문제 해결 전략을 사용하여 팀이 문제 해결에 능숙해지도록 하세요
예를 들어, 직장에서 일상적인 작업을 수행하고 있는데 상사가 여러분을 불러 "문제가 생겼어요"라고 말한다고 가정해 보겠습니다.
안타깝게도 우리는 손가락을 튕기는 것만으로 문제가 즉시 해결되는 세상에서 살지 않습니다. 문제를 효과적으로 해결하는 방법을 아는 것은 연마해야 할 중요한 전문 기술입니다. 해결해야 할 문제가 있는 경우 가장 효과적인 해결책을 찾기 위해 사용해야 하는 올바른 프로세스는 무엇인가요?
이 글에서는 문제 해결 프로세스와 복잡한 문제에 대한 가장 효과적인 해결책을 찾는 방법을 분석합니다.
문제 해결이란 무엇인가요?
문제 해결은 특정 문제나 갈등에 대한 해결책을 찾는 과정입니다. 문제를 해결하기 위한 해결책은 여러 가지가 있을 수 있습니다. 따라서 최적의 해결책을 찾기 위해 문제 해결 프로세스를 거치는 것이 중요합니다. 일자 드라이버를 사용하여 Phillips 헤드 나사를 풀 수 있지만, 이 상황에 더 적합한 도구가 있습니다. 일반적인 문제 해결 기법을 활용하면 적절한 도구를 사용하는 것과 마찬가지로 특정 상황의 필요에 맞는 최상의 해결책을 찾는 데 도움이 됩니다.
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문제 해결을 위한 4단계
문제를 해결하고 싶을 수 있지만, 시간을 들여 단계별로 진행하세요. 팀과 함께 문제 해결 프로세스를 효과적으로 세분화하는 방법은 다음과 같습니다.
1. 해결해야 할 문제 식별하기
문제를 파악하는 가장 쉬운 방법 중 하나는 질문하는 것입니다. 다음과 같은 저널리즘 질문을 던지는 것이 좋습니다.
누가: 이 문제와 관련된 사람은 누구인가요? 누가 문제를 일으켰나요? 이 문제로 가장 큰 영향을 받는 사람은 누구인가요?
무엇: 어떤 일이 발생하고 있는가? 문제의 범위는 어느 정도인가요? 이 문제로 인해 앞으로 나아가는 데 방해가 되는 것은 무엇인가요?
어디서: 이 문제는 어디에서 발생했나요? 이 문제가 주변에 다른 영향을 미치나요?
언제: 이 문제가 언제 발생했나요? 이 문제가 언제부터 영향을 미치나요? 특정 기간 내에 해결해야 하는 긴급한 문제인가요?
왜: 왜 발생하는가? 워크플로에 영향을 미치는 이유는 무엇인가요?
방법: 이 문제는 어떻게 발생했나요? 워크플로와 팀원의 생산성에 어떤 영향을 미치나요?
저널리즘적 질문을 던지면 강력한 문제 진술 을 정의하는 데 도움이 될 수 있으며, 이를 통해 현재 상황을 객관적으로 강조하고 이를 중심으로 계획을 세울 수 있습니다.
다음은 디자인 팀이 저널리즘적 질문을 사용하여 문제를 식별하는 방법의 예시입니다.
중요한 문제: 디자인 요청이 누락되고 있습니다
대상: 디자인 팀, 디지털 마케팅 팀, 웹 개발 팀
무엇: 디자인 요청이 잊어지거나, 분실되거나, 단발성으로 생성됩니다.
어디서: 이메일 요청, 디자인 요청 스프레드시트
언제: 1월 20일, 1월 31일, 2월 4일, 2월 6일에 요청이 누락됨
방법: 이메일 요청이 받은 편지함에서 누락되었으며, 접수 스프레드시트가 올바르게 업데이트되지 않았습니다. 디지털 마케팅 팀은 디자인 요청이 병목 현상을 일으키는 동안 며칠 동안 광고 게시를 연기해야 했습니다. 디자이너는 모든 요청이 완료된 것을 확인하기 위해 추가로 근무해야 했습니다.
이 예시에서는 이 문제의 여러 측면이 해결될 수 있습니다. 저널리즘 질문을 사용하면 다른 문제와 프로세스에 참여해야 하는 사람을 파악하는 데 도움이 될 수 있습니다.
