Utilizza la definizione del problema per risolvere le inefficienze del team
Riepilogo
Nel complesso ambiente di lavoro odierno, può essere difficile riunirsi come team per risolvere i problemi. Fortunatamente per te, non c’è mai stato un momento migliore per scoprire la definizione dei problemi.
Proprio come suggerisce il nome, la definizione dei problemi aiuta i team a comprendere, articolare e inquadrare correttamente i problemi aziendali complessi in tutti i reparti. Il risultato? La definizione del problema aiuta il tuo team a imparare a comprendere e risolvere meglio i problemi attraverso il lavoro di squadra.
Esamineremo nel dettaglio di cosa si tratta e ti aiuteremo a comprendere i quattro passaggi che compongono la definizione del problema quando si gestiscono più progetti.
Cos’è il problem framing?
La definizione del problema è un metodo di pensiero utilizzato per comprendere, definire e dare priorità a ostacoli e problemi aziendali difficili. In parole povere, è un modo per comprendere meglio problemi specifici in modo da sapere come risolverli in tempo reale.
Quando si tratta di progetti e processi, è normale che sorgano ostacoli. Dall’arrivo di nuovi stakeholder alle modifiche dell’ultimo minuto, gli ostacoli irrisolti possono trasformarsi in problemi più grandi lungo il percorso. Ecco perché sviluppare le capacità di risoluzione dei problemi del tuo team è un primo passo fondamentale.
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Quando dovresti usare il metodo di definizione del problema?
La definizione del problema è utile ogni volta che si verificano ostacoli durante un progetto o un processo. Questo metodo di pensiero ti aiuta a risolvere i problemi in tempo reale, in modo da poter rimettere il tuo team in carreggiata.
Ecco un paio di scenari in cui potresti usare la definizione del problema per risolverlo.
Scenario 1: durante una riunione di pianificazione di uno sprint, un membro del team esprime preoccupazione per il fatto di non avere abbastanza aiuto per rispettare la scadenza. Per alleviare lo stress, riformuli il modo in cui il team sta pensando al problema e offri una prospettiva diversa. In altre parole, invece di sottolineare la mancanza di risorse, capisci come riorganizzare le priorità del team per garantire il rispetto delle scadenze.
Scenario 2: dopo il lancio di un nuovo progetto, scopri che le conversioni sono inferiori al previsto. Invece di definire il progetto un fallimento, riformuli il modo in cui stai guardando al problema mettendoti nei panni del cliente. Dopo aver analizzato il sito web, ti rendi conto che l'invito all'azione potrebbe essere facilmente ignorato. Decidi di sperimentare soluzioni testando un nuovo invito all’azione.
Sebbene questi scenari siano diversi, ognuno mostra la necessità di riformulare il modo in cui si pensa a un problema per trovare nuove soluzioni.
Formulazione delle dichiarazioni del problema
La definizione del problema è il modo in cui un problema viene comunicato ai membri del team. Una definizione efficace del problema è formulata in modo da fornire contesto e pertinenza, in modo che sia facile da comprendere. Questo è il passaggio iniziale del processo di problem framing. Lo scopo è presentare il problema ai membri del team per iniziare a ideare potenziali soluzioni.
Non sempre esistono soluzioni facili a problemi aziendali complessi. In questi casi, può essere utile riformulare il modo in cui si guarda al problema per trovare una soluzione innovativa. Ed è qui che entra in gioco la definizione del problema. Il primo passo nel ciclo di vita della definizione del problema è sapere come comunicare un problema.
Quando comunichi verbalmente un problema durante una riunione del team, includi sempre:
Contesto: il contesto aziendale del problema include informazioni di base su quando si è verificato il problema e in quale sistema o processo si è verificato. Ad esempio, durante la fase di pianificazione del processo vengono raccolti dati incoerenti.
Problema: il problema descrive in dettagli cosa è e perché è un problema in primo luogo. Ad esempio, questi dati incoerenti creano una discrepanza durante la fase di implementazione.
Rilevanza: la rilevanza del problema descrive in dettaglio come è correlato a un particolare sistema e perché è importante risolverlo. Ad esempio, la discrepanza richiede che il team torni indietro e individui il punto in cui è iniziato il problema, causando ritardi nelle scadenze.
Obiettivo: l’obiettivo indica la tempistica o la priorità di quando la soluzione deve essere implementata e l’obiettivo di tale soluzione. Per esempio, il team deve risolvere il problema prima della fine del trimestre, dato che si tratta di un problema ad alta priorità.
Includere questi quattro componenti nella definizione del problema garantisce che ogni stakeholder comprenda i dettagli di base del problema e il piano d’azione generale. Quando tutti sono sulla stessa lunghezza d'onda, è possibile eseguire il lavoro e ottenere risultati più rapidamente e in modo più efficiente.
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Le quattro fasi del processo di definizione del problema
Quando si tratta del processo di problem framing, ci sono quattro passaggi chiave da seguire una volta introdotta la definizione del problema. Questi possono aiutarti a comprendere e visualizzare meglio il problema in relazione alle esigenze più ampie dell’azienda.
