Jak centrum transakcyjne może usprawnić przepływ sprzedaży

Firmy muszą osiągać zyski, aby odnieść sukces, co oznacza, że muszą znajdować potencjalnych klientów i zawierać umowy. Ta odpowiedzialność często spoczywa na zespole sprzedaży, ale czy przy tak wysokiej stawce inni członkowie zespołu nie powinni się zaangażować? 

Centrum transakcyjne to oparte na współpracy podejście do oceny złożonych transakcji i zwiększania przychodów firmy. W tym procesie członkowie zespołu z różnych działów współpracują ze sobą, aby pozyskać najlepszych leadów i wprowadzić ich do lejka sprzedażowego. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak stworzyć centrum transakcyjne, które usprawni działania sprzedażowe. 

Czym jest centrum transakcyjne?

Centrum transakcyjne to międzyfunkcyjny zespół, który współpracuje ze sobą, aby szybko i skutecznie przeprowadzić wartościowe transakcje przez lejki sprzedażowe. Podczas gdy przedstawiciele handlowi pracują samodzielnie nad większością transakcji firmy, centrum transakcyjne koncentruje się na transakcjach złożonych lub o wysokiej wartości. Korzystanie z centrum transakcyjnego w celu usprawnienia operacji sprzedażowych może skrócić czas cyklu sprzedaży nawet o 40% i zwiększyć produktywność sprzedaży nawet o 20%.

Role i obowiązki analityka centrum transakcyjnego

Chociaż większość osób zaangażowanych w centrum transakcyjne pełni inne role i obowiązki, należy wyznaczyć analityka lub specjalistę ds. centrum transakcyjnego, który będzie zajmował się operacjami centrum i zapewniał ich sprawne funkcjonowanie.

Analityk centrum transakcyjnego nie jest osobą kontaktującą się z klientem. Koncentruje się na procesowej stronie transakcji, a jego główne obowiązki mogą obejmować:

• Współpraca z członkami centrum transakcyjnego w celu realizacji indywidualnych obowiązków podczas procesu sprzedaży

• Zapewnienie, że zespół centrum transakcyjnego działa w sposób skoordynowany

• Konfigurowanie transakcji 

• Usprawnianie procesów i śledzenie wydajności centrum transakcyjnego

Analityk centrum transakcyjnego jest kluczowym członkiem zespołu, ponieważ pełni rolę głównego punktu kontaktowego dla wszystkich. Zarządza przepływem pracy związanym z obsługą wszelkich transakcji o dużej wartości, złożonych lub wymagających bezpośredniego kontaktu.

Inne zespoły, które warto włączyć do centrum transakcyjnego

Utworzenie zespołu międzyfunkcyjnego do obsługi transakcji o dużej wartości może przyczynić się do ich usprawnienia. Rozważ włączenie osób z następujących zespołów:

• Marketing: członkowie zespołu marketingowego mogą wykorzystywać dane do analizy grupy docelowej, tworzenia listy potencjalnych klientów i oceny ich problemów.

• Sprzedaż: w centrum transakcyjnym będą przedstawiciele handlowi, którzy przygotowują przekonujące oferty dla klientów.

• Dział prawny: członek zespołu z działu prawnego może dołączyć do centrum transakcyjnego, aby przejrzeć oferty i upewnić się, że są one zgodne z umową. 

• Finanse: członek zespołu z działu finansowego może przejrzeć ceny ofert i ułatwić wymianę pieniędzy po zawarciu transakcji.

Jak stworzyć skuteczne centrum transakcyjne

Aby zapewnić prawidłowe funkcjonowanie centrum transakcyjnego, należy wcześniej skonfigurować solidny przepływ procesów. Członkowie zespołu pracujący w centrum transakcyjnym będą mieli również inne zadania, więc ważne jest, aby wszyscy byli na bieżąco i odpowiednio ustalali priorytety.

Wykonując poniższe kroki, zbuduj skuteczne centrum transakcyjne, które z łatwością przeprowadzi niestandardowe transakcje przez cały proces.

