16 tecniche di gestione per aumentare il coinvolgimento del team

Gestire non significa solo dire alle persone cosa fare. Devi gestire persone, progetti e tempo. Questi sono tutti approcci molto diversi, sebbene interconnessi, e determineranno il successo generale del tuo lavoro.

La nostra ricerca mostra che il 44% dei dipendenti si sentirebbe più motivato se il proprio lavoro fosse coinvolgente e piacevole. Ma come puoi creare un ambiente che consenta al tuo team di sentirsi così? 

Abbiamo raccolto 16 tecniche di gestione che ti aiuteranno a entrare in sintonia con il tuo team, creare un ambiente di lavoro produttivo e piacevole e raggiungere i tuoi obiettivi aziendali. 

Guida alla gestione del cambiamento di un leader

Scopri come essere il leader di cui il tuo team ha bisogno durante i periodi di cambiamento. Ottieni suggerimenti su quando definire nuovi obiettivi aziendali, come comunicare in modo trasparente e come mantenere alto il coinvolgimento dei dipendenti.

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1. Crea un ambiente inclusivo

Quando assumi persone con background diversi, è fondamentale che tutti si sentano al sicuro e benvenuti nel tuo team. Sebbene la diversità possa favorire il progresso, può anche essere un terreno fertile per incomprensioni se la tua organizzazione non è inclusiva. 

Verifica i tuoi pregiudizi inconsci per esaminare le supposizioni, le convinzioni o gli atteggiamenti che potresti aver interiorizzato. Essere consapevoli dei propri pregiudizi è il primo passo per combatterli e aprire la mente a un luogo di lavoro più inclusivo e diversificato. Non importa quali tipi di stereotipi hai interiorizzato: si tratta di come affronti la mitigazione dei loro effetti.

Un manager che comprende come la diversità culturale, di genere o fisica può influire sul suo team sarà un leader migliore di qualcuno che trascura di riconoscere questi tratti unici. Mettendo in pratica la tua intelligenza emotiva e culturale, puoi diventare un leader migliore e creare una solida cultura organizzativa per il tuo team.

2. Assumi il miglior team

Questo dovrebbe essere ovvio, ma migliore è il tuo team, più gratificante sarà gestirlo. Assumi colleghi del team che abbiano competenze complementari e background diversi per promuovere la creatività e l'innovazione e, a loro volta, guidare il progresso. 

Più diversificato è il tuo approccio alle assunzioni, più talenti attirerai. Per farlo, cerca i candidati attraverso più canali di assunzione diversi e chiedi raccomandazioni interne ai dipendenti di tutti i livelli e reparti. 

3. Scegli il giusto stile di leadership

La tua personalità e la tua esperienza sul luogo di lavoro influenzeranno inevitabilmente il tuo stile di leadership, ma anche il tuo team può farlo! Uno stile di leadership situazionale ti consente di soddisfare il modo in cui guidi e gestisci il tuo team in base alle esigenze, ai tratti e alle situazioni individuali. A seconda della quantità di supporto e direzione di cui il tuo team ha bisogno, puoi applicare uno dei quattro tipi di leadership situazionale: delegare, supportare, istruire o dirigere.

Se la leadership situazionale non fa per te, ci sono molti altri stili di leadership che puoi applicare in base alle tue preferenze.   

In Asana, diamo l’esempio. Questo stile di leadership coerente e accessibile può aumentare il coinvolgimento e la fiducia del team. Allo stesso tempo, dare l’esempio ispira anche le persone che ti circondano e crea una cultura della responsabilità.

In qualità di leader, so che è mia responsabilità definire i principi alla base della nostra cultura aziendale.”

Ciò che conta, in fin dei conti, è scegliere uno stile di leadership che ti sembri giusto e che garantisca al tuo team di raggiungere gli obiettivi della tua organizzazione.

4. Capacità di delegare in maniera efficace

Non puoi fare tutto da solo: è questo il vantaggio di gestire un team di persone di talento, laboriose e determinate. Una delle tecniche di gestione più efficaci ed efficienti è delegare il lavoro. 

