Użyj kadrowania problemów, aby rozwiązać problemy zespołu

W dzisiejszym złożonym środowisku pracy może być trudno zebrać się jako zespół, aby rozwiązać problemy. Na szczęście dla Ciebie, nigdy nie było lepszego momentu, aby odkryć, na czym polega kadrowanie problemów.  

Jak sama nazwa wskazuje, kadrowanie problemów pomaga zespołom właściwie zrozumieć, sformułować i ująć złożone problemy biznesowe w różnych działach. Rezultat? Dzięki kadrowaniu problemów zespół nauczy się lepiej rozumieć i rozwiązywać problemy poprzez współpracę. 

Omówimy szczegółowo, na czym to polega i pomożemy Ci zrozumieć cztery kroki, które składają się na kadrowanie problemu podczas zarządzania wieloma projektami. 

Czym jest kadrowanie problemu?

Jest to metoda myślenia stosowana do zrozumienia, zdefiniowania i priorytetyzacji trudnych przeszkód i problemów w biznesie. Mówiąc prościej, jest to sposób na lepsze zrozumienie konkretnych problemów, aby wiedzieć, jak je rozwiązać w czasie rzeczywistym. 

W projektach i procesach często pojawiają się przeszkody. Od dołączenia nowych interesariuszy po zmiany wprowadzane w ostatniej chwili, nierozwiązane przeszkody mogą przekształcić się w większe problemy. Dlatego tak ważne jest, aby na początku zadbać o rozwój umiejętności zespołu w zakresie rozwiązywania problemów. 

Narzędzia do podejmowania decyzji dla firm stosujących metodologię Agile

Z tego e-booka dowiesz się, jak zapewnić pracownikom umiejętności, które pomogą im podejmować lepsze decyzje, aby Twoja firma mogła się zmieniać, dostosowywać i radzić sobie z wyzwaniami skuteczniej niż konkurencja.

Pobierz pełny raport

Kiedy należy użyć metody kadrowania problemu?

Metoda kadrowania problemu jest przydatna za każdym razem, gdy pojawiają się przeszkody w trakcie realizacji projektu lub procesu. Ta metoda myślenia pomaga rozwiązywać problemy w czasie rzeczywistym, aby zespół mógł wrócić na właściwe tory.

Oto kilka scenariuszy, w których możesz użyć kadrowania problemu. 

Scenariusz 1: Podczas spotkania poświęconego planowaniu sprintu członek zespołu zgłasza obawy dotyczące braku wystarczającej pomocy, aby dotrzymać terminu. Aby złagodzić stres, zmieniasz sposób, w jaki zespół myśli o problemie i oferujesz inną perspektywę. Oznacza to, że zamiast podkreślać brak zasobów, zastanawiasz się, jak zmienić priorytety zespołu, aby zapewnić dotrzymanie terminów. 

Scenariusz 2: po uruchomieniu nowego projektu okazuje się, że konwersje są niższe niż oczekiwano. Zamiast uznać projekt za porażkę, zmieniasz sposób postrzegania problemu, stawiając się na miejscu klienta. Po przeanalizowaniu strony internetowej zdajesz sobie sprawę, że wezwanie do działania można łatwo przeoczyć. Postanawiasz eksperymentować z rozwiązaniami, testując nowe wezwanie do działania.

Chociaż te scenariusze są różne, każdy z nich pokazuje potrzebę przeformułowania sposobu myślenia o problemie w celu znalezienia nowych rozwiązań. 

Formułowanie problemów

Opis problemu to sposób, w jaki problem jest przekazywany członkom zespołu. Skuteczne sformułowanie problemu jest ujęte w sposób, który zapewnia kontekst i znaczenie, dzięki czemu jest łatwe do zrozumienia. Jest to pierwszy krok w procesie formułowania problemu. Celem jest przedstawienie problemu członkom zespołu, aby mogli zacząć tworzyć potencjalne rozwiązania.

Nie zawsze istnieją łatwe rozwiązania złożonych problemów businessowych. W takich przypadkach pomocne może być przeformułowanie sposobu postrzegania problemu, aby znaleźć innowacyjne rozwiązanie. W tym właśnie pomaga kadrowanie problemu. Pierwszym krokiem w cyklu życia kadrowania problemu jest wiedza, jak go przedstawić. 

