Usa queste strategie per trasformare il tuo team in un gruppo di problem solver capaci

Immagina: stai gestendo le tue attività quotidiane al lavoro, il tuo capo ti chiama e ti dice: "Abbiamo un problema". 

Purtroppo, non viviamo in un mondo in cui i problemi si risolvono all’istante con uno schiocco di dita. Saper risolvere efficacemente i problemi è un’importante competenza professionale da affinare. Se hai un problema che deve essere risolto, qual è il processo giusto da utilizzare per assicurarti di ottenere la soluzione più efficace?

In questo articolo, analizzeremo il processo di risoluzione dei problemi e come puoi trovare le soluzioni più efficaci per problemi complessi.

Cos’è il problem solving? 

Il problem solving è il processo di ricerca di una soluzione per un problema o un conflitto specifico. Esistono molte soluzioni possibili per risolvere un problema, motivo per cui è importante seguire un processo di risoluzione dei problemi per trovare la soluzione migliore. Potresti usare un cacciavite a testa piatta per svitare una vite a croce, ma esiste uno strumento migliore per la situazione. L'utilizzo di tecniche comuni di risoluzione dei problemi ti aiuta a trovare la soluzione migliore per soddisfare le esigenze della situazione specifica, proprio come l'utilizzo degli strumenti giusti.

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Quattro passaggi per un migliore problem solving

Anche se potresti essere tentato di tuffarti a capofitto in un problema, prenditi il tempo necessario per procedere passo dopo passo. Di seguito ti spieghiamo come suddividere efficacemente il processo di risoluzione dei problemi con il tuo team.

1. Identifica il problema da risolvere

Uno dei modi più semplici per identificare un problema è fare domande. Un buon punto di partenza è quello di porre domande giornalistiche, come:

• Chi: chi è coinvolto in questo problema? Chi ha causato il problema? Chi è più colpito da questo problema?

• Cosa: cosa sta succedendo? Qual è la portata del problema? In che modo questo problema ci impedisce di andare avanti?

• Dove: dove si è verificato questo problema? Questo problema influisce su qualcos'altro nelle immediate vicinanze? 

• Quando: quando si è verificato questo problema? Quando si manifesta? È un problema urgente che deve essere risolto entro un certo periodo di tempo?

• Perché: perché sta accadendo? Perché influisce sui flussi di lavoro?

• Come: come si è verificato questo problema? Come influisce sui flussi di lavoro e sulla produttività dei membri del team?

Porre domande giornalistiche può aiutarti a definire una solida dichiarazione del problema, consentendoti di evidenziare oggettivamente la situazione attuale e creare un piano attorno ad essa.

Ecco un esempio di come un team di progettazione utilizza le domande giornalistiche per identificare il proprio problema:

Problema generale: le richieste di progettazione vengono ignorate

• Chi: team di progettazione, team di marketing digitale, team di sviluppo web

• Cosa: le richieste di progettazione vengono dimenticate, perse o create ad hoc.

• Dove: richieste via email, foglio di calcolo delle richieste di progettazione

• Quando: richieste perse il 20 gennaio, il 31 gennaio, il 4 febbraio, il 6 febbraio

• Come: la richiesta via email è stata persa nella posta in arrivo e il foglio di calcolo di ricezione non è stato aggiornato correttamente. Il team di marketing digitale ha dovuto posticipare il lancio degli annunci di alcuni giorni, mentre le richieste di progettazione erano bloccate in colli di bottiglia. I designer hanno dovuto lavorare ore extra per garantire che tutte le richieste fossero completate.

In questo esempio, molti aspetti diversi di questo problema possono essere risolti. L'uso di domande giornalistiche può aiutarti a identificare altri problemi e chi dovresti coinvolgere nel processo.

2. Fai un brainstorming di più soluzioni

Quando tu e il tuo team fate un brainstorming di diverse soluzioni possibili, è importante considerare chi è interessato dal problema. Torna alle domande giornalistiche che stai ponendo: chi è coinvolto in questo problema? Assicurati che queste persone (spesso chiamate stakeholder del progetto) siano coinvolte nel processo decisionale.

Se possibile, coinvolgi un facilitatore che non abbia un interesse significativo nella soluzione. Coinvolgere una persona che ha poco o nessun interesse nella questione può aiutare a mantenere il tuo team sulla buona strada e incoraggiare buone capacità di risoluzione dei problemi.

Di seguito elenchiamo alcune tecniche di brainstorming per incoraggiare il pensiero creativo.

• Fai un brainstorming individuale prima di quello di gruppo: prima di riunirti con il tuo team, fornisci un po' di contesto sul problema da risolvere. Questo darà a te e ai tuoi colleghi del team il tempo di avere alcune idee pronte per quando vi incontrerete.

• Accetta tutto (all'inizio): quando inizi il brainstorming, non dire di no a nessuna idea, ma cerca di raccoglierne il maggior numero possibile. Avere quante più idee possibili garantisce una varietà di soluzioni. Lascia il taglio per la fase successiva della strategia. 

• Parla con i membri del team individualmente: alcune persone potrebbero sentirsi meno a proprio agio nel condividere le proprie idee in un contesto di gruppo. Discuti il problema con i membri del team individualmente e incoraggiali a condividere le loro opinioni senza restrizioni: potresti trovare alcuni approfondimenti più dettagliati di quanto inizialmente previsto.

