16 методов управления для повышения вовлеченности команды

Управление — это нечто большее, чем просто указание людям, что делать. Вы должны управлять людьми, проектами и временем. Все эти подходы очень разные, но взаимосвязаны и определяют общий успех вашей работы.

Наше исследование показывает, что 44% работников чувствовали бы себя более мотивированными, если бы их работа была увлекательной и приятной. Но как создать среду, в которой команда будет чувствовать себя именно так? 

Мы собрали 16 методов управления, которые помогут вам наладить связь с командой, создать продуктивную и приятную рабочую среду и достичь бизнес-целей. 

Руководство по менеджменту изменений для руководителей

Узнайте, как стать лидером, в котором нуждается ваша команда во время перемен. Узнайте, когда ставить новые цели, как поддерживать прозрачность коммуникации и вовлечённость работников.

Получайте аналитическую информацию

1. Создайте инклюзивную среду

Когда вы нанимаете людей с разным опытом, важно, чтобы все чувствовали себя в вашей команде в безопасности и комфорте. Хотя разнообразие может способствовать прогрессу, оно также может стать питательной средой для недопонимания, если ваша организация не является инклюзивной. 

Проверьте свои неосознанные предубеждения, чтобы выявить предположения, убеждения или взгляды, которые вы могли усвоить. Осознание своих предубеждений — это первый шаг к борьбе с ними и открытости для более инклюзивного и разнообразного рабочего места. Неважно, какие стереотипы вы усвоили, важно то, как вы подходите к смягчению их последствий.

Менеджер, который понимает, как культурное, гендерное или физическое разнообразие может повлиять на его команду, будет лучшим лидером, чем тот, кто пренебрегает этими уникальными чертами. Практикуя свой эмоциональный и культурный интеллект, вы можете стать лучшим лидером и создать сильную организационную культуру для своей команды.

2. Соберите лучшую команду

Это должно быть само собой разумеющимся, но чем лучше ваша команда, тем приятнее управлять ею. Нанимайте участников команды с разными навыками и опытом, чтобы стимулировать творчество и инновации, а также прогресс. 

Чем разнообразнее ваш подход к найму, тем больше талантов вы привлечёте. Для этого ищите кандидатов по разным каналам и запрашивайте внутренние рекомендации у работников всех уровней и отделов. 

3. Выберите правильный стиль руководства

Ваши личные качества и опыт на рабочем месте неизбежно повлияют на ваш стиль руководства, но и ваша команда тоже! Ситуационный стиль руководства позволяет адаптировать методы управления командой к её индивидуальным потребностям, особенностям и ситуациям. В зависимости от того, насколько ваша команда нуждается в поддержке и руководстве, можно применить любой из четырёх типов ситуационного руководства: делегирование, поддержка, коучинг или управление.

Если ситуационное руководство вам не подходит, существует множество других стилей руководства, которые вы можете применить, если они кажутся вам подходящими.   

В Asana мы подаём пример. Этот последовательный и доступный стиль руководства может повысить вовлеченность и доверие команды. В то же время, подавая пример, вы вдохновляете окружающих и формируете культуру ответственности.

Как лидер я знаю, что моя задача — задать тон для нашей корпоративной культуры.”

В конечном итоге важно то, что вы выбираете стиль руководства, который подходит вам и обеспечивает достижение командой целей вашей организации.

4. Эффективно делегируйте

Вы не можете делать всё в одиночку — в этом и заключается преимущество управления командой талантливых, трудолюбивых и целеустремлённых людей. Один из самых эффективных и результативных методов управления — делегирование работы. 

Эффективное делегирование поможет вам повысить продуктивность команды и предотвратить выгорание. Делегирование работы — это тонкий баланс. Речь идет о поиске самого быстрого и лучшего способа выполнения задач при одновременном управлении загрузкой команды. Чтобы эффективно делегировать задачи, подумайте о членах своей команды, их навыках, а также о проблемах, возможностях или перерывах, которые им нужны для максимально эффективной работы.

Особенно сложно с этим методом могут столкнуться менеджеры-новички, поскольку им трудно дистанцироваться от работы, сохраняя при этом ощущение вклада в проект. Мотивируйте себя делегировать задачи, думая о том, как новые проекты положительно повлияют на участников вашей команды. 

