提升團隊參與度的 16 項管理技巧
摘要
管理不僅僅是告訴人們該做什麼。 您必須管理人員、專案和時間。 這些都是非常不同的方法，儘管彼此交織，但將決定您工作的整體成功。
我們的研究顯示，如果工作更具吸引力和樂趣，44% 的員工會感到更有動力。 但您如何為團隊創造一個讓他們有這種感受的環境？
我們彙整了 16 項管理技巧，可幫助您與團隊建立聯繫，創造富有成效且愉快的工作環境，並實現您的 Business 版目標。
領導者的變更管理指南
瞭解如何成為團隊在變革期間所需的領導者。取得有關何時設定新的 Business 版目標、如何透明溝通以及如何讓員工保持參與度的提示。
1. 創造具包容性的環境
當您聘請具有不同背景的人員時，讓每個人都在團隊中感到安全和受到歡迎至關重要。 雖然多元化可以推動進步，但如果您的組織不夠包容，也可能成為誤解的溫床。
檢查您的無意識偏見，以檢視您可能內化的假設、信念或態度。 意識到自己的偏見是對抗衡的第一步，並開放心胸，打造更具包容性和多元化的工作空間。 無論你內化了什麼樣的刻板印象，重點在於如何減輕其影響。
與忽略這些獨特特徵的人相比，了解文化、性別或身體多樣性如何影響團隊的經理將成為更好的領導者。 透過練習您的情商和文化智慧，您可以成為更好的領導者，並為您的團隊建立強大的組織文化。
2. 聘用最優秀的團隊
這一點不言而喻，但您的團隊愈優秀，管理他們的收穫就愈大。 招聘具有互補技能和多元化背景的隊友，以促進創造力和創新，從而推動進步。
您的招聘方式愈多元化，就能吸引愈多人才。 透過多種不同的招聘管道徵求候選人，並徵求各級別和部門員工的內部推薦，即可做到這一點。
閱讀：團隊架構：組織團隊的 10 個有效方式3. 選擇正確的領導風格
您的性格和工作空間經驗無可避免地會影響您的領導風格，但您的團隊也會影響您的領導風格！ 情境領導風格可讓您根據團隊的個人需求、特質和情況來領導和管理團隊。 根據團隊所需的支援和指導程度，您可以應用四種類型的情境領導：委派、支援、指導或指導。
如果情境領導不是您的菜，還有許多其他領導風格可以應用，因為這些風格對您來說更真實。
閱讀：領導者特質：有效領導的 17 項特質在 Asana，我們以身作則。 這種一致且平易近人的領導風格可以提高團隊參與度和信任度。 同時，以身作則也能啟發您周圍的人，並建立當責的文化。
作為領導者，我知道我的責任是為我們的公司文化奠定基礎。”
歸根結底，重要的是您選擇一種適合自己的領導風格，並確保您的團隊實現組織的目標。
4. 有效地進行委派
您無法獨自完成所有工作，這就是管理一個由才華橫溢、勤奮且堅定的人組成的團隊的好處。 最有效率的管理技巧之一就是委派工作。
有效的委派可以幫助您最大限度地提高團隊的生產力，同時防止過勞。 委派工作是一種微妙的平衡。 這是關乎找到最快、最好的方法來完成任務，同時管理團隊的工作負荷。 若要有效地委派工作，請考慮您的團隊成員、他們所具備的技能，以及他們發揮最佳表現所需的挑戰、機會或休息時間。
尤其是第一次當經理的人，可能會對這種技巧感到困難，因為很難在保持對專案貢獻感的同時，與工作本身保持距離。 透過思考新專案將如何對團隊成員產生積極影響，激勵自己進行委派。
如果您不擅長委派，也沒關係！ 請記住，您的工作是為團隊提供所需的資源和環境，讓他們為成功做好準備，而不是自己完成所有事情。
5. 認可努力、才能和參與度
認可並獎勵團隊的工作對於維持他們的參與度非常重要。 績效評估是達成此目標的絕佳方法。 但為了發展您的管理技能，也請練習以其他方式表達認可。 畢竟，感謝能讓您的團隊感到備受重視。 此外，當他們把工作做好時，獲得正面回饋已被證明可以減少壓力對他們表現的負面影響。
每當您欣賞團隊或團隊成員的特定貢獻時，請告訴他們。 紐約的高階主管教練Hana Ayoub告訴我們，團隊成員若能內化經理指出的優勢，就能在未來利用這些天賦異稟的才能。