Delegare in modo efficace può aiutarti a massimizzare la produttività del tuo team e a prevenire il burnout. Delegare il lavoro è un equilibrio delicato. Si tratta di trovare il modo più rapido ed efficace per portare a termine le attività, gestendo al contempo il carico di lavoro del tuo team. Per essere efficace nel delegare, pensa ai membri del tuo team, alle competenze che hanno e alle sfide, opportunità o pause di cui hanno bisogno per dare il meglio.

I manager alle prime armi, in particolare, possono avere difficoltà con questa tecnica, poiché è difficile prendere le distanze dal lavoro stesso pur mantenendo la sensazione di contribuire al progetto. Motivati a delegare considerando come i nuovi progetti avranno un impatto positivo sui membri del tuo team. 

Se delegare non ti viene naturale, non preoccuparti. Cerca di ricordare che il tuo compito è quello di preparare il tuo team al successo fornendo le risorse e l’ambiente di cui ha bisogno, non facendo tutto da solo.

5. Riconosci il duro lavoro, il talento e il coinvolgimento

Riconoscere e premiare il lavoro del tuo team è importante per mantenerlo coinvolto. Le valutazioni delle prestazioni sono un ottimo modo per farlo. Ma per sviluppare le tue capacità di gestione, esercitati a riconoscere il merito anche in altri modi. Dopotutto, la gratitudine fa sentire il tuo team apprezzato. Inoltre, è stato dimostrato che ricevere feedback positivi quando si sta facendo bene il proprio lavoro riduce gli effetti negativi che lo stress può avere sulle prestazioni.

Ogni volta che apprezzi il tuo team o il contributo specifico di un membro del team, diglielo. Hana Ayoub, una coach esecutiva di New York, ci ha detto che i membri del team che interiorizzano un punto di forza che è stato loro fatto notare dai loro manager possono sfruttare questi talenti naturali in futuro.

È un vantaggio per tutti. Inoltre, un feedback regolare (positivo o negativo) consente ai colleghi del team di adattarsi e migliorare il proprio lavoro in modo più efficiente rispetto a quando devono aspettare la valutazione annuale.

6. Metti il tuo team al primo posto

Una tecnica di gestione che può essere facilmente trascurata è prendersi cura sinceramente del proprio team, al di là dei contributi che fornisce sul lavoro. Un team che si sente considerato per quello che è, e non solo per i numeri che produce, sarà in genere più coinvolto e collaborativo sul lavoro. 

Un modo per dimostrare al tuo team che tieni a loro come esseri umani è ascoltare attivamente quando ti parlano. Piuttosto che saltare alle conclusioni o analizzare ogni parola che dicono, sintonizzati sulle loro parole e metti da parte i tuoi pregiudizi o punti di vista. Poni domande aperte, per mostrare ai tuoi colleghi del team che stai prestando attenzione.

Questo tipo di capacità di ascolto può essere incredibilmente utile quando si risolvono conflitti, si facilitano riunioni o si risolvono problemi. Inoltre, fornire ai colleghi del team lo spazio mentale per parlare di ciò che hanno in mente può stimolare nuove idee per soluzioni che arrivano facilmente. 

Quando un collega del team solleva il problema che deve risolvere, rifletti su ciò che sta dicendo (“Quindi stai dicendo che...”). A volte, il solo sentire ripetere il problema aiuta la persona a rendersi conto di conoscere già la risposta.”

Affina la tua intelligenza emotiva per migliorare nel riconoscere, regolare e comprendere le tue emozioni e quelle dei membri del tuo team. In questo modo riuscirai a comunicare in modo più efficace, risolvere i conflitti e creare sinergie nel team. 

7. Offri opportunità di sviluppo professionale

Oltre a fornire regolarmente feedback al tuo team, offrire opportunità di sviluppo professionale è un'altra tecnica di gestione che aiuterà il tuo team a crescere sotto la tua leadership.