Если делегирование не дается вам естественным образом, это нормально! Помните, что ваша задача — настроить команду на успех, предоставив ей необходимые ресурсы и условия, а не делать всё самостоятельно.

5. Отмечайте усердную работу, талант и вовлеченность

Признание и вознаграждение работы команды важны для поддержания её вовлечённости. Отличный способ сделать это — аттестация. Но для развития управленческих навыков важно практиковать и другие способы признания заслуг. В конце концов, благодарность помогает команде чувствовать себя ценной. Кроме того, исследования показывают, что положительные отзывы о хорошо выполненной работе снижают негативное влияние стресса на производительность.

Всякий раз, когда вы цените конкретный вклад команды или её участника, говорите им об этом. Хана Аюб, коуч из Нью-Йорка, рассказала нам, что члены команды, которые усваивают сильные стороны, на которые им указали их руководители, могут использовать эти природные таланты в будущем.

Это беспроигрышный вариант для всех. Кроме того, регулярная обратная связь (хорошая или плохая) позволяет участникам команды адаптироваться и улучшать свою работу более эффективно, чем если бы им приходилось ждать следующего ежегодного отчёта.

6. Поставьте команду на первое место

Метод управления, который легко упустить из виду, заключается в том, чтобы искренне заботиться о своей команде, а не только о её вкладе в работу. Если команда чувствует, что для вас она больше, чем просто цифры, она обычно более вовлечена и сотрудничает в работе. 

Один из способов показать команде, что вы заботитесь о них как о людях, — активно слушать, когда они разговаривают с вами. Вместо того чтобы делать поспешные выводы или анализировать каждое слово, внимательно слушайте, что говорят сотрудники, и отложите в сторону свои предубеждения или точки зрения. Задавая открытые вопросы, вы показываете участникам команды, что внимательно слушаете.

Этот навык слушания может быть невероятно полезен при разрешении конфликтов, проведении совещаний или решении проблем. Кроме того, предоставление участникам команды возможности просто поговорить о том, что у них на уме, может легко привести к новым идеям для решений. 

Когда участник команды рассказывает о проблеме, которую ему нужно решить, повторите то, что он говорит («Насколько я понимаю, вы говорите, что…»). Иногда, просто услышав проблему, человек понимает, что уже знает ответ.”

Оттачивайте свой эмоциональный интеллект, чтобы лучше распознавать, регулировать и понимать свои эмоции и эмоции участников команды. Это поможет вам более эффективно общаться, решать конфликты и создавать синергию в команде. 

7. Предоставляйте возможности для профессионального развития

Помимо регулярной обратной связи, предоставление сотрудникам возможностей для профессионального развития — ещё один метод управления, который поможет вашей команде расти под вашим руководством.

Узнайте, что мотивирует участников команды, и активно слушайте, когда они говорят о своих долгосрочных целях, чтобы вы могли поддержать их на пути к достижению этих целей.

Если участники команды зашли в тупик или чувствуют себя подавленными, помогите им определиться с профессиональными целями. Иногда всё, что им нужно, это мнение со стороны и небольшой толчок, чтобы поставить цели, которые вернут их в нуж��ое русло.

8. Будьте открыты для новых идей

Если вы наняли лучших людей в свою команду, вы должны доверять им, чтобы они могли предложить лучшие идеи. Как руководитель, вы должны быть открыты для новых идей, будь то идеи о том, как продвигать проект, улучшать командную работу или исправлять недостатки в бизнес-плане. 

Ни одна отличная концепция не будет реализована в рамках разрозненных подразделений.”

Помимо открытости к идеям, вы должны дать участникам команды возможность поделиться ими. Вы можете проводить регулярные сеансы мозгового штурма, создать общую задачу для сбора идей в системе управления работой и поощрять честную обратную связь во время встреч за кофе. Все это — отличные возможности для вдохновения на творчество и непрерывной обратной связи, которая делает вашу команду счастливее.  

9. Будьте последовательны и чётко определяйте задачи

Мы уже упоминали о важности последовательности, когда говорили о преимуществах руководства собственным примером, но эта техника настолько важна для вашего успеха как руководителя, что мы поговорим о ней подробнее.