참고: 문제 프레이밍을 사용하여 팀의 비효율성을 해결하는 방법2. 여러 해결책 브레인스토밍하기
팀과 함께 가능한 다양한 해결책을 브레인스토밍할 때는 문제에 영향을 받는 사람이 누구인지 고려하는 것이 중요합니다. 기자식 질문으로 돌아가서 이 문제와 관련된 사람은 누구인가요? 이들(종종 프로젝트 이해관계자라고 함)이 의사 결정 과정에 참여하도록 하세요.
가능하다면 해결책에 큰 이해관계가 없는 진행자를 데려오세요. 해당 사안에 거의 또는 전혀 이해관계가 없는 개인을 데려오면 팀이 계획대로 업무를 진행하고 좋은 문제 해결 능력을 발휘할 수 있습니다.
다음은 창의적인 사고를 장려하는 몇 가지 브레인스토밍 기법입니다.
사전에 혼자 브레인스토밍하기: 그룹으로 모이기 전에 브레인스토밍하는 문제가 정확히 무엇인지에 대한 맥락을 팀에 제공하세요. 이렇게 하면 회원님과 팀원이 모일 때까지 몇 가지 아이디어를 준비할 수 있습니다.
(처음에는) 모든 것에 '예'라고 답하기: 브레인스토밍을 처음 시작할 때는 아직 어떤 아이디어에도 '아니요'라고 말하지 말고 가능한 한 많은 아이디어를 얻으려고 노력하세요. 가능한 한 많은 아이디어를 확보하면 다양한 해결책을 얻을 수 있습니다. 전략의 다음 단계에서 아이디어를 다듬으세요.
팀원과 일대일로 대화하기: 어떤 사람들은 그룹 환경에서 자신의 아이디어를 공유하는 것이 불편할 수 있습니다. 팀원들과 개별적으로 문제를 논의하고 제한 없이 의견을 공유하도록 격려하세요. 처음 예상했던 것보다 더 자세한 인사이트를 얻을 수 있습니다.
일상을 벗어나세요: 회의실이나 Zoom 통화에서 브레인스토밍하는 데 익숙하다면 조금 다른 일을 해보세요! 브레인스토밍 미팅을 카페에서 진행하거나 산책하는 동안 Zoom 통화를 해보세요. 일상을 벗어나면 뇌가 평범함에서 벗어나 비판적 사고를 늘릴 수 있습니다.
3. 해결책을 정의합니다
팀원들과 브레인스토밍을 통해 시나리오에 대한 고유한 관점을 파악한 후에는 다양한 전략을 살펴보고 어떤 옵션이 당면한 문제에 대한 최선의 해결책인지 결정해야 합니다. 해결책을 정의할 때는 이 두 가지 주요 질문을 고려하세요. 이 해결책으로 원하는 결과는 무엇이며, 이 해결책으로 이점을 얻을 수 있는 사람은 누구인가요?
이 결정을 내려야 하는 마감일을 설정하고 이에 따라 이해관계자에게 업데이트하세요. 때로는 결정을 내려야 할 사람이 너무 많습니다. 제한된 조건을 바탕으로 최선의 판단을 내리고 훌륭한 일을 신속하게 처리하세요.
읽을거리: RACI 차트4. 해결책 구현
솔루션을 구현하려면 문제에 가장 가까운 사람들과 협력하는 것부터 시작하세요. 이렇게 하면 문제의 영향을 가장 많이 받은 사람들이 차단을 해제하는 데 도움이 될 수 있습니다. 그런 다음 덜 영향을 받는 사람들로 이동합니다. 일부 솔루션은 여러 팀을 거치지 않아도 될 정도로 간단합니다.
적절한 팀과 함께 실행을 우선시한 후 나머지 팀이 완료해야 하는 진행 중인 업무를 배정하세요. 이렇게 하면 실행 계획 중에 업무가 과중해지는 것을 방지할 수 있습니다. 솔루션이 마련되면 솔루션이 어떻게 작동하는지 확인하고 필요한 경우 과정을 수정할 수 있도록 체크인을 예약하세요.
참고: 8D란? 효율적인 문제 해결을 위한 템플릿애자일 비즈니스를 위한 의사 결정 도구
이 전자책에서 직원들이 더 나은 의사 결정을 내릴 수 있도록 지원하여 비즈니스가 경쟁사보다 더 효과적으로 전환하고 적응하며 도전 과제를 해결할 수 있도록 하는 방법을 알아보세요.
일반적인 문제 해결 전략 구현
문제(및 해결책)를 식별하는 몇 가지 방법이 있습니다. 시도해 볼 수 있는 몇 가지 전략과 이를 적용하는 일반적인 방법은 다음과 같습니다.