這對每個人來說都是雙贏。 此外，定期回饋 (無論好壞) 都能讓您的隊友更有效地調整和改進工作，而不必等到下一次年度評估。
閱讀：不喜歡提供回饋嗎？這 20 個提示是為您準備的6. 將團隊放在首位
一種很容易被忽視的管理技巧是，除了團隊在工作中的貢獻之外，還要真正關心他們。 對您來說，團隊不僅僅是一個數字，通常會在工作中更投入、更具協作性。
當團隊與您交談時，積極傾聽是一種向團隊展示您關心他們的方式。 與其妄下結論或分析他們說的每一個字，不如細心聆聽他們的話，並拋開自己的偏見或觀點。 透過提出開放式問題，您可以向隊友表明您正在專注傾聽。
這種類型的聆聽技能在解決衝突、促進會議或解決問題時非常有幫助。 此外，為隊友提供心理空間，讓他們談論自己的想法，可以激發新的想法，輕鬆找到解決方案。
當您的隊友提出他們需要解決的問題時，請回顧他們所說的話 (「我聽到你說的是…」)。 有時，只需再聽到問題就能讓人意識到他們已經知道答案了。”
磨練您的情商，以便更好地識別、調節和理解自己和團隊成員的情緒。 這將有助於您更有效地溝通、解決衝突並建立團隊協同作用。
7. 提供職業發展機會
除了為團隊提供定期回饋外，為他們提供專業發展機會是另一種管理技巧，有助於團隊在您的領導下成長。
找出激勵隊友的因素，並在他們與您談論長期目標時積極傾聽，以便您可以在他們實現這些目標的過程中提供支持。
如果您的隊友遇到困難或感到不堪重負，請協助他們確定職業目標。 有時候，他們只需要一個外部意見和一點點的推動，就能設定目標，使他們重回正軌。
8. 對新想法保持開放態度
如果您已經聘請了最優秀的人才加入團隊，就應該相信他們會提出一些最好的想法。 作為經理，您需要確保自己對新想法持開放態度，無論這些想法是關於如何推動專案、改善團隊協作，還是修正商業計劃中的缺陷。
任何出色的概念都無法在孤立的環境中實現。”
除了對他們的想法持開放態度外，您還應該給予隊友分享想法的機會。 您可以定期舉辦腦力激盪會議，在工作管理系統中設定共享的腦力激盪任務，並在咖啡會議期間鼓勵誠實的回饋。 所有這些都是激發創造力的絕佳機會，以及讓團隊更快樂的持續回饋循環。
9. 保持清晰和一致
我們在談論以身作則的好處時，已經提到了一致性的重要性，但這種技巧對於您作為經理的成功至關重要，因此我們將在此處深入探討。
您的團隊需要明確且一致的管理，以便他們能夠專注於手上的任務，而非花時間釐清他們的方法是否正確。 當您達到團隊可以信賴的一致性水準時，您就為他們提供了目標、計劃和責任的明晰度。
請閱讀：成功管理多個專案的九大策略明晰度和一致性可以應用於您安排專案和會議的方式、您主持會議的方式、您傳達讚美和建設性回饋的方式、您設定期望的方式以及委派任務的方式。
如果您領導的團隊是某個組織的一部分，那麼最重要的事情之一就是幫助團隊中的每個人瞭解這個組織是如何對世界造成影響、您的團隊對於該組織的成功而言重要性何在，以及他們個人的工作對於整個團隊的成功而言重要性何在。”
一致性不一定會阻礙創新，但如果做得對，就會產生相反的效果！ 當您的流程得到簡化時，您的團隊就可以減少花費在工作附帶事務上的時間，而將更多時間用於貢獻創意。
10. 明智地管理時間
出色的時間管理是一項讓您從其他經理中脫穎而出的技能。 妥善管理自己和隊友的時間，將有助於您全面掌握專案，而不會讓您感到過度工作。 管理時間的方法無窮無盡，但以下是我們最喜歡的一些時間管理技巧：
番茄工作法
番茄工作法是將工作日分為富有成效的工作段落和休息的方法。 其重點是工作 25 分鐘，然後休息 5 分鐘，重複此週期四次。 在第四個工作段落之後，您可以休息更長的時間，通常為 15–30 分鐘。
雖然這種時間管理技巧似乎會打斷您的流程，但它實際上可以減少精神疲勞，並有助於限制專注工作期間的干擾。
範例：您可以透過以下方式分割當天的前四個番茄工作段：
25 分鐘回覆電子郵件，5 分鐘咖啡休息時間
25 分鐘的報告品質保證，5 分鐘的社交媒體