Вашей команде нужно чёткое и последовательное управление, чтобы сосредоточиться на текущих задачах, а не тратить время на выяснение, правильно ли они всё делают. Когда вы достигаете уровня последовательности, на который может положиться ваша команда, вы обеспечиваете ей ясность цели, плана и ответственности.

Ясность и последовательность могут применяться к тому, как вы планируете проекты и встречи, как вы ведете звонки, как вы выражаете похвалу и конструктивную обратную связь, как вы устанавливаете ожидания и как делегируете задачи.

Если вы возглавляете группу в составе более крупной организации, самое важное, что вы можете сделать, — это помочь всем участникам коллектива понять, как эта организация влияет на мир, насколько именно ваша группа важна для успеха организации и насколько их работа важна для успеха коллектива.”

Однако последовательность не должна мешать инновациям — при правильном подходе она может привести к совершенно противоположному результату! Когда процессы оптимизированы, команда тратит меньше времени на работу по организации работы и больше времени на творческие идеи.

10. Разумно управляйте временем

Умение управлять временем — это навык, который выделит вас среди других руководителей. Управление своим временем и временем участников команды поможет вам контролировать проекты, не чувствуя себя перегруженным. Существует бесконечное множество способов управлять временем, но вот некоторые из наших любимых методов:

Метод помидора

Метод помидора — это способ разбить рабочий день на продуктивные сессии и перерывы. Идея состоит в том, чтобы работать в течение 25 минут, затем сделать пятиминутный перерыв и повторить этот цикл четыре раза. После четвёртого интервала можно сделать перерыв подольше, обычно от 15 до 30 минут.

Может показаться, что эта техника управления временем прерывает ваш поток, но на самом деле она снижает умственную усталость и помогает ограничить отвлекающие факторы во время сеансов концентрации.

Пример. Вот как можно разбить первые четыре сеанса в течение дня:

• 25 минут на ответы на электронные письма, пять минут на кофе-брейк

• 25 минут на проверку отчёта, 5 минут на социальные сети

• 25 минут на завершение проверки отчёта, пять минут на растяжку

• 25 минут на планирование задач

• 30 минут на прогулку с собакой

Метод GTD

GTD расшифровывается как Getting Things Done (букв. «приведение дел в порядок»). В основе метода лежит утверждение о том, что чем больше информации нам приходится контролировать, тем ниже наша продуктивность и способность сосредотачиваться на задачах. Этот метод может быть чрезвычайно полезен, если вы боретесь с прокрастинацией.

Метод GTD состоит из пяти этапов: 

1. Запишите работу, которую вам нужно выполнить

2. Проясните детали

3. Организуйте свои задачи

4. Подумайте о своих приоритетах

5. Выполнение основной части работы 

Правило 1-3-5

Метод 1-3-5 позволяет отдавать приоритет самой важной работе, одновременно выполняя и менее значимые задачи. Составляя ежедневный список задач, запишите девять задач, которые вы хотели бы выполнять каждый день, но разделите их на пять небольших задач, три средних задачи и одну большую задачу. Сначала завершите большую задачу, а затем переходите к более мелким. 

Пример: вот несколько примеров небольших, средних и больших задач.

• Малые задачи: отправка коротких электронных писем, планирование встреч, заказ канцелярских принадлежностей и т. д.

• Средние задачи: обновление документации, публикация в блоге по обеспечению качества, отправка запроса на закупку и т. д.

• Большие задачи: запустить сайт, провести звонок клиенту, провести мозговой штурм и т. д.

Сделать сейчас

Этот метод управления временем довольно прост: если на выполнение задачи уйдёт меньше нескольких минут, выполните её сейчас. 

Старайтесь не допускать, чтобы этот метод мешал выполнению срочных задач. Помните, что если выполнение задачи занимает столько же времени, сколько её запись и установка напоминания, лучше сразу с ней разобраться.

Пример: вы пишете отчёт и вам нужно проверить почту, чтобы найти нужные данные. Вы видите, что руководитель отправил вам запрос на доступ к документу. Вместо того чтобы записывать эту задачу и забивать голову ещё одним небольшим заданием, которое нужно выполнить позже, просто нажмите несколько кнопок и вернитесь к отчёту. 

Лягушка на завтрак

Этот метод управления временем основан на идее выполнения самой неприятной задачи в начале дня (например, съесть лягушку). Планирование дня в соответствии с этой стратегией позволит вам справиться с самыми большими или важными задачами с утра и сделать остаток дня более приятным.

