Tidak suka memberikan umpan balik? 20 kiat ini untuk Anda

Jika Anda merasa tidak nyaman memberikan umpan balik, Anda tidak sendirian. Meskipun umpan balik adalah bagian penting dari komunikasi yang efektif di tempat kerja, banyak dari kita tidak tahu cara memberikan umpan balik dengan cara yang membangun. Dari memulai umpan balik hingga membagikan kritik yang membangun, mengetahui cara memberikan umpan balik yang berguna adalah keterampilan yang dapat Anda kembangkan. 

Umpan balik itu penting karena membantu orang lain berkembang dan melakukan pekerjaan dengan lebih baik. Baik Anda seorang manajer yang memberikan umpan balik kepada bawahan langsung, rekan kerja yang memberikan umpan balik kepada rekan kerja lain, atau anggota tim yang memberikan umpan balik kepada manajer, 20 kiat ini akan membantu Anda memberikan umpan balik secara efektif. 

11 praktik terbaik umpan balik

Apa pun jenis umpan balik yang diberikan, ada 11 praktik terbaik yang perlu diingat. Praktik terbaik ini membantu Anda mempersiapkan sesi umpan balik dan mengurangi miskomunikasi atau potensi reaksi negatif. Mengikuti kiat-kiat ini tidak berarti memberikan umpan balik itu mudah—kami juga berharap begitu!—tetapi ini akan membantu Anda meraih kesuksesan. 

1. Lakukan secara pribadi

Yang terpenting, pastikan Anda selalu memberikan umpan balik secara pribadi. Umpan balik di depan umum dapat dengan cepat berubah menjadi umpan balik negatif, meskipun itu bukan maksud Anda. 

Jika Anda tidak secara rutin bertemu dengan orang yang ingin Anda beri umpan balik, tanyakan apakah ia punya waktu untuk berbincang. Jika memungkinkan, sebutkan topik diskusi Anda sehingga orang tersebut datang ke pertemuan dengan persiapan yang matang. Misalnya, Anda dapat mengatakan "Apakah Anda punya waktu 15 menit untuk mengobrol tentang presentasi harga kemarin?" 

2. Berikan umpan balik tepat waktu

Gol umpan balik adalah membantu orang lain berkembang. Untuk melakukannya, pastikan Anda memberikan umpan balik secara tepat waktu. Hindari memberikan umpan balik tentang sesuatu yang terjadi lebih dari dua minggu lalu karena kejadian tersebut tidak lagi tepat waktu dan relevan. 

Namun, dengan cara yang sama, hindari memberikan umpan balik segera setelah sesuatu terjadi. Umpan balik yang diberikan saat kejadian baru saja terjadi seringkali lebih negatif daripada yang Anda inginkan. Tunggu setidaknya 24 jam sebelum memberi komentar sehingga Anda dan orang lain dapat merefleksikan hal yang terjadi. 

3. Bedakan antara umpan balik yang membangun dan negatif

Sebelum memberikan umpan balik, Anda perlu memahami perbedaan antara kritik konstruktif dan umpan balik negatif:

• Kritik yang membangun biasanya berpusat pada sesuatu yang dapat dilakukan orang tersebut untuk meningkatkan kinerjanya.

• Umpan balik negatif —juga dikenal sebagai kritik yang merusak atau umpan balik yang kritis —merendahkan orang alih-alih membantu mereka meningkatkan diri. 

Untuk memastikan Anda memberikan kritik yang membangun, bukan umpan balik negatif, evaluasi niat Anda. Pastikan Anda mendekati umpan balik dengan maksud membantu orang lain berkembang—bahkan jika Anda merasa frustrasi, hindari mengatur secara mikro atau mengkritik seseorang secara pribadi. Selain itu, selalu pastikan Anda memberikan umpan balik secara pribadi—berbagi umpan balik di depan umum dengan cepat mengubah percakapan yang membangun menjadi umpan balik negatif.