Scopri cosa motiva i tuoi colleghi del team e ascolta attivamente quando ti parlano dei loro obiettivi a lungo termine, in modo da poterli supportare nel loro percorso verso il raggiungimento di questi obiettivi.

Se i tuoi colleghi del team sono bloccati o si sentono sopraffatti, aiutali a definire i loro obiettivi professionali. A volte, tutto ciò di cui hanno bisogno è un'opinione esterna e una piccola spinta per fissare obiettivi che li rimetteranno in carreggiata.

8. Sii aperto a nuove idee

Se hai assunto le persone migliori per il tuo team, dovresti fidarti del fatto che abbiano le idee migliori. In qualità di responsabile, devi assicurarti di essere aperto a nuove idee, che si tratti di suggerimenti su come portare avanti il progetto, migliorare la collaborazione del team o correggere un difetto nel business plan. 

Nessun grande concetto si realizza in un compartimento stagno.”

Oltre a essere aperto alle loro idee, dovresti dare ai tuoi colleghi del team l'opportunità di condividerle. Puoi tenere regolari sessioni di brainstorming, impostare un’attività di brain dump condivisa nel tuo sistema di gestione del lavoro e incoraggiare un feedback onesto durante le riunioni di lavoro. Tutte queste sono ottime opportunità per ispirare la creatività e un ciclo di feedback continuo che rende il tuo team più felice.  

9. Sii chiaro e coerente

Abbiamo menzionato l’importanza della coerenza quando abbiamo parlato dei vantaggi di dare l’esempio, ma questa tecnica è così vitale per il tuo successo come manager che la approfondiremo un po’ di più qui.

Il tuo team ha bisogno di una gestione chiara e coerente in modo da potersi concentrare sulle attività da svolgere anziché passare il tempo a chiarire se il suo approccio è corretto o meno. Quando raggiungi un livello di coerenza su cui il tuo team può fare affidamento, fornisci chiarezza in termini di scopo, piano e responsabilità.

Chiarezza e coerenza possono applicarsi al modo in cui pianifichi progetti e riunioni, al tuo approccio alla conduzione delle chiamate, al modo in cui comunichi elogi e feedback costruttivi, a come definisci le aspettative e a come vengono delegate le attività.

Se gestisci un team che fa parte di una organizzazione di grandi dimensioni, una delle cose migliori che puoi fare è aiutare tutti i membri a capire l'impatto dell'organizzazione sul mondo, come il team sia fondamentale per il successo dell'organizzazione e come il lavoro individuale sia importante per il successo del team.”

La coerenza non deve ostacolare l’innovazione: quando la fai bene, può fare esattamente il contrario! Quando i tuoi processi sono semplificati, il tuo team può dedicare meno tempo al lavoro superfluo e più tempo a contribuire con idee creative.

10. Gestisci il tempo con saggezza

Una gestione del tempo impeccabile è una competenza che ti distinguerà dagli altri manager. Gestire bene il tuo tempo e quello dei tuoi colleghi del team ti aiuterà a tenere sotto controllo i progetti senza farti sentire sovraccarico di lavoro. Ci sono infiniti modi per gestire il tempo, ma ecco alcune delle nostre tecniche preferite:

La tecnica del pomodoro

La tecnica del pomodoro è un modo per suddividere la giornata lavorativa in sessioni produttive e pause. L'idea è di lavorare per 25 minuti, poi fare una pausa di cinque minuti e ripetere questo ciclo quattro volte. Dopo la quarta sessione, puoi fare una pausa più lunga, di solito di 15-30 minuti.

Anche se può sembrare che questa tecnica di gestione del tempo interrompa il tuo flusso, in realtà riduce l’affaticamento mentale e aiuta a limitare le distrazioni durante le sessioni di concentrazione.

