Popraw umiejętności rozwiązywania problemów w swoim zespole dzięki tym strategiom

Wyobraź sobie, że wykonujesz swoje codzienne zadania w pracy, a szef wzywa Cię do gabinetu i mówi: „Mamy problem”. 

Niestety, nie żyjemy w świecie, w którym problemy rozwiązują się za jednym pstryknięciem palców. Umiejętność skutecznego rozwiązywania problemów jest ważną umiejętnością zawodową, którą warto doskonalić. Jeśli masz problem, który wymaga rozwiązania, jaki proces należy zastosować, aby znaleźć najskuteczniejsze rozwiązanie?

W tym artykule omówimy proces rozwiązywania problemów i sposób, w jaki można znaleźć najskuteczniejsze rozwiązania złożonych problemów.

Czym jest rozwiązywanie problemów? 

Rozwiązywanie problemów to proces znajdowania rozwiązania konkretnego problemu lub konfliktu. Istnieje wiele możliwych rozwiązań problemu, dlatego ważne jest, aby przejść przez proces rozwiązywania problemów, aby znaleźć najlepsze rozwiązanie. Możesz użyć płaskiego śrubokręta, aby odkręcić śrubę z łbem krzyżakowym, ale istnieje lepsze narzędzie do tej sytuacji. Korzystanie z powszechnie stosowanych technik rozwiązywania problemów pomaga znaleźć najlepsze rozwiązanie, które będzie odpowiadać potrzebom konkretnej sytuacji, podobnie jak użycie odpowiednich narzędzi.

Narzędzia do podejmowania decyzji dla firm stosujących metodologię Agile

Z tego e-booka dowiesz się, jak zapewnić pracownikom umiejętności, które pomogą im podejmować lepsze decyzje, aby Twoja firma mogła się zmieniać, dostosowywać i radzić sobie z wyzwaniami skuteczniej niż konkurencja.

Pobierz pełny raport

4 kroki do lepszego rozwiązywania problemów

Chociaż najbardziej kusząca jest wizja zanurzenia się w problemie, poświęć czas na rozwiązywanie go krok po kroku. Oto jak możesz skutecznie przeanalizować proces rozwiązywania problemów ze swoim zespołem:

1. Określ problem, który chcesz rozwiązać

Jednym z najłatwiejszych sposobów na zidentyfikowanie problemu jest zadawanie pytań. Dobrym punktem wyjścia jest zadawanie pytań dziennikarskich, takich jak:

• Kto: kogo dotyczy ten problem? Kto spowodował problem? Kogo ten problem dotyczy najbardziej?

• Co: co się dzieje? Jaki jest zakres problemu? W jaki sposób ten problem uniemożliwia nam dalsze działania?

• Gdzie: gdzie wystąpił ten problem? Czy ten problem wpływa na cokolwiek innego w bezpośrednim otoczeniu? 

• Kiedy: kiedy wystąpił ten problem? Kiedy ten problem zaczyna obowiązywać? Czy jest to pilna sprawa, którą należy rozwiązać w określonym czasie?

• Dlaczego: dlaczego to się dzieje? Dlaczego wpływa na przepływy pracy?

• Jak: jak doszło do tego problemu? Jak wpływa na przepływy pracy i produktywność członków zespołu?

Zadawanie pytań dziennikarskich może pomóc w zdefiniowaniu mocnego stwierdzenia problemu, pozwalając obiektywnie podkreślić bieżącą sytuację i stworzyć wokół niej plan.

Oto przykład tego, jak zespół projektowy wykorzystuje pytania dziennikarskie do zidentyfikowania swojego problemu:

Problem ogólny: zlecenia projektowe nie są realizowane

• Kto: zespół projektowy, zespół ds. marketingu cyfrowego, zespół ds. tworzenia stron internetowych

• Co: Zlecenia projektowe są zapominane, gubione lub tworzone ad hoc.

• Gdzie: zlecenia przesyłane e-mailem, arkusz kalkulacyjny zleceń projektowych

• Kiedy: zlecenia pominięte 20 stycznia, 31 stycznia, 4 lutego, 6 lutego

• Jak: zlecenie przesłane e-mailem zostało utracone w skrzynce odbiorczej, a arkusz kalkulacyjny nie został prawidłowo zaktualizowany. Zespół ds. marketingu cyfrowego musiał opóźnić uruchomienie reklam o kilka dni, ponieważ zlecenia projektowe stanowiły wąskie gardła. Projektanci musieli pracować w nadgodzinach, aby wszystkie zlecenia zostały ukończone.

W tym przykładzie można rozwiązać wiele różnych aspektów tego problemu. Zadawanie pytań dziennikarskich może pomóc w zidentyfikowaniu innych problemów i osób, które należy zaangażować w proces.

