Bagi banyak dari kita, menerima email pada pukul 02.00 dulu merupakan tanda bahaya. Sekarang, dengan tim lintas fungsi di seluruh zona waktu, itu (agak) normal. Ditambah dengan maraknya kerja hybrid dan jarak jauh, Anda dapat melihat bagaimana komunikasi asinkron telah menjadi bagian penting dari kehidupan kerja kita. Komunikasi asinkron adalah saat kita mengirim pesan tanpa mengharapkan balasan, termasuk email di luar jam kerja yang kita kirim ke rekan kerja dengan sepenuhnya mengetahui dan mengharapkan bahwa mereka tidak akanβdan tidak perluβmembalas.Β
Pekerjaan asinkron memberi anggota tim waktu dan ruang untuk fokus pada pekerjaan terampil. Namun, manfaat sebenarnya dari komunikasi asinkron adalah ketika Anda dapat memanfaatkan kolaborasi untuk memaksimalkan waktu di tempat kerja. Dengan sistem asinkron yang tepat, Anda dapat menyelesaikan pekerjaan terpenting dan mencapai golβdengan lebih sedikit komunikasi yang tidak penting atau gangguan. Berikut caranya.
Jika komunikasi asinkron adalah saat kita tidak mengharapkan balasan, sinkron adalah saat balasan diharapkan, jika tidak sepenuhnya diperlukan. Misalnya, jika Anda mendekati rekan kerja dan bertanya apakah dia punya waktu untuk bertemu dan mengobrol, akan dianggap aneh atau kasar jika dia tidak menanggapi. Komunikasi sinkron hampir selalu dilakukan secara tatap muka, sedangkan komunikasi asinkron biasanya melibatkan waktu dan ruang antara Anda dan orang lain dalam percakapan.
Komunikasi asinkron adalah segala jenis komunikasi yang tidak mengharuskan dua orang hadir dan siap sedia pada waktu yang sama. Pada dasarnya, ini berarti saat mengirim pesan asinkron, Anda tidak mengharapkan tanggapan langsung.Β
Dan itu sangat berdampak. Menurut Indeks Anatomi Kerja 2022, pekerja melakukan pekerjaan terampil terbaik mereka di Beranda, tempat mereka dapat berkonsentrasi dengan lebih baik. Sering kali, kita memprioritaskan rapat tatap muka untuk hal-hal yang lebih baik dikomunikasikan secara asinkron dalam email. Memahami kapan harus menggunakan komunikasi asinkron dapat membantu tim menyelesaikan pekerjaan terpenting mereka.Β
Percaya atau tidak, Anda sudah (sering) menggunakan komunikasi asinkron. Istilahnya sendiri mungkin baru bagi Anda, tetapi sebenarnya ini adalah salah satu jenis komunikasi paling umum yang kita gunakan selama hari kerja. Email adalah contoh umum komunikasi asinkron, tetapi semuanya, mulai dari perpesanan teks di ponsel hingga penggunaan perangkat lunak manajemen proyek, adalah alat kolaborasi asinkron.
Contoh lain komunikasi asinkron:Β
Dokumen Google bersama
Pesan video yang direkam
Pelajari cara menjadi pemimpin yang dibutuhkan Tim Anda selama masa perubahan. Dapatkan kiat tentang waktu yang tepat untuk menetapkan tujuan bisnis baru, cara berkomunikasi secara transparan, dan cara menjaga agar pegawai tetap terlibat.
Komunikasi sinkron adalah komunikasi yang terjadi secara real time. Contohnya, percakapan tatap muka, rapat curah pendapat (baik jarak jauh atau tatap muka), atau percakapan obrolan online melalui Microsoft Teams atau Slack. Dengan jenis komunikasi ini, orang atau sekelompok orang yang berkomunikasi dengan Anda dapat segera merespons.