시행 착오
시행착오를 통해 문제를 해결하는 데는 일반적으로 팀 전체가 필요하지 않습니다. 시행착오를 통해 문제를 해결하려면 문제의 원인을 파악한 다음 가능한 해결책을 신속하게 테스트하여 변경 사항이 있는지 확인합니다.
이 문제 해결 방법은 기술 지원 팀에서 문제 해결을 위해 자주 사용됩니다.
참고: 예시를 통해 알아보는 반복 프로세스5 Whys
다섯 가지 이유 문제 해결 방법은 문제의 근본 원인을 파악하는 데 도움이 됩니다. 먼저 "이 문제가 발생한 이유는 무엇인가요?"라고 질문하는 것으로 시작합니다. 첫 번째 '왜'에 대한 답을 찾은 후, '왜 그런 일이 일어났는가?'라고 다시 질문합니다. 문제를 근본 원인에 기인할 수 있을 때까지 이 작업을 5번 수행합니다. 5 Whys 템플릿은 이 프로세스를 안내하여 답변을 추적하고 결과를 팀과 쉽게 공유할 수 있도록 해줍니다.
이 기법은 문제가 발생한 원인이 무엇인지 파헤치고 인적 오류를 찾는 데 유용합니다. 더 중요한 것은, 이 기술은 회원님과 팀이 실행 가능한 계획을 수립하여 문제가 다시 발생하지 않도록 방지하는 데 도움이 된다는 것입니다.
다음은 예시입니다.
문제: 이메일 마케팅 캠페인이 실수로 잘못된 대상에게 전송되었습니다.
“이런 일이 발생한 이유는 무엇인가요?” 이메일 플랫폼에서 수신자 이름이 업데이트되지 않았기 때문입니다.
“대상 그룹 이름이 변경되지 않은 이유는 무엇인가요?” 편집 후 대상 세그먼트의 이름이 변경되지 않았기 때문입니다.
“잠재 고객 세그먼트의 이름이 변경되지 않은 이유는 무엇인가요?” 모두가 개별적인 방식으로 잠재 고객 세그먼트를 만들기 때문입니다.
“모든 사람이 개별적인 방식으로 잠재고객 세그먼트를 만드는 이유는 무엇인가요?” 오디언스 세그먼트를 생성하는 표준화된 프로세스가 없기 때문입니다.
“잠재 고객 세그먼트를 생성하기 위한 표준화된 프로세스가 없는 이유는 무엇인가요?” 팀이 프로세스를 표준화하는 방법을 결정하지 않았기 때문에 새로운 팀원을 도입했습니다.
이 예시에서는 이러한 실수가 다시 발생하지 않도록 최적화할 수 있는 몇 가지 영역을 볼 수 있습니다. 이러한 질문을 해결할 때는 동일한 문제가 발생하지 않도록 다음 단계를 함께 만들 수 있도록 상황에 관련된 모든 사람이 참석해야 합니다.
참고: ‘다섯 가지 이유’를 확인하여 문제의 핵심에 다가가기SWOT 분석
SWOT 분석은 특정 솔루션의 강점과 약점을 강조하는 데 도움이 될 수 있습니다. SWOT는 다음을 의미합니다.
강점: 이 특정 해결책이 이 문제에 적합한 이유는 무엇인가요?
약점(Weaknesses): 이 해결책의 약점은 무엇인가요? 이러한 약점을 보완하기 위해 할 수 있는 일이 있나요?
Opportunities(기회): 이 해결책을 구현하면 어떤 다른 이점이 있을 수 있나요?
위협(Threats): 이 결정이 팀에 해로운 영향을 미칠 수 있는 부분이 있나요?
특정 해결책을 식별하면 각 해결책의 다양한 강점, 약점, 기회, 위협을 강조할 수 있습니다.
이 특별한 문제 해결 전략은 답을 좁히고 서로 다른 해결책 간��� 차이점을 비교하고 대조해야 할 때 유용합니다.
더욱 성공적인 문제 해결
어려운 문제를 해결한 후에는 지금까지의 성과를 축하하는 것을 잊지 마세요. 이는 문제 해결자 팀이 자신의 업무를 실제로 확인하는 데 중요할 뿐만 아니라 더 효율적이고 효과적이며 유연한 팀이 되는 데에도 도움이 될 수 있습니다. 함께 해결하는 문제가 많을수록 더 많은 것을 성취할 수 있습니다.
팀의 문제를 해결하는 데 도움이 되는 툴을 찾고 계신가요? .
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