非同步溝通與您所想的大不相同
摘要
對我們許多人來說，凌晨 2 點收到電子郵件曾經是一個危險信號。 現在，隨著跨時區的跨職能團隊，這種情況 (或多或少) 很正常。 再加上混合式和遠距工作的蓬勃發展，您就可以看到非同步溝通如何成為我們工作生活中不可或缺的一部分。 非同步溝通是指我們傳送訊息時不期望對方回覆，包括我們傳送給同事的非工作時間電子郵件，我們完全知道並預期他們不會 (也不應該) 回覆。
非同步工作為團隊成員提供了時間和空間，以便專注於技能型工作。 但非同步溝通的真正好處在於，您可以利用協作來充分利用您的工作時間。 藉助正確的非同步系統，您可以完成最重要的工作並實現目標，同時減少來回往復或分心。 以下是方法。
同步與非同步溝通
如果非同步溝通是指我們不期望得到回覆，那麼同步溝通就是指我們期望得到回覆，如果不是完全必要的話。 例如，如果您找到一位同事，詢問他們是否有時間聊聊，如果他們根本不回覆，這會被認為是奇怪或無禮的。 同步溝通幾乎總是面對面進行，而非同步溝通通常涉及您與對話中的其他人之間的一些時間和空間。
什麼是非同步溝通？
非同步溝通是指兩個人不需要同時在場且可用的任何類型的溝通。 基本上，這意味著當您傳送非同步訊息時，您不會期望立即得到回覆。
這種溝通方式影響力很大。 根據2022 年工作剖析索引，員工在首頁可以更專注地完成最好的技能型工作。 很多時候，我們會優先進行面對面會議，而這些事情其實可以透過電子郵件進行非同步溝通。 瞭解何時進行非同步溝通，有助於您的團隊完成最重要的工作。
無論您是否相信，您已經使用了非同步溝通 (很多)。 這個詞彙本身對您來說可能是新的，但它實際上是我們在工作日使用的最常見的溝通類型之一。 電子郵件是非同步溝通的常見範例，但從手機簡訊到使用專案管理軟體，所有這些都是非同步協作工具。
其他非同步溝通的範例：
共用的 Google 文件
錄製的影片訊息
領導者的變更管理指南
瞭解如何成為團隊在變革期間所需的領導者。取得有關何時設定新的 Business 版目標、如何透明溝通以及如何讓員工保持參與度的提示。
什麼是同步溝通？
同步溝通是即時進行的任何溝通。 想像一下面對面的對話、腦力激盪會議 (無論是遠距還是面對面)，或透過 Microsoft Teams 或 Slack 進行的線上聊天對話。 透過這種類型的溝通，與您溝通的人員可以立即回覆。
同步溝通的範例：
面對面會議
透過Zoom和 Google Meet 等工具進行視訊會議
透過 Slack、Microsoft Teams 或其他訊息工具傳送即時訊息
電話
非同步與同步溝通：優點與缺點
非同步溝通不應在真空中使用。 有時候，您需要立即回覆或面對面解決問題的方法。 即時同步溝通有其優點，也有一些缺點。 看看每種類型的溝通方式的優缺點：
非同步：優點與缺點
在 Asana，我們非常喜歡非同步溝通如何提高生產力並減少工作附帶事務，但也有一些缺點需要考慮。
非同步工作的優點：
保護流程狀態和深度工作力。 由於團隊成員在會議上花費的時間減少，他們有更多時間可以專注於真正的專注和流程。 流程狀態是一種「在狀態」的感覺，時間似乎在消逝，無法在持續中斷的情況下實現。
特別適合跨多個時區的分散式團隊。 如果您的團隊不在同一個地方，同步溝通可能會特別痛苦。 非同步溝通可確保每個人都能在適合自己的時間和媒介中獲得所需的資訊。
所有溝通都會被記錄下來。 無論您是分享書面溝通內容，還是在專案管理工具中進行追蹤，非同步溝通的一個關鍵優點是所有內容都會被記錄下來。 這樣，需要審閱經驗教訓或先前專案資訊的團隊成員就可以輕鬆完成。