4. Gunakan pernyataan “Saya”

Pernyataan "saya" adalah pernyataan yang dimulai dengan "saya". Saat menggunakan pernyataan "Saya", Anda berfokus pada pengalaman dan pendapat Anda tentang situasi tersebut, bukan pada orang yang Anda ajak bicara. Menggunakan pernyataan "Saya" juga membantu umpan balik terasa lebih seperti latihan kolaboratif untuk meningkatkan berbagai hal di masa depan, bukan permainan saling menyalahkan. 

Misalnya, alih-alih mengatakan "Kamu bilang akan mengirimkan slide presentasi pada hari Kamis, tetapi kamu tidak mengirimkannya sampai hari Senin, yang membuatku merasa tidak siap untuk rapat," coba katakan, "Aku kira aku akan menerima slide presentasi pada hari Kamis. Apakah ada penundaan yang tidak saya ketahui?"

5. Fokus pada satu atau dua hal

Bahkan dengan umpan balik yang konstruktif dan pernyataan "Saya", hindari berbagi umpan balik tentang lebih dari satu atau dua hal sekaligus. Jika Anda mencoba memberikan umpan balik tentang terlalu banyak hal sekaligus, Anda mungkin secara tidak sengaja memicu sikap defensif orang lain dan membuatnya kurang mungkin menerima umpan balik dengan pola pikir terbuka.

Selain itu, jika Anda memberikan umpan balik tepat waktu, mungkin tidak akan ada banyak hal untuk dibicarakan. Mungkin terasa menggoda, tetapi hindari membahas contoh umpan balik lain kecuali Anda perlu, karena itu juga dapat menyebabkan sesi umpan balik yang negatif.

6. Spesifik dan berikan contoh

Memberikan umpan balik bertujuan membantu seseorang untuk berkembang. Ini dapat membantu orang tersebut memahami keahliannya atau mengidentifikasi dan meningkatkan area peluang. Semakin spesifik Anda tentang detail dan catatan, semakin mudah bagi orang lain untuk menerima umpan balik dan mengubahnya menjadi tindakan. 

Contoh, misalnya Anda ingin memberikan umpan balik kepada rekan kerja tentang keterampilan komunikasi mereka. Alih-alih mengatakan "Saya pikir presentasi kemarin kurang jelas", yang tidak jelas dan dapat menyebabkan miskomunikasi, coba katakan, "Selama presentasi kemarin, saya pikir akan sangat membantu jika Anda lebih sering berhenti sejenak untuk menjawab pertanyaan. Ada banyak informasi yang bernuansa, dan ada kalanya saya tidak mengerti maksud Anda. Untuk presentasi mendatang, menurut saya akan sangat membantu jika Anda membagikan slide rapat sebelumnya, sehingga peserta rapat dapat meninjaunya dan mengajukan pertanyaan saat rapat." 

7. Jangan lupakan hal positif

Salah satu kesalahan paling umum yang kita buat saat memikirkan umpan balik adalah menganggapnya hanya negatif. Menyampaikan hal-hal yang dilakukan dengan baik oleh orang tersebut juga sama pentingnya. Dengan begitu, mereka memiliki gagasan spesifik tentang hal yang dapat dilakukan untuk meningkatkan—serta pemahaman tentang hal yang harus terus dilakukan karena sudah berjalan dengan baik. 

8. Hindari "tetapi" 

Ah, sandwich umpan balik. Sandwich umpan balik adalah pendekatan yang Anda gunakan untuk mengatakan sesuatu yang positif, sesuatu yang konstruktif, lalu sesuatu yang positif lagi. Teorinya adalah, dengan secara efektif "menyematkan" kritik membangun di antara umpan balik positif, Anda melembutkan pukulan. Contohnya, Anda dapat menggunakan sandwich umpan balik sebagai berikut: "Terima kasih telah mengirim email yang begitu komprehensif, tetapi kontraktor eksternal kita seharusnya tidak terlibat karena itu adalah informasi perusahaan pribadi. Namun, saya menghargai inisiatifnya." 