Rapat tatap muka
Rapat konferensi video melalui alat seperti Zoom dan Google Meet
Perpesanan instan melalui Slack, Microsoft Teams, atau alat perpesanan lainnya
Panggilan telepon
Komunikasi asinkron tidak boleh digunakan secara terpisah. Terkadang, Anda memerlukan tanggapan langsung atau cara untuk memecahkan masalah secara tatap muka. Komunikasi simultan dan real time memiliki kelebihanβserta beberapa kekurangan. Lihat pro dan kontra setiap jenis komunikasi:
Di Asana, kami sangat menyukai cara komunikasi asinkron dapat meningkatkan produktivitas dan mengurangi kerja tentang kerja, tetapi ada beberapa kekurangan yang perlu dipertimbangkan juga.Β
Melindungi kondisi alur dan deep work. Karena anggota tim menghabiskan lebih sedikit waktu dalam rapat, mereka memiliki lebih banyak waktu untuk berfokus dan alur yang sebenarnya. Keadaan alur adalah perasaan begitu "dalam zona" sehingga waktu sepertinya menghilang dan tidak dapat dicapai dengan gangguan yang terus-menerus.Β
Sangat cocok untuk tim yang tersebar di berbagai zona waktu. Jika tim Anda tidak berada di tempat yang sama, komunikasi simultan bisa sangat merepotkan. Komunikasi asinkron memastikan semua orang mendapatkan informasi yang dibutuhkan, pada waktu dan media yang sesuai untuk mereka.
Semua komunikasi didokumentasikan. Baik Anda membagikan komunikasi tertulis atau melacak dalam alat manajemen proyek, salah satu manfaat utama komunikasi asinkron adalah semuanya didokumentasikan. Dengan begitu, anggota tim yang perlu meninjau pelajaran yang diambil atau informasi proyek sebelumnya dapat melakukannya dengan mudah.Β
Mendorong komunikasi yang lebih mendalam dan jelas. Ketika anggota tim memiliki kesempatan untuk mengumpulkan pemikiran, mereka juga dapat mengedit dan menyempurnakan pesan sesuai kebutuhan. Waktu untuk meninjau dapat membantu mereka mengisi kesenjangan yang hilang sesuai kecepatan mereka dan memberikan pembaruan yang lebih mendalam dan jelas.
Sering kali menghasilkan solusi berkualitas lebih tinggi. Sering kali, kita menjadwalkan rapat tatap muka atau video dan berharap dapat memecahkan masalah selama waktu tersebut. Dengan memberi anggota tim kesempatan untuk memecahkan masalah pada waktu mereka sendiri, mereka dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk memikirkan masalah dan berpotensi mencapai solusi yang lebih baik.
Berdayakan tim Anda untuk bekerja saat mereka paling produktif. Beberapa anggota tim menyelesaikan pekerjaan terbaik mereka di pagi hari, sementara yang lain mungkin sangat produktif di sore hari. Pekerjaan asinkron memberdayakan setiap anggota tim untuk menetapkan jadwal kerja mereka sendiri guna memanfaatkan produktivitas.
Tidak seketika. Kelemahan paling jelas dari komunikasi asinkron adalah tidak berlangsung secara real-time. Tergantung jenis atau tujuan pesan, hal ini dapat menjadi masalah.
Makan waktu. Ini terutama berlaku untuk formulir tertulis dari komunikasi asinkron. Kelemahan menulis lebih mendetail adalah proses pembuatannya lebih lama.
Silo mengurangi transparansi dan visibilitas. Jika alat komunikasi tim Anda terisolasi, komunikasi asinkron dapat mempersulit anggota tim untuk menemukan informasi dan menyelesaikan pekerjaan dengan baik. Untuk mengatasinya, pastikan alat komunikasi asinkron Anda adalah sumber informasi bersama yang dapat diakses semua orang. Β
Kurangnya koneksi antarpribadi. Komunikasi asinkron mungkin lebih efektif, tetapi itu berarti Anda tidak mendapatkan kesempatan untuk terhubung dengan tim secara real time. Khususnya jika Anda menjalankan tim jarak jauh, pastikan untuk menjadwalkan rapat tim dan aktivitas pembangunan tim guna meningkatkan dinamika grup.Β
Kurangnya isyarat visual dan konteks. Karena Anda tidak berkomunikasi secara tatap muka, komunikasi asinkron tidak memiliki isyarat visual yang mungkin Anda harapkan dari percakapan. Untuk percakapan penting, seperti penyelesaian konflik atau sesi umpan balik yang membangun, pertimbangkan untuk melakukannya secara langsung guna mengurangi kesalahpahaman.Β
Berkomunikasi secara real time adalah cara terbaik untuk terhubung dengan rekan kerja dan memecahkan masalah yang mendesak. Namun, bentuk komunikasi ini juga memiliki beberapa kekurangan signifikan, yang dapat menghambat efisiensi dan efektivitas tim Anda.
