Use estas estratégias de solução de problemas para transformar a sua equipe em uma habilidosa fonte de soluções

Imagine o seguinte: você está realizando as suas tarefas diárias no trabalho, e o seu chefe chama você e diz: “Temos um problema”. 

Infelizmente, não vivemos em um mundo onde os problemas são resolvidos instantaneamente com um estalar de dedos. Saber como resolver problemas de forma eficaz é uma habilidade profissional importante a ser aprimorada. Se você tem um problema a ser resolvido, qual é o processo certo a ser usado para garantir que você obtenha a solução mais eficaz?

Neste artigo, vamos detalhar o processo de resolução de problemas e como você pode encontrar as soluções mais eficazes para problemas complexos.

O que é a resolução de problemas? 

A resolução de problemas é o processo de encontrar uma solução para um problema ou conflito específico. Há muitas soluções possíveis para resolver um problema, e é por isso que é importante passar por um processo de resolução de problemas para encontrar a melhor solução. Você poderia usar uma chave de fenda para desapertar um parafuso Phillips, mas há uma ferramenta melhor para a situação. Usar técnicas comuns de resolução de problemas ajuda a encontrar a melhor solução para atender às necessidades da situação específica, assim como usar as ferramentas certas.

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Quatro etapas para uma melhor resolução de problemas

Embora possa ser tentador mergulhar de cabeça em um problema, dedique um tempo para avançar passo a passo. Veja como você pode efetivamente dividir o processo de resolução de problemas com a sua equipe:

1. Identifique o problema a ser resolvido

Uma das maneiras mais fáceis de identificar um problema é fazer perguntas. Um bom ponto de partida é fazer perguntas jornalísticas, como:

• Quem: quem está envolvido neste problema? Quem causou o problema? Quem é mais afetado por este problema?

• O quê: o que está acontecendo? Qual é a extensão do problema? O que esse problema nos impede de avançar?

• Onde: onde ocorreu este problema? Esse problema afeta algo mais na área imediata? 

• Quando: quando esse problema aconteceu? Quando esse problema entra em vigor? É um problema urgente que precisa ser resolvido dentro de um determinado prazo?

• Por quê: por que isso está acontecendo? Por que isso afeta os fluxos de trabalho?

• Como: como esse problema ocorreu? Como isso está afetando os fluxos de trabalho e a produtividade dos membros da equipe?

Fazer perguntas jornalísticas pode ajudar a definir uma declaração de problema forte, permitindo destacar objetivamente a situação atual e criar um plano em torno dela.

Aqui está um exemplo de como uma equipe de design usa perguntas jornalísticas para identificar o problema:

Problema geral: as solicitações de design estão sendo perdidas

• Quem: equipe de design, equipe de marketing digital, equipe de desenvolvimento web

• O quê: as solicitações de design são esquecidas, perdidas ou criadas de forma ad hoc.

• Onde: solicitações por e-mail, planilha de solicitações de design

• Quando: pedidos perdidos em 20 de janeiro, 31 de janeiro, 4 de fevereiro, 6 de fevereiro

• Como: a solicitação por e-mail foi perdida na caixa de entrada e a planilha de recebimento não foi atualizada corretamente. A equipe de marketing digital teve de adiar o lançamento de anúncios por alguns dias enquanto as solicitações de design estavam em gargalo. Os designers tiveram que trabalhar horas extras para garantir que todas as solicitações fossem concluídas.

Neste exemplo, muitos aspectos diferentes desse problema podem ser resolvidos. Usar perguntas jornalísticas pode ajudar a identificar outros problemas e quem você deve envolver no processo.

2. Faça sessões de brainstorm para encontrar várias soluções possíveis

Quando você e a sua equipe estão debatendo diferentes soluções possíveis, é importante considerar quem é afetado pelo problema. Volte às perguntas jornalísticas que você está fazendo: quem está envolvido neste problema? Certifique-se de que essas pessoas (muitas vezes chamadas de partes interessadas do projeto) estejam envolvidas no processo de tomada de decisão.

Se possível, traga um facilitador que não tenha uma participação significativa na solução. Trazer uma pessoa que tenha pouco ou nenhum interesse no assunto pode ajudar a manter a equipe no caminho certo e incentivar boas habilidades de resolução de problemas.

Aqui estão algumas técnicas de brainstorming para incentivar o pensamento criativo:

• Faça um brainstorming sozinho de antemão: antes de se reunir com o grupo, contextualize a sua equipe sobre qual é exatamente o problema que vocês estão tentando resolver. Isso dará a você e aos seus colegas de equipe tempo para ter algumas ideias prontas no momento da reunião.

• Diga sim a tudo (no início): quando começar a fazer o brainstorming, não diga não a nenhuma ideia ainda — tente obter o maior número possível de ideias. Ter o maior número possível de ideias garante que você terá uma variedade de soluções. Deixe o corte para a próxima etapa da estratégia. 

• Converse individualmente com os membros da equipe: algumas pessoas podem se sentir menos à vontade para compartilhar as suas ideias em um ambiente de grupo. Discuta o problema com os membros da equipe individualmente e incentive-os a compartilhar suas opiniões sem restrições. Você pode encontrar alguns insights mais detalhados do que o inicialmente previsto.