L’utilizzo di un supporto visivo per esaminare un problema può offrire al tuo team una visione più ampia del problema che stai cercando di risolvere. Contestualizzando, dando priorità e comprendendo i dettagli a un livello più profondo, il tuo team può sviluppare un punto di vista diverso quando esamina il problema con gli stakeholder.
Dalla definizione del problema all'approvazione della soluzione, analizziamo i quattro passaggi del processo di problem framing.
1. Definire il problema
Analizza il problema nel contesto del sistema o del processo in cui si presenta. Poniti domande come "Dove si trova questo problema all'interno del sistema?" e "Qual è la causa principale del problema?"
Definire le domande contestuali aiuta a collocare il problema all'interno dei processi esistenti e a individuare ciò che potrebbe causarlo.
Per esempio, se stai lavorando al lancio di una nuova iniziativa di marketing e riscontri un problema con lo sviluppo, potresti definire il problema come una mancanza di risorse di sviluppo.
2. Dai la priorità al problema
Successivamente, dai la priorità ai punti critici in base ad altri problemi e obiettivi del progetto. Domande come “Questo problema impedisce il raggiungimento degli obiettivi?” e "Questo problema esaurirà le risorse necessarie?" sono ottime per iniziare.
Queste domande aiutano a classificare i problemi in base all’importanza, in modo da poter visualizzare il potenziale risultato della risoluzione del problema rispetto all’attesa.
3. Comprendi il problema
Per comprendere il problema, raccogli informazioni da diversi stakeholder e responsabili di reparto. In questo modo avrai a disposizione un’ampia gamma di dati.
Poni domande e raccogli dettagli dal maggior numero possibile di membri del team per diversificare la tua prospettiva sul problema. A sua volta, questo ti porterà a soluzioni più innovative che servono la maggior parte dei membri del team.
Ad esempio, per capire appieno perché non ci sono abbastanza risorse di sviluppo, sarebbe utile chiedere al responsabile dello sviluppo di aiutare a ridefinire le priorità delle risorse necessarie.
4. Approva la soluzione
Infine, è il momento di far approvare la soluzione. Garantisci la qualità della tua soluzione testandola in uno o più scenari interni. In questo modo, avrai la certezza che funzioni prima di presentarla ai clienti esterni.
Potrebbe anche essere necessario farla approvare dalla leadership prima che venga pubblicata, anche se questo dipenderà dalla tua situazione specifica. Una volta approvata, analizza il successo della tua soluzione e continua a testare nuove idee fino a raggiungere il risultato desiderato.
Leggi: Leadership e management a confronto, qual è la differenza?Tecniche e suggerimenti per la definizione del problema
Poiché la definizione dei problemi è un modo per cambiare prospettiva al fine di vedere risultati diversi, può aiutare i luoghi di lavoro a prosperare. Motivando il tuo team a utilizzare questa tecnica, puoi sviluppare le capacità di problem solving di tutti nel loro insieme.
Ecco alcuni modi in cui puoi utilizzare la definizione dei problemi per scoprire soluzioni innovative sul luogo di lavoro:
Inquadra i problemi utilizzando affermazioni organizzate: sebbene il metodo di inquadramento dei problemi possa essere utilizzato in quasi tutte le situazioni in cui esiste un problema, esiste un modo giusto e uno sbagliato quando si tratta di riformulare i problemi. La definizione di un problema può variare da una situazione all'altra, ma ognuna dovrebbe seguire i componenti di base descritti sopra. Ciò include il contesto, il problema, la rilevanza e l’obiettivo. Tutto ciò aiuta gli stakeholder a capire come il problema si riferisce al progetto in questione.
Condurre sessioni di brainstorming efficaci: la definizione del problema può essere utilizzata durante le sessioni di brainstorming per incoraggiare diversi punti di vista e nuovi approfondimenti. Puoi utilizzare questa tecnica di brainstorming chiedendo agli stakeholder di inquadrare le loro idee utilizzando una lavagna o note adesive. In questo modo tutte le idee sono supportate dai dati.
Inquadrare il problema con la fine in mente: la tecnica di iniziare con la fine in mente implica lavorare a ritroso. In questo modo, puoi cambiare la mentalità del tuo team e incoraggiare il pensiero orientato agli obiettivi. Inoltre, questa tecnica può aiutare i membri del team a imparare a dare la priorità allo sviluppo personale e al pensiero strategico.
Utilizzando iniziative di definizione dei problemi sul luogo di lavoro, puoi assicurarti che tutti i problemi siano comunicati in modo efficace e che le soluzioni provengano da un luogo di ricerca. Entrambi portano a una risoluzione dei problemi più efficace.
Leggi: Cos’è il metodo 8D? Un modello per una risoluzione efficiente dei problemiUsa la collaborazione del team per risolvere i problemi
Risolvere i problemi non è un lavoro da fare da soli. Più membri del team sono coinvolti, più creative saranno le soluzioni. In un mondo di decisioni complesse e progetti in continua evoluzione, l’utilizzo della definizione dei problemi può essere un ottimo modo per mantenere tutti sulla stessa lunghezza d’onda quando si tratta di problemi che vale la pena risolvere.
Per garantire che il tuo team sia connesso in ogni fase del processo, prova un software di collaborazione. Dagli obiettivi allineati all’aumento della produttività, Asana può aiutarti.
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