Memecahkan masalah mendesak. Seperti yang kami sebutkan di atas, komunikasi simultan memiliki keuntungan dalam memecahkan masalah yang mendesak. Jika Anda perlu mengatasi masalah atau menemukan solusi pada saat yang tepat, komunikasi simultan adalah cara terbaik untuk menyelesaikannya.Β
Mendukung komunikasi interpersonal. Jika Anda membahas topik yang sulit atau menyampaikan kritik yang membangun, komunikasi sinkron dapat membantu memastikan tidak ada yang terlewat atau disalahartikan.Β
Meningkatkan koneksi antarindividu. Jika Anda mengelola tim, pastikan Anda mengadakan rapat 1:1 dengan bawahan langsung setidaknya seminggu sekali. Rapat sinkron memberi Anda kesempatan untuk memeriksa setiap pegawai, menawarkan dukungan, dan membantu mereka mengembangkan karier.Β
Membina kerja tim. Mengobrol dengan tim, mengadakan aktivitas pembangunan tim, dan berkomunikasi secara langsung sangat penting untuk tim yang efektif. Baik tim Anda bekerja dari jarak jauh atau secara langsung, pastikan Anda memiliki waktu setiap minggu untuk berkumpul sebagai grup.Β
Mengembangkan ide orang lain. Ada beberapa situasiβseperti rapat curah pendapat atau sesi kritik desainβyang mendapat manfaat dari kolaborasi real-time karena itu adalah cara terbaik untuk berbagi ide bagus. Jika energi kreatif tim sangat penting untuk komunikasi Anda, komunikasi simultan lebih berharga daripada kolaborasi offline.Β
Mengganggu alur. Kita semua pernah mengalami hari-hari rapat yang tidak produktif, di mana tepat saat Anda kembali bekerja, rapat lain mengganggu alur Anda. Meskipun rapat itu sendiri mungkin produktif, rapat yang tidak terencana dapat menghancurkan kesempatan Anda untuk produktivitas pribadi pada hari tertentu.Β
Bisa tidak memiliki tujuan. Banyak tim default menjadwalkan rapat, padahal email atau pembaruan status tertulis mungkin lebih efektif. Jika Anda menjadwalkan rapat, pastikan semuanya memiliki tujuan.
Item tindakan dapat luput. Terkadang, curah pendapat yang hebat dalam rapat tidak ditangkap secara efektif, dan Anda kehilangan semua ide cemerlang yang Anda dapatkan sebagai Tim.Β
Dapat menyebabkan keputusan berkualitas rendah. Beberapa orang merasa perlu membuat keputusan langsung selama rapat, sebelum mereka berkesempatan untuk meninjau dan memahami informasi.Β
Komunikasi asinkron adalah cara ampuh untuk meningkatkan produktivitas, melindungi waktu fokus, dan memberdayakan tim untuk menyelesaikan pekerjaan berdampak besar. Namun, untuk mendapatkan semua manfaatnya, Anda perlu menyiapkan diri dan tim untuk meraih kesuksesan.Β
Anda sudah menggunakan komunikasi asinkron dalam keseharian melalui hal-hal seperti email. Namun, jika ini pertama kalinya Anda menetapkan aturan dan pedoman untuk komunikasi asinkron, coba sepuluh kiat ini untuk memulai.Β
Rencana komunikasi adalah tempat terintegrasi untuk strategi komunikasi tim. Dengan rencana komunikasi yang jelas, anggota tim memiliki jawaban yang jelas untuk semua pertanyaan komunikasi proyek mereka, seperti:
Kapan dan kanal komunikasi apa yang harus kita gunakan?Β
Kapan kita harus menggunakan komunikasi sinkron vs. asinkron?Β
Bagaimana detail penting, seperti laporan status proyek, akan dikomunikasikan? Seberapa sering hal itu akan dibagikan?Β
Berapa lama waktu respons yang diharapkan untuk berbagai proyek?
