10 keterampilan manajemen tim untuk mulai dibangun sekarang

Apa yang membedakan manajer yang baik dari yang buruk? Bukan pekerjaan yang Anda lakukan atau alur kerja yang digunakan tim Anda. Sebaliknya, manajer yang baik berfokus pada tim mereka. Dengan memprioritaskan dukungan kepada anggota tim dan membantu mereka menyelesaikan pekerjaan terbaik mereka, Anda dapat memimpin tim dengan sukses, terlepas dari industri tempat Anda berada. 

Manajemen tim yang efektif membantu Anda menjadi pemimpin tim yang lebih baik. Seperti keterampilan interpersonal lainnya, keterampilan manajemen tim membutuhkan latihan. Dalam artikel ini, kami membahas manfaat manajemen tim dan membahas 10 keterampilan manajemen tim untuk mulai dikembangkan sekarang.

Apa itu manajemen tim? 

Manajemen tim adalah kemampuan manajer untuk mengatur dan mengoordinasikan anggota tim guna melaksanakan tugas terhadap gol bersama. Pemimpin dengan keterampilan manajemen tim yang efektif tahu cara mendukung, memotivasi, dan melibatkan tim mereka. Jika dilakukan secara efektif, manajemen tim yang baik akan membuka peluang kerja tim di tempat kerja, meningkatkan produktivitas, dan mengurangi burnout. 

Manajemen tim adalah soft skill yang terdiri dari berbagai soft skill lainnya, seperti kepemimpinan, pemecahan masalah, kecerdasan emosional, empati, mendengarkan secara aktif, keterampilan komunikasi, dan kerja tim—dan masih banyak lagi. Menjadi manajer tim yang lebih baik adalah tentang berinvestasi dalam keterampilan lunak Anda untuk menjadi pemimpin yang lebih suportif. 

The Impact Playbook: Memotivasi pegawai di dunia yang cepat berubah

Tingkatkan motivasi dengan membantu pegawai memahami alasan pekerjaannya penting. Dalam ebook gratis ini, pelajari cara menciptakan pemahaman tujuan bersama dalam Tim Anda.

Dapatkan wawasan

Manajemen tim vs. manajemen proyek

Manajemen proyek adalah proses mengatur, mengelola, dan melaksanakan proyek. Manajer proyek yang baik mengatur semua detail pekerjaan mereka di satu tempat sehingga tim proyek memiliki kejelasan dan visibilitas tentang siapa yang mengerjakan apa dan tenggatnya kapan. Manajer proyek bertanggung jawab atas inisiatif proyek—tetapi mereka belum tentu manajer atau pemimpin tim. 

Di sisi lain, manajemen tim berfokus pada dukungan dan koordinasi tim Anda. Bergantung pada struktur organisasi, Anda mungkin juga diminta untuk mengelola proyek yang sedang dikerjakan tim. Meskipun Anda juga memimpin atau mengelola proyek, fokus Anda sebagai manajer tim adalah mendukung anggota tim. 

Manajemen tim vs. pembangunan tim

Pembangunan tim adalah cara menumbuhkan kolaborasi, persahabatan, dan kepercayaan di antara anggota tim Anda. Permainan pembangunan tim yang efektif memberi kesempatan kepada anggota tim untuk saling mengenal dan meningkatkan keterampilan kerja tim dalam jangka panjang. 

Manajer tim yang baik menjalankan aktivitas pembangunan tim untuk memfasilitasi kerja tim di tim mereka. Namun, tergantung pada struktur organisasi, Anda mungkin memiliki peluang pembangunan tim yang lebih besar di seluruh departemen, atau anggota tim mungkin didorong untuk mengenal anggota tim lintas fungsi. 

Manajemen tim vs. manajemen tugas

Manajemen tugas adalah cara melacak pekerjaan dari awal hingga akhir. Perangkat lunak manajemen tugas yang efektif membantu Anda mengatur prioritas, melacak daftar tugas, dan menepati batas waktu. 

Manajer tim dapat memberdayakan tim dengan menyediakan alat manajemen tugas yang memberikan kejelasan tentang prioritas individu dan menjaga pekerjaan tetap tertata. Namun, manajemen tugas tidak selalu menjadi persyaratan bagi manajer tim. Tergantung struktur organisasi, manajer proyek mungkin bertanggung jawab atas manajemen tugas, bukan pemimpin tim. 