1. Określ oczekiwania

Każda firma korzysta z centrum transakcyjnego w inny sposób, dlatego pierwszą rzeczą, którą należy zrobić, jest określenie celów centrum transakcyjnego. Przeanalizuj swoje działania sprzedażowe i sprawdź, jakie luki wymagają wypełnienia. Zadaj następujące pytania:

• W jakich obszarach zespół sprzedaży potrzebuje wsparcia?

• Jakie są słabe strony naszego bieżącego procesu sprzedaży?

• W jaki sposób możemy skrócić czas cyklu sprzedaży i zwiększyć liczbę zamówień?

Wykorzystaj swoje odpowiedzi, aby określić oczekiwania dotyczące tego, co ma osiągnąć Twoje centrum transakcyjne. Jeśli na przykład zespół sprzedaży ma trudności z transakcjami o dużej wartości, ponieważ wymagają one więcej czasu i nakładu pracy, centrum transakcyjne może zająć się nimi od początku do końca. W ten sposób transakcje te zyskują więcej uwagi i wsparcia, a w rezultacie inni mają więcej czasu na skupienie się na transakcjach o niższej wartości.

2. Wybierz swój zespół

Gdy już poznasz oczekiwania wobec centrum transakcyjnego, łatwo będzie Ci zidentyfikować potrzebnych członków zespołu. Jeśli centrum transakcyjne ma zajmować się od początku do końca transakcjami o dużej wartości, potrzebujesz członków zespołu, którzy będą mogli zarządzać każdym etapem procesu sprzedaży, w tym:

• przedstawiciel handlowy,

• członek zespołu prawnego,

• członek zespołu finansowego,

• członek zespołu marketingowego,

• Członek zespołu ds. sukcesu klienta

Osoby te będą zajmować się pozyskiwaniem potencjalnych klientów, przygotowywaniem umów, wyceną, strukturą transakcji i interakcjami w przypadku transakcji o dużej wartości, podczas gdy zespół sprzedaży będzie zajmować się transakcjami o niższej wartości. 

3. Ustal kryteria transakcji

Gdy zespół centrum transakcyjnego będzie już gotowy do pracy, ustal kryteria, które pozwolą określić, które transakcje są o wysokiej wartości. Kryteria kwalifikacji transakcji jako transakcji o wysokiej wartości (lub złożonej) mogą obejmować:

• Klienci o określonym poziomie rozpoznawalności

• Klienci powyżej określonego budżetu

• Klienci z wieloma osobami kontaktowymi

• Klienci wymagający wielu interakcji

Jeśli chcesz, aby centrum transakcyjne zajmowało się transakcjami o dużej wartości od początku do końca, zespół sprzedaży powinien przekazywać wszystkie leady, które spełniają kryteria. Centrum transakcyjne może jednak zaangażować się na dowolnym etapie procesu sprzedaży. Możesz na przykład zdecydować, że bardziej efektywne będzie wysyłanie leadów o wysokiej wartości do centrum transakcyjnego dopiero po tym, jak przedstawiciel handlowy je rozwinie i upewni się, że są gorące. 

4. Określ strategię pracy

Każdy zespół potrzebuje strategii, aby móc wykonywać swoją pracę. Określając przepływ pracy od samego początku, masz pewność, że kiedy członkowie zespołu spotkają się, będą dokładnie wiedzieć, co i jak mają zrobić.

Strategia każdego centrum transakcyjnego będzie inna. Wracając do naszego przykładu, przekazanie sprawy do centrum transakcyjnego może wyglądać następująco:

• Przedstawiciel handlowy wysyła do centrum transakcyjnego potencjalnego klienta o dużej wartości.

• To oznacza, że członek zespołu marketingowego musi ocenić potencjalnego klienta i jego potrzeby.

• Przedstawiciel handlowy centrum transakcyjnego opracowuje niestandardową strukturę transakcji dla potencjalnego klienta.

• Członek zespołu prawnego ocenia transakcję.

• Członek zespołu ds. sukcesu klienta kontaktuje się z potencjalnym klientem, aby zwiększyć jego zaangażowanie i poprawić jego nastawienie do współpracy w trakcie zawierania transakcji.

• Członek zespołu finansowego finalizuje transakcję

Ponieważ Twój zespół może nie spotykać się osobiście, struktura przekazywania spraw pomaga wszystkim wiedzieć, kiedy nadchodzi ich kolej, aby się zaangażować.