25 分鐘完成報告的品質保證，5 分鐘做幾個伸展運動
25 分鐘的排程任務
30 分鐘帶狗散步
GTD 技術
GTD代表「儘管去做」，這是一種運作理念是，若在心智上追蹤愈多資訊，您就會變得較沒有生產力，也較不能專注於任務。 如果您有拖延的問題，這個技巧可能非常有用。
GDT 的運作方式分為五個步驟：
擷取您必須完成的工作
釐清詳細資料
組織您的任務
反思您的優先事項
完成大部分工作
1-3-5 規則
1-3-5 法可讓您優先處理最重要的工作，同時也能完成一些較小的事情。 在編制每日待辦清單時，請寫下您每天想要完成的九項任務，但將其分為五項小任務、三項中等任務和一項大任務。 先完成大型任務，再處理較小的任務。
範例：以下是幾個小型、中型和大型任務的範例。
小型任務：傳送快速電子郵件、安排會議、訂購辦公用品等。
中等任務：更新文件、品質保證部落格貼文、傳送採購請求等。
大型任務：發佈網站、主導客戶通話、腦力激盪等。
立即執行
這種時間管理方法非常簡單：如果一個任務只需要幾分鐘的時間，就立即執行。
盡量不要讓這種方法妨礙您的緊急任務。 請記住，只要完成任務的時間與寫下任務並設定提醒的時間一樣長，那麼最好還是先完成它。
範例：您正在撰寫報告，且必須檢查電子郵件以獲取一些資料，當您看到主管向您發送了共用文件存取權限的請求時。 與其寫下這項任務，讓大腦被另一項需要稍後完成的小任務所蒙蔽，不如點擊這幾個按鈕，然後回到您的報告。
食蛙法
吃青蛙時間管理技巧建立在先完成一天中最糟糕的部分 (例如吃青蛙) 的想法上。 圍繞此策略規劃您的一天，讓您在早上首先處理最大或最重要的任務，並讓您的剩餘時間更愉快。
範例：您當天的排程看起來相當有趣：您計劃了團隊午餐、一篇關於您提出的主題的部落格文章，並且您可以參與非同步的腦力激盪會議。 但您還必須更新客戶追蹤器，這是您本月最不喜歡的任務。 這就是您的青蛙。 在一天中的早些時候把它吃掉，這樣您就可以享受剩下的時間了！
時間箱
時間箱是一種目標導向的時間管理技術，每個任務都有相關聯的時間箱，或該任務應完成的時間量。
例如：如果您手上有一個大型任務，例如撰寫績效評估，您可以在行事曆上安排兩個一小時的時間箱，以幫助您完成任務。
時間分割法
時間段與時間箱非常相似，但它並非為個別任務分配時間箱，而是為類似任務群組在行事曆上安排專用時段。 這有助於增加專注時間並解鎖深度工作力。
範例：在每週一、週三和週五上午 9:30 至 10:00 之間，在行事曆中預留半小時，將電子郵件收件匣中的待處理郵件減少至零。
閱讀：為什麼「收件匣清空」與您所想的大不相同帕雷托法則
帕雷托法則指出，80% 的結果來自 20% 的成因。 若您想將此原則應用於時間管理，可以使用 80/20 法則。 寫下當天的待辦清單，並找出當天對您的團隊、專案或 Business 版影響最大的任務。
然後，在處理任何其他工作之前，請先嘗試專注於當天會產生 80% 影響的 20% 任務。
範例：您當天的待辦事項包括兩份下週到期的年度審查、幾封您一直在逃避的銷售電子郵件，以及四份需要進行品質保證的銷售和收入報告。 雖然撰寫年度評論或發送銷售簡報是重要的任務，但首先對報告進行品質保證會對您的團隊產生最大的影響，因為這使他們能夠繼續工作。
11. 重視團隊的時間
時間管理技能可以幫助您完成最出色的工作，但也請確保您重視並珍惜團隊的時間。
您可以透過讓電子郵件、訊息和通話保持在重點上，來表明您重視團隊的時間 (並要求他們也這麼做)。 請務必清楚表達您的需求、需要的時間以及希望完成的方式。將這項工作交給您，可以讓您尋求協助的人專注於手上的任務，而不是試圖解讀任務的真正意義。
另一種向團隊展示您重視他們時間的方法是，每週實施無會議日。 在 Asana 中，我們發現週三不開會可以讓我們的隊友真正提高生產力，因為沒有任何干擾。
閱讀：在工作中運用心流狀態力量的 6 個提示12. 利用科技和工作管理工具
