16 managementtechnieken om de betrokkenheid van het team te vergroten

Management is meer dan alleen mensen vertellen wat ze moeten doen. Je moet mensen, projecten en tijd beheren. Dit zijn allemaal heel verschillende benaderingen - hoewel ze met elkaar verweven zijn - en ze zullen het algehele succes van je werk bepalen.

Uit ons onderzoek blijkt dat 44% van de werknemers zich gemotiveerder zou voelen als hun werk boeiend en plezierig zou zijn. Maar hoe kun je een omgeving voor je team creëren waarin ze zich zo voelen? 

We hebben 16 managementtechnieken samengesteld die je zullen helpen om contact te maken met je team, een productieve en plezierige werkomgeving te creëren en je bedrijfsdoelen te bereiken. 

Een handleiding voor leiders over wijzigingsbeheer

Leer hoe je de leider kunt zijn die je Team nodig heeft in tijden van verandering. Krijg tips over wanneer je nieuwe bedrijfsdoelstellingen moet stellen, hoe je transparant kunt communiceren en hoe je werknemers betrokken kunt houden.

Krijg de inzichten

1. Creëer een inclusieve omgeving

Wanneer je mensen met verschillende achtergronden inhuurt, is het cruciaal dat iedereen zich veilig en welkom voelt in je Team. Hoewel diversiteit vooruitgang kan stimuleren, kan het ook een voedingsbodem zijn voor misverstanden als je organisatie niet inclusief is. 

Controleer je onbewuste vooroordelen om veronderstellingen, overtuigingen of attitudes die je misschien hebt geïnternaliseerd te onderzoeken. Je bewust zijn van je vooroordelen is de eerste stap om ze te bestrijden en je geest te openen voor een meer inclusieve en diverse werkplaats. Het maakt niet uit wat voor soort stereotypen je hebt geïnternaliseerd, het gaat erom hoe je de effecten ervan kunt beperken.

Een manager die begrijpt hoe culturele, gender- of lichamelijke diversiteit zijn team beïnvloeden, zal een betere leider zijn dan iemand die deze unieke eigenschappen niet erkent. Door je emotionele en culturele intelligentie te oefenen, kun je een betere leider worden en een sterke organisatiecultuur voor je Team creëren.

2. Werf het beste team aan

Dit zou vanzelfsprekend moeten zijn, maar hoe beter je team, hoe meer het de moeite waard zal zijn om ze te beheren. Huur teamgenoten in met complementaire vaardigheden en diverse achtergronden om creativiteit en innovatie te bevorderen en op hun beurt vooruitgang te stimuleren. 

Hoe diverser je wervingsaanpak, hoe meer talent je zult aantrekken. Doe dit door kandidaten te werven via meerdere verschillende wervingskanalen en om interne aanbevelingen te vragen van werknemers op verschillende niveaus en afdelingen. 

3. Kies de juiste leiderschapsstijl

Je persoonlijkheid en ervaring op de werkplaats zullen onvermijdelijk je leiderschapsstijl beïnvloeden, maar dat kan je team ook! Een situationele leiderschapsstijl stelt je in staat om de manier waarop je je team leidt en beheert aan te passen aan hun individuele behoeften, eigenschappen en situaties. Afhankelijk van de hoeveelheid ondersteuning en aansturing die je team nodig heeft, kun je elk van de vier soorten situationeel leiderschap toepassen: delegeren, ondersteunen, coachen of aansturen.

Als situationeel leiderschap niet jouw ding is, zijn er tal van andere leiderschapsstijlen die je kunt toepassen als ze authentiek voor je aanvoelen.   

Bij Asana geven we het goede voorbeeld. Deze consistente en benaderbare leiderschapsstijl kan de betrokkenheid en het vertrouwen van het team vergroten. Tegelijkertijd inspireert het goede voorbeeld ook de mensen om je heen en bouwt het een cultuur van verantwoordelijkheid op.

Als leider weet ik dat het mijn verantwoordelijkheid is om de toon te zetten voor onze bedrijfscultuur.”

Wat uiteindelijk telt, is dat je een leiderschapsstijl kiest die goed voor je voelt en ervoor zorgt dat je team de doelen van je organisatie bereikt.

