Jak utworzyć zespół międzyfunkcyjny w 4 prostych krokach

Większość firm ma strukturę organizacyjną z określonymi działami, takimi jak marketing, sprzedaż, finanse itp. Członkowie zespołu w każdym z tych obszarów mają określone cele, które muszą osiągnąć w oparciu o swoją specjalizację, ale często zespoły te działają w silosach, koncentrując się wyłącznie na tym, co muszą osiągnąć. Na czym polega problem? Tracą one możliwość wykorzystania umiejętności współpracowników, aby lepiej i szybciej wykonywać swoją pracę.

Grupowanie osób o różnych mocnych stronach i unikalnych umiejętnościach z różnych działów może pomóc firmom w lepszym osiąganiu celów. Taki zespół często nazywa się zespołem międzyfunkcyjnym. W tym artykule wyjaśnimy korzyści płynące z posiadania zespołu międzyfunkcyjnego – zarówno stałego, jak i tymczasowego – i przedstawimy wskazówki, jak go zbudować. 

Czym jest zespół międzyfunkcyjny? 

Zespół międzyfunkcyjny to stała lub tymczasowa grupa pracowników z różnych działów, którzy współpracują ze sobą, aby osiągnąć wspólne cele. Często w skład zespołów międzyfunkcyjnych wchodzą również członkowie zespołu o różnym poziomie i rodzaju doświadczenia. W zespole międzyfunkcyjnym granice między obszarami funkcjonalnymi firmy są rozmyte. Członkowie zespołu z różnych działów współpracują, komunikują się i koordynują swoje działania, aby osiągnąć większy cel firmy.

Co oznacza „międzyfunkcyjny”? 

Z definicji „międzyfunkcyjny” oznacza system osób z różnych działów, które współpracują ze sobą, aby osiągnąć wspólny cel. Pomyśl o odnoszącym sukcesy zespole koszykówki. Potrzebuje dobrych strzelców, dobrych obrońców, różnych rozmiarów i prędkości graczy itp., a wszyscy współpracują, aby umieścić piłkę w koszu i uniemożliwić drugiej drużynie zrobienie tego samego. 

Zwycięskie zespoły nie stosują uniwersalnego podejścia, dlatego organizacje też nie powinny. Aby dokonać przełomu w branży i stworzyć coś całkowicie wyjątkowego, potrzebujesz zespołu o zróżnicowanych umiejętnościach. Współpraca międzyfunkcyjna pomoże Ci to osiągnąć.

Różnice między zespołami funkcjonalnymi i międzyfunkcyjnymi 

Podczas gdy zespół funkcjonalny składa się z osób z jednej konkretnej dziedziny wiedzy, zespół międzyfunkcyjny składa się z osób z wielu różnych nisz. Kiedy członkowie zespołu o unikalnych umiejętnościach współpracują ze sobą, mogą skuteczniej realizować cele biznesowe i skracać czas cyklu. W rezultacie zespoły międzyfunkcyjne są szczególnie skuteczne w realizacji dużych inicjatyw firmowych. 

Przykład zespołu funkcjonalnego i międzyfunkcyjnego:

• Zespół funkcjonalny: zespół skoncentrowany na celach swojego działu. Na przykład zespół marketingowy koncentruje się wyłącznie na osiąganiu celów marketingowych firmy. Załóżmy, że celem firmy jest zwiększenie przychodów z roku na rok. Cele projektu marketingowego z pewnością zwiększą świadomość marki, ale mogą nie mieć bezpośredniego wpływu na przychody. 

• Zespół międzyfunkcyjny: bardziej zróżnicowany zespół skoncentrowany na większych, międzyfunkcyjnych celach. W tym samym przykładzie zespół międzyfunkcyjny może stworzyć plan projektu, który koncentruje się na zwiększeniu przychodów firmy za pomocą różnych metod. W skład zespołu mogą wchodzić członkowie działów, takich jak marketing, produkt, finanse i sprzedaż.

Dzięki efektywnej współpracy i dobremu narzędziu do zarządzania projektami zespoły międzyfunkcyjne mogą osiągać cele w krótszym czasie i przy użyciu mniejszych zasobów.