2. Przeprowadź burzę mózgów, aby znaleźć wiele rozwiązań

Kiedy Ty i Twój zespół przeprowadzacie burzę mózgów na temat różnych możliwych rozwiązań, ważne jest, aby zastanowić się, kogo dotyczy problem. Wróć do pytań dziennikarskich, które zadajesz: kto jest zaangażowany w ten problem? Upewnij się, że osoby te (często nazywane interesariuszami projektu) są zaangażowane w proces decyzyjny.

Jeśli to możliwe, poproś o pomoc osobę, która nie jest bezpośrednio zainteresowana rozwiązaniem. Zaangażowanie osoby, która ma niewielki lub żaden interes w tej sprawie, może pomóc utrzymać zespół na właściwych torach i zachęcić do rozwiązywania problemów.

Oto kilka technik burzy mózgów, które zachęcają do kreatywnego myślenia:

• Przeprowadź burzę mózgów samodzielnie: zanim spotkacie się jako zespół, przedstaw mu kontekst, na czym dokładnie polega problem, nad którym będziecie pracować. Dzięki temu Ty i członkowie zespołu będziecie mieli czas na przygotowanie pomysłów przed spotkaniem.

• Na początku przyjmuj wszystkie pomysły: kiedy zaczynasz burzę mózgów, nie odrzucaj żadnych pomysłów. Spróbuj zebrać ich jak najwięcej. Im więcej pomysłów, tym większa różnorodność rozwiązań. Przycinanie zostaw na następny etap strategii. 

• Rozmawiaj z członkami zespołu indywidualnie: niektóre osoby mogą czuć się mniej komfortowo, dzieląc się swoimi pomysłami w grupie. Omów problem z członkami zespołu indywidualnie i zachęć ich do dzielenia się opiniami bez ograniczeń – możesz znaleźć bardziej szczegółowe statystyki niż początkowo zakładano.

• Wyjdź poza schemat: jeśli jesteś przyzwyczajony do burzy mózgów w sali konferencyjnej lub podczas rozmów na Zoomie, zrób coś innego! Przenieś spotkanie burzy mózgów do kawiarni lub przeprowadź rozmowę na Zoomie podczas spaceru. Wyjście z rutyny może zmusić mózg do wyjścia ze zwykłej rutyny i zwiększyć krytyczne myślenie.

3. Zdefiniuj rozwiązanie

Po przeprowadzeniu burzy mózgów z członkami zespołu, aby poznać ich unikalne punkty widzenia na dany scenariusz, nadszedł czas, aby przyjrzeć się różnym strategiom i zdecydować, która opcja jest najlepszym rozwiązaniem danego problemu. Określając rozwiązanie, rozważ te dwa główne pytania: jaki jest pożądany rezultat tego rozwiązania i kto na nim skorzysta? 

Ustal termin, w którym należy podjąć decyzję i odpowiednio poinformuj o tym interesariuszy. Czasami decyzję musi podjąć zbyt wiele osób. Kieruj się rozsądkiem i uwzględnij ograniczenia, aby szybko osiągać świetne wyniki.

4. Wdrożenie rozwiązania

Aby wdrożyć swoje rozwiązanie, zacznij od współpracy z osobami, które są najbliżej problemu. Dzięki temu osoby najbardziej dotknięte problemem będą mogły odblokować swoją pracę. Następnie przejdź dalej do tych, których problem dotyczy w mniejszym stopniu, i tak dalej. Niektóre rozwiązania są na tyle proste, że nie musisz angażować wielu zespołów.

Po ustaleniu priorytetów wdrożenia z odpowiednimi zespołami, przydziel bieżące zadania, które muszą zostać ukończone przez pozostałych członków zespołu. Może to zapobiec przeciążeniu pracowników podczas realizacji planu wdrożenia. Po wdrożeniu rozwiązania zaplanuj spotkania kontrolne, aby sprawdzić, jak ono działa i w razie potrzeby skorygować kierunek działań.

Narzędzia do podejmowania decyzji dla firm stosujących metodologię Agile

Z tego e-booka dowiesz się, jak zapewnić pracownikom umiejętności, które pomogą im podejmować lepsze decyzje, aby Twoja firma mogła się zmieniać, dostosowywać i radzić sobie z wyzwaniami skuteczniej niż konkurencja.