Apakah manajemen tim itu penting? 

Manajemen tim yang baik meningkatkan seluruh tim Anda dan membuka kemungkinan yang tidak mungkin dilakukan. 

Saat memiliki keterampilan manajemen tim yang baik, Anda: 

• Menetapkan standar komunikasi efektif di Tempat Kerja

• Menginspirasi anggota tim

• Meningkatkan semangat kerja dan keterlibatan tim

• Meningkatkan produktivitas

• Mengurangi burnout

• Membuka kerja tim

• Membangun sinergi tim

10 keterampilan untuk dikembangkan sebagai manajer tim

Baik Anda manajer pemula atau ingin mengasah keterampilan manajemen tim, cobalah 10 strategi ini untuk menjadi manajer tim yang lebih efektif: 

1. Bersikap transparan

Salah satu cara terbaik untuk mendukung tim Anda adalah dengan memberi mereka konteks dan informasi yang dibutuhkan untuk meraih kesuksesan. Dengan terus memberi informasi kepada tim secara real time, Anda memastikan semua orang tahu persis siapa yang mengerjakan apa dan tenggatnya kapan. 

Lakukan ini dengan membuat dan memelihara sumber informasi terpusat untuk semua informasi tim Anda. Tentu saja, kami pikir Asana adalah alat yang cukup baik untuk itu. Asana adalah platform manajemen kerja yang mengatur pekerjaan sehingga tim Anda tahu apa yang harus dilakukan, mengapa itu penting, dan bagaimana menyelesaikannya. Seluruh tim tidak hanya dapat melacak pekerjaan mereka di Asana, tetapi Anda juga dapat melacak dan membagikan prioritas, sehingga setiap orang dapat menyelesaikan pekerjaan berdampak besar secara efisien dan efektif. 

Untuk membangun komunitas yang inklusif dan dapat diakses secara digital, Anda memerlukan transparansi penuh. Dengan orang-orang di zona waktu dan kehidupan sehari-hari yang berbeda, kami membutuhkan alat untuk melihat dengan mudah tugas yang harus ditindaklanjuti dan progres proyek. Asana telah melakukan hal itu.”

2. Tetapkan praktik komunikasi yang baik

Pekerja intelektual rata-rata menghabiskan 60% waktu mereka untuk kerja tentang kerja—hal-hal seperti mencari informasi, mengejar persetujuan, atau menyusun pembaruan status proyek. Kerja tentang kerja menghabiskan waktu yang seharusnya digunakan untuk pekerjaan penting dan berarti yang mendorong dampak bagi tim Anda. 

Untuk mengurangi kerja tentang kerja, berikan kejelasan kepada tim tentang tempat informasi berada dan cara mengaksesnya. Membuat sumber informasi terpusat untuk semua informasi proyek adalah awal yang baik. Namun, Anda juga harus menjelaskan fungsi setiap alat komunikasi yang digunakan. Gunakan rencana komunikasi untuk menguraikan kapan anggota tim harus menggunakan alat yang berbeda. Misalnya, Anda mungkin memutuskan bahwa mereka harus menggunakan Slack untuk komunikasi real-time dan Asana untuk komunikasi asinkron tentang pekerjaan.

Kami dapat menyelesaikan lebih banyak hal dengan tim yang lebih ramping dan lebih kecil dibandingkan sebelumnya dengan tim yang lebih besar. Kami dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk masukan bernilai tinggi, bukan hanya manajemen tugas. Dan kami juga lebih mencintai hidup kami—kami lebih bahagia berkat Asana.”

3. Beri dan terima umpan balik

Mampu memberi dan menerima umpan balik secara efektif adalah keterampilan manajemen tim yang sangat penting. Sebagai manajer, Anda harus merasa nyaman menyampaikan kritik yang membangun kepada tim untuk membantu mereka berkembang dan mencapai gol. Pada saat yang sama, meminta dan menerima umpan balik adalah cara terbaik bagi Anda untuk berkembang sebagai manajer tim. 

