16 técnicas de gestão para melhorar o envolvimento da equipe

Gerenciar é mais do que apenas dizer às pessoas o que fazer. É preciso gerir pessoas, projetos e tempo. Todas essas abordagens são muito diferentes, embora interligadas, e determinarão o sucesso geral do seu trabalho.

A nossa pesquisa revela que 44 % dos funcionários se sentiriam mais motivados se o seu trabalho fosse envolvente e prazeroso. Mas como criar um ambiente que permita que a equipe se sinta assim? 

Reunimos 16 técnicas de gestão que ajudarão você a se conectar com a equipe, criar um ambiente de trabalho produtivo e agradável e alcançar as metas do seu negócio. 

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1. Crie um ambiente inclusivo

Ao contratar pessoas com origens diversas, é crucial que todos se sintam seguros e bem-vindos na equipe. Embora a diversidade possa impulsionar o progresso, ela também pode ser um terreno fértil para mal-entendidos se a sua organização não for inclusiva. 

Verifique seu viés inconsciente para examinar suposições, crenças ou atitudes que você possa ter internalizado. Estar ciente do seu viés é o primeiro passo para combatê-lo e abrir a mente para um local de trabalho mais inclusivo e diversificado. Não importa quais tipos de estereótipos você tenha internalizado, o que importa é como você aborda a mitigação dos seus efeitos.

Um gerente que entende como a diversidade cultural, de gênero ou corporal pode afetar sua equipe será um líder melhor do que alguém que negligencia o reconhecimento dessas características únicas. Ao praticar a inteligência emocional e cultural, você pode se tornar um líder melhor e criar uma cultura organizacional forte para a sua equipe.

2. Contrate a melhor equipe

Isso é algo que não precisa ser dito, mas quanto melhor for a sua equipe, mais gratificante será gerenciá-la. Contrate colegas de equipe que tenham habilidades complementares e origens diversas para promover a criatividade e a inovação e, por sua vez, impulsionar o progresso. 

Quanto mais diversificada for a sua abordagem de contratação, mais talentos você atrairá. Para isso, procure candidatos por meio de vários canais de contratação diferentes e peça recomendações internas de funcionários de todos os níveis e departamentos. 

3. Escolha o estilo de liderança certo

Sua personalidade e experiência no local de trabalho influenciarão inevitavelmente o seu estilo de liderança, mas a sua equipe também pode! Um estilo de liderança situacional permite que você adapte a maneira como lidera e gerencia a equipe às necessidades, características e situações individuais de cada pessoa. Dependendo da quantidade de apoio e direção de que a equipe precisa, você pode aplicar qualquer um dos quatro tipos de liderança situacional: delegar, apoiar, treinar ou dirigir.

Se a liderança situacional não é a sua praia, há muitos outros estilos de liderança que você pode aplicar, conforme eles pareçam autênticos para você.   

Na Asana, lideramos pelo exemplo. Esse estilo de liderança consistente e acessível pode aumentar o envolvimento e a confiança da equipe. Ao mesmo tempo, liderar pelo exemplo também inspira as pessoas ao seu redor e constrói uma cultura de responsabilidade.

Como líder, sei que é a minha responsabilidade dar o tom para a cultura da nossa empresa.”

O que importa, em última análise, é que você escolha um estilo de liderança que pareça adequado para você e garanta que a sua equipe atinja as metas da organização.

4. Delegue tarefas de maneira eficiente

Você não pode fazer tudo sozinho: esse é o benefício de gerir uma equipe de pessoas talentosas, trabalhadoras e determinadas. Uma das técnicas de gestão mais eficazes e eficientes é delegar o trabalho. 

Delegar de forma eficaz pode ajudar a maximizar a produtividade da equipe e evitar o burnout. Delegar o trabalho é um equilíbrio delicado. Trata-se de encontrar a melhor e mais rápida maneira de realizar as tarefas e, ao mesmo tempo, gerir a carga de trabalho da equipe. Para delegar de forma eficaz, pense nos membros da sua equipe, nas habilidades que eles têm e nos desafios, oportunidades ou pausas de que precisam para ter o melhor desempenho.

Os gerentes iniciantes, em particular, podem ter dificuldades com essa técnica, pois é difícil se distanciar do trabalho em si e, ao mesmo tempo, manter a sensação de contribuir para o projeto. Motive-se a delegar considerando como os novos projetos impactarão positivamente os membros da equipe. 

Se delegar não for algo natural para você, tudo bem! Tente lembrar que o seu trabalho é preparar a equipe para o sucesso, fornecendo os recursos e o ambiente de que ela precisa, não fazendo tudo sozinho.