4. Delegeer doeltreffend

Je kunt het niet allemaal alleen doen - dat is het voordeel van het managen van een team van getalenteerde, hardwerkende en vastberaden mensen. Een van de meest effectieve en efficiënte managementtechnieken is het delegeren van werk. 

Effectief delegeren kan je helpen de productiviteit van je team te maximaliseren en tegelijkertijd burn-outs te voorkomen. Het delegeren van werk is een delicate balans. Het gaat erom de snelste en beste manier te vinden om taken uit te voeren en tegelijkertijd de werkbelasting van je team te beheren. Om effectief te zijn in het delegeren, denk aan je teamleden, de vaardigheden die ze hebben en de uitdagingen, kansen of pauzes die ze nodig hebben om optimaal te presteren.

Vooral beginnende managers kunnen moeite hebben met deze techniek, omdat het moeilijk is om afstand te nemen van het werk zelf en toch het gevoel te behouden dat ze bijdragen aan het project. Motiveer jezelf om te delegeren door na te denken over hoe nieuwe projecten een positieve invloed zullen hebben op je teamleden. 

Als delegeren niet vanzelfsprekend voor je is, is dat niet erg! Probeer te onthouden dat het jouw taak is om je team op succes voor te bereiden door de middelen en omgeving te bieden die ze nodig hebben, niet om alles zelf te doen.

5. Erken hard werken, talent en betrokkenheid

Het erkennen en belonen van het werk van je team is belangrijk om hen betrokken te houden. Prestatiebeoordelingen zijn een geweldige manier om dit te doen. Maar om je managementvaardigheden te ontwikkelen, moet je erkenning ook op andere manieren oefenen. Dankbaarheid zorgt er immers voor dat je team zich gewaardeerd voelt. Bovendien is aangetoond dat het ontvangen van positieve feedback wanneer ze hun werk goed doen de negatieve effecten die stress op hun prestaties kan hebben, vermindert.

Wanneer je je team of de specifieke bijdrage van een teamlid waardeert, vertel het hen dan. Hana Ayoub, een in New York gevestigde executive coach, vertelde ons dat teamleden die een sterk punt internaliseren dat hun managers hen hebben aangewezen, in de toekomst gebruik kunnen maken van deze natuurlijke talenten.

Het is een win-win voor iedereen. Bovendien stelt regelmatige feedback (goed of slecht) je teamgenoten in staat om hun werk efficiënter aan te passen en te verbeteren dan wanneer ze zouden moeten wachten op hun volgende jaarlijkse beoordeling.

6. Zet je team op de eerste plaats

Een managementtechniek die gemakkelijk over het hoofd kan worden gezien, is om echt om je team te geven, buiten hun bijdragen op het werk. Een team dat het gevoel heeft dat ze meer zijn dan alleen cijfers voor jou, zal meestal meer betrokken en collaboratief zijn op het werk. 

Een manier waarop je je team kunt laten zien dat je om hen geeft als mens, is door actief te luisteren wanneer ze met je praten. In plaats van overhaaste conclusies te trekken of elk woord dat ze zeggen te analyseren, moet je luisteren naar wat ze zeggen en je eigen vooroordelen of standpunten opzij zetten. Door open vragen te stellen, laat je je teamgenoten zien dat je oplet.

Dit type luistervaardigheid kan ongelooflijk nuttig zijn bij het oplossen van conflicten, het faciliteren van vergaderingen of het oplossen van problemen. Bovendien kan het geven van mentale ruimte aan je teamgenoten om gewoon te praten over wat ze bezighoudt, nieuwe ideeën voor oplossingen aanwakkeren die gemakkelijk komen. 

Wanneer je teamgenoot het probleem ter sprake brengt dat hij of zij moet oplossen, denk dan terug aan wat hij of zij zegt ('Wat ik je hoor zeggen is...'). Soms inspireert het horen van een probleem iemand om zich te realiseren dat ze het antwoord al weten.”

Verfijn je emotionele intelligentie om beter te worden in het herkennen, reguleren en begrijpen van je eigen emoties en die van je teamleden. Dit helpt je om effectiever te communiceren, conflicten op te lossen en teamsynergie op te bouwen. 