Esempio: ecco come potresti suddividere le tue prime quattro sessioni pomodoro della giornata:

• 25 minuti per rispondere alle email, cinque minuti di pausa caffè

• 25 minuti di controllo qualità di un resoconto, cinque minuti sui social media

• 25 minuti per finire di revisionare il report, cinque minuti per fare un po’ di stretching

• 25 minuti per la pianificazione delle attività

• 30 minuti per portare a spasso il cane

La tecnica GTD

GTD sta per "Getting Things Done" (Detto, fatto!), una tecnica che si basa sul presupposto che più informazioni si tengono a mente, meno si è produttivi e concentrati sulle proprie attività. Questa tecnica può essere estremamente utile se hai problemi di procrastinazione.

GDT funziona in cinque passaggi: 

1. Acquisisci il lavoro che devi svolgere

2. Chiarisci i dettagli

3. Organizza le tue attività

4. Rifletti sulle tue priorità

5. Porta a termine la maggior parte del lavoro 

La regola 1-3-5

Il metodo 1-3-5 ti consente di dare la priorità al lavoro più importante, portando a termine anche alcune attività minori. Quando stai compilando la tua lista di cose da fare quotidiana, annota nove attività che vorresti svolgere ogni giorno, ma suddividile in cinque attività di piccole dimensioni, tre attività di medie dimensioni e una grande attività. Completa prima le attività più grandi e poi passa a quelle più piccole. 

Esempio: ecco alcuni esempi di attività piccole, medie e grandi.

• Attività piccole: inviare email rapide, pianificare riunioni, ordinare forniture per ufficio, ecc.

• Attività medie: aggiornare la documentazione, pubblicare un post sul blog per il controllo qualità, inviare una richiesta di approvvigionamento, ecc.

• Attività grandi: lancio del sito web, chiamata con il cliente, brainstorming, ecc.

Fallo subito

Questo metodo di gestione del tempo è piuttosto semplice: se un’attività richiede meno di qualche minuto, svolgerla immediatamente. 

Cerca di non lasciare che questo metodo ostacoli le tue attività urgenti. Tieni presente che se per svolgere un'attività ti basta lo stesso tempo che impiegheresti per scriverla e impostare un promemoria, è meglio togliersela subito di mezzo.

Esempio: stai scrivendo un resoconto e devi controllare la posta elettronica per recuperare alcuni dati quando vedi che il tuo supervisore ti ha inviato una richiesta di condivisione dell’accesso a un documento. Invece di annotare questa attività e appesantire il tuo cervello con un’altra piccola attività da svolgere in seguito, fai clic su quei pochi pulsanti e poi torna al tuo resoconto. 

Ingoia il rospo

La tecnica di gestione del tempo chiamata “mangia il rospo” si basa sull’idea di affrontare per prima la parte peggiore della giornata (ad esempio, mangiare un rospo). Pianificare la tua giornata attorno a questa strategia ti consentirà di affrontare le attività più grandi o più importanti come prima cosa al mattino e rendere il resto della giornata più piacevole.

Esempio: il tuo programma per la giornata sembra abbastanza divertente: hai in programma un pranzo con il team, un post sul blog in lavorazione su un argomento che hai proposto e puoi contribuire a una sessione di brainstorming asincrona. Ma devi anche aggiornare il tracker dei clienti, che è l'attività che ti piace di meno del mese. Questa è la tua rana. Ingoialo all'inizio della giornata, così potrai goderti il resto della giornata!

Timeboxing

Il timeboxing è una tecnica di gestione del tempo basata su obiettivi, in cui ogni attività ha un timebox associato, ovvero la quantità di tempo in cui deve essere completata. 

Esempio: se hai un’attività importante da svolgere, come scrivere una valutazione delle prestazioni, puoi inserire due intervalli di tempo di un’ora sul tuo calendario per aiutarti a completare l’attività.

Time blocking

Il time blocking è molto simile al timeboxing ma, invece di programmare la durata di ogni singola attività, ti allenerai a bloccare dei periodi definiti sul tuo calendario per portare a termine delle attività. Questo può aiutare ad aumentare il tempo di concentrazione e a sbloccare il deep work.

Esempio: blocca mezz’ora nel tuo calendario ogni lunedì, mercoledì e venerdì tra le 9:30 e le 10:00 per portare la tua casella di posta elettronica a zero.

