立即開始建立的 10 項團隊管理技能
摘要
優秀的經理與糟糕的經理有何區別？ 這不是您所做的工作，也不是您的團隊使用的工作流程。 相反地，優秀的經理會專注於團隊。 透過優先支援團隊成員並幫助他們完成最出色的工作，無論您身處哪個行業，都能成功領導您的團隊。
有效的團隊管理有助於您成為更好的團隊領導者。 與任何軟技能一樣，團隊管理技能需要練習。 在本文中，我們將介紹團隊管理的優點，並深入探討 10 項團隊管理技能，以便立即開始發展。
什麼是團隊管理？
團隊管理是經理組織和協調團隊成員的能力，以便針對共同目標執行任務。 具備有效團隊管理技能的領導者知道如何支持、激勵和參與團隊。 當有效完成時，良好的團隊管理可在工作空間中解鎖團隊合作、提高生產力並減少過勞。
團隊管理是一種軟技能，由各種其他軟技能組成，例如領導、問題解決、情商、同理心、積極傾聽、溝通技巧和團隊合作等。 成為更好的團隊經理，關鍵在於投資於您的軟技能，從而成為更具支持性的領導者。
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團隊管理與專案管理
專案管理是一種組織、管理和執行專案的流程。 優秀的專案經理會在一處位置組織所有工作的詳細資料，以便專案團隊對人、事、時有明晰的瞭解。 專案經理負責專案計劃，但他們不一定是人事經理或團隊領導者。
另一方面，團隊管理著重於支援和協調您的團隊。 根據您的組織結構，您可能還需要管理團隊正在進行的專案。 即使您同時領導或管理專案，身為團隊經理，您的重點仍是為團隊成員提供支援。
閱讀：專案經理養成全攻略團隊管理與團隊凝聚
團隊凝聚是一種促進團隊成員之間協作、友愛和信任的方式。 有效的團隊凝聚遊戲讓團隊成員有機會相互瞭解，並從長遠來看提升他們的團隊合作技能。
優秀的團隊經理會開展團隊凝聚活動，以促進團隊的團隊合作。 不過，根據您的組織結構，您可能會有更大的部門範圍團隊凝聚機會，或者您的團隊成員可能會被鼓勵去認識跨職能團隊成員。
閱讀：適用於團隊凝聚的 110 多個最佳破冰問題團隊管理與任務管理
任務管理是從頭到尾追蹤工作的一種方式。 有效的任務管理軟體可協助您組織優先事項、追蹤待辦事項並按時完成。
團隊經理可以透過提供任務管理工具來賦予團隊權能，這些工具可讓個人優先事項更明晰，並使工作井然有序。 不過，任務管理不一定是團隊經理的要求。 根據您的組織結構，專案經理可能會負責任務管理，而不是團隊領導者。
團隊管理是否重要？
良好的團隊管理可提升整個團隊的效率，並解鎖原本不可能實現的可能性。
當您具備良好的團隊管理技能時，您可以：
為工作空間中的有效溝通設定標準
激勵團隊成員
提振團隊士氣和參與度
減少過勞
解鎖團隊合作
建立團隊協同作用
團隊經理需要發展的 10 項技能
無論您是第一次擔任經理，還是希望磨練您的團隊管理技能，都可以嘗試這 10 個策略，成為更有效的團隊經理：
1. 保持透明
支援團隊的最佳方式之一是為他們提供成功所需的情境資訊。 透過即時向團隊提供資訊，您可以確保每個人都能確切知道誰在何時完成什麼工作。
透過為團隊的所有資訊建立和維護事實來源來實現這一點。 很自然地，我們認為Asana是達成這個目標的好方法。 Asana 是一款用於組織工作的工作管理平台，讓您的團隊瞭解需完成的工作、工作為何重要的原因，以及完成工作的方式。 您的整個團隊不僅可以在 Asana 中追蹤他們的工作，還可以追蹤和分享優先事項，以便每個人都能有效率且有效地完成最具影響力的工作。
若要建立一個包容且可數位存取的社群，您需要完全透明。 由於人們處於不同的時區和日常生活中，我們需要一個工具來輕鬆查看要執行的任務以及專案的進展情況。 Asana 就是對症良藥。”
2. 建立良好的溝通慣例
知識工作者平均花費60% 的時間處理工作附帶事務，例如搜尋資訊、追蹤核准或彙整專案狀態更新。 工作附帶事務會佔用時間，使團隊無法專注於能夠推動影響力的熟練、有意義的工作。
若要減少工作附帶事務，請讓您的團隊明晰地瞭解資訊的位置以及存取資訊的方式。 為所有專案資訊建立共同的事實來源是一個好的開始。 但澄清您使用哪種溝通工具來做什麼也很重要。 使用溝通計劃來概述團隊成員應該在何時使用不同的工具。 例如，您可能會決定他們應該使用 Slack 進行即時溝通，並使用 Asana 進行與工作相關的非同步溝通。
我們可以透過更精簡、更小的團隊完成比以往更大的團隊所能完成的更多工作。 我們可以將更多時間用於高價值的輸入，而不僅僅是任務管理。 我們也更熱愛自己的生活，多虧了 Asana，我們變得更快樂。”
3. 提供和接收回饋
能夠有效地提供和接受回饋是一項關鍵的團隊管理技能。 作為經理，您需要與團隊分享建設性的批評，以幫助他們成長並實現目標。 同時，徵求和接收回饋是您作為團隊經理成長的絕佳方式。