• Saia da rotina: se você costuma fazer brainstorm em uma sala de conferências ou por meio de chamadas do Zoom, faça algo um pouco diferente! Leve a sua reunião de brainstorming para uma cafeteria ou faça uma chamada de Zoom enquanto caminha. Sair da rotina pode forçar o cérebro a sair da rotina habitual e aumentar o pensamento crítico.

3. Defina a solução

Depois de fazer um brainstorming com os membros da equipe para obter as perspectivas singulares de cada um sobre um cenário, é hora de analisar as diferentes estratégias e decidir qual opção é a melhor solução para o problema em questão. Ao definir a solução, considere estas duas questões principais: qual é o resultado desejado desta solução e quem se beneficiará dela? 

Defina um prazo para quando essa decisão precisa ser tomada e atualize as partes interessadas de acordo. Às vezes, há muitas pessoas que precisam tomar uma decisão. Use o seu melhor julgamento com base nas limitações fornecidas para fazer grandes coisas rapidamente.

4. Implemente a solução

Para implementar a sua solução, comece trabalhando com as pessoas mais próximas do problema. Isso pode ajudar as pessoas mais afetadas pelo problema a desbloquear-se. Em seguida, vá até aqueles que são menos afetados, e assim por diante. Algumas soluções são tão simples que não é necessário trabalhar com várias equipes.

Depois de priorizar a implementação com as equipes certas, atribua o trabalho em andamento que precisa ser concluído pelo restante da equipe. Isso pode evitar que as pessoas fiquem sobrecarregadas durante o plano de implementação. Quando a solução estiver em vigor, agende reuniões de acompanhamento para ver como ela está funcionando e fazer os ajustes necessários.

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Implemente estratégias comuns de resolução de problemas

Há algumas maneiras de identificar problemas (e soluções). Aqui estão algumas estratégias que você pode experimentar, bem como maneiras comuns de aplicá-las:

Tentativa e erro

A resolução de problemas por tentativa e erro geralmente não requer uma equipe inteira de pessoas para ser resolvida. Para usar a resolução de problemas por tentativa e erro, identifique a causa do problema e teste rapidamente as possíveis soluções para ver se algo muda. 

Este método de resolução de problemas é frequentemente usado em equipes de suporte técnico para solucionar problemas.

Os 5 porquês

O método de resolução de problemas dos cinco porquês ajuda a chegar à causa raiz de um problema. Você começa perguntando uma vez: “Por que esse problema aconteceu?” Depois de responder ao primeiro porquê, pergunte novamente: “Por que isso aconteceu?” Você fará isso cinco vezes até poder atribuir o problema a uma causa raiz. Um modelo dos 5 porquês pode orientar esse processo, facilitando o acompanhamento das respostas e o compartilhamento das descobertas com a equipe.

Esta técnica pode ajudar a investigar e encontrar o erro humano que causou o problema. Mais importante ainda, ela também ajuda você e a sua equipe a desenvolver um plano acionável para evitar que o problema aconteça novamente.

Aqui está um exemplo:

Problema: a campanha de marketing por e-mail foi acidentalmente enviada para o público errado.

1. "Por que isso aconteceu?" Porque o nome do público não foi atualizado na nossa plataforma de e-mail.

2. “Por que os nomes do público não foram alterados?” Porque o segmento de público não foi renomeado após a edição. 

3. "Por que o segmento de público não foi renomeado?" Porque cada pessoa tem uma maneira individual de criar um segmento de público.

4. "Por que cada pessoa tem uma maneira individual de criar um segmento de público?" Porque não há um processo padronizado para criar segmentos de público. 

5. “Por que não há um processo padronizado para criar segmentos de público?” Como a equipe não havia decidido uma maneira de padronizar o processo, novos membros foram introduzidos. 

Neste exemplo, podemos ver algumas áreas que poderiam ser otimizadas para evitar que esse erro aconteça novamente. Ao trabalhar com essas perguntas, certifique-se de que todos os envolvidos na situação estejam presentes para que vocês possam criar juntos as próximas etapas para evitar o mesmo problema. 

Uma análise SWOT

Uma análise SWOT pode ajudar a destacar os pontos fortes e fracos de uma solução específica. SWOT significa:

• Força: por que esta solução específica é adequada para este problema? 

• Fraquezas: quais são os pontos fracos desta solução? Existe algo que você possa fazer para fortalecer essas fraquezas?

• Oportunidades: que outros benefícios podem surgir da implementação desta solução?

• Ameaças: há algo sobre esta decisão que possa afetar negativamente a equipe?

Ao identificar soluções específicas, você pode destacar as diferentes forças, oportunidades, fraquezas e ameaças de cada solução. 

Essa estratégia específica de resolução de problemas é boa para usar quando você está restringindo as respostas e precisa comparar e contrastar as diferenças entre as diferentes soluções. 

Resolução de problemas ainda mais bem-sucedida

Depois de resolver um problema difícil, não se esqueça de celebrar o quão longe você chegou. Isso não só é importante para a sua equipe de solucionadores de problemas ver o trabalho deles em ação, mas também pode ajudar a torná-la mais eficiente, eficaz e flexível. Quanto mais problemas vocês resolverem juntos, mais longe chegarão. 

Está em busca de uma ferramenta para ajudar a resolver problemas na sua equipe? Acompanhe a implementação do projeto com uma ferramenta de gestão do trabalho como a Asana.

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