Jak stworzyć zespół międzyfunkcyjny

Niezależnie od tego, czy budujesz stały, czy tymczasowy zespół międzyfunkcyjny, zacznij od oceny bieżącego podziału zespołu. Zastanów się, jakie dodatkowe mocne strony i wiedza specjalistyczna są potrzebne do osiągnięcia celu. 

Podobnie jak w przypadku każdego innego zespołu, zespół międzyfunkcyjny powinien mieć wyznaczonego kierownika projektu i obejmować osoby o różnych umiejętnościach, które Twoim zdaniem będą ze sobą współgrać. 

Skorzystaj z poniższych wskazówek, aby upewnić się, że Twój zespół międzyfunkcyjny jest wydajny i może skutecznie realizować cele firmy.

1. Skup się na różnorodności 

Głównym sposobem na osiągnięcie różnorodności perspektyw w zespole międzyfunkcyjnym jest włączenie do niego członków z różnych działów. Staraj się jednak uwzględniać również inne elementy różnorodności, takie jak rasa, płeć czy wiek. Im bardziej różnorodny jest zespół międzyfunkcyjny, tym bardziej wyróżniają się w nim różne punkty widzenia. 

Wskazówka: tworząc zróżnicowany zespół międzyfunkcyjny, rozważ wybór członków zespołu o różnym poziomie doświadczenia i stażu pracy, a także o różnych umiejętnościach twardych i miękkich. Warto również wybrać członków zespołu o różnym pochodzeniu, płci i wieku. 

2. Ustal cele

Tworząc zespół międzyfunkcyjny, upewnij się, że każdy jego członek dostosowuje swoje indywidualne cele do celów zespołu i firmy. Jest to ważne, ponieważ członkowie zespołu będą potrzebować pełnej widoczności, aby pomyślnie ukończyć projekty, które spełniają potrzeby firmy. Jeśli jesteś liderem zespołu, możesz pomóc nowym członkom zrozumieć wspólny cel i upewnić się, że wszyscy są na bieżąco. 

Wskazówka: pomocnym sposobem na dostosowanie celów zespołu jest użycie oprogramowania do śledzenia celów. Oprogramowanie do śledzenia celów może połączyć Twoją codzienną pracę z większymi celami firmy i wyraźnie zwizualizować postępy w ich realizacji.

3. Włącz do zespołu ekspertów merytorycznych 

Włączenie do zespołu międzyfunkcyjnego ekspertów merytorycznych zwiększy jego zdolność do rozwiązywania problemów i zapewni większą przewagę podczas inicjowania i realizacji projektu. 

Pomyśl o tym na przykładzie: jeśli w zespole jest ekspert finansowy, łatwiej będzie zarządzać projektem międzyfunkcyjnym obejmującym aktualizacje bazy danych finansowych firmy. Chociaż możesz potrzebować pomocy członków zespołu marketingowego i sprzedażowego w przypadku zewnętrznych elementów projektu, Twój ekspert finansowy może podejmować kluczowe decyzje, prowadzić zespół przez prace techniczne i omawiać szczegóły konkretnego projektu z interesariuszami.  

Wskazówka: możesz nie być w stanie pozyskać członków zespołu z każdego działu, którzy mają odpowiednią wiedzę specjalistyczną. Jeśli w danym dziale jest niewielu ekspertów i uważasz, że są potrzebni w swoich zespołach, zapytaj ich, kto byłby dobrym kandydatem na stanowisko w zespole międzyfunkcyjnym. Członkowie zespołu, którzy mają dużą wiedzę i są dobrymi nauczycielami, to dobrzy kandydaci do zespołów międzyfunkcyjnych.

4. Wykorzystaj automatyzację pracy 

Wykorzystanie automatyzacji na swoją korzyść może wzmocnić Twój zespół międzyfunkcyjny. Automatyzacja ogranicza liczbę czynności okołozadaniowe, więc członkowie zespołu spędzają mniej czasu na wyszukiwaniu informacji lub komunikowaniu zmian, a więcej na wykonywaniu pracy specjalistycznej. Wybierz odpowiednie narzędzie do zarządzania projektami, które automatyzuje wiele zadań lub procesów Twojego zespołu, aby zwiększyć jego wydajność. 

Automatyzacja ułatwia zarówno skuteczną komunikację, jak i produktywność, ponieważ możesz usprawnić przepływ pracy i uniknąć wąskich gardeł.