無論您的團隊是每天在辦公室見面，還是分散在全球各地，在當今這個時代，單一事實來源都是關鍵。
工作管理軟體可以幫助您與隊友聯繫、設定目標、排定任務並追蹤進度。 除了節省每個人在工作附帶事務上花費的時間外，在一個工具中簡化所有專案和溝通，還能讓每個人更輕鬆地掌握工作進度。
工作管理工具是集中管理團隊資訊的最佳方式。 清楚瞭解人、事、時、其重要性以及該工作支持的目標。 像 Asana這類的工具可讓您的團隊：
透過與已完成工作直接相關的專案狀態更新，非同步分享進度更新。
整合您最喜愛的 Business 版工具，減少應用程式切換和手動工作。
領導者的變更管理指南
瞭解如何成為團隊在變革期間所需的領導者。取得有關何時設定新的 Business 版目標、如何透明溝通以及如何讓員工保持參與度的提示。
13. 積極主動
在疑難排解問題時，上述專案管理工具和方法可能非常有用。 不過，您還需要採取積極主動的方法，才能讓專案順利進行。
使用資源分配來識別可用資源並將其分配給團隊計劃。 這最終會最大限度地提高團隊的影響力和生產力。 然後，一旦專案開始，請使用主動式風險管理流程，在問題發生之前就先行追蹤並預測複雜情況。
14. 提升積極性和工作與生活的平衡
工作和娛樂不相容嗎？ 我們不這麼認為。 一個合作良好的團隊也會更好地協作，從而完成最出色的工作。 騰出時間進行團隊凝聚活動，讓您的團隊有機會在人際層面上建立連結。
此外，也請盡量不要將玩樂時間限制在團隊凝聚機會上。 您可以在會議開始時進行破冰活動、安排每兩週一次的下班小酌，或舉辦團隊晚宴來慶祝里程碑，藉此創造小小的歡樂時光。
在更個人的層面與團隊建立聯繫，將在您之間建立更牢固的聯繫，並使所有相關人員的工作更愉快、更充實。 此外，在工作中獲得歡樂的團隊往往會覺得他們的工作與生活之間有更健康的平衡。
我們通常不會知道某人已經過勞，直到他們真的過勞了。 但直覺敏銳且參與度高的經理應該能夠捕捉到早期跡象。 鼓勵所有經理定期與下屬進行一對一會議，而不僅僅是談論 Business 版。 利用這段時間來瞭解個人在人際關係方面的表現。”
15. 保持透明
透明度是一種需要技巧的管理技術。 您需要與團隊分享重要資訊，但也��找到平衡點，以免過度分享資訊，導致他們感到壓力或分心。
如果您不確定是否應該與團隊分享您所掌握的資訊，請詢問您的主管。 在大多數情況下，他們會知道您是否可以分享以及可以分享多少。 此外，他們可以幫助您找出傳達資訊的最佳方式，而不會讓團隊不知所措或造成不必要的壓力。
對團隊保持透明度和誠實的重要一環是確保他們瞭解自己的個人工作如何為公司的目標和成功做出貢獻。 請確保您的團隊有明確的方法將其日常工作和專案層級的計劃與公司的目標連結起來，以便他們瞭解自己的日常工作如何在宏大的計劃中取得成果。
16. 有效地溝通
溝通是將一切凝聚在一起的黏著劑。 您需要有效溝通，才能按時完成專案，維持團隊成員的積極性，並確保專案關係人或客戶滿意。 除了人際溝通技巧之外，為團隊建立溝通計劃也很重要。
您的溝通計劃將記錄用於不同類型溝通的管道 (例如，用於快速查核的 Slack 或用於外部溝通的電子郵件)、何時進行非同步溝通與面對面溝通、誰擔任哪種類型的專案角色，以及重要詳細資料的溝通頻率。
使用單一工具連結您的團隊
以上分享的 16 項管理技巧可以幫助您成為一名優秀的領導者，但請不要給自己施加壓力，要求自己每次都要做到每一項。 如果您在某些管理技巧方面天賦異稟，而其他方面仍在發展，這也沒關係，您只是人類！ 為了幫助緩解您可能遇到的一些壓力，請使用可靠且靈活的工作管理工具來簡化您的專案和溝通。
Asana 的工作管理軟體可讓您將應用程式切換最小化，並使您和您的團隊能夠專注於規劃。 此外，協調您的專案可以推動您的 Business 版前進。
領導者的變更管理指南
瞭解如何成為團隊在變革期間所需的領導者。取得有關何時設定新的 Business 版目標、如何透明溝通以及如何讓員工保持參與度的提示。