5. Reconheça o trabalho árduo, o talento e o envolvimento

Reconhecer e recompensar o trabalho da equipe é importante para mantê-la engajada. As avaliações de desempenho são uma ótima maneira de fazer isso. Mas, para desenvolver as suas habilidades de gestão, pratique o reconhecimento de outras maneiras também. Afinal, a gratidão faz com que a equipe se sinta valorizada. Além disso, foi demonstrado que receber feedback positivo quando estão fazendo um bom trabalho reduz os efeitos negativos que o estresse pode ter no desempenho.

Sempre que você apreciar a contribuição específica da sua equipe ou de um membro da equipe, diga a eles. Hana Ayoub, uma coach executiva de Nova York, nos disse que os membros da equipe que internalizam um ponto forte apontado pelos seus gerentes podem aproveitar esses talentos naturais no futuro.

É uma decisão que beneficia a todos. Além disso, o feedback regular (bom ou ruim) permite que os colegas de equipe se adaptem e melhorem o trabalho de forma mais eficiente do que se tivessem de esperar pela próxima avaliação anual.

6. Coloque a equipe em primeiro lugar

Uma técnica de gestão que pode ser facilmente negligenciada é preocupar-se genuinamente com a equipe, para além das contribuições dela no trabalho. Uma equipe que sente que é mais do que apenas números para você normalmente será mais engajada e colaborativa no trabalho. 

Uma maneira de mostrar à equipe que você se importa com eles como seres humanos é ouvir ativamente quando falam com você. Em vez de tirar conclusões precipitadas ou analisar cada palavra que eles dizem, sintonize-se com as palavras deles e deixe de lado seus próprios vieses ou pontos de vista. Ao fazer perguntas abertas, você pode mostrar ao seu colega de equipe que está prestando atenção.

Esse tipo de habilidade de escuta pode ser incrivelmente útil na resolução de conflitos, na facilitação de reuniões ou na resolução de problemas. Além disso, dar aos seus colegas de equipe o espaço mental para falar sobre o que está em suas mentes pode despertar novas ideias para soluções que surgem facilmente. 

Quando um colega de equipe mencionar um problema a resolver, repita o que está sendo dito (“Acredito que você está dizendo que...”). Às vezes, basta o colega ouvir o problema nas palavras de outra pessoa para se dar conta que já sabe como resolvê-lo.”

Aprimore a sua inteligência emocional para reconhecer, regular e compreender melhor as suas próprias emoções e as dos membros da sua equipe. Isso ajudará você a se comunicar de forma mais eficaz, resolver conflitos e criar sinergia na equipe. 

7. Ofereça oportunidades de desenvolvimento profissional

Além de fornecer feedback regular à equipe, oferecer oportunidades de desenvolvimento profissional é outra técnica de gestão que ajudará a equipe a crescer sob a sua liderança.

Descubra o que motiva os seus colegas de equipe e ouça ativamente quando eles falarem com você sobre as suas metas de longo prazo para que você possa apoiá-los no caminho para alcançar essas metas.

Se os seus colegas de equipe estiverem travados ou se sentirem sobrecarregados, ajude-os a definir as suas metas profissionais. Às vezes, tudo o que eles precisam é de uma opinião externa e um pequeno empurrão para definir metas que os coloquem de volta nos trilhos.

8. Esteja aberto a novas ideias

Se você contratou as melhores pessoas para a sua equipe, deve confiar que elas terão as melhores ideias. Como gerente, você precisa estar aberto a novas ideias, sejam elas sobre como impulsionar o projeto, melhorar a colaboração da equipe ou corrigir uma falha no plano de negócios. 

Nenhum grande conceito se concretizará de forma isolada.”

Além de estar aberto às ideias dos colegas de equipe, você deve dar a eles oportunidades de compartilhá-las. Você pode realizar sessões regulares de brainstorming, configurar uma tarefa compartilhada de ideias no seu sistema de gestão do trabalho e incentivar um feedback honesto durante as reuniões de café. Todas essas são excelentes oportunidades para inspirar a criatividade e um ciclo contínuo de feedback que deixará a equipe mais feliz.  

9. Mantenha-se claro e consistente

Mencionamos a importância da consistência ao falar sobre os benefícios de liderar pelo exemplo, mas essa técnica é tão vital para o seu sucesso como gestor que vamos nos aprofundar um pouco mais aqui.

A sua equipe precisa de uma gestão clara e consistente para poder se concentrar nas tarefas em questão, em vez de gastar tempo esclarecendo se a abordagem está correta ou não. Quando você atinge um nível de consistência em que a sua equipe pode confiar, você proporciona clareza de propósito, plano e responsabilidade.