Podczas ustnego omawiania problemu na spotkaniu zespołu zawsze uwzględnij:

• Kontekst: kontekst biznesowy problemu obejmuje informacje ogólne o tym, kiedy wystąpił problem i w którym systemie lub procesie miał miejsce. Na przykład na etapie planowania procesu zbierane są niespójne dane. 

• Problem: szczegółowe informacje na temat problemu i jego przyczyn. Na przykład te niespójne dane powodują rozbieżności w fazie wdrażania.

• Znaczenie: znaczenie problemu określa, w jaki sposób jest on powiązany z konkretnym systemem i dlaczego należy go rozwiązać. Na przykład rozbieżność wymaga, aby zespół cofnął się i wskazał, gdzie pojawił się problem, co powoduje opóźnienia w terminie. 

• Cel: określa harmonogram lub priorytet wdrożenia rozwiązania oraz jego cel. Na przykład zespół musi rozwiązać problem przed końcem kwartału, ponieważ jest to kwestia o wysokim priorytecie.

Uwzględnienie tych czterech elementów w opisie problemu sprawi, że każdy interesariusz zrozumie podstawowe szczegóły problemu i ogólny plan działania. Gdy wszyscy mają te same informacje, można szybciej i wydajniej wykonywać pracę i osiągać wyniki. 

Narzędzia do podejmowania decyzji dla firm stosujących metodologię Agile

Z tego e-booka dowiesz się, jak zapewnić pracownikom umiejętności, które pomogą im podejmować lepsze decyzje, aby Twoja firma mogła się zmieniać, dostosowywać i radzić sobie z wyzwaniami skuteczniej niż konkurencja.

Pobierz pełny raport

Cztery kroki procesu kadrowania problemu

Jeśli chodzi o proces kadrowania problemu, po wprowadzeniu stwierdzenia problemu należy wykonać cztery kluczowe kroki. Mogą one pomóc w lepszym zrozumieniu i wizualizacji problemu w odniesieniu do większych potrzeb biznesowych. 

Korzystanie z pomocy wizualnych do analizy problemu może dać Twojemu zespołowi szerszy obraz problemu, który próbujesz rozwiązać. Dzięki kontekstualizacji, priorytetyzacji i zrozumieniu szczegółów na głębszym poziomie, Twój zespół może przyjąć inny punkt widzenia podczas omawiania problemu z interesariuszami.

Przyjrzyjmy się czterem etapom procesu kadrowania problemu, od jego zdefiniowania po zatwierdzenie rozwiązania. 

1. Zdefiniuj problem

Przeanalizuj problem w kontekście systemu lub procesu, w którym występuje. Zadaj sobie pytania, takie jak: „W którym miejscu systemu występuje ten problem?” i „Jaka jest pierwotna przyczyna problemu?” 

Zdefiniowanie pytań kontekstowych pomaga umieścić problem w istniejących procesach i wskazać, co może być jego przyczyną. 

Na przykład, jeśli pracujesz nad uruchomieniem nowej inicjatywy marketingowej i napotykasz problem z rozwojem, możesz zdefiniować problem jako brak zasobów programistycznych.

2. Nadaj problemowi priorytet

Następnie nadaj priorytet problematycznym obszarom na podstawie innych kwestii i celów projektu. Pytania typu: „Czy ten problem uniemożliwia osiągnięcie celów?” i „Czy ten problem wyczerpie niezbędne zasoby?” to dobre pytania na początek.

Pomogą Ci one uszeregować problemy według ważności, dzięki czemu możesz zwizualizować potencjalny wynik rozwiązania problemu w porównaniu z odłożeniem go na później. 

3. Zrozum problem

Aby zrozumieć problem, zbierz informacje od różnych interesariuszy i liderów działów. Dzięki temu uzyskasz szeroki zakres danych.

Zadawaj pytania i zbieraj szczegóły od jak największej liczby różnych członków zespołu, aby zróżnicować swoje spojrzenie na problem. To z kolei doprowadzi Cię do bardziej innowacyjnych rozwiązań, które będą służyć większości członków zespołu.