Jika memungkinkan, coba lakukan sesi umpan balik secara tatap muka (atau melalui panggilan video) untuk mengurangi potensi miskomunikasi. Meskipun Anda bekerja dalam tim jarak jauh, ada praktik penyelesaian konflik luar biasa yang dapat mulai Anda terapkan untuk mendukung anggota tim. 

4. Berinvestasi dalam kolaborasi

Kolaborasi adalah pelumas yang membuat tim bekerja. Namun, tim tidak selalu kolaboratif secara default. Keterampilan manajemen yang penting adalah memungkinkan kolaborasi tim. 

Cara terbaik membangun tim kolaboratif adalah dengan menghargai kolaborasi. Berikan contoh perilaku yang ingin Anda lihat dalam anggota tim dengan mendorong umpan balik, mendukung kerja tim, dan mengajak kreasi bersama. Kolaborasi tidak selalu berarti sinergi tim yang sempurna. Faktanya, perbedaan pendapat sering kali merupakan tanda tim yang kolaboratif karena itu berarti anggota tim Anda bersedia menyampaikan pendapat mereka. 

Seiring berkembangnya organisasi, komunikasi mulai mengalami kemacetan. Di Hope for Haiti, kami telah melihat inefisiensi itu menyakiti kami: saat kami tidak dapat berjalan seperti mesin yang diminyaki dengan baik, kami tidak melayani orang sebanyak yang kami bisa, dan berkembang berdasarkan hal itu adalah tanggung jawab kami.”

5. Jadilah pemimpin teladan

Sebagai manajer tim, tindakan dan kata-kata Anda berdampak besar pada anggota tim lainnya. Untuk membangun kepercayaan, coba memimpin dengan memberi contoh dan mencontohkan perilaku yang ingin Anda lihat dalam tim. Ini termasuk terlibat dalam pekerjaan tim, langsung menangani detail jika perlu, dan bersikap fleksibel berdasarkan umpan balik tim. 

Untuk memimpin dengan memberi contoh, tunjukkan kepada tim bahwa Anda memercayai mereka. Singkatnya—jadilah contoh yang ingin dilihat Tim Anda. Ada berbagai cara untuk memimpin dengan memberi contoh, tetapi jika Anda baru memulai, coba: 

• Memberi kesempatan kepada anggota tim untuk terlibat dalam proses pengambilan keputusan tim.

• Menanyakan anggota tim tentang keahlian yang ingin mereka kembangkan, lalu mendelegasikan tugas untuk membantu mereka melakukannya.

• Mengklarifikasi ekspektasi manajemen waktu tentang kapan anggota tim harus—dan tidak boleh—online dan siap sedia, lalu meniru ekspektasi tersebut sendiri. 

• Memberikan contoh praktik komunikasi dan kolaborasi yang ingin Anda lihat dalam tim. 

6. Dorong keseimbangan, bukan burnout

Burnout adalah perasaan lelah secara emosional, fisik, atau mental yang terjadi sebagai akibat dari kerja berlebihan. Pada 2020, 71% pekerja intelektual melaporkan merasa mengalami kelelahan setidaknya sekali. Namun, sebagai pemimpin tim, Anda berdaya guna untuk mendukung dan mencegah burnout pada tim Anda. 

Terlepas dari jenis pekerjaan yang Anda lakukan, burnout terjadi karena anggota tim menangani terlalu banyak hal dalam waktu yang terlalu lama. Untuk mencegah hal ini terjadi dan mendorong keseimbangan, bersikaplah proaktif tentang manajemen beban kerja. Gunakan alat perencanaan kapasitas, seperti penetapan ukuran, untuk memahami beban kerja semua orang. Kemudian, buat rencana manajemen sumber daya untuk memperjelas di mana setiap anggota tim akan menghabiskan waktu—dan pastikan tidak ada yang kewalahan. Jika perlu, distribusikan ulang tugas untuk mencegah kerja berlebihan. 

Saya tidak ingin orang merasa burnout. Saya ingin mereka bersikap baik satu sama lain dan menikmati waktu di tempat kerja. Asana membantu kami mewujudkannya.”