Pada kenyataannya, sandwich umpan balik bukanlah metode umpan balik yang baik. Dengan menyembunyikan umpan balik yang membangun dalam umpan balik positif, Anda mengurangi manfaat umpan balik positif. Jika ada umpan balik yang membangun, sampaikan dengan jujur. Ingat: umpan balik yang membangun adalah cara terbaik bagi seseorang untuk berkembang dan menjadi anggota tim yang lebih baik. Saat Anda memberikan umpan balik yang baik dan membangun, Anda membantu mereka—tidak perlu menyamarkan pesan dengan menyertakan umpan balik positif. 

Untuk mengubah contoh di atas, coba katakan, "Saya perhatikan Anda CC'd kontraktor eksternal kami di email kemarin. Sebaiknya Anda berkonsultasi dengan saya sebelum mengirim email kepada mereka, karena itu hanya dimaksudkan sebagai informasi tim internal."

9. Waspadai komunikasi nonverbal Anda

Komunikasi nonverbal adalah formulir komunikasi yang tidak melibatkan berbicara, seperti bahasa tubuh, ekspresi wajah, atau nada suara Anda. Menyadari komunikasi nonverbal dapat mencegah miskomunikasi karena memahami komunikasi nonverbal membantu Anda mengodekan dan mengartikan pesan nonverbal secara lebih efektif. 

• Menyampaikan: Membagikan emosi atau pikiran Anda secara nonverbal, melalui bahasa tubuh, nada suara, gerakan, dan kontak mata. Misalnya, menatap mata seseorang saat Anda meyakinkan mereka tentang sesuatu.

• Mengartikan: Memahami isyarat nonverbal orang lain dengan menganalisis ekspresi wajah, bahasa tubuh, dan lainnya. Ingatlah bahwa isyarat nonverbal setiap orang sangat bergantung pada budayanya, jadi hindari membaca terlalu banyak pesan yang didekode tanpa mengonfirmasi dengan anggota tim Anda. 

10. Beri orang lain ruang untuk bereaksi

Meskipun umpan balik yang Anda bagikan dirancang untuk membantu orang lain berkembang dalam beberapa hal, umpan balik terkadang masih sulit didengar. Salah satu tantangan memberikan umpan balik real-time adalah Anda tidak pernah tahu persis bagaimana orang lain akan menanggapi. Orang yang menerima umpan balik mungkin memiliki pertanyaan, reaksi, atau komentar tambahan. 

Setelah Anda membagikan umpan balik spesifik secara tepat waktu, tanyakan kepada orang tersebut apakah ia memiliki pertanyaan atau pendapat. Beberapa orang mungkin ingin bertukar pikiran tentang solusi yang dapat ditindaklanjuti saat itu juga, yang dapat Anda lakukan bersama jika Anda merasa nyaman melakukannya. Jika mereka ingin menindaklanjuti di lain waktu, beri tahu mereka bahwa itu juga tidak masalah. 

11. Jika ragu, tanyakan sebelum memberikan umpan balik

Jika Anda gugup saat memberikan umpan balik, hal terbaik yang dapat dilakukan adalah bertanya kepada orang lain apakah Anda dapat memberikan umpan balik. Sering kali, kita memiliki naluri yang berlawanan—untuk membagikan umpan balik dengan cepat dan menyelesaikannya. Namun, dengan memberi tahu orang tersebut terlebih dahulu bahwa Anda memiliki umpan balik, ia dapat datang ke sesi umpan balik dengan pola pikir yang benar. 

Bertanya sebelum memberikan umpan balik adalah cara terbaik untuk mempersiapkan diri Anda dan orang lain untuk sesi umpan balik. Ini sangat membantu untuk proses umpan balik antar-rekan kerja karena Anda mungkin belum pernah memberikan umpan balik kepada orang tersebut sebelumnya. 

4 kiat memberikan umpan balik sebagai manajer

Jika Anda mengelola tim, memberikan umpan balik adalah bagian dari deskripsi pekerjaan Anda. Namun, bukan berarti umpan balik selalu mudah diberikan. Selain 11 praktik terbaik di atas, gunakan empat kiat ini saat memberikan umpan balik kepada pegawai: 

1. Persiapkan sejak awal

Anda tidak memerlukan naskah—tetapi Anda memerlukan poin-poin. Siapkan contoh spesifik untuk dibagikan, serta narasi keseluruhan sesi umpan balik. Sesi umpan balik ini adalah kesempatan untuk berkembang bagi Anda dan pegawai. Apa yang terjadi, dan apa yang dapat Anda berdua pelajari dari situ? Bagaimana pegawai Anda dapat menjadi anggota tim yang lebih efektif di masa mendatang? 

