Use o enquadramento de problemas para ajudar a resolver as ineficiências da equipe
Resumo
No complexo ambiente de trabalho atual, pode ser difícil unir-se como equipe para resolver problemas. Felizmente, nunca houve um momento melhor para descobrir o enquadramento de problemas.
Como o nome indica, o enquadramento de problemas ajuda as equipes a entender, articular e enquadrar adequadamente problemas complexos de Business em todos os departamentos. O resultado? O enquadramento de problemas ajuda a equipe a aprender a compreender e resolver melhor os problemas por meio do trabalho colaborativo.
Vamos abordar o conceito em detalhes e ajudar você a entender as quatro etapas que compõem o enquadramento de problemas ao gerir vários projetos.
O que é o enquadramento de problemas?
O enquadramento de problemas é um método de pensamento usado para entender, definir e priorizar obstáculos e problemas difíceis de Business. Em termos simples, é uma maneira de compreender melhor problemas específicos para que você saiba como resolvê-los em tempo real.
Quando se trata de projetos e processos, é comum que surjam obstáculos. Desde a entrada de novas partes interessadas até mudanças de última hora, os obstáculos não resolvidos podem se transformar em problemas maiores no futuro. É por isso que desenvolver as habilidades de resolução de problemas da sua equipe é um primeiro passo crucial.
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Quando usar o método de enquadramento de problemas?
O enquadramento de problemas é útil sempre que surgem obstáculos durante um projeto ou processo. Esse método de pensamento ajuda a resolver problemas em tempo real para que você possa colocar a equipe de volta nos trilhos.
Aqui estão alguns cenários em que você pode usar o enquadramento de problemas para resolver.
Cenário 1: durante uma reunião de planejamento de sprint, um membro da equipe levanta preocupações sobre não ter ajuda suficiente para cumprir o prazo. Para aliviar o estresse, você reformula a maneira como a equipe está pensando sobre o problema e oferece uma perspectiva diferente. Ou seja, em vez de enfatizar a falta de recursos, você descobre como reorganizar as prioridades da equipe para garantir que os prazos sejam cumpridos.
Cenário 2: após o lançamento de um novo projeto, você descobre que as conversões estão abaixo do esperado. Em vez de considerar o projeto um fracasso, você reformula a maneira como encara o problema, colocando-se no lugar do cliente. Depois de analisar o site, você percebe que a chamada para ação pode passar despercebida facilmente. Você decide experimentar soluções testando uma nova chamada à ação.
Embora esses cenários sejam diferentes, cada um mostra a necessidade de reformular a forma como você pensa sobre um problema para encontrar novas soluções.
Enquadramento de declarações de problemas
Uma declaração de problema é como um problema é comunicado aos membros da equipe. Uma declaração de problema eficaz é estruturada de forma a fornecer contexto e relevância, facilitando a compreensão. Esta é a etapa inicial do processo de enquadramento do problema. O objetivo é apresentar a questão aos membros da equipe para começar a idealizar possíveis soluções.
Nem sempre há soluções fáceis para problemas complexos de Business. Nesses casos, pode ser útil reformular a forma como você vê o problema para encontrar uma solução inovadora. É aí que entra o enquadramento do problema. O primeiro passo no ciclo de enquadramento de problemas é saber como comunicar um problema.
Ao comunicar verbalmente um problema durante uma reunião de equipe, sempre inclua:
Contexto: o contexto de business do problema inclui informações básicas sobre quando o problema ocorreu e em qual sistema ou processo ele ocorreu. Por exemplo, dados inconsistentes estão sendo coletados durante a fase de planejamento do processo.
Questão: a questão detalha qual é o problema e por que ele é um problema em primeiro lugar. Por exemplo, esses dados inconsistentes estão criando uma discrepância durante a fase de implementação.
Relevância: a relevância do problema detalha como ele está relacionado a um sistema específico e por que é importante que seja resolvido. Por exemplo, a discrepância exige que a equipe volte e identifique onde o problema começou, causando atrasos no prazo.
Objetivo: o objetivo indica o cronograma ou a prioridade de quando a solução precisa ser implementada e a Meta dessa solução. Por exemplo, a equipe precisa resolver o problema antes do final do trimestre, pois é uma questão de alta prioridade.
Incluir esses quatro componentes na declaração do problema garante que cada parte interessada entenda os detalhes básicos do problema e o plano geral de ação. Quando todos estão em sintonia, é possível executar o trabalho e alcançar resultados de forma mais rápida e eficiente.
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As quatro etapas do processo de estruturação do problema
Quando se trata do processo de enquadramento de problemas, há quatro etapas principais a serem seguidas após a introdução da declaração do problema. Elas podem ajudar a entender e visualizar melhor o problema no que se refere às necessidades de negócios mais amplas.
