tillhandahålla resurser för mental hälsovård efter behov. 

Om du behöver omorganisera dina arbetstider eller har frågor om sjukdagar för psykisk hälsa kan du kontakta ditt HR-team för support. 

23. Planera en tid för dig själv

Att skapa en strukturerad rutin är viktigt för att balansera arbete och fritidsintressen. Hur detaljerad planen ska vara är upp till dig, men i allmänhet kan det vara bra att skapa ett ungefärligt schema för dagliga uppgifter för att hålla dig ansvarig. 

Det är särskilt viktigt att ta dig tid för de saker du älskar. Det kan vara lätt att göra arbetet till din första prioritet, men att ge dig tid för dig själv kan minska sannolikheten för utbrändhet i det långa loppet. 

Ditt personliga schema kan innehålla uppgifter som:

• Ta en promenad på 15 minuter

• Läs ett kapitel i en bok

• Ring en vän eller familjemedlem

Det är en bra känsla när du får stryka dessa aktiviteter från listan i slutet av dagen, och det kan hjälpa till att hålla passionen för arbetet vid liv nästa dag. 

24. Öva på tacksamhet

Utan personligt samarbete är det lätt att känna att det arbete du utför är mindre personligt och därför mindre viktigt. 

Låt dina kollegor veta att de gör ett bra jobb när du granskar arbete eller samarbetar i ett projekt. Ett enkelt beröm eller ett kort meddelande som firar någons framsteg kan räcka långt. 

Ha tålamod med dig själv och andra

Detta tips gäller både arbetande föräldrar och de som inte har barn. Oavsett om du har distraktioner omkring dig eller bara distraherar dig själv är tålamod nyckeln. 

Du kan bara rikta din uppmärksamhet till ett begränsat antal saker på en gång, så ibland kan du behöva lätta på reglerna. Det är till exempel okej att tillåta dig själv att ta stegvisa raster. Se bara till att inte arbetsresultatet blir lidande.

Att balansera arbete, egenvård och relationer med andra kan vara jobbigt. Att planera i förväg är oerhört användbart, men trots det kan oväntade saker alltid dyka upp. Meddela ditt team när det händer och utarbeta en reservplan. 

Ha framför allt tålamod med dig själv. Acceptera det faktum att vissa dagar kommer att vara bättre än andra, eftersom alla behöver tid att anpassa sig.

26. Upprätthåll ett konsekvent sömnschema

Eftersom arbetstiderna blir mer flexibla kan det vara frestande att stanna uppe senare för att titta på Netflix eller sova länge på morgnarna. Att störa din dygnsrytm kan dock ge dig varierande energinivåer eller trötthet under hela dagen.

Det rekommenderas att vuxna får sju eller fler timmars sömn varje natt. Håll dig till den tumregeln så att du kan känna dig som bäst på jobbet och maximera din koncentration.

27. Ställ in arbetsgränser

När gränserna mellan hem och arbetsliv suddas ut kan det kännas svårare att skilja de två åt. Faktum är att 71 % av alla arbetstagare upplevde utbrändhet under 2020. Dessutom uppger 87 % av de anställda att de arbetar nästan två timmar senare varje dag.

För att förhindra utbrändhet och uppnå en korrekt balans mellan arbete och privatliv är det viktigt att sätta tydliga gränser – att skapa ett schema är ett bra sätt. Definiera dina arbetstider och när folk kan kontakta dig. 

När du är klar med din arbetsdag kan du lämna allt arbetsrelaterat till nästa dag – även de e-postmeddelanden som kommer in efter jobbet. Ta dig tid att fokusera på dig själv, dina hobbyer och dina relationer. 

28. Ta pauser från skärmarna

Att stirra på en skärm i timmar i sträck och bearbeta stora mängder information kan vara fysiskt och mentalt utmattande. 

När du har en längre paus, gå bort från skärmen så att dina ögon och din hjärna får vila.

Här är några sätt som du kan göra det på:

• Skär ner på sociala medier

• Gå på promenader på rasterna

• Stäng av jobbaviseringar till nästa arbetsdag 

• Lägg undan din arbetsutrustning efter jobbet

Ett miljöombyte kan också hjälpa dig att få din kreativitet att flöda. 

29. Prioritera träning

Att arbeta hemifrån gör att du kan tillbringa mer tid på soffan, men det är viktigt att införa regelbunden motion i ditt schema. 

Oavsett om det är en löprunda före jobbet eller en promenad under lunchrasten, får träning dina endorfiner att flöda och håller din hjärna skarp hela dagen. Prova att börja din dag med ett träningspass eller yoga mitt på dagen. Se om dessa ändringar påverkar din produktivitet. 

30. Ta ledigt

Bara för att du inte går in på ett kontor varje dag betyder det inte att du inte förtjänar ledighet. 

Ledighet är viktigare nu än någonsin. Med lösare arbetstider och färre gränser är det viktigt att du schemalägger ledighet och tar ledigt för mentala hälsodagar. Om du tar en dag för mental hälsa, försök att hålla dig aktiv. Du kan göra aktiviteter som:

• Motion 

• Läsa och skriva

• Meditation 

• Komma ikapp med uppgifter i hemmet 

• Ringa en familjemedlem eller vän 

• Göra en av dina favorithobbyer 

Se till att ditt team prioriterar ledighet och dagar för mental hälsa, även i en tid präglad av distansarbete. 

Öka produktiviteten hemma

Det tar ett tag att vänja sig vid att balansera hem- och arbetsliv, oavsett om du arbetar på ett nystartat företag eller ett stort företag. Var flexibel och kommunicera dina behov med ditt team under tiden.