7. Bied mogelijkheden voor professionele ontwikkeling

Naast het geven van regelmatige feedback aan je team, is het bieden van professionele ontwikkelingsmogelijkheden een andere managementtechniek die je team zal helpen groeien onder jouw leiderschap.

Ontdek wat je teamgenoten motiveert en luister actief wanneer ze met je praten over hun langetermijndoelen, zodat je ze kunt ondersteunen op weg naar het bereiken van deze doelen.

Als je teamgenoten vastzitten of zich overweldigd voelen, help ze dan bij het definiëren van hun professionele doelen. Soms hebben ze alleen een externe mening nodig en een klein duwtje om doelen te stellen die hen weer op het goede spoor zullen krijgen.

8. Sta open voor nieuwe ideeën

Als je de beste mensen hebt aangenomen om in je team te zitten, moet je erop vertrouwen dat ze enkele van de beste ideeën hebben. Als hun manager moet je ervoor zorgen dat je openstaat voor nieuwe ideeën, of het nu gaat om ideeën om je project vooruit te helpen, de teamsamenwerking te verbeteren of een fout in je businessplan te verhelpen. 

Geen enkel geweldig concept zal tot stand komen binnen een Silo.”

Naast open te staan voor hun ideeën, moet je je teamgenoten de kans geven om ze te delen. Je kunt regelmatig brainstormsessies houden, een gedeelde brainstormtaak instellen in je werkbeheersysteem en eerlijke feedback aanmoedigen tijdens koffievergaderingen. Dit zijn allemaal uitstekende mogelijkheden om creativiteit te inspireren en een voortdurende feedbacklus te creëren die je team gelukkiger maakt.  

9. Blijf duidelijk en consistent

We hebben het belang van consistentie al genoemd bij het bespreken van de voordelen van het goede voorbeeld geven, maar deze techniek is zo belangrijk voor je succes als manager dat we hier wat dieper op ingaan.

Je team heeft duidelijk en consistent management nodig, zodat ze zich kunnen concentreren op de taken die voor hen liggen in plaats van hun tijd te besteden aan het verduidelijken of hun aanpak al dan niet correct is. Wanneer je een niveau van consistentie bereikt waarop je team kan vertrouwen, geef je hen helderheid over doel, plan en verantwoordelijkheid.

Helderheid en consistentie kunnen van toepassing zijn op de manier waarop je projecten en vergaderingen plant, je aanpak van het leiden van gesprekken, de manier waarop je lof en constructieve feedback communiceert, hoe je verwachtingen stelt en hoe taken worden gedelegeerd.

Als u een team leidt dat deel uitmaakt van een grotere organisatie, dan is het belangrijk dat u iedereen laat inzien hoe de grotere organisatie de wereld beïnvloedt, hoe uw team essentieel is voor het succes van de organisatie, en hoe hun individuele werk belangrijk is voor het succes van het team.”

Consistentie hoeft innovatie echter niet in de weg te staan - als je het goed doet, kan het juist het tegenovergestelde doen! Wanneer je processen worden gestroomlijnd, kan je team minder tijd besteden aan werk over werk en meer tijd besteden aan het bijdragen van creatieve ideeën.

10. Beheer tijd verstandig

Goed tijdbeheer is een vaardigheid die je onderscheidt van andere managers. Door je eigen tijd en die van je teamgenoten goed te beheren, blijf je op de hoogte van projecten zonder dat je je overwerkt voelt. Er zijn eindeloze manieren om je tijd te beheren, maar hier zijn enkele van onze favoriete tijdbeheertechnieken:

De Pomodoro-techniek

De Pomodoro-techniek is een manier om je werkdag op te splitsen in productieve sessies en pauzes. Het idee is om 25 minuten te werken, dan een pauze van vijf minuten te nemen en deze cyclus vier keer te herhalen. Na de vierde sessie kun je een langere pauze nemen, meestal 15–30 minuten.

Hoewel het lijkt alsof deze tijdmanagementtechniek je flow onderbreekt, vermindert het eigenlijk mentale vermoeidheid en helpt het afleiding tijdens focussessies.