2. Tentukan waktu yang tepat

Jangan memberikan umpan balik saat itu juga, tetapi juga jangan menunggu hingga peninjauan kinerja pegawai Anda enam bulan ke depan. Targetkan untuk memberikan umpan balik dalam seminggu setelah suatu peristiwa. Dengan begitu, peristiwa itu masih segar di benak Anda berdua, dan pegawai dapat menerapkan umpan balik Anda secara lebih efektif ke pekerjaannya di masa mendatang. 

Ini tidak berarti Anda tidak boleh memberikan umpan balik selama sesi peninjauan kinerja yang lebih besar. Namun, jika Anda memberikan umpan balik secara rutin, penilaian ini harus merangkum hal-hal yang telah Anda bicarakan dengan pegawai selama enam atau 12 bulan terakhir. Tinjauan kinerja tidak boleh mengejutkan pegawai karena Anda seharusnya sudah membahas umpan balik dalam rapat 1:1 sebelumnya. 

3. Berikan umpan balik secara lisan dan tertulis

Idealnya, mulailah dengan umpan balik verbal dan tatap muka selama sesi 1:1 terlebih dahulu untuk memastikan tidak ada yang disalahpahami dan orang yang menerima umpan balik memiliki waktu untuk mengajukan pertanyaan. Setelah rapat, berikan deskripsi percakapan Anda dalam format tertulis. 

Memberikan umpan balik dalam formulir tertulis dan lisan memiliki tiga manfaat utama:

1. Beberapa anggota tim belajar lebih baik dengan mendengar, sementara yang lain dengan membaca. Dengan memberikan umpan balik secara lisan dan tertulis, Anda memenuhi kebutuhan dasar untuk memastikan anggota tim menerima umpan balik dengan cara yang mereka sukai. 

2. Umpan balik tertulis adalah sumber daya nyata yang dapat dijadikan pegawai sebagai referensi jika lupa atau memiliki pertanyaan terkait umpan balik Anda.

3. Anda mendokumentasikan bahwa umpan balik ini telah dibagikan. Ini sangat penting jika Anda mendapati diri Anda mengulangi umpan balik kepada pegawai–Anda dapat merujuk ke umpan balik sebelumnya tentang topik yang sama yang telah Anda bahas sebelumnya.

4. Tawarkan untuk bertukar pikiran terkait solusi

Bergantung pada jenis umpan balik yang Anda sampaikan, mungkin akan membantu jika Anda menawarkan untuk melakukan curah pendapat terkait solusi. Ini mungkin mencakup tindakan yang harus diambil anggota tim di masa mendatang atau area peningkatan yang telah Anda perhatikan. 

Jika Anda melakukan curah pendapat, fokuslah pada langkah konkret berikutnya yang harus dilakukan pegawai dalam jangka pendek—pikirkan tidak lebih dari enam bulan. Dengan begitu, mereka akan meninggalkan sesi umpan balik dengan ide yang jelas tentang cara mereka dapat meningkatkan diri dan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dengan baik. 

5 cara memberikan umpan balik ke atasan

Memberikan umpan balik itu dua arah. Sama seperti manajer Anda yang sering memberi umpan balik, mereka juga dapat memperoleh manfaat dari umpan balik. Namun, meskipun memberikan umpan balik ke atas itu penting, hal ini juga menakutkan. Mengikuti lima kiat ini tidak membuat umpan balik ke atas menjadi mudah, tetapi memang memudahkan Anda untuk memulai. Berikut caranya.

1. Terima kerentanan

Tidak apa-apa jika Anda gugup sebelum memberikan umpan balik ke atasan. Tidak apa-apa juga jika Anda belum pernah melakukannya. Namun, ingatlah bahwa manajer Anda adalah manusia. Ia mengerti bahwa memberikan umpan balik itu tidak nyaman—ia sendiri mungkin juga sudah sering memberikan umpan balik! 