Il principio di Pareto

Il principio di Pareto afferma che l'80% dei risultati proviene dal 20% delle cause. Se vuoi applicare questo principio alla gestione del tempo, puoi usare la legge 80/20. Scrivi la tua lista di cose da fare per la giornata e scopri quali attività avranno il maggiore impatto sul tuo team, progetto o azienda quel giorno. 

Quindi, prima di affrontare qualsiasi altro lavoro, prova a concentrarti sul 20% delle attività che avranno l’80% dell’impatto per la giornata.

Esempio: per la giornata hai due revisioni annuali da consegnare entro la prossima settimana, alcune email di vendita che hai evitato e quattro resoconti sulle vendite e sui ricavi che devi controllare. Anche se scrivere le revisioni annuali o inviare quelle presentazioni di vendita sono attività importanti, il controllo qualità dei rapporti avrà il maggiore impatto sul tuo team perché consente di continuare il proprio lavoro.

11. Valorizza il tempo del tuo team

Le competenze di gestione del tempo possono aiutarti a svolgere al meglio il tuo lavoro, ma assicurati di valorizzare e apprezzare anche il tempo del tuo team. 

Puoi dimostrare che apprezzi il tempo del tuo team (e chiedere lo stesso in cambio) mantenendo email, messaggi e chiamate pertinenti. Esprimi sempre chiaramente ciò di cui hai bisogno, quando ne hai bisogno e come vuoi che venga svolto. Questo permetterà alla persona a cui stai chiedendo aiuto di concentrarsi sull’attività da svolgere, piuttosto che cercare di decifrare quale sia esattamente l’attività da svolgere.

Un altro modo per mostrare al tuo team che apprezzi il suo tempo è implementare un giorno senza riunioni ogni settimana. In Asana, abbiamo scoperto che il mercoledì senza riunioni consente ai nostri colleghi del team di essere davvero produttivi, perché non ci sono interruzioni.

12. Sfrutta la tecnologia e gli strumenti di gestione del lavoro

Che il tuo team si veda ogni giorno in ufficio o sia distribuito in tutto il mondo, al giorno d’oggi, un’unica fonte di riferimento è fondamentale. 

Un software di gestione del lavoro può aiutarti a connetterti con i colleghi del team, definire obiettivi, pianificare attività e monitorare l’avanzamento. Oltre a far risparmiare tempo a tutti per il lavoro superfluo, semplificare tutti i progetti e la comunicazione in un unico strumento renderà più facile per tutti rimanere aggiornati sul proprio lavoro.

Uno strumento di gestione del lavoro è il modo migliore per centralizzare le informazioni del tuo team. Vedi chiaramente chi sta facendo cosa e per quando, perché è importante e quali obiettivi supporta. Questi strumenti, come Asana, includono modi per il tuo team di: 

• Visualizzare il lavoro del team in una Bacheca Kanban, un diagramma di Gantt o un calendario. 

• Monitorare l'avanzamento verso gli obiettivi personali, del team e aziendali con obiettivi intelligenti, OKR e monitoraggio degli obiettivi. 

• Implementare metodologie di gestione dei progetti come Agile o Scrum. 

• Condividere gli aggiornamenti sull'avanzamento in modo asincrono con gli aggiornamenti di stato del progetto che si collegano direttamente al lavoro che è stato completato. 

• Integrare i tuoi strumenti aziendali preferiti per ridurre il passaggio da un’app all’altra e il lavoro manuale. 

Guida alla gestione del cambiamento di un leader

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13. Sii proattivo

Gli strumenti di project management e le metodologie di cui sopra possono essere estremamente utili quando si tratta di risolvere i problemi. Tuttavia, è necessario anche adottare un approccio proattivo per garantire che i progetti procedano senza intoppi. 

Utilizza l'allocazione delle risorse per identificare e assegnare le risorse disponibili alle iniziative del team. In questo modo, massimizzerai l’impatto e la produttività del tuo team. Quindi, una volta iniziato un progetto, utilizza processi proattivi di gestione del rischio per monitorare e anticipare le complicazioni prima che si verifichino. 