Voorbeeld: Zo kun je je eerste vier pomodoro-sessies van de dag opbreken:

• 25 minuten e-mails beantwoorden, vijf minuten koffiepauze

• 25 minuten QA van een rapport, vijf minuten op sociale media

• 25 minuten om het rapport af te werken, vijf minuten om een paar rekoefeningen te doen

• 25 minuten taken plannen

• 30 minuten om je hond uit te laten

De GTD-techniek

GTD staat voor Getting Things Done, een techniek die werkt met de overtuiging dat hoe meer informatie je probeert bij te houden, hoe minder waarschijnlijk het is dat je productief bent en je concentreert op je taken. Deze techniek kan zeer nuttig zijn als je worstelt met uitstelgedrag.

GDT werkt in vijf stappen: 

1. Leg het werk vast dat je moet doen

2. Details verduidelijken

3. Organiseer je taken

4. Denk na over je prioriteiten

5. Krijg het grootste deel van je werk gedaan 

De 1-3-5-regel

Met de 1-3-5-methode kun je je belangrijkste werk prioriteren en tegelijkertijd wat kleinere dingen gedaan krijgen. Wanneer je je dagelijkse takenlijst samenstelt, schrijf je negen taken op die je elke dag wilt voltooien, maar verdeel ze in vijf kleine taken, drie middelgrote taken en één grote taak. Voltooi eerst de grote taken en werk toe naar je kleinere taken. 

Voorbeeld: hier zijn een paar voorbeelden van kleine, middelgrote en grote taken.

• Kleine taken: snelle e-mails sturen, vergaderingen plannen, kantoorbenodigdheden bestellen, enz.

• Middelgrote taken: documentatie bijwerken, QA-blogpost, inkoopaanvraag verzenden, enz.

• Grote taken: website lanceren, klantgesprek leiden, brainstormen, enz.

De doe het nu

Deze methode voor tijdbeheer is vrij eenvoudig: als een taak je minder dan een paar minuten kost, doe het dan onmiddellijk. 

Probeer deze methode je urgente taken niet in de weg te laten staan. Houd er rekening mee dat zolang het uitvoeren van de taak even lang duurt als het opschrijven en het instellen van een herinnering, het beter is om het gewoon uit de weg te ruimen.

Voorbeeld: je bent bezig met het schrijven van een rapport en moet je e-mail controleren om wat gegevens op te halen wanneer je ziet dat je leidinggevende je een verzoek heeft gestuurd om toegang tot een document te delen. In plaats van deze taak op te schrijven en je hersenen te vertroebelen met nog een kleine taak die later moet worden uitgevoerd, klik je gewoon op die paar knoppen en ga je vervolgens terug naar je rapport. 

Eet de kikker

De eet-de-kikker tijdmanagementtechniek is gebaseerd op het idee om het ergste deel van je dag (bijvoorbeeld het eten van een kikker) eerst gedaan te krijgen. Door je dag rond deze strategie te plannen, kun je 's ochtends de grootste of belangrijkste taken aanpakken en de rest van je dag aangenamer maken.

Voorbeeld: Je planning voor de dag ziet er best leuk uit: je hebt een teamlunch gepland, een blogpost in de maak over een onderwerp dat je hebt voorgesteld, en je mag bijdragen aan een asynchrone brainstormsessie. Maar je moet ook je klantentracker bijwerken, wat je minst favoriete taak van de maand is. Dat is je kikker. Slik het vroeg in de dag door, zodat je van de rest kunt genieten.

Timeboxing

Timeboxing is een doelgerichte tijdbeheerstrategie waarbij elke taak een bijbehorende timebox heeft - of de hoeveelheid tijd waarin die taak voltooid moet zijn. 

Voorbeeld: als je een grote taak op je bord hebt staan, zoals het schrijven van een prestatiebeoordeling, kun je twee timeboxen van één uur op je agenda zetten om je te helpen de taak te voltooien.

Tijdsblokken maken

Timeblocking lijkt erg op timeboxing, maar in plaats van timeboxen toe te wijzen voor individuele taken, blokkeer je specifieke periodes in je agenda voor groepen van vergelijkbare taken. Dit kan helpen om de focustijd te verhogen en diep werk te ontgrendelen.

Voorbeeld: blokkeer elke maandag, woensdag en vrijdag tussen 9.30 en 10.00 uur een half uur in je agenda om je e-mailinbox op nul te brengen.