鼓勵更深入、更清晰的溝通。 當團隊成員有機會整理思緒時，他們還可以根據需要編輯和完善訊息。 一些審閱時間可以幫助他們按照自己的步調填補缺失的空白，並提供更深入、更清晰的更新。
通常會產生更高品質的解決方案。 我們通常會安排面對面或視訊會議，並期望在此期間解決問題。 透過讓團隊成員有機會在自己的時間內解決問題，他們可以花更多時間思考問題，並可能找到更好的解決方案。
賦予團隊權能，讓他們在生產力最高時工作。 有些團隊成員在早上完成最出色的工作，而其他人則在傍晚時分特別有效率。 非同步工作使每個團隊成員能夠設定自己的工作排程，以便利用生產力。
缺點：
不即時。 非同步溝通最明顯的缺點是它不是即時發生的。 根據訊息的類型或目的，這可能會是一個問題。
耗時。 對於書面形式的非同步溝通而言尤其如此。 更詳細的書面溝通的缺點是，它需要更長的時間來撰寫。
孤島會降低透明度和可視度。 如果您的團隊溝通工具是孤立的，非同步溝通可能會使團隊成員更難找到資訊並完成出色的工作。 為了應對這一點，請確保您的非同步溝通工具是每個人都可以存取的共享資訊來源。
缺乏人際關係。 非同步溝通可能更有效，但這意味著您沒有機會即時與團隊聯繫。 尤其是如果您經營的是遠距團隊，請務必安排團隊會議和團隊凝聚活動，以改善團體互動。
缺乏視覺線索和背景資訊。 由於您不是面對面溝通，非同步溝通缺乏您可能會從對話中獲得的視覺線索。 在進行重要對話時，例如解決衝突或建設性回饋會議，請考慮即時進行，以減少誤解。
同步溝通：優點與缺點
即時溝通是與同事建立連結並解決即時問題的絕佳方式。 但這種溝通表單也有一些重大缺點，可能會阻礙團隊的效率和成效。
優點：
解決眼前的問題。 如上所述，同步溝通的優點是能夠解決即時問題。 如果您需要解決問題或在這個確切的時刻提出解決方案，同步溝通是完成這項工作的最佳方式。
支持人際溝通。 如果您正在溝通一個棘手的主題或分享建設性的批評，同步溝通可以幫助您確保在翻譯中不會遺漏任何內容或被誤解。
增加人與人之間的聯繫。 如果您管理一個團隊，請務必每週至少與您的直接下屬進行一次一對一會議。 同步會議讓您有機會與每位員工聯繫、提供支援，並幫助他們發展職業生涯。
促進團隊合作。 與團隊聊天、舉辦團隊凝聚活動以及進行一些面對面交流對於有效的團隊至關重要。 無論您的團隊是遠距還是面對面，都請確保您每週都有時間與團隊聚在一起。
以他人的想法為基礎。 在某些情況下，例如腦力激盪會議或設計評論會議，即時協作會帶來好處，因為這是分享好想法的最佳方式。 如果團隊的創造力對於您的溝通至關重要，同步溝通比離線協作更有價值。
缺點：
中斷流程。 我們都經歷過那些瑞士起司會議日，當您重新投入工作時，另一場會議又打斷了您的流程。 儘管會議本身可能富有成效，但分散的會議可能會破壞您在某一天的個人生產力。
可能缺乏目的。 許多團隊預設會安排會議，而實際上電子郵件或書面狀態更新可能就足夠了。 如果您確實安排了會議，請確保它們都有目的。
行動項目可能會被遺漏。 有時候，出色的會議腦力激盪無法有效地記錄下來，您會失去您作為團隊提出的所有天才想法。
可能導致決策品質下降。 有些人覺得有必要在會議期間做出即時決策，然後才有機會審閱和理解資訊。
有效使用非同步溝通的 10 個提示
非同步溝通是提高生產力、保護專注時間並賦予團隊權能以完成最具影響力工作的強大方式。 但若要獲得所有好處，您需要讓自己和團隊為成功做好準備。
您已經在日常生活中透過電子郵件等方式進行非同步溝通。 但如果這是您第一次建立非同步溝通的規則和指南，請嘗試這十個提示開始著手。
1. 建立溝通計劃
溝通計劃是團隊溝通策略的一站式服務。 有了清晰的溝通計劃，團隊成員就能對所有專案溝通問題有清楚的答案，例如：