Usar um auxílio visual para analisar um problema pode dar à sua equipe uma visão mais ampla do problema que você está tentando resolver. Ao contextualizar, priorizar e compreender os detalhes em um nível mais profundo, a equipe pode desenvolver um ponto de vista diferente ao analisar o problema com as partes interessadas.
Da definição do problema à aprovação da solução, vamos nos aprofundar nas quatro etapas do processo de enquadramento do problema.
1. Defina o problema
Analise o problema no contexto do sistema ou processo em que ele se apresenta. Faça perguntas como: “Onde esse problema reside dentro do sistema?” e “Qual é a causa raiz do problema?”
Definir perguntas contextuais ajuda a situar o problema dentro dos seus processos existentes e a identificar o que poderia estar causando a questão.
Por exemplo, se você estiver trabalhando no lançamento de uma nova iniciativa de marketing e se deparar com um problema de desenvolvimento, poderá definir o problema como falta de recursos de desenvolvimento.
2. Priorize o problema
Em seguida, priorize os pontos problemáticos com base em outros problemas e objetivos do projeto. Perguntas como: “Este problema impede que os objetivos sejam alcançados?” e “Este problema esgotará os recursos necessários?” são boas para começar.
Elas ajudam a classificar os problemas por importância, permitindo visualizar o resultado potencial de resolvê-los em comparação com esperar até um momento posterior.
3. Entenda o problema
Para entender o problema, reúna informações de diversas partes interessadas e líderes de departamento. Isso garantirá que você tenha uma ampla gama de dados.
Faça perguntas e reúna detalhes do maior número possível de membros da equipe para ajudar a diversificar a sua perspectiva sobre o problema. Isso levará a soluções mais inovadoras que atendam à maioria dos membros da equipe.
Por exemplo, para entender completamente por que não há recursos de desenvolvimento suficientes, seria útil pedir ao chefe de desenvolvimento para ajudar a priorizar novamente os recursos necessários.
4. Aprove a solução
Finalmente, chegou a hora de aprovar a sua solução. Garanta a qualidade da sua solução testando-a em um ou mais cenários internos. Dessa forma, você pode ter certeza de que ela funciona antes de apresentá-la a clientes externos.
Você também pode precisar da aprovação da liderança antes de lançá-la, embora isso dependa da sua situação específica. Depois de aprovada, analise o sucesso da sua solução e continue testando novas ideias até alcançar o resultado desejado.
Leia: Liderança ou gestão: em que diferem?Técnicas e dicas para o enquadramento de problemas
Como o enquadramento de problemas é uma maneira de mudar a perspectiva para ver resultados diferentes, ele pode ajudar os locais de trabalho a prosperar. Ao motivar a equipe a usar essa técnica, você pode desenvolver as habilidades de resolução de problemas de todos como um todo.
Confira algumas maneiras de usar o enquadramento de problemas para descobrir soluções inovadoras no local de trabalho:
Enquadre os problemas usando declarações organizadas: embora o método de enquadramento de problemas possa ser usado em quase qualquer situação em que exista um problema, há uma maneira certa e errada de reformular os problemas. Uma declaração de problema pode diferir de situação para situação, mas cada uma deve seguir os componentes básicos descritos acima. Isso inclui o contexto, a questão, a relevância e o objetivo. Tudo isso ajuda as partes interessadas a entender como o problema se relaciona com o projeto em questão.
Lidere sessões de brainstorming eficazes: o enquadramento de problemas pode ser usado durante as sessões de brainstorming para incentivar diferentes perspectivas e novos insights. Você pode usar essa técnica de brainstorming pedindo às partes interessadas que enquadrem as suas ideias usando um quadro branco ou notas adesivas. Dessa forma, todas as ideias são apoiadas por dados.
Enquadrar o problema com o fim em mente: a técnica de começar com o fim em mente envolve trabalhar de trás para frente. Dessa forma, você pode mudar a mentalidade da equipe e incentivar o pensamento orientado por objetivos. Além disso, esta técnica pode ajudar os membros da equipe a aprender a priorizar o desenvolvimento pessoal e o pensamento estratégico.
Ao usar iniciativas de enquadramento de problemas no local de trabalho, você pode garantir que todos os problemas sejam comunicados de forma eficaz e que as soluções venham de um lugar de pesquisa. Ambos levam a uma resolução de problemas mais eficaz.
Leia: O que é 8D? Um modelo para a resolução eficiente de problemasUse a colaboração em equipe para resolver problemas
Resolver problemas não é trabalho para uma pessoa só. Quanto mais membros da equipe estiverem envolvidos, mais criativas serão as suas soluções. Em um mundo de tomadas de decisão complexas e projetos em constante evolução, o enquadramento de problemas pode ser uma ótima maneira de manter todos em sintonia quando se trata de problemas que valem a pena resolver.
Para garantir que a sua equipe esteja conectada em cada etapa do processo, experimente usar um software de colaboração em equipe. Desde o alinhamento de metas até o aumento da produtividade, a Asana está sempre pronta para ajudar.
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