Het Pareto-principe

Het Pareto-principe stelt dat 80% van de resultaten voortkomt uit 20% van de oorzaken. Als je dit principe wilt toepassen op je tijdbeheer, kun je de 80/20-regel gebruiken. Schrijf je takenlijst voor de dag op en ontdek welke van de taken die dag de grootste impact zullen hebben op je team, project of bedrijf. 

Probeer je dan eerst te concentreren op de 20% van de taken die 80% van de impact voor de dag zullen opleveren, voordat je ander werk aanpakt.

Voorbeeld: je hebt vandaag twee jaarlijkse beoordelingen die volgende week moeten worden ingediend, een paar verkoop-e-mails die je hebt vermeden en vier verkoop- en omzetrapporten die je moet controleren. Hoewel het schrijven van de jaarlijkse beoordelingen of het verzenden van die verkooppitches belangrijke taken zijn, zal het eerst controleren van de rapporten de grootste impact hebben op je team, omdat het hen in staat stelt hun werk voort te zetten.

11. Waardeer de tijd van je team

Tijdmanagementvaardigheden kunnen je helpen je beste werk gedaan te krijgen, maar zorg ervoor dat je ook de tijd van je team waardeert. 

Je kunt laten zien dat je de tijd van je team waardeert (en hetzelfde terug vragen) door e-mails, berichten en telefoontjes ter zake te houden. Druk altijd duidelijk uit wat je nodig hebt, wanneer je het nodig hebt en hoe je wilt dat het wordt gedaan. Door dit werk aan jouw kant te doen, kan de persoon die je om hulp vraagt zich concentreren op de taak in plaats van te proberen te ontcijferen wat de taak precies zou moeten zijn.

Een andere manier om je team te laten zien dat je hun tijd waardeert, is door elke week een vergaderingsvrije dag te implementeren. Bij Asana hebben we ontdekt dat vergaderingsvrije woensdagen onze teamgenoten in staat stellen om echt productief te worden, omdat er geen onderbrekingen zijn.

12. Maak gebruik van technologie en werkbeheertools

Of je team elkaar nu elke dag op kantoor ziet of dat je over de hele wereld verspreid bent, in de huidige tijd is een single source of truth essentieel. 

Werkbeheersoftware kan je helpen contact te leggen met je teamgenoten, doelen te stellen, taken te plannen en de voortgang bij te houden. Naast het besparen van tijd die iedereen besteedt aan werk over werk, zal het stroomlijnen van al je projecten en communicatie in één tool het voor iedereen gemakkelijker maken om hun werk bij te houden.

Een werkbeheertool is de beste manier om de informatie van je team te centraliseren. Zie duidelijk wie wat doet en wanneer, waarom het belangrijk is en welke doelen dat werk ondersteunt. Deze tools, zoals Asana, bevatten manieren voor je team om: 

• Het werk van je team te visualiseren in een Kanbanbord, Gantt-grafiek of teamagenda. 

• De voortgang bij te houden in de richting van persoonlijke, team- en bedrijfsdoelen met slimme doelen, OKR's en het bijhouden van doelen. 

• Projectbeheermethodologieën zoals Agile of Scrum te implementeren. 

• Voortgangsupdates asynchroon te delen met projectstatusupdates die rechtstreeks verband houden met het werk dat is voltooid. 

• Integreer je favoriete bedrijfstools om het schakelen tussen apps en handmatig werk te verminderen. 

Een handleiding voor leiders over wijzigingsbeheer

Leer hoe je de leider kunt zijn die je Team nodig heeft in tijden van verandering. Krijg tips over wanneer je nieuwe bedrijfsdoelstellingen moet stellen, hoe je transparant kunt communiceren en hoe je werknemers betrokken kunt houden.

Krijg de inzichten

13. Wees proactief

De bovenstaande Pojectbeheertools en -methodologieën kunnen enorm nuttig zijn als het gaat om het oplossen van problemen. Je moet echter ook een proactieve aanpak hanteren om projecten soepel te laten verlopen. 

Gebruik de toewijzing van middelen om de beschikbare middelen te identificeren en toe te wijzen aan Team-initiatieven. Dit maximaliseert uiteindelijk de impact en productiviteit van je team. Zodra een project is gestart, gebruik je proactieve risicobeheerprocessen om complicaties bij te houden en te anticiperen voordat ze zich voordoen. 