在可能的情況下，請嘗試面對面 (或透過視訊通話) 進行回饋對話，以減少任何潛在的溝通不暢。 即使您在遠端團隊中工作，也可以開始應用出色的衝突解決做法來支持您的團隊成員。
4. 投資於協作
協作是讓團隊順利運作的潤滑劑。 但團隊並不一定預設為協作。 一項關鍵的管理技能是促成團隊協作。
建立協作團隊的最佳方式是重視協作。 透過鼓勵回饋、擁抱團隊合作並邀請共同創造，來塑造您希望在團隊成員中看到的行為。 協作並不總是意味著完美的團隊協同作用，事實上，分歧通常是協作團隊的跡象，因為這意味著您的團隊成員願意說出自己的想法。
隨著組織成長，溝通開始陷入瓶頸。在 Hope for Haiti，溝通效率不彰對我們造成傷害：若我們無法正常運轉，就無法盡全力為更多對象服務，而我們有責任改善這一點。”
5. 以身作則，樹立榜樣
作為團隊經理，您的行為和言論對團隊的其他成員有巨大影響。 若要建立信任，請嘗試以身作則，並樹立您希望在團隊中看到的行為榜樣。 這包括參與團隊的工作，必要時深入瞭解詳細資料，並根據團隊的回饋保持彈性。
以身作則，向團隊展現您對他們的信任。 一言以蔽之，成為團隊想看到的榜樣。 有多種方法可以以身作則，但如果您才剛開始，請嘗試：
讓團隊成員有機會參與團隊決策過程。
與團隊成員確認他們有興趣發展哪些技能，然後委派任務以幫助他們做到這一點。
釐清團隊成員何時應該 (以及不應該) 上線和待命的時間管理期望，然後親身實踐這些期望。
建立您希望在團隊中看到的溝通和協作實踐的模型。
6. 促進平衡，避免過勞
過勞是由於工作過度而產生的情緒、身體或精神疲憊感。 在 2020 年， 71% 的知識工作者表示至少有一次感到過勞。 但作為團隊主管，您有權為團隊提供支援並防止過勞。
無論您從事何種工作，過勞都會發生，因為團隊成員處理的事情太多且時間太長。 為了防止這種情況發生，並促進平衡，請積極主動地進行工作負荷管理。 使用 T 恤尺寸法等工作量規劃工具，以便充分瞭解每個人的工作量。 然後，建立一個資源管理計劃，以釐清每個團隊成員將在哪些地方花費時間，並確保沒有人過於分散精力。 如有必要，請重新分配任務，以防止過勞。
我不想讓大家過勞。 我希望他們能友善對待彼此，並在工作中找到樂趣。Asana 幫我們辦到了。”
7. 發展您的團隊管理風格
管理的方式不止一種。 隨著您作為團隊經理的發展和成熟，您會傾向於不同的偏好和做法。 即使您已經對您想要的團隊管理風格有了很好的瞭解，為了充分利用它，命名和認可您的管理風格仍然很重要。
閱讀：領導力與管理：有何差異？8. 建立團體規範
團體規範是指導您的工作互動的口頭規則，通常是不言而喻的規則。 每個團隊都有團體規範，即使您從未定義或寫下過這些規範。
作為團隊經理，您不能讓團隊規範自行發展，這一點至關重要。 這可能會導致負面的團隊動態，例如團隊成員會對發言或休息感到不自在。 相反地，有目的地制定團體規範，以塑造您的組織文化。 若要開始，請閱讀我們的文章，瞭解如何為高績效團隊建立團體規範。
過去有一段時間，我們創意團隊的標準做法就只是回應工作需求。 但我們若沒有清楚的流程，絕無法在工作上做最好的發揮。”
9. 培養內在動機
作為團隊經理，您激勵團隊的方式至關重要。 動機有兩種類型：內在動機和外在動機。 外在動機著重於外部獎勵或懲罰，而內在動機著重於內部滿足感，無論獎勵如何。
發展自我管理技能的一部分，是學習何時使用內在動機與外在動機。 在可能的情況下，以內在動機為目標，這種類型的動機更難灌輸，但它強調解決問題、創造力和好奇心。
10. 將工作與團隊目標連結起來
當團隊瞭解其工作的重要性時，他們就能完成最出色的工作。 但我們的工作往往是孤立的，與更大的目標脫節。
作為團隊經理，一項關鍵但經常被忽視的技能是將團隊的日常工作與更大的目標連結起來。 當團隊成員瞭解自己的工作如何影響更大的團隊或公司目標時，他們就能有效地優先處理最重要的工作，並確保他們完成具有重大影響力的工作。 若要開始，請嘗試使用目標追蹤工具，將日常工作與公司目標連結起來。
當工作分散且相依性不明確時，一切都會感覺像是最高優先事項。 這會造成壓力和焦慮。”
使用正確的工具提升團隊管理技能
發展團隊管理技能需要時間和投入量，但您所做的投資將有助於您支持和激勵團隊成員，並為每個人創造更好的工作環境。
若要快速開始有效的團隊管理實務，請嘗試使用專案管理軟體。 透過將工作保留在集中的事實來源中，您可以立即提高可視度、透明度和協作。 此外，從甘特圖到工作流程看板，可視化專案管理工具為您的團隊提供了多種檢視資訊的方式。
準備好開始了嗎？ 立即免費試用 Asana。
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