我們應該在何時使用哪種溝通管道？
何時應使用同步溝通？何時應使用非同步溝通？
如何傳達重要的詳細資料，例如專案狀態報告？ 這些資訊分享的頻率如何？
不同專案的預期回應時間是多少？
例如，在 Asana，我們使用：
面對面或視訊會議，並有明確的會議日程，以便即時溝通。
Asana 針對工作內容進行非同步溝通，例如釐清任務詳細資料、更新專案狀態報告或分享重要專案文件。
Slack 中的直接訊息，用於針對每日更新內容和快速提問進行同步溝通。
Slack 頻道，用於非同步、團隊範圍內的更新。
電子郵件與外部專案關係人進行溝通。
2. 透過共用工作空間提高可視度
共用工作空間是整個團隊的集中的事實來源和溝通來源。 共用工作空間可減少穀倉效應，並提高整體工作的可視度。
這對於非同步團隊尤其重要。 即使您的團隊成功地減少了會議頻率，您仍然需要一種存取資訊的方式。 透過將所有專案詳細資料儲存在中央儲存庫中，每個人都可以清楚地看到誰在何時完成了什麼工作。
很自然地，我們認為 Asana 是達成這個目標的好方法。 在 Asana 中的所有溝通都與工作相關，因此我們始終確切地知道團隊成員在討論什麼。 每個人都可以找到所需的資訊，而無需處理無法存取的孤島或資料夾。 因此，幾乎沒有任何專案工作是每個人都看不到的。 當專案關係人確實需要加入時，即使是非同步的，他們也可以在同一處查看過去所有與工作相關的溝通。
領導者的變更管理指南
瞭解如何成為團隊在變革期間所需的領導者。取得有關何時設定新的 Business 版目標、如何透明溝通以及如何讓員工保持參與度的提示。
3. 將非同步協作嵌入團隊文化中
實現有效非同步溝通的一部分是培養非同步心態。 如果您團隊中的每個人都認為會議優先，即使您已經分享了如何撰寫出色專案狀態報告的慣例，他們仍可能會安排會議來分享專案狀態更新。
當您正式啟動或重新啟動團隊中的非同步溝通時，請設定對於會議應該和不應該進行的內容的期望。鼓勵團隊成員在認為不需要參加會議時拒絕會議，或建議會議可能更適合作為非同步更新。
在 Asana 中，我們透過發布會議宣言來做到這一點。 會議宣言在全公司範圍內分享，說明了安排會議的時間和方式。 在宣言中，我們還詳細說明了何時不應該召開會議，例如分享狀態更新或其他一般資訊，或沒有日程或目的的會議。
4. 溝通工作時間
當團隊成員位於不同的時區時，非同步溝通尤其有效。 由於遠距工作者不會同時在同一個地方，因此預設情況下，他們傾向於進行非同步溝通。
若要確定團隊成員何時會上線並回答問題，請鼓勵每位團隊成員分享其工作時間。 您可以在線上行事曆中進行設定，或將其新增至 Asana 和 Slack 等各種虛擬工具中的個人資料中。
5. 安排專注時間
除了溝通您的工作時間外，即使您在線上，也應該在不回覆訊息時進行溝通。 排定專注時間是進入深度工作力的最佳方式之一。
若要安排並保護您的專注時間：
在行事曆上安排專注時間。 保護專注時間的最佳方式是將其安排在行事曆中。 使用時間段法即可開始。
將通知設為靜音。 在專注時間期間，請將通知設為靜音，以免不斷被拉出流程。 使用「勿擾」等設定，讓您的同事知道您已離線，但很快就會回來並回覆問題。
群組同步會議。 如果可以的話，請將會議安排在相近的時間，以便在行事曆中留出更多專注時間。 這並非總是可行，但它可以有效地釋放出深度工作力的空間。 您可以手動完成此操作，或使用Clockwise等行事曆整合功能將流程自動化。
6. 為所有同步溝通設定會議日程
有時候，完成事情的最佳方式是即時討論。 會議是一種有價值的工具，可用於調整您的想法並與專案關係人進行溝通。
為了讓同步會議真正有效，請確保每個人都能在會議中達成共識。 有三個步驟可以做到這一點：