Misalnya, di Asana, kami menggunakan:
Rapat tatap muka atau konferensi video dengan agenda rapat yang ditentukan untuk komunikasi real-time.
Asana untuk berkomunikasi secara tidak langsung tentang pekerjaan, seperti mengklarifikasi detail tugas, memperbarui laporan status proyek, atau membagikan dokumen proyek penting.
Pesan langsung di Slack untuk komunikasi sinkron tentang pembaruan harian dan pertanyaan singkat.
Saluran Slack untuk pembaruan asinkron di seluruh tim.
Email untuk berkomunikasi dengan pemangku kepentingan eksternal.
Ruang kerja bersama adalah sumber informasi terpusat dan komunikasi untuk seluruh tim Anda. Ruang Kerja bersama mengurangi sekat dan meningkatkan visibilitas di seluruh pekerjaan.Β
Hal ini sangat penting untuk tim asinkron. Meskipun tim Anda berhasil mengadakan rapat dengan lebih jarang, Anda tetap membutuhkan cara untuk mengakses informasi. Dengan menyimpan semua detail proyek Anda di repositori terpusat, semua orang dapat melihat dengan jelas siapa yang mengerjakan apa dan tenggatnya kapan.Β
Tentu saja kami menganggap bahwa Asana adalah cara yang baik untuk melakukan ini. Semua komunikasi di Asana terhubung ke pekerjaan, jadi kita selalu tahu persis apa yang dibicarakan anggota tim. Setiap orang dapat menemukan informasi yang dibutuhkan, tanpa berurusan dengan silo atau folder yang tidak dapat mereka akses. Akibatnya, hanya sedikit atau tidak ada pekerjaan proyek yang terjadi di mana semua orang tidak dapat melihatnya. Ketika pemangku kepentingan perlu terlibat, bahkan secara asinkron, mereka dapat meninjau semua komunikasi sebelumnya tentang pekerjaan di tempat yang sama.Β
Pelajari cara menjadi pemimpin yang dibutuhkan Tim Anda selama masa perubahan. Dapatkan kiat tentang waktu yang tepat untuk menetapkan tujuan bisnis baru, cara berkomunikasi secara transparan, dan cara menjaga agar pegawai tetap terlibat.
Bagian dari memberdayakan komunikasi asinkron yang efektif adalah menumbuhkan pola pikir asinkron. Jika semua orang di tim Anda menganggap rapat sebagai hal utama, mereka mungkin akan menjadwalkan rapat untuk membagikan pembaruan status proyek, bahkan jika Anda telah membagikan kesepakatan tentang cara menulis laporan status proyek yang bagus.Β
Saat Anda secara resmi meluncurkanβatau meluncurkan kembaliβkomunikasi asinkron di tim, tetapkan ekspektasi tentang hal yang sebaiknya dibahas dalam rapat dan yang tidak. Dorong anggota tim untuk menolak rapat jika mereka merasa tidak perlu hadir, atau menyarankan bahwa rapat mungkin lebih baik disajikan sebagai pembaruan asinkron.Β
Di Asana, kami melakukan ini dengan menerbitkan Manifesto Rapat. Manifesto Rapatβyang dibagikan ke seluruh perusahaanβmenjelaskan kapan dan bagaimana menjadwalkan rapat. Dalam manifesto, kami juga membahas secara mendetail tentang kapan Anda tidak boleh mengadakan rapatβhal-hal seperti membagikan pembaruan status atau informasi umum lainnya, atau rapat tanpa agenda atau tujuan.Β
Komunikasi asinkron sangat efektif saat anggota tim berada di zona waktu yang berbeda. Pekerja jarak jauh cenderung berkomunikasi secara asinkron secara default, karena mereka tidak berada di tempat yang sama pada waktu yang sama.Β
Untuk menetapkan kapan anggota tim akan online dan menanggapi pertanyaan, dorong setiap anggota tim untuk membagikan jam kerja mereka. Anda dapat melakukannya dengan menyiapkannya di kalender online, atau menambahkannya ke profil Anda di berbagai alat virtual seperti Asana dan Slack.