Na przykład, aby w pełni zrozumieć, dlaczego brakuje zasobów na rozwój, warto poprosić szefa działu rozwoju o pomoc w ponownym ustaleniu priorytetów w zakresie niezbędnych zasobów. 

4. Zatwierdź rozwiązanie

Wreszcie nadszedł czas, aby zatwierdzić rozwiązanie. Sprawdź jakość rozwiązania, testując je w jednym lub kilku scenariuszach wewnętrznych. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że działa ono prawidłowo, zanim zostanie udostępnione klientom zewnętrznym. 

Może być również konieczne uzyskanie zgody przywództwa przed wprowadzeniem rozwiązania, ale zależy to od konkretnej sytuacji. Po zatwierdzeniu przeanalizuj skuteczność swojego rozwiązania i kontynuuj testowanie nowych pomysłów, aż osiągniesz pożądany rezultat. 

Techniki i wskazówki dotyczące kadrowania problemów

Ponieważ kadrowanie problemu to sposób na zmianę perspektywy w celu uzyskania innych wyników, może ono pomóc w rozwoju miejsca pracy. Motywując swój zespół do korzystania z tej techniki, możesz rozwijać umiejętności rozwiązywania problemów u wszystkich jego członków. 

Oto kilka sposobów, w jakie możesz wykorzystać kadrowanie problemów do odkrywania innowacyjnych rozwiązań w miejscu pracy:

• Kadruj problemy za pomocą uporządkowanych stwierdzeń: chociaż metoda kadrowania problemów może być stosowana w prawie każdej sytuacji, w której występuje problem, istnieje właściwy i niewłaściwy sposób, jeśli chodzi o przeformułowanie problemów. Opis problemu może się różnić w zależności od sytuacji, ale każdy z nich powinien być zgodny z podstawowymi elementami przedstawionymi powyżej. Obejmuje to kontekst, problem, znaczenie i cel. Wszystko to pomaga interesariuszom zrozumieć, w jaki sposób problem odnosi się do danego projektu. 

• Prowadź efektywne burze mózgów: kadrowanie problemu można wykorzystać podczas burzy mózgów, aby zachęcić do przedstawiania różnych perspektyw i nowych statystyk. Możesz skorzystać z tej techniki burzy mózgów, prosząc interesariuszy o przedstawienie swoich pomysłów na tablicy lub karteczkach samoprzylepnych. W ten sposób wszystkie pomysły są poparte danymi.

• Sformułuj problem, mając na uwadze cel: technika polegająca na zaczynaniu od końca polega na pracy wstecz. W ten sposób możesz zmienić sposób myślenia swojego zespołu i zachęcić do myślenia zorientowanego na cel. Ta technika może również pomóc członkom zespołu nauczyć się priorytetyzować rozwój osobisty i myślenie strategiczne. 

Korzystając z inicjatyw związanych z kadrowaniem problemów w miejscu pracy, możesz upewnić się, że wszystkie problemy są skutecznie komunikowane, a rozwiązania są oparte na badaniach. Oba te podejścia prowadzą do skuteczniejszego rozwiązywania problemów. 

Wykorzystaj współpracę zespołową do rozwiązywania problemów

Rozwiązywanie problemów nie jest pracą dla jednej osoby. Im więcej członków zespołu będzie zaangażowanych, tym bardziej kreatywne będą rozwiązania. W świecie złożonych decyzji i stale rozwijających się projektów, kadrowanie problemów może być świetnym sposobem na to, aby wszyscy byli na bieżąco, jeśli chodzi o problemy, które warto rozwiązać. 

Aby zapewnić zespołowi łączność na każdym etapie, wypróbuj oprogramowanie do współpracy zespołowej. Asana może Ci w tym pomóc, od dopasowania celów po zwiększenie produktywności. 

Narzędzia do podejmowania decyzji dla firm stosujących metodologię Agile

Z tego e-booka dowiesz się, jak zapewnić pracownikom umiejętności, które pomogą im podejmować lepsze decyzje, aby Twoja firma mogła się zmieniać, dostosowywać i radzić sobie z wyzwaniami skuteczniej niż konkurencja.

Pobierz pełny raport