5. Przeanalizuj swój sukces

Podobnie jak większość przepływów pracy, utworzenie centrum transakcyjnego nie jest procesem jednorazowym. Po uruchomieniu centrum transakcyjnego dąż do ciągłego doskonalenia. Poświęć trochę czasu, aby sprawdzić, co działa, a co nie. Użyj oprogramowania do sprzedaży, aby ocenić, czy centrum transakcyjne zwiększa zyski. Możesz zauważyć:

• Większa liczba transakcji o wysokiej wartości.

• Skrócenie czasu cyklu sprzedaży.

• Zwiększona produktywność członków zespołu w centrum transakcyjnym i poza nim.

• Większa liczba zamkniętych transakcji o niskiej wartości dzięki wsparciu centrum transakcyjnego. 

Możesz również zauważyć obszary, które nadal wymagają pracy. Na przykład, Twój zespół centrum transakcyjnego może początkowo mieć problemy z komunikacją. Ponieważ członkowie zespołu nie pracowali wcześniej razem, mogą potrzebować czasu na dostosowanie się. Spróbuj zorganizować warsztaty lub spotkania integracyjne poza centrum transakcyjnym i postaraj się poprawić dynamikę zespołu w miejscu pracy. 

6. W razie potrzeby zmień swoją strategię

Wykorzystaj statystyki z analizy, aby zaktualizować strategię centrum transakcyjnego. Chociaż centrum transakcyjne często poprawia przepływ sprzedaży, źle funkcjonujący zespół może spowodować porzucenie zysków. Aby uniknąć negatywnych skutków, przeprowadzaj analizę centrum transakcyjnego za każdym razem, gdy dokonujesz przeglądu procesu sprzedaży – najlepiej regularnie. W ten sposób monitorujesz postępy i skuteczność zespołu.

Korzyści z centrum transakcyjnego

Skutecznie wykorzystywane centrum transakcyjne przynosi korzyści zarówno zespołowi sprzedaży, jak i całej firmie. Integrując członków zespołu z różnych działów i wykorzystując ich unikalne umiejętności, możesz zaspokajać potrzeby klientów i częściej zdobywać zamówienia, zwłaszcza te o dużej wartości.

Inne korzyści z centrum transakcyjnego to m.in.:

• Szybsze zawieranie umów: dwie głowy to nie jedna głowa, a cztery głowy to więcej niż dwie. Kiedy zespół rozumie swoje role i skutecznie współpracuje, aby sfinalizować każdą transakcję, będziesz to robić szybciej.

• Lepsze statystyki dotyczące potrzeb klientów: zespół międzyfunkcyjny ma bardziej zróżnicowany zestaw umiejętności niż zespół składający się wyłącznie z przedstawicieli handlowych. Ułatwia to zrozumienie potrzeb klienta z różnych perspektyw.

• Bardziej spójne oferty: dzięki jasnemu procesowi zespół może łatwiej tworzyć oferty, które są bardziej spójne pod względem wielkości, jakości i struktury.

• Bardziej spójne zespoły: ponieważ centrum transakcyjne obejmuje członków z różnych działów, w naturalny sposób służy jako sposób na informowanie członków zespołu międzyfunkcyjnego. Osoby te mogą wrócić do swoich działów i przekazać informacje o postępach w sprzedaży firmy – bez konieczności organizowania spotkania statusowego lub długiej prezentacji.

• Mniejsze ryzyko: skuteczne centrum transakcyjne może zmniejszyć ryzyko, zwiększając zyski firmy i zapewniając stały przepływ transakcji o wysokiej wartości. 

Skorzystaj z centrum transakcyjnego, aby pozyskać klientów i sfinalizować sprzedaż

Silne centrum transakcyjne to zespół posiadający umiejętności i wsparcie niezbędne do przekształcenia potencjalnych klientów w lojalnych klientów. Skorzystaj z oprogramowania do zarządzania pracą, aby ustalić przepływ pracy dla centrum transakcyjnego, dzięki czemu wszystko będzie przebiegać płynnie, a członkowie zespołu będą wykonywać swoje zadania bez opóźnień.