Пример. Ваш график на день выглядит довольно весело: запланирован обед с командой, вы пишете запись в блог на предложенную вами тему и участвуете в асинхронном мозговом штурме. Но вам также нужно обновить трекер клиентов, что является вашей наименее любимой задачей месяца. Это и есть ваша лягушка. Съешьте её в начале дня, чтобы насладиться остальной его частью!

Таймбоксинг

Таймбоксинг — это ориентированная на достижение целей стратегия управления временем, при которой каждой задаче назначается определённый период времени, в течение которого она должна быть завершена. 

Пример: если у вас есть большая задача, например написание отчёта об эффективности, вы можете выделить в календаре два часовых таймбокса, чтобы помочь себе выполнить её.

Блокирование времени

Принцип блокирования времени похож на стратегию таймбоксинга, но вместо планирования конкретного времени под каждую отдельную задачу применяется блокировка определённых периодов в своём календаре, отведённых на выполнение той или иной работы. Это помогает повысить концентрацию и погрузиться в работу.

Пример: заблокируйте в Календаре полчаса каждый понедельник, среду и пятницу с 9:30 до 10:00, чтобы довести количество непрочитанных писем до нуля.

Принцип Парето

Закон Парето гласит, что 20% усилий дают 80% результата. Если вы хотите применить этот принцип к управлению временем, вы можете использовать правило 80/20. Составьте список задач на день и определите, какие из них окажут наибольшее влияние на вашу команду, проект или Business в этот день. 

Затем попробуйте сосредоточиться на 20% задач, которые обеспечат 80% результата за день, прежде чем приступить к любой другой работе.

Пример: на сегодня у вас запланированы два ежегодных обзора, которые должны быть выполнены на следующей неделе, несколько электронных писем о продажах, которые вы избегали, и четыре отчёта о продажах и доходах, которые вам нужно проверить. Хотя написание годовых отчётов или отправка писем с предложениями о продажах являются важными задачами, проверка отчётов окажет наибольшее влияние на вашу команду, поскольку позволит им продолжить свою работу.

11. Цените время своей команды

Навыки управления временем помогут вам добиться наилучших результатов в работе, но не забывайте ценить и время своей команды. 

Вы можете показать, что цените время своей команды (и попросить того же взамен), придерживаясь сути в электронных письмах, сообщениях и звонках. Всегда чётко формулируйте, что вам нужно, когда это нужно и как это должно быть выполнено. Так вы поможете человеку, к которому обращаетесь, сосредоточиться на текущей задаче, а не пытаться понять, что именно от него требуется.

Еще один способ показать команде, что вы цените их время, — это ввести день без совещаний каждую неделю. В Asana мы обнаружили, что среда без совещаний позволяет участникам команды работать действительно продуктивно, потому что их никто не отвлекает.

12. Используйте технологии и инструменты для управления работой

Независимо от того, встречается ли ваша команда каждый день в офисе или вы разбросаны по всему миру, в современном мире ключевым является единый источник достоверной информации. 

Программное обеспечение для управления работой поможет вам общаться с участниками команды, ставить цели, планировать задачи и отслеживать прогресс. Помимо экономии времени на работу по организации работы, оптимизация всех ваших проектов и общение в одном инструменте облегчат всем выполнение работы.

Инструмент для управления работой — лучший способ централизовать информацию о команде. Четко видеть, кто, что и к какому сроку делает, почему это важно и каким целям способствует эта работа. С помощью таких инструментов, как Asana, ваша команда сможет: 

• Визуализировать работу команды с помощью канбан-доски, диаграммы Ганта или календаря. 

• Отслеживать прогресс в достижении личных, командных и корпоративных целей с помощью SMART-целей, OKR и отслеживания целей. 

• Внедрять методологии управления проектами, такие как Agile или Scrum. 

• Делиться обновлениями о ходе работ асинхронно с текущим статусом проекта, который напрямую связан с завершенной работой. 

• Интегрировать свои любимые инструменты для ведения бизнеса, чтобы сократить переключение между приложениями и ручную работу. 