確保每次會議都有目的。 排定會議時，問問自己：「這是否可以用訊息來傳達？」 如果答案是否定的，請確定會議的目的，以及您希望在此次現場會議中實現的目標。
在會議之前分享會議日程和相關的預讀內容。 當團隊成員未達成共識時，會議就會失敗。 事先建立會議日程，以便每個人都能瞭解您將討論的內容。 如果團隊成員在會議開始前需要了解某些資訊，您也可以指派預先閱讀。 如果您需要在會議期間做出決策，預先閱讀還可以讓團隊成員有機會思考問題並提出一些初步解決方案，而不受現場會議的時間限制。
堅持您的會議日程。 會議往往會偏離主題，而您作為會議主持人，可以自行決定是否允許偏離主題，或讓團隊回到正軌。 如有需要，請使用時間箱等時間管理策略，讓會議順利進行。
7. 嘗試安排無會議日
另一個減少同步會議的好方法是嘗試無會議日。 在 Asana，我們利用週三無會議的機會，讓所有團隊成員都能有專門的時間進行深度工作力。
閱讀：如何透過「無會議星期三」恢復生產力8. 為同步連線創造機會
這對遠距工作者來說尤其重要，因為他們可能無法在一週內與團隊定期面對面交流。 使用同步溝通來減少隔離並增加團隊連結。
您可以透過設定團隊 Slack 頻道或安排每週聊天，讓團隊彼此連結並放鬆身心。 雖然非同步溝通可以提高生產力，但同步連線可以提高參與度和歸屬感。
9. 分享全公司的溝通範例
根據您的團隊目前的工作方式，人們可能會預設安排會議。 如有必要，請列出並分享應該同步進行的溝通類型，以及應該非同步進行的溝通類型。 若有疑問，團隊成員可以參考此清單來安排或取消會議。
範例：
非同步：
專案狀態報告
關於非緊急工作的溝通
詢問有關個別專案的問題
標記相依性或延遲
分享資訊
回饋與核准
即時：
10. 將視訊會議維持在 30 分鐘內
安排會議時，請盡可能提高生產力。 其中一個好方法是將會議限制在 30 分鐘左右，或在較長的會議中安排 30 分鐘左右的休息時間。
為什麼？ 加州柏克萊分校認知神經科學博士 Sahar Yousef最近的研究表明，會議生產力在 30 分鐘時急劇下降。 根據 Yousef 博士的說法：
「我們發現，在視訊通話 30 分鐘後，大腦會經歷過度疲勞，使其很難集中注意力。 如果您必須安排更長的會議或會議區塊，請在 30 分鐘時段安排 1 分鐘的休息時間。 這確實有助於您的大腦重新啟動，並在接下來的 30 分鐘內維持精力。」
請閱讀：在四散全球各地的工作情境下克服過勞遠距工作如何發揮作用？
您經常會看到與遠端工作相關的非同步溝通，而遠端工作者確實會預設以更非同步的方式進行溝通。 但無論您是在辦公室還是透過 Zoom，每個人都可以從提高生產力的非同步溝通中受益。
如果您正在管理遠距員工，且所有對話都是非同步進行的，請務必騰出一些時間進行面對面的互動，讓他們更舒適，並感覺自己是團隊的一員。 當您確實需要同步溝通時，請善用它。
閱讀：在無法見面時使團隊保持動力的 5 個方法擁抱非同步工作流程
非同步溝通是賦予團隊權能的最佳方式之一，可讓他們完成出色的工作，同時提高可視度和透明度。 這種類型的溝通可提高生產力，幫助您的團隊做出更好的決策，並提高關鍵專案資訊的跨職能可視度。
若要有效進行非同步溝通，您需要一種儲存和分享資訊的方法。 若要做到這一點，請使用共同的事實來源，例如工作管理工具。 Asana 是一款工作管理工具，您可以在其中組織和溝通工作，並將團隊完成最出色工作所需的一切整合在一起。
領導者的變更管理指南
瞭解如何成為團隊在變革期間所需的領導者。取得有關何時設定新的 Business 版目標、如何透明溝通以及如何讓員工保持參與度的提示。