A clareza e a consistência podem se aplicar à maneira como você agenda projetos e reuniões, à sua abordagem para conduzir chamadas, à maneira como você comunica elogios e feedback construtivo, à forma como define expectativas e como as tarefas são delegadas.

Se estiver liderando uma equipe que faz parte de uma organização mais ampla, uma das coisas mais importantes a fazer é ajudá-la a compreender como a organização mais ampla está influenciando o mundo, como a equipe é crucial para o sucesso da empresa e como o trabalho individual é importante para o êxito da equipe.”

A consistência não precisa atrapalhar a inovação. Quando você faz isso direito, pode acontecer exatamente o contrário! Quando os processos são simplificados, a equipe pode gastar menos tempo com a organização para o trabalho e mais tempo contribuindo com ideias criativas.

10. Administre o tempo com sabedoria

A gestão do tempo é uma habilidade que o diferenciará de outros gerentes. Gerir bem o seu próprio tempo e o dos seus colegas de equipe ajudará você a ficar por dentro dos projetos sem se sentir sobrecarregado. Há inúmeras maneiras de administrar o seu tempo, mas aqui estão algumas das nossas técnicas favoritas:

A técnica Pomodoro

A técnica Pomodoro é uma maneira de dividir o seu dia de trabalho em sessões produtivas e pausas. A ideia é trabalhar por 25 minutos, depois fazer uma pausa de cinco minutos e repetir esse ciclo quatro vezes. Após a quarta sessão, você pode fazer uma pausa mais longa, geralmente de 15 a 30 minutos.

Embora possa parecer que essa técnica de gestão do tempo interrompe o seu fluxo, ela na verdade reduz a fadiga mental e ajuda a limitar as distrações durante as sessões de foco.

Exemplo: é assim que você pode dividir as suas primeiras quatro sessões pomodoro do dia:

• 25 minutos para responder a e-mails, cinco minutos de pausa para o café

• 25 minutos de controle de qualidade de um relatório, cinco minutos nas redes sociais

• 25 minutos para terminar a revisão do relatório, cinco minutos para fazer alguns alongamentos

• 25 minutos para agendar tarefas

• 30 minutos para levar o cachorro para passear

A técnica GTD

GTD significa “Getting Things Done” (Fazer Acontecer), uma técnica que opera com a crença de que, quanto mais informações você estiver tentando monitorar, menor será a probabilidade de ser produtivo e se concentrar nas suas tarefas. Esta técnica pode ser extremamente útil se você tem dificuldade em procrastinar.

O GTD funciona em cinco etapas: 

1. Registrar o trabalho que precisa ser feito

2. Esclarecer os detalhes

3. Organize as suas tarefas

4. Refletir sobre as prioridades

5. Realizar a maior parte do trabalho 

A regra 1-3-5

O método 1-3-5 permite que você priorize o seu trabalho mais importante e, ao mesmo tempo, realize algumas coisas menores. Ao compilar a sua lista de pendências diária, anote nove tarefas que você gostaria de realizar todos os dias, mas separe-as em cinco tarefas pequenas, três tarefas médias e uma tarefa grande. Conclua as tarefas grandes primeiro e depois trabalhe nas tarefas menores. 

Exemplo: aqui estão alguns exemplos de tarefas pequenas, médias e grandes.

• Tarefas pequenas: enviar e-mails rápidos, agendar reuniões, encomendar material de escritório, etc.

• Tarefas médias: atualizar documentação, fazer controle de qualidade de publicação no blog, enviar solicitação de aquisição, etc.

• Grandes tarefas: lançar o site, fazer uma chamada com o cliente, debater ideias, etc.

Fazer agora

Este método de gestão do tempo é bastante simples: se uma tarefa levar menos de alguns minutos, faça-a imediatamente. 

Tente não deixar que este método atrapalhe as suas tarefas urgentes. Lembre-se de que, se a execução da tarefa demorar tanto quanto anotá-la e definir um lembrete, é melhor simplesmente concluí-la.

Exemplo: você está escrevendo um relatório e precisa verificar o seu e-mail para obter alguns dados quando vê que o seu supervisor lhe enviou uma solicitação para compartilhar o acesso a um documento. Em vez de anotar essa tarefa e sobrecarregar o seu cérebro com mais uma pequena tarefa que precisa ser feita mais tarde, basta clicar nesses poucos botões e voltar ao seu relatório. 