Jika Anda benar-benar gugup, coba awali dengan, "Ini adalah umpan balik yang sulit untuk saya sampaikan," atau, "Ini adalah pertama kalinya saya memberikan umpan balik ke atasan." Mengakui perasaan Anda membantu mengatasi ketegangan saat menyampaikan sesuatu yang berpotensi canggung. 

2. Bedakan antara maksud dan dampak

Memahami perbedaan antara dampak dan maksud membantu Anda mempersiapkan dan menyampaikan umpan balik ke atas secara efektif. Maksud adalah apa yang dimaksud orang saat melakukan atau mengatakan sesuatu. Di sisi lain, dampak adalah pengaruh yang ditimbulkan tindakan atau percakapan tersebut pada Anda atau orang lain. 

Maksud dan dampak adalah elemen penting dari percakapan. Seseorang mungkin memiliki maksud positif saat melakukan atau mengatakan sesuatu, tetapi mungkin disalahpahami. Dampak tindakan atau percakapan terhadap Anda itu penting—tetapi penting juga untuk diingat bahwa itu berasal dari niat yang baik. 

Manajer Anda mungkin selalu memiliki maksud yang positif, tetapi mungkin ada beberapa percakapan atau tindakan yang berdampak negatif pada Anda. Memisahkan maksud dari dampak membantu Anda melakukan pendekatan terbaik dalam percakapan dan berkomunikasi dengan jelas dengan manajer Anda. Sampaikan bahwa, meskipun ia mencoba membantu, hasilnya tidak seperti yang diharapkan. 

Misalnya, katakanlah manajer Anda mengundang Anda untuk menghadiri rapat dengan pemangku kepentingan eksekutif. Saat pertemuan dimulai, ia memperkenalkan Anda, bukan membiarkan Anda memperkenalkan diri sendiri. Manajer Anda memiliki niat positif—dia tidak ingin Anda merasa terintimidasi di sekitar pemangku kepentingan eksekutif. Namun, Anda ingin memperkenalkan diri untuk membangun hubungan antara Anda dan para pemangku kepentingan eksekutif tersebut. Dalam contoh ini, tidak ada yang "salah", dan mengklarifikasi hal itu saat Anda membagikan umpan balik dapat membantu Anda dan manajer mencapai kesimpulan terbaik. 

3. Tawarkan solusi jika memungkinkan

Jika Anda memiliki solusi ideal untuk umpan balik yang Anda bagikan, jangan takut untuk menawarkannya. Ini tidak hanya menunjukkan bahwa Anda telah memikirkan situasinya, tetapi juga membantu memusatkan percakapan pada hal yang dapat dilakukan untuk memperbaiki situasi yang baru saja Anda sampaikan—alih-alih menghabiskan terlalu banyak waktu untuk membahas kembali hal yang salah sejak awal.

4. Jika perlu, minta manajer mereka untuk hadir

Jika Anda merasa tidak nyaman memberikan umpan balik ke atasan, tanyakan kepada manajer manajer Anda apakah dia bersedia menghadiri percakapan. Ini sangat membantu karena manajer dari manajer Anda dapat bertindak sebagai mediator dan berpotensi meredakan emosi yang berlebihan. 

Meskipun demikian, hindari hanya memberikan umpan balik kepada manajer dari manajer Anda. Jika Anda melakukannya, manajer mungkin merasa seperti Anda bertindak di belakangnya. Jika merasa tidak nyaman berbicara dengan manajer tanpa dukungan, pertimbangkan untuk menghubungi Bagian SDM untuk mendapatkan solusi konflik tambahan. 

5. Pertimbangkan berbagai hal

Ingat: sesi umpan balik ini bukan akhir dari semua hubungan Anda dengan manajer. Hubungan Anda terdiri dari banyak interaksi antara Anda berdua. Meskipun ini adalah interaksi yang penting—atau bahkan canggung—ini mungkin memengaruhi hubungan Anda, tetapi mungkin tidak akan mengubah apa pun secara fundamental di antara Anda. 