Wskazówka: jedno narzędzie do zarządzania pracą może pomóc zespołowi międzyfunkcyjnemu w organizacji zadań, jasnym określeniu odpowiedzialności za pracę i scentralizowaniu komunikacji w zespole. Ponadto wybór oprogramowania, które integruje się z innymi narzędziami zwiększającymi produktywność, takimi jak Slack, Zoom i Dokumenty Google, może dodatkowo usprawnić przepływy pracy i komunikację na różnych platformach.

Jak korzystać z zespołów międzyfunkcyjnych

Zespoły międzyfunkcyjne sprawdzają się najlepiej, gdy chcesz rozwiązać bardziej złożony problem lub osiągnąć ambitne cele. Mogą to być rutynowe zadania, na przykład ciągły rozwój produktu, projekty o określonym czasie trwania z jasno określoną datą rozpoczęcia i zakończenia lub bardziej ciągłe, długoterminowe cele. Oto kilka przykładów:

• Projekty o dużym znaczeniu: międzyfunkcyjny model zarządzania projektami jest najbardziej przydatny w przypadku konkretnego projektu, gdy jest on ukierunkowany na większą inicjatywę firmy. Załóżmy, że zamiast zwykłej kampanii marketingowej, przygotowujesz wieloletnią kampanię reklamową, której celem jest zwiększenie świadomości marki, pozyskanie nowych klientów i osiągnięcie ambitnych celów związanych z przychodami. Aby kampania była skuteczna, oprócz członków zespołu marketingowego warto uwzględnić w niej członków zespołów sprzedaży, generowania przychodów i popytu.

Projekty Agile: ze względu na swój charakter oparty na współpracy projekty, które wykorzystują metodologię Agile, są głównymi kandydatami do zespołów międzyfunkcyjnych. Możesz na przykład utworzyć zespół międzyfunkcyjny do aktualizacji nowych produktów, który może obejmować inżynierów oprogramowania, marketerów produktów i zespół projektowania treści, którzy wspólnie korzystają z metodyki Agile.

Korzyści z zespołów międzyfunkcyjnych 

Zespoły międzyfunkcyjne nie zawsze są odpowiednie do danego zadania, ale jeśli są wykorzystywane efektywnie, mogą pomóc Ci w osiąganiu celów. Poniżej przedstawiamy pięć wskazówek, jak skutecznie tworzyć tymczasowe lub stałe zespoły międzyfunkcyjne.

Zwiększone zaangażowanie pracowników 

Struktury zespołów międzyfunkcyjnych mogą zwiększyć zaangażowanie pracowników, ponieważ członkowie zespołu w tej strukturze częściej czują, że mają wspólny cel. Zespoły międzyfunkcyjne zyskują poczucie jedności dzięki wspólnej pracy nad osiągnięciem wspólnego celu.

Rozwija umiejętności zarządzania 

Wielofunkcyjność może zwiększyć umiejętności zarządzania członków zespołu, ponieważ nie będzie wielu członków zespołu z tym samym zestawem umiejętności, które będą ich wspierać. Załóżmy, że członek zespołu sprzedaży jest częścią zespołu międzyfunkcyjnego. Ponieważ nie ma on do dyspozycji całego zespołu ekspertów ds. sprzedaży, który mógłby mu pomóc, będzie musiał prowadzić zespół w kwestiach sprzedażowych, a potencjalnie nawet pełnić rolę lidera zespołu w tej dziedzinie. Każdy członek zespołu jest odpowiedzialny za proces decyzyjny i wykrywanie nieefektywności w swojej dziedzinie, co pozwala mu rozwijać umiejętności przywódcze.

Wspiera współpracę w zespole 

Praca w zespole zawsze wymaga współpracy, ale w zespołach międzyfunkcyjnych umiejętność współpracy rozwija się szczególnie intensywnie, ponieważ każdy musi współpracować z osobami, które niekoniecznie zna, i korzystać z zestawów umiejętności, które nie są mu znane. Zespoły międzyfunkcyjne wymagają wysokiego poziomu przejrzystości i umiejętności rozwiązywania konfliktów, aby odnieść sukces.