7. Kembangkan gaya manajemen tim Anda

Tidak ada satu cara untuk mengelola. Saat Anda berkembang dan menjadi lebih berpengalaman sebagai manajer tim, Anda akan condong ke preferensi dan praktik yang berbeda. Meskipun Anda sudah memiliki pemahaman yang baik tentang gaya manajemen tim yang diinginkan, Anda harus menentukan dan mengenali gaya manajemen Anda untuk memanfaatkannya secara maksimal. 

8. Tetapkan norma kelompok

Norma kelompok adalah aturan lisan—dan sering kali tidak lisan—yang memandu interaksi kerja Anda. Setiap tim memiliki norma kelompok, meskipun Anda belum pernah mendefinisikannya atau menuliskannya di mana pun. 

Sebagai manajer tim, Anda tidak boleh membiarkan norma kelompok berkembang dengan sendirinya. Ini dapat menyebabkan dinamika tim yang negatif, di mana anggota tim merasa tidak nyaman untuk berbicara atau mengambil cuti, dan lain-lain. Sebaliknya, buat norma kelompok dengan tujuan untuk memodelkan budaya organisasi Anda. Untuk memulai, baca artikel kami tentang cara membuat norma kelompok untuk tim berkinerja tinggi.

Untuk sementara, standar tim kreatif kami hanyalah bereaksi terhadap pekerjaan. Tetapi kita tidak akan pernah melakukan pekerjaan terbaik tanpa proses yang jelas.”

9. Tumbuhkan motivasi intrinsik

Sebagai manajer tim, cara Anda memotivasi tim sangatlah penting. Ada dua jenis motivasi: intrinsik dan ekstrinsik. Motivasi ekstrinsik berfokus pada imbalan atau hukuman eksternal, sedangkan motivasi intrinsik berfokus pada kepuasan internal, terlepas dari imbalannya. 

Bagian dari pengembangan keterampilan manajemen diri adalah mempelajari kapan menggunakan motivasi intrinsik vs. motivasi ekstrinsik. Jika memungkinkan, upayakan motivasi intrinsik—jenis motivasi ini lebih sulit ditanamkan, tetapi menekankan pada pemecahan masalah, kreativitas, dan rasa ingin tahu. 

10. Hubungkan pekerjaan dengan gol tim

Tim dapat menyelesaikan pekerjaan terbaik saat mereka memahami alasan pentingnya pekerjaan mereka. Namun, pekerjaan kita sering kali terisolasi dan tidak terhubung dengan gol yang lebih besar. 

Sebagai manajer tim, keterampilan yang penting, tetapi sering diabaikan adalah menghubungkan pekerjaan harian tim dengan gambaran yang lebih besar. Saat anggota tim memahami cara pekerjaan mereka memengaruhi gol tim atau perusahaan yang lebih besar, mereka dapat secara efektif memprioritaskan pekerjaan terpenting dan memastikan bahwa mereka menyelesaikan pekerjaan berdampak besar. Untuk memulai, coba gunakan alat pelacakan gol untuk menghubungkan pekerjaan harian dengan gol perusahaan. 

Saat pekerjaan terdesentralisasi dan dependensi tidak jelas, semuanya terasa seperti prioritas utama. Ini menimbulkan stres dan kecemasan.”

Tingkatkan keterampilan manajemen tim dengan alat yang tepat

Mengembangkan keterampilan manajemen tim memerlukan waktu dan upaya, tetapi investasi yang Anda lakukan akan membantu mendukung dan memotivasi anggota tim serta menciptakan lingkungan kerja yang lebih baik untuk semua orang. 

Untuk memulai praktik manajemen tim yang efektif, coba gunakan perangkat lunak manajemen proyek. Dengan menyimpan pekerjaan di sumber informasi terpusat, Anda langsung meningkatkan visibilitas, transparansi, dan kolaborasi. Selain itu, alat manajemen proyek visual menawarkan berbagai cara bagi tim untuk melihat informasi, mulai dari Bagan Gantt hingga Papan Kanban. 

Siap memulai? Coba Asana gratis sekarang.

The Impact Playbook: Memotivasi pegawai di dunia yang cepat berubah

Tingkatkan motivasi dengan membantu pegawai memahami alasan pekerjaannya penting. Dalam ebook gratis ini, pelajari cara menciptakan pemahaman tujuan bersama dalam Tim Anda.

Dapatkan wawasan