Método Eat that Frog (engolir o sapo)

A técnica de gestão do tempo “Eat the Frog” (engolir o sapo) baseia-se na ideia de fazer primeiro a pior parte do seu dia (por exemplo, engolir um sapo). Planejar o seu dia com base nessa estratégia permitirá que você realize as tarefas maiores ou mais importantes logo pela manhã e torne o resto do dia mais agradável.

Exemplo: a sua agenda para o dia parece bastante divertida: você tem um almoço de equipe planejado, uma publicação de blog em andamento sobre um tópico que você propôs e pode contribuir para uma sessão de brainstorming assíncrona. Mas você também precisa atualizar o monitoramento de clientes, que é a tarefa que você menos gosta de fazer no mês. Esse é o seu sapo. Engula-o no início do dia para poder aproveitar o resto!

Timeboxing (predefinir durações)

O timeboxing é uma técnica de gestão do tempo orientada a metas, na qual cada tarefa tem um período de tempo associado, ou seja, o tempo em que essa tarefa deve ser concluída. 

Exemplo: se você tiver uma tarefa grande, como escrever uma avaliação de desempenho, pode reservar dois períodos de uma hora no seu calendário para ajudá-lo a concluí-la.

Bloco temporal

O método de blocos de tempo é muito semelhante ao timeboxing, mas, em vez de alocar timeboxes para tarefas individuais, você bloqueia períodos dedicados no seu calendário para grupos de tarefas semelhantes. Isso pode ajudar a aumentar o tempo de foco e a desbloquear o trabalho focado.

Exemplo: bloqueie meia hora no seu calendário todas as segundas, quartas e sextas-feiras entre 9h30 e 10h para zerar a sua caixa de entrada de e-mails.

O princípio de Pareto

O princípio de Pareto afirma que 80 % dos resultados advêm de 20 % das causas. Se quiser aplicar este princípio à sua gestão do tempo, você pode usar a regra 80/20. Anote a sua lista de pendências para o dia e identifique quais tarefas terão o maior impacto na sua equipe, projeto ou Business nesse dia. 

Em seguida, tente se concentrar nos 20 % das tarefas que resultarão em 80 % do impacto do dia primeiro, antes de realizar qualquer outro trabalho.

Exemplo: você tem duas avaliações anuais que devem ser entregues na próxima semana, alguns e-mails de vendas que você tem evitado e quatro relatórios de vendas e receitas que precisam passar por controle de qualidade. Embora escrever as avaliações anuais ou enviar os e-mails de vendas sejam tarefas importantes, fazer o controle de qualidade dos relatórios primeiro terá o maior impacto na sua equipe, porque permite que ela continue o seu trabalho.

11. Valorize o tempo da sua equipe

As habilidades de gestão do tempo podem ajudar você a realizar o seu melhor trabalho, mas certifique-se de também valorizar e reconhecer o tempo da sua equipe. 

Você pode mostrar que valoriza o tempo da sua equipe (e pedir o mesmo em troca) mantendo e-mails, mensagens e chamadas diretas ao ponto. Sempre expresse claramente o que você precisa, quando precisa e como quer que seja feito. Ao fazer isso, a pessoa a quem você está pedindo ajuda poderá se concentrar na tarefa em questão, em vez de tentar decifrar exatamente o que ela deve fazer.

Outra maneira de mostrar à equipe que você valoriza o tempo dela é implementar um dia sem reuniões a cada semana. Na Asana, descobrimos que as quartas-feiras sem reuniões permitem que nossos colegas de equipe sejam realmente produtivos, porque não há interrupções.

12. Aproveite a tecnologia e as ferramentas de gestão do trabalho

Quer a sua equipe se veja todos os dias no escritório ou esteja espalhada pelo mundo, hoje em dia é essencial ter um núcleo de referência. 

Um software de gestão do trabalho pode ajudar a conectar-se com os colegas de equipe, definir metas, agendar tarefas e acompanhar o progresso. Além de poupar o tempo que todos gastam com a organização para o trabalho, simplificar todos os seus projetos e comunicações em uma única ferramenta facilitará que todos se mantenham a par do trabalho.

As ferramentas de gestão do trabalho são a melhor maneira de centralizar as informações da sua equipe. Veja claramente quem está fazendo o quê, e até quando, por que isso é importante e quais são as metas que esse trabalho está apoiando. Essas ferramentas, como a Asana, incluem maneiras de a sua equipe: 

• Visualizar o trabalho da equipe em um quadro Kanban, diagrama de Gantt ou calendário da equipe. 

• Monitorar o progresso em direção às metas individuais, da equipe e da empresa com metas inteligentes, OKRs e monitoramento de metas. 