Tworzy możliwości uczenia się 

Ponieważ zespoły międzyfunkcyjne są zróżnicowane, członkowie zespołu mają wiele okazji, aby uczyć się od siebie nawzajem. Na przykład eksperci ds. marketingu i finansów w zespole będą trzymać się tego, co znają, ale nieuchronnie będą uczyć się od siebie nawzajem podczas współpracy nad projektami. W miarę upływu czasu większość członków zespołu nauczy się czegoś nowego. 

Poprawiają wgląd w strukturę organizacyjną 

Gdy członkowie zespołu pracują w wyspecjalizowanych działach, mogą nie wiedzieć, co dzieje się w innych obszarach firmy. Niektórzy członkowie zespołu mogą nawet nie wiedzieć, jaka jest wizja lub cele firmy. Skuteczne zespoły międzyfunkcyjne zwiększają widoczność członków zespołu na wszystkich tablicach, dzięki czemu osoby te czują się bardziej związane z większymi celami i kamieniami milowymi firmy.

Członkowie zespołu mogą odkryć, że praca z ludźmi, którzy mają różne zestawy umiejętności, zapewnia bardziej ekscytujące środowisko pracy. Kiedy pracownicy czują się bardziej podekscytowani przychodzeniem do pracy, ich morale i wydajność wzrastają.

Wyzwania zespołów międzyfunkcyjnych

Łącząc członków różnych działów, z pewnością napotkasz pewne wyzwania. Dlatego ważne jest, aby na wczesnym etapie rozważyć taktykę rozwiązywania konfliktów. Oto kilka typowych wyzwań, przed którymi stoją zespoły międzyfunkcyjne, oraz sposoby ich pokonywania:

Sprzeczne wizje

Jeśli w Twojej organizacji nie ma kultury współpracy międzyfunkcyjnej, rozpoczęcie pracy może być trudne. Zespoły, które dopiero zaczynają pracę międzyfunkcyjną, często mają do czynienia ze sprzecznymi wizjami i sposobami pracy. Członkowie zespołu z różnych działów mogą mieć własne pomysły na realizację konkretnego projektu i przedkładać różne elementy procesu nad inne. Jeśli nie uda się osiągnąć porozumienia, trudno będzie cokolwiek osiągnąć. 

• Rozwiązanie: przywództwo powinno wyznaczyć jasny i konkretny cel projektu, który pomoże stworzyć proces współpracy z bardzo konkretnym rezultatem końcowym. Jeśli cel jest jasno określony, współpraca i praca międzyfunkcyjna będą skuteczniejsze, ponieważ zespół będzie dążył do osiągnięcia wspólnego celu. 

Wyzwania dla kierownictwa 

Zespół międzyfunkcyjny to nowe wyzwanie dla kierownictwa, ponieważ jego zadaniemia zarządzanie członkami zespołu o różnych umiejętnościach, poziomie doświadczenia i stylu pracy. W rezultacie stworzenie ustandaryzowanego procesu wykonywania pracy może stanowić wyzwanie, ponieważ członkowie zespołu mogą być przyzwyczajeni do pracy w określony sposób. 

• Rozwiązanie: tworząc zespół, upewnij się, że od samego początku istnieje jasna struktura organizacyjna procesu decyzyjnego. Uzyskanie akceptacji pozwoli Ci uniknąć wszelkich wewnętrznych konfliktów w przyszłości. Każdy zespół międzyfunkcyjny powinien mieć jednego lidera odpowiedzialnego za podejmowanie decyzji, a następnie jasną hierarchię. 

Problemy z odpowiedzialnością

W środowisku międzyfunkcyjnym członkowie zespołu mogą odnieść wrażenie, że terminy nie są tak rygorystyczne i mogą pracować bardziej indywidualnie, innymi słowy, we własnym tempie. Chociaż w pewnym stopniu jest to w porządku, nadal ważne jest, aby do projektów międzyfunkcyjnych podchodzić systematycznie, aby uniknąć opóźnień i niepowodzeń w przyszłości. 

• Rozwiązanie: wprowadź regularną pętlę informacji zwrotnych w każdym projekcie, aby wszyscy byli odpowiedzialni za terminowe wykonywanie części pracy. Użyj narzędzia do zarządzania pracą, aby planować zadania i produkty końcowe, wyznaczać kamienie milowe i upewnić się, że praca jest wykonywana na czas w całym cyklu życia projektu. 