Selain mengomunikasikan jam kerja, Anda juga harus mengomunikasikan kapan Anda tidak akan menanggapi pesan, meskipun Anda online. Waktu fokus terjadwal adalah salah satu cara terbaik untuk melakukan deep work.Β
Untuk menjadwalkan dan melindungi waktu fokus Anda:Β
Jadwalkan waktu fokus di Kalender Anda. Cara terbaik untuk melindungi waktu fokus Anda adalah dengan menjadwalkannya di Kalender. Gunakan pemblokiran waktu untuk memulai.Β
Bisukan notifikasi. Selama waktu fokus, bisukan notifikasi agar Anda tidak terus-menerus teralihkan dari alur. Gunakan pengaturan seperti "jangan ganggu" untuk memberi tahu rekan kerja bahwa Anda sedang offline, tetapi akan segera kembali dan menanggapi pertanyaan.Β
Kelompokkan rapat sinkron. Jika memungkinkan, alokasikan lebih banyak waktu fokus ke Kalender Anda dengan menjadwalkan rapat secara berdekatan. Ini tidak selalu memungkinkan, tetapi dapat secara efektif membuka ruang untuk deep work. Anda dapat melakukannya secara manual atau menggunakan integrasi kalender seperti Clockwise untuk mengotomatiskan prosesnya.Β
Ada kalanya cara terbaik untuk menyelesaikan sesuatu adalah membicarakannya secara real time. Rapat adalah alat yang berharga untuk menyelaraskan ide Anda dan berkomunikasi dengan pemangku kepentingan proyek.Β
Agar rapat sinkron benar-benar efektif, pastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama saat mengikuti rapat. Ada tiga langkah untuk melakukannya:Β
Pastikan setiap rapat memiliki tujuan. Saat menjadwalkan rapat, tanyakan pada diri Anda, "Bisakah ini berupa pesan?" Jika jawabannya tidak, identifikasi tujuan rapat, dan hal yang ingin dicapai selama sesi live ini.Β
Bagikan agenda rapat dan bacaan awal yang relevan sebelum rapat. Rapat gagal saat anggota tim tidak memiliki pemahaman yang sama. Buat agenda rapat sebelumnya, jadi semua orang tahu apa yang akan Anda diskusikan. Anda juga dapat menugaskan bacaan awal jika ada informasi yang perlu diketahui anggota tim sebelum rapat dimulai. Jika Anda perlu membuat keputusan selama rapat, bacaan awal juga dapat memberi anggota tim kesempatan untuk memikirkan masalah dan menghasilkan beberapa solusi awal, tanpa kendala waktu rapat langsung.Β
Patuhi agenda rapat Anda. Rapat sering kali dapat melenceng, dan sebagai ketua rapat, Anda berhak menentukan apakah akan mengizinkan percakapan melenceng atau mengarahkan tim kembali ke topik pembicaraan. Jika perlu, gunakan strategi manajemen waktu seperti Pengotakan waktu agar rapat tetap berjalan lancar.
Cara hebat lainnya untuk mengurangi rapat sinkron adalah dengan mencoba hari tanpa rapat. Di Asana, kami menggunakan Rabu Tanpa Rapat sebagai kesempatan bagi semua anggota tim untuk memiliki waktu khusus untuk deep work.Β
Baca: Cara mengembalikan produktivitas Anda dengan No Meeting WednesdayIni sangat penting bagi pekerja jarak jauh, yang mungkin tidak mendapatkan waktu tatap muka rutin dengan Tim mereka selama seminggu. Gunakan komunikasi sinkron untuk mengurangi isolasi dan meningkatkan koneksi tim.Β
Anda dapat melakukan ini dengan menyiapkan kanal Slack tim atau menjadwalkan obrolan mingguan bagi tim untuk terhubung dan bersantai. Meskipun komunikasi asinkron meningkatkan produktivitas, koneksi sinkron dapat meningkatkan keterlibatan dan rasa diterima.Β
Tergantung pada cara tim Anda saat ini melakukan berbagai hal, orang mungkin menjadwalkan rapat secara default. Jika perlu, buat daftar dan bagikan jenis komunikasi yang harus dilakukan secara sinkron vs. asinkron. Jika ragu, anggota tim dapat merujuk daftar ini untuk menjadwalkanβatau membatalkanβrapat.