Pobierz pełny raport

Wdrażaj typowe strategie rozwiązywania problemów

Istnieje kilka sposobów identyfikowania problemów (i rozwiązań). Oto kilka strategii, które możesz wypróbować, a także popularne sposoby ich stosowania:

Metoda prób i błędów

Rozwiązywanie problemów metodą prób i błędów zwykle nie wymaga udziału całego zespołu. Aby skorzystać z tej metody, zidentyfikuj przyczynę problemu, a następnie szybko przetestuj możliwe rozwiązania, aby sprawdzić, czy coś się zmieni. 

Ta metoda rozwiązywania problemów jest często stosowana w zespołach wsparcia technicznego.

5 x „dlaczego”

Metoda „5 razy dlaczego” pomaga dotrzeć do pierwotnej przyczyny problemu. Zaczynasz od pytania: „Dlaczego ten problem wystąpił?” Po udzieleniu odpowiedzi na pierwsze pytanie, zadaj kolejne: „Dlaczego tak się stało?” Powtórz to pięć razy, aż uda Ci się znaleźć przyczynę źródłową problemu. Szablon „5 x Dlaczego” może pomóc w tym procesie, ułatwiając śledzenie odpowiedzi i dzielenie się ustaleniami z zespołem.

Ta technika może pomóc Ci zgłębić problem i znaleźć błąd ludzki, który spowodował, że coś poszło nie tak. Co ważniejsze, pomaga również Tobie i Twojemu zespołowi opracować wykonalny plan, aby zapobiec ponownemu wystąpieniu problemu.

Oto przykład:

Problem: kampania e-mail marketingowa została przypadkowo wysłana do niewłaściwych odbiorców.

1. „Dlaczego tak się stało?” Ponieważ nazwa grupy odbiorców nie została zaktualizowana na naszej platformie e-mailowej.

2. „Dlaczego nie zmieniono nazw odbiorców?” Ponieważ segment odbiorców nie został zmieniony po edycji. 

3. „Dlaczego nie zmieniono nazwy segmentu odbiorców?” Ponieważ każdy ma swój własny sposób tworzenia segmentu odbiorców.

4. „Dlaczego każdy ma swój własny sposób tworzenia segmentu odbiorców?” Ponieważ nie ma ustandaryzowanego procesu tworzenia segmentów odbiorców. 

5. „Dlaczego nie ma ustandaryzowanego procesu tworzenia segmentów odbiorców?” Ponieważ zespół nie zdecydował się na ujednolicenie tego procesu, wprowadził nowych członków. 

W tym przykładzie widzimy kilka obszarów, które można zoptymalizować, aby zapobiec ponownemu wystąpieniu tego błędu. Podczas analizowania tych pytań upewnij się, że obecne są wszystkie osoby, które były zaangażowane w tę sytuację, aby wspólnie opracować kolejne kroki, które pozwolą uniknąć tego samego problemu. 

Analiza SWOT

Analiza SWOT może pomóc w podkreśleniu mocnych i słabych stron konkretnego rozwiązania. SWOT to skrót pochodzący od angielskich słów:

• Mocne strony: dlaczego to konkretne rozwiązanie dobrze sprawdza się w przypadku tego problemu? 

• Słabe strony (ang. Weaknesses): jakie są słabe strony tego rozwiązania? Czy jest coś, co możesz zrobić, aby je wzmocnić?

• Możliwości: jakie inne korzyści mogą wyniknąć z wdrożenia tego rozwiązania?

• Zagrożenia: czy jest coś w tej decyzji, co może mieć negatywny wpływ na Twój zespół?

Identyfikując konkretne rozwiązania, możesz wyróżnić różne mocne i słabe strony, szanse i zagrożenia każdego z nich. 

Ta konkretna strategia rozwiązywania problemów jest pomocna, gdy zawężasz zakres odpowiedzi i musisz porównać różnice między różnymi rozwiązaniami. 

Jeszcze skuteczniejsze rozwiązywanie problemów

Po rozwiązaniu trudnego problemu nie zapomnij uczcić tego sukcesu. Jest to ważne nie tylko dla zespołu, który rozwiązuje problemy, aby zobaczyć swoją pracę w akcji, ale może również pomóc wam stać się bardziej wydajnym, skutecznym i elastycznym zespołem. Im więcej problemów rozwiążecie razem, tym więcej osiągniecie. 

Szukasz narzędzia, które pomoże rozwiązywać problemy w Twoim zespole? Śledź realizację projektu za pomocą narzędzia do zarządzania pracą, takiego jak Asana.

Narzędzia do podejmowania decyzji dla firm stosujących metodologię Agile

Z tego e-booka dowiesz się, jak zapewnić pracownikom umiejętności, które pomogą im podejmować lepsze decyzje, aby Twoja firma mogła się zmieniać, dostosowywać i radzić sobie z wyzwaniami skuteczniej niż konkurencja.

Pobierz pełny raport