• Implementar metodologias de gestão de projetos como Agile ou Scrum. 

• Compartilhar atualizações de progresso de forma assíncrona com atualizações de status do projeto que se vinculam diretamente ao trabalho que foi concluído. 

• Integrar as suas ferramentas de business favoritas para reduzir a alternância entre aplicativos e o trabalho manual. 

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13. Seja proativo

As ferramentas e metodologias de gestão de projetos acima podem ser imensamente úteis quando se trata de solucionar problemas. No entanto, você também precisa adotar uma abordagem proativa para manter os projetos funcionando sem problemas. 

Use a alocação de recursos para identificar e atribuir os recursos disponíveis às iniciativas da equipe. Isso maximiza o impacto e a produtividade da sua equipe. Depois, quando o projeto tiver começado, use processos proativos de gestão de riscos para monitorar e antecipar as complicações antes que elas surjam. 

14. Promova a positividade e o equilíbrio entre vida pessoal e profissional

Trabalho e diversão não combinam? Gostaríamos de discordar. Uma equipe que se diverte bem em conjunto também colabora melhor e, por sua vez, realiza o melhor trabalho possível. Reserve um tempo para exercícios de consolidação da equipe para que os membros possam se conectar em um nível humano.

Tente não limitar o tempo de lazer às oportunidades de fortalecimento da equipe. Você pode criar pequenos momentos de diversão iniciando uma reunião com um quebra-gelo, agendando happy hours quinzenais após o trabalho ou organizando um jantar em equipe para celebrar um marco. 

Conectar-se com a equipe em um nível mais pessoal criará laços mais fortes entre vocês e tornará o trabalho mais agradável e gratificante para todos os envolvidos. Além disso, as equipes que se divertem no trabalho tendem a sentir que têm um equilíbrio mais saudável entre a vida profissional e a pessoal.

Geralmente, só sabemos que alguém está esgotado quando já é tarde demais. Mas um gerente intuitivo e envolvido deve ser capaz de captar os primeiros sinais. Incentive todos os gerentes a manter reuniões individuais regulares com os subordinados e não apenas falar sobre Business. Use o tempo para ter uma ideia de como o indivíduo está se saindo como ser humano.”

15. Seja transparente

A transparência é uma técnica de gestão que requer delicadeza. Você deve compartilhar informações importantes com a equipe, mas encontrar o equilíbrio para não correr o risco de compartilhar informações em excesso que possam estressá-la ou distraí-la do trabalho.

Se você não tiver certeza se as informações que possui devem ou não ser compartilhadas com a equipe, pergunte ao seu supervisor. Na maioria dos casos, ele saberá se e quanto você tem permissão para compartilhar. Além disso, ele pode ajudar a descobrir a melhor maneira de comunicar as informações sem sobrecarregar a equipe ou causar estresse desnecessário.

Uma grande parte de ser transparente e honesto com a equipe é garantir que ela saiba como o trabalho individual contribui para as metas e o sucesso da empresa. Certifique-se de que a sua equipe tenha uma maneira clara de conectar o trabalho diário e as iniciativas no nível do projeto às metas da empresa, para que possam ver como o trabalho cotidiano se concretiza no panorama geral.

16. Comunicar com eficiência

A comunicação é a amálgama que mantém tudo unido. Você precisa se comunicar de forma eficaz para concluir os projetos dentro do prazo, manter os membros da equipe motivados e garantir que as partes interessadas ou os clientes estejam satisfeitos. Além das suas habilidades de comunicação interpessoal, é essencial que você crie um plano de comunicação para a equipe.

O plano de comunicação indicará quais canais usar para diferentes tipos de comunicação (por exemplo, Slack para consultas rápidas ou e-mail para comunicação externa), quando se comunicar de forma assíncrona ou pessoalmente, quem desempenha quais funções no projeto e com que frequência os detalhes importantes serão comunicados. 

Conecte a sua equipe com uma única ferramenta

As 16 técnicas de gestão compartilhadas acima podem ajudar você a ser um ótimo líder, mas tente não se pressionar a fazer cada uma delas o tempo todo. Não há problema se você tiver talento natural para algumas técnicas de gestão e ainda estiver desenvolvendo outras: você é humano! Para ajudar a aliviar o estresse que você pode estar enfrentando, simplifique os seus projetos e a comunicação com ferramentas de gestão do trabalho confiáveis e flexíveis.

O software de gestão do trabalho da Asana permite reduzir a alternância entre aplicativos e capacita você e a sua equipe a se concentrarem no planejamento. Além disso, a coordenação dos seus projetos pode impulsionar o seu Business.

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