Contoh:Β
Asinkron:Β
Laporan status proyek
Komunikasi tentang pekerjaan yang tidak mendesak
Mengajukan pertanyaan tentang proyek individu
Menandai dependensi atau penundaan
Membagikan informasi
Umpan balik dan persetujuan
Real-time:
Kritik dan tinjauan desain
Standup harian
Rapat bulanan seluruh tim
Rapat mingguan untuk pembangunan tim
Saat menjadwalkan rapat, lakukan apa pun yang Anda bisa untuk mengoptimalkan produktivitas. Salah satu cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan membatasi rapat sekitar 30 menit, atau memberikan jeda sekitar 30 menit untuk rapat yang lebih panjang.Β
Mengapa? Penelitian terbaru oleh Dr. Sahar Yousef, ilmuwan saraf kognitif dari UC Berkeley, menunjukkan bahwa produktivitas rapat menurun tajam pada angka 30 menit. Menurut Dr. Yousef:Β
βKami menemukan bahwa setelah 30 menit panggilan video, otak mengalami kelelahan berlebih sehingga sangat sulit untuk berkonsentrasi. Jika Anda harus menjadwalkan rapat yang lebih panjang, atau serangkaian rapat, luangkan waktu untuk istirahat 1 menit pada angka 30 menit. Ini akan sangat membantu otak Anda memulihkan dan mempertahankan energi selama 30 menit ke depan."
Baca: Mengatasi kelelahan bekerja di dunia kerja virtualAnda akan sering melihat komunikasi asinkron yang terhubung ke pekerjaan jarak jauhβdan memang benar bahwa pekerja jarak jauh berkomunikasi secara lebih asinkron secara default. Namun, baik Anda berada di kantor atau menggunakan Zoom, setiap orang dapat memperoleh manfaat dari peningkatan produktivitas yang ditawarkan komunikasi asinkron.Β
Jika Anda mengelola pegawai jarak jauh dan semua percakapan terjadi secara asinkron, pastikan untuk meluangkan waktu untuk interaksi tatap muka agar mereka merasa lebih nyaman dan menjadi bagian dari tim. Saat Anda perlu berkomunikasi secara sinkron, lakukanlah.Β
Baca: 5 cara agar tim tetap termotivasi saat Anda tidak dapat bertemu dengan mereka secara langsungKomunikasi asinkron adalah salah satu cara terbaik untuk memberdayakan tim Anda agar dapat menyelesaikan pekerjaan dengan baik sekaligus meningkatkan visibilitas dan transparansi. Jenis komunikasi ini meningkatkan produktivitas, membantu tim Anda membuat keputusan yang lebih baik, dan meningkatkan visibilitas lintas fungsi pada info proyek utama.Β
Untuk berkomunikasi secara asinkron dengan efektif, Anda memerlukan cara untuk menyimpan dan membagikan informasi tersebut. Untuk melakukan ini, gunakan sumber informasi terpusat, seperti alat manajemen kerja. Asana adalah alat manajemen kerja tempat Anda dapat mengatur dan mengomunikasikan pekerjaan serta menyatukan semua yang dibutuhkan tim untuk menyelesaikan pekerjaan terbaik mereka.Β
Pelajari cara menjadi pemimpin yang dibutuhkan Tim Anda selama masa perubahan. Dapatkan kiat tentang waktu yang tepat untuk menetapkan tujuan bisnis baru, cara berkomunikasi secara transparan, dan cara menjaga agar pegawai tetap terlibat.