Hal yang harus dihindari saat memberikan umpan balik

Umpan balik adalah bagian yang sangat penting dari hubungan kerja Anda, dan 20 kiat di atas membantu Anda memberikan umpan balik secara efektif dan mengurangi kemungkinan miskomunikasi. Namun, sebelum memberikan umpan balik, berikut empat hal yang perlu diingat dan dihindari jika memungkinkan: 

Jangan coba-coba mengejutkan mereka

Banyak dari kita merasa tidak nyaman memberikan umpan balik. Kita ingin menyampaikan hal yang perlu dikatakan tanpa ada yang menyela, jadi kita default memberikan umpan balik secara tiba-tiba. 

Meskipun ini terasa lebih nyaman bagi pemberi umpan balik saat itu, ini hampir selalu mengarah pada sesi umpan balik yang lebih buruk. Karena orang lain tidak siap, mereka cenderung kurang menerima umpan balik atau bahkan tersinggung. 

Gol umpan balik adalah membantu orang lain berkembang. Jadi, beri tahu mereka sesering mungkin bahwa Anda memiliki umpan balik untuk mereka. Dengan begitu, mereka dapat mempersiapkan dan mendekati sesi umpan balik dengan kondisi pikiran terbaik. 

Perhatikan suasana hati orang lain

Saat memberikan umpan balik, Anda ingin orang lain berada dalam kondisi terbaik untuk menerima umpan balik. Ini memastikan orang lain dapat menerima umpan balik secara positif dan belajar darinya. Jika orang tersebut dalam suasana hati yang buruk, dia mungkin tidak akan menerima umpan balik dengan baik, jadi pertimbangkan untuk menundanya ke hari lain. 

Hindari menempatkan diri Anda di posisi mereka

Anda akan sering mendengar orang merekomendasikan untuk "menempatkan diri Anda pada posisi orang lain" untuk memahami keadaan mereka. Memang benar bahwa menempatkan diri Anda pada posisi orang lain adalah cara terbaik untuk membangun kecerdasan emosional. 

Namun, hindari melakukan ini saat Anda memberikan umpan balik. Sayangnya, ketika kita mencoba menempatkan diri pada posisi orang lain saat memberikan umpan balik, sering kali terdengar seperti kita lebih tahu daripada mereka. Ingat: umpan balik adalah pendapat, bukan fakta. 

Ungkapan yang harus dihindari: 

• “Jika saya jadi Anda…” 

• "Anda seharusnya..." 

• "Jika saya berada di posisi Anda..." 

Pisahkan fakta dari cerita

Fakta vs. stori adalah Kerangka Kerja mental yang dikembangkan oleh Conscious Leadership Group, dan ini adalah cara terbaik untuk mempersiapkan diri secara mental sebelum memberikan umpan balik. Fakta adalah hal yang dapat diamati dan siapa pun dapat melihatnya—pikirkan hal-hal yang dapat direkam kamera video. Di sisi lain, cerita adalah asumsi dan interpretasi dari fakta. 

Kita semua menciptakan cerita—begitulah cara kita memproses dunia. Namun, saat memberikan umpan balik, pastikan Anda membedakan fakta dan stori dengan jelas. Fakta adalah hal-hal yang Anda ketahui tentang apa yang terjadi. Cerita dapat dengan cepat berubah menjadi asumsi tentang alasan seseorang melakukan atau mengatakan sesuatu—meskipun Anda tidak benar-benar tahu apa yang mereka pikirkan. 

Terkadang berbagi cerita itu bermanfaat, karena memberi orang lain wawasan tentang perasaan kita. Namun, jika Anda membagikan cerita, sangat penting untuk menjelaskan bahwa ini adalah cerita yang Anda pahami, bukan fakta objektif. 

Bagikan dan dokumentasikan umpan balik di alat terpusat

Makin banyak umpan balik yang Anda berikan, makin baik Anda akan menerimanya. Pastikan Anda menyimpan dan membagikan umpan balik di alat manajemen kerja terpusat, jadi semua orang dapat mengakses umpan balik dan terus belajar darinya. Tata pekerjaan, bagikan catatan, dan tetap terhubung dengan Asana.