Руководство по менеджменту изменений для руководителей

Узнайте, как стать лидером, в котором нуждается ваша команда во время перемен. Узнайте, когда ставить новые цели, как поддерживать прозрачность коммуникации и вовлечённость работников.

Получайте аналитическую информацию

13. Будьте проактивны

Вышеупомянутые инструменты и методологии для управления проектами могут быть чрезвычайно полезны при устранении неполадок. Однако для бесперебойной работы над проектами также необходимо проявлять инициативу. 

Используйте распределение ресурсов, чтобы определять и назначать доступные ресурсы для инициатив команды. В конечном итоге это максимизирует влияние и продуктивность вашей команды. Затем, после начала проекта, используйте упреждающие процессы управления рисками, чтобы отслеживать и предвидеть осложнения до их возникновения. 

14. Поддерживайте позитивный настрой и баланс между работой и личной жизнью

Работа и игра несовместимы? Мы не согласны. Команда, которая хорошо играет вместе, будет лучше сотрудничать и, в свою очередь, выполнять свою работу наилучшим образом. Уделяйте время упражнениям по сплочению команды, чтобы дать сотрудникам возможность общаться на человеческом уровне.

Старайтесь не ограничивать игровое время возможностями для сплочения команды. Вы можете создавать небольшие моменты веселья, начиная встречу с «ледокола», планируя раз в две недели счастливые часы после работы или организуя командный ужин, чтобы отпраздновать важный этап. 

Общение с командой на более личном уровне укрепит ваши связи и сделает работу более приятной и полноценной для всех участников. Кроме того, команде, в которой весело на работе, проще поддерживать баланс между работой и личной жизнью.

Обычно мы не знаем, что человек выгорел, пока он не выгорит. Но интуитивно понятный и вовлеченный менеджер должен уметь улавливать ранние признаки. Поощряйте всех руководителей проводить регулярные встречи один на один с подчинёнными и не ограничиваться обсуждением только рабочих вопросов. Используйте это время, чтобы понять, как у человека дела в личной жизни.”

15. Будьте прозрачны

Прозрачность — это техника управления, требующая деликатности. Вам нужно делиться с командой важной информацией, но при этом находить баланс, чтобы не перегружать её и не отвлекать от работы.

Если вы не уверены, стоит ли делиться с командой той или иной информацией, спросите своего руководителя. В большинстве случаев он будет знать, можно ли делиться этой информацией и в каком объёме. Кроме того, он поможет вам понять, как лучше всего донести информацию до команды, не перегружая её и не вызывая ненужного стресса.

Важная часть прозрачности и честности по отношению к команде — дать сотрудникам понять, как их работа способствует достижению целей и успеха компании. Убедитесь, что ваша команда имеет чёткое представление о том, как её повседневная работа и инициативы на уровне проекта соотносятся с целями компании, чтобы сотрудники видели, как их ежедневная деятельность вписывается в общую картину.

16. Эффективные коммуникации

Общение — это клей, скрепляющий ��сё вместе. Эффективная коммуникация необходима для своевременного выполнения проектов, поддержания мотивации команды и удовлетворения потребностей заинтересованных сторон или клиентов. Помимо навыков межличностного общения, важно создать план обмена информацией для своей команды.

В нём указывается, какие каналы использовать для разных видов общения (например, Slack для быстрых проверок или электронную почту для внешней коммуникации), когда общаться асинхронно, а когда лично, кто выполняет какие роли в проекте и как часто будут передаваться важные детали. 

Объедините свою команду с помощью одного инструмента

16 методов управления, описанных выше, помогут вам стать отличным руководителем, но не стоит заставлять себя использовать каждый из них постоянно. Это нормально, если вы от природы талантливы в одних методах управления и всё ещё развиваете другие — вы всего лишь человек! Чтобы снизить стресс, оптимизируйте проекты и общение с помощью надежного и гибкого инструмента для управления работой.

Платформа Asana для управления работой позволяет свести к минимуму переключение между приложениями и даёт вам и вашей команде возможность сосредоточиться на планировании. Кроме того, координация проектов может способствовать развитию вашего Business.

Руководство по менеджменту изменений для руководителей

Узнайте, как стать лидером, в котором нуждается ваша команда во время перемен. Узнайте, когда ставить новые цели, как поддерживать прозрачность коммуникации и вовлечённость работников.

Получайте аналитическую информацию