14. Stimuleer positiviteit en balans tussen werk en privé

Werk en spel gaan niet samen? Wij zijn het daar niet mee eens. Een team dat goed samenwerkt, zal ook beter samenwerken en op zijn beurt zijn beste werk leveren. Maak tijd voor teambuildingoefeningen om je team de kans te geven om op menselijk niveau contact te maken.

Probeer de speeltijd ook niet te beperken tot teambuilding. Je kunt kleine momenten van plezier creëren door een vergadering te beginnen met een ijsbreker, tweewekelijkse happy hours na het werk in te plannen of een teamdiner te organiseren om een mijlpaal te vieren. 

Door op een persoonlijker niveau contact te maken met je team, ontstaan er sterkere banden tussen jullie en wordt het werk voor alle betrokkenen leuker en bevredigender. Bovendien hebben teams die plezier hebben op het werk de neiging om het gevoel te hebben dat ze een gezondere balans tussen werk en privé hebben.

We weten meestal niet dat iemand een burn-out heeft totdat ze daadwerkelijk een burn-out hebben. Maar een intuïtieve en betrokken manager zou in staat moeten zijn om de vroege tekenen op te vangen. Moedig alle managers aan om regelmatig 1-1's te houden met rapporten en niet alleen over het bedrijf te praten. Gebruik de tijd om een idee te krijgen van hoe het met het individu gaat als mens.”

15. Wees transparant

Transparantie is een managementtechniek die finesse vereist. Je wilt belangrijke informatie met je team delen, maar je moet een balans vinden, zodat je niet het risico loopt dat je te veel informatie deelt die hen gaat stressen of afleiden van hun werk.

Als je ooit niet zeker weet of informatie die je hebt al dan niet met je team moet worden gedeeld, vraag het dan aan je leidinggevende. In de meeste gevallen weten zij of en hoeveel je mag delen. Bovendien kunnen ze je helpen de beste manier te vinden om de informatie te communiceren zonder je team te overweldigen of onnodige stress te veroorzaken.

Een groot deel van transparant en eerlijk zijn met je team is ervoor te zorgen dat ze weten hoe hun individuele werk bijdraagt aan de doelen en het succes van het bedrijf. Zorg ervoor dat je team een duidelijke manier heeft om hun dagelijkse werk en initiatieven op projectniveau te verbinden met de doelen van je bedrijf, zodat ze kunnen zien hoe hun dagelijkse werk vruchten afwerpt in het grote geheel.

16. Communiceer effectief

Communicatie is de lijm die alles bij elkaar houdt. Je moet effectief communiceren om projecten op tijd af te krijgen, je teamleden gemotiveerd te houden en ervoor te zorgen dat belanghebbenden of klanten tevreden zijn. Naast je interpersoonlijke communicatievaardigheden is het essentieel dat je een communicatieplan voor je team maakt.

In je communicatieplan staat welke kanalen je moet gebruiken voor verschillende soorten communicatie (bijv. Slack voor snelle check-ins of e-mail voor externe communicatie), wanneer je asynchroon moet communiceren versus persoonlijk, wie welke soort projectrollen heeft en hoe vaak belangrijke details worden gecommuniceerd. 

Verbind je team met één tool

De 16 managementtechnieken die hierboven zijn gedeeld, kunnen je helpen een geweldige leider te zijn, maar probeer jezelf niet onder druk te zetten om ze allemaal altijd te doen. Het is oké als je van nature getalenteerd bent in sommige managementtechnieken en er nog andere ontwikkelt - je bent maar een mens! Om de stress die je ervaart te verlichten, kun je je projecten en communicatie stroomlijnen in een betrouwbare en flexibele werkbeheertool.

Met de werkbeheersoftware van Asana kun je het schakelen tussen apps minimaliseren en kun jij en je team zich concentreren op de planning. Bovendien kan het coördineren van je projecten je bedrijf vooruit helpen.

Een handleiding voor leiders over wijzigingsbeheer

Leer hoe je de leider kunt zijn die je Team nodig heeft in tijden van verandering. Krijg tips over wanneer je nieuwe bedrijfsdoelstellingen moet stellen, hoe je transparant kunt communiceren en hoe je werknemers betrokken kunt houden.

Krijg de inzichten