• Rompi la routine: se sei abituato a fare brainstorming in una sala conferenze o tramite chiamate Zoom, fai qualcosa di diverso! Porta la tua riunione di brainstorming in un bar o fai una videochiamata su Zoom mentre fai una passeggiata. Uscire dalla routine può forzare il tuo cervello a uscire dalla solita routine e aumentare il pensiero critico.

3. Definisci la soluzione

Dopo il brainstorming con i membri del team per ottenere le loro prospettive uniche su uno scenario, è il momento di esaminare le diverse strategie e decidere quale opzione è la soluzione migliore per il problema in questione. Quando definisci la soluzione, considera queste due domande principali: qual è il risultato desiderato di questa soluzione e chi ne trarrà vantaggio? 

Imposta una scadenza per quando questa decisione deve essere presa e aggiorna gli stakeholder di conseguenza. A volte ci sono troppe persone che devono prendere una decisione. Usa il tuo miglior giudizio in base ai limiti forniti per fare grandi cose velocemente.

4. Implementa la soluzione

Per implementare la tua soluzione, inizia lavorando con le persone più vicine al problema. Questo può aiutare le persone più colpite dal problema a sbloccarsi. Poi passa a quelle meno coinvolte, e così via. Alcune soluzioni sono abbastanza semplici da non richiedere la collaborazione di più team.

Dopo aver dato la priorità all'implementazione con i team giusti, assegna il lavoro in corso che deve essere completato dal resto del team. Ciò può evitare che le persone siano sovraccaricate durante il piano di implementazione. Una volta che la soluzione è stata implementata, pianifica dei momenti di verifica per vedere come sta funzionando e correggi il tiro, se necessario.

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Implementare strategie comuni di risoluzione dei problemi

Esistono diversi modi per identificare i problemi (e le soluzioni). Di seguito elenchiamo alcune strategie che puoi provare, nonché i modi comuni per applicarle.

Prova ed errore

La risoluzione dei problemi per tentativi ed errori di solito non richiede un intero team di persone. Per utilizzare la risoluzione dei problemi per tentativi, identifica la causa del problema e quindi prova rapidamente le possibili soluzioni per vedere se cambia qualcosa. 

Questo metodo viene spesso utilizzato nei team di assistenza tecnica per la risoluzione dei problemi.

I cinque perché

Il metodo dei cinque perché aiuta a risolvere i problemi arrivando alla causa principale. Inizi chiedendoti una volta: "Perché si è verificato questo problema?" Dopo aver risposto al primo perché, chiedi di nuovo: "Perché è successo?" Continua così per cinque volte, finché non riesci a risalire alla causa principale del problema. Un modello dei 5 perché può guidare questo processo, semplificando il monitoraggio delle risposte e la condivisione dei risultati con il tuo team.

Questa tecnica può aiutarti a scavare a fondo e trovare l’errore umano che ha causato il problema. Ancora più importante, aiuta anche te e il tuo team a sviluppare un piano attuabile in modo da evitare che il problema si ripeta.

Ecco un esempio:

Problema: la campagna di email marketing è stata inviata accidentalmente al pubblico sbagliato.

1. "Perché è successo?" Perché il nome del pubblico non è stato aggiornato nella nostra piattaforma di posta elettronica.

2. "Perché i nomi dei destinatari non sono stati modificati?" Perché il segmento di pubblico non è stato rinominato dopo la modifica. 

3. “Perché il segmento di pubblico non è stato rinominato?” Perché ognuno ha un modo individuale di creare un segmento di pubblico.

4. “Perché ognuno ha un modo personale di creare un segmento di pubblico?” Perché non esiste un processo standardizzato per la creazione di segmenti di pubblico. 

5. "Perché non esiste un processo standardizzato per la creazione di segmenti di pubblico?" Perché il team non aveva deciso un modo per standardizzare il processo, ha introdotto nuovi membri. 

In questo esempio, possiamo vedere alcune aree che potrebbero essere ottimizzate per evitare che questo errore si ripeta. Quando analizzi queste domande, assicurati che tutti coloro che sono stati coinvolti nella situazione siano presenti, in modo da poter creare insieme i passaggi successivi per evitare lo stesso problema. 

Un'analisi SWOT

L'analisi SWOT può aiutarti a evidenziare i punti di forza e di debolezza di una soluzione specifica. SWOT è l’acronimo di:

• Punti di forza: perché questa soluzione specifica è adatta a questo problema? 

• Weaknesses (Punti deboli): quali sono i punti deboli di questa soluzione? C’è qualcosa che puoi fare per rafforzare questi punti deboli?

• Opportunità: quali altri vantaggi potrebbero derivare dall’implementazione di questa soluzione?

• Minacce: c’è qualcosa in questa decisione che può avere un impatto negativo sul tuo team?

Man mano che identifichi soluzioni specifiche, puoi evidenziare i diversi punti di forza, punti deboli, opportunità e minacce di ciascuna soluzione. 

Questa particolare strategia di risoluzione dei problemi è utile quando stai restringendo il campo delle risposte e hai bisogno di confrontare e mettere a confronto le differenze tra le diverse soluzioni. 

Risoluzione dei problemi ancora più efficace

Dopo aver risolto un problema difficile, non dimenticare di celebrare i risultati raggiunti. Non solo è importante per il tuo team di risolutori di problemi vedere il proprio lavoro in azione, ma può anche aiutarvi a diventare un team più efficiente, efficace e flessibile. Più problemi affrontate insieme, più risultati otterrete. 

Cerchi uno strumento che ti aiuti a risolvere i problemi del tuo team? Monitora l’implementazione del progetto con uno strumento di gestione del lavoro come Asana.

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