Osiągnij cele swojej firmy dzięki szablonowi międzyfunkcyjnemu 

Zespoły międzyfunkcyjne wykorzystują największy atut Twojej firmy – jej pracowników. Niezależnie od tego, czy zespoły międzyfunkcyjne są stałe, czy tymczasowe, mogą one oferować unikalne perspektywy i zwiększać innowacyjność.

Chociaż współpraca w zespole może wymagać pewnego czasu na wzajemne poznanie wzorców i procesów, możesz zmniejszyć tarcia, stosując za każdym razem ten sam proces. Szablon międzyfunkcyjny zapewnia zespołowi jednolite środowisko pracy, które zwiększa produktywność i sprzyja efektywnej współpracy. Wypróbuj nasz darmowy szablon międzyfunkcyjny, aby rozpocząć pracę nad nowymi przedsięwzięciami już dziś.

Często zadawane pytania: zespół międzyfunkcyjny

Dlaczego zespoły międzyfunkcyjne są ważne?  

Skuteczny zespół międzyfunkcyjny może wnosić nowe pomysły i sposoby współpracy, aby tworzyć unikalne i bardziej skuteczne rozwiązania. Łatwo jest wpaść w nałóg wykonywania zadań w jeden sposób i uznawać go za „właściwy”. Zespół międzyfunkcyjny zakłóca standardowy sposób myślenia i może wprowadzić nowe pomysły i procesy do zespołu, tworząc lepszy wynik dla konsumentów. 

Organizacje, które działają w silosach, mają tendencję do zmagania się z rozwiązywaniem problemów z powodu braku perspektyw, które wnoszą do dyskusji. Zespoły międzyfunkcyjne kwestionują tradycyjne sposoby myślenia, a w rezultacie tworzą lepsze procesy decyzyjne. Łącząc ludzi o różnych punktach widzenia i obszarach wiedzy, z pewnością zwalczysz myślenie grupowe i nieświadome uprzedzenia. Niezależnie od tego, czy tworzysz nowy produkt, czy budujesz zespół w startupie, praca międzyfunkcyjna może pomóc Ci osiągnąć więcej. 

Kiedy należy utworzyć zespół międzyfunkcyjny?

Zespół międzyfunkcyjny należy utworzyć, gdy masz projekt lub inicjatywę, która wymaga wiedzy i wkładu różnych działów lub obszarów funkcjonalnych w organizacji. Zespoły międzyfunkcyjne są korzystne, gdy projekt obejmuje wiele dyscyplin, a do skutecznego osiągnięcia pożądanego rezultatu potrzebny jest zróżnicowany zestaw umiejętności i perspektyw.

Jaki jest przykład zespołu międzyfunkcyjnego?

Przykładem zespołu międzyfunkcyjnego jest zespół utworzony w celu opracowania nowego produktu. Taki międzyfunkcyjny zespół programistyczny może składać się z członków różnych działów, takich jak inżynieria, marketing, projektowanie, produkcja i finanse. Uwzględnienie perspektyw i obszarów wiedzy specjalistycznej różnych typów zespołów i członków zespołu pomoże zapewnić, że produkt spełnia wymagania techniczne, odpowiada potrzebom klientów, ma atrakcyjny wygląd, może być wydajnie wytwarzany i jest opłacalny finansowo.

Czym jest przywództwo w zespole międzyfunkcyjnym?

Przywództwo w zespole międzyfunkcyjnym to zdolność do kierowania zespołem składającym się z osób z różnych obszarów funkcjonalnych lub działów w organizacji i koordynowania jego działań. Skuteczne przywództwo w zespole międzyfunkcyjnym obejmuje ułatwianie współpracy, zarządzanie różnymi perspektywami i priorytetami, uzyskiwanie poparcia dla wspólnych celów, rozwiązywanie konfliktów i zapewnianie skutecznej komunikacji między członkami zespołu. Silne umiejętności interpersonalne, inteligencja emocjonalna i zdolność do wspierania inkluzywnego i produktywnego środowiska pracy zespołu mają kluczowe znaczenie dla skutecznego przywództwa w zespole międzyfunkcyjnym.