14. Promuovi la positività e l’equilibrio tra lavoro e vita privata

Lavoro e gioco non vanno d’accordo? Noi non siamo d’accordo. Un team che lavora bene insieme collaborerà meglio e, a sua volta, svolgerà al meglio il proprio lavoro. Dedica del tempo alle attività di team building per dare al tuo team la possibilità di creare legami a livello umano.

Cerca di non limitare il tempo di gioco alle opportunità di team building. Puoi creare piccoli momenti di divertimento iniziando una riunione con un rompighiaccio, programmando happy hour bisettimanali dopo il lavoro o organizzando una cena di gruppo per celebrare un traguardo. 

Entrare in sintonia con il tuo team a un livello più personale creerà legami più forti tra di voi e renderà il lavoro più piacevole e appagante per tutte le persone coinvolte. Inoltre, i team che si divertono al lavoro tendono a sentirsi come se avessero un equilibrio più sano tra lavoro e vita privata.

Di solito non sappiamo che qualcuno soffre di burnout finché non è troppo tardi. Ma un manager intuitivo e coinvolto dovrebbe essere in grado di cogliere i primi segnali. Incoraggia tutti i manager a organizzare riunioni individuali regolari con i propri collaboratori e a non limitarsi a parlare di azienda. Usa il tempo per farti un'idea di come si sente l'individuo a livello umano.”

15. Sii trasparente

La trasparenza è una tecnica di gestione che richiede finezza. Dovrai condividere informazioni importanti con il tuo team, ma trovare un equilibrio in modo da non rischiare di condividere troppe informazioni che potrebbero stressarlo o distrarlo dal lavoro.

Se non sei sicuro che le informazioni in tuo possesso debbano essere condivise con il team, chiedi al tuo supervisore. Nella maggior parte dei casi, saprà se e quanto sei autorizzato a condividere. Inoltre, può aiutarti a capire il modo migliore per comunicare le informazioni senza sovraccaricare il team o causare stress inutile.

Una parte importante dell'essere trasparenti e onesti con il team è assicurarsi che i membri sappiano come il loro lavoro individuale contribuisce agli obiettivi e al successo dell'azienda. Assicurati che il tuo team abbia un modo chiaro per collegare il proprio lavoro quotidiano e le iniziative a livello di progetto con gli obiettivi della tua azienda, in modo che possa vedere come il proprio lavoro quotidiano si concretizza nel quadro generale.

16. Comunica efficacemente

La comunicazione è il collante che tiene insieme tutto. È necessario comunicare in modo efficace per portare a termine i progetti in tempo, mantenere motivati i membri del team e garantire la soddisfazione degli stakeholder o dei clienti. Oltre alle tue capacità di comunicazione interpersonale, è fondamentale creare un piano di comunicazione per il tuo team.

Il tuo piano di comunicazione indicherà quali canali utilizzare per i diversi tipi di comunicazione (ad esempio, Slack per i controlli rapidi o l’email per le comunicazioni esterne), quando comunicare in modo asincrono rispetto a di persona, chi detiene quale tipo di ruoli di progetto e con quale frequenza verranno comunicati i dettagli importanti. 

Collega il tuo team con un unico strumento

Le 16 tecniche di gestione condivise sopra possono aiutarti a essere un ottimo leader, ma cerca di non metterti sotto pressione per farle tutte sempre. Non è un problema se hai un talento naturale per alcune tecniche di gestione e ne stai ancora sviluppando altre: sei solo umano! Per alleviare lo stress che potresti provare, semplifica i tuoi progetti e la comunicazione con uno strumento di gestione del lavoro affidabile e flessibile.

Il software di gestione del lavoro di Asana ti consente di ridurre al minimo il passaggio da un’app all’altra e consente a te e al tuo team di concentrarvi sulla pianificazione. Inoltre, coordinare i tuoi progetti può far crescere la tua azienda.

Guida alla gestione del cambiamento di un leader

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