以正確方式進行宏觀管理的 8 個提示

如果您曾經想過「如果我自己做，這件事會更快完成」，請舉手。

老實說，我們都可能有這種衝動。 當事情壓力很大且截止日期即將到來時，您的下意識反應可能是接管團隊成員的工作。 但這種「告知模式」的管理實際上降低了創造力，並抑制了想法的產生。 您可能聽過另一個名稱：微觀管理。

微觀管理的解藥是宏觀管理。 宏觀管理使用「教學模式」來幫助您賦予團隊成員權能，而不是「告知模式」。

成為宏觀經理的重點在於為員工提供控制權。 這種管理策略可以提高團隊的自主性、所有權和參與度。 儘管有很多優勢，但學習如何成為宏觀經理需要時間和投入量。 若您已準備好開始，請參考以下方法。 

什麼是宏觀管理？ 

宏觀管理是一種放手型領導風格，讓員工對自己的工作有控制權和自主權。 宏觀經理不會針對個別任務提供指導性回饋，而是將團隊的工作與更廣泛的策略目標連結起來。 透過闡明他們需要前往的方向，宏觀經理可以讓團隊成員輕鬆找出最佳途徑。

宏觀經理的最終目標是幫助其直接下屬自行學習。 為此，宏觀經理會專注於結果和目標，並讓員工決定實現這些目標的最佳方式。 

宏觀經理的工作是什麼？ 

宏觀經理著眼於大局。 他們讓員工掌控決策，並賦予團隊成員權能，讓他們運用創造力完成最出色的工作。 宏觀經理不會執著於詳細資料，而是透過將團隊的工作直接連結至更大的策略目標來推動一致性。

要做到這一點，最好的方法是解釋團隊目標背後的「原因」。 您的團隊成員已經知道他們應該做什麼，但釐清他們的工作為什麼很重要，有助於他們更好地安排工作的優先順序。

作為宏觀經理，需要學習的關鍵技能包括：

• 目標設定與連結

• 委派工作

• 賦予員工控制權

• 以身作則

• 建立信任

宏觀管理與微觀管理

就像宏觀和微觀是對立面，宏觀管理和微觀管理也是如此。 宏觀經理是以結果為導向的領導者，他們專注於長期目標。 他們為團隊提供成功和做出決策所需的情境資訊。 這樣，團隊成員就能夠主導並決定如何完成最出色的工作。

微觀經理則恰恰相反，這些領導者優先考慮短期的詳細資料。 微觀經理以輸出為導向，他們通常對於工作應如何以及何時完成有著非常明確的指示。 儘管有一些好處，但如果沒有謹慎的方法，微觀管理可能會導致：

• 缺乏自主性

• 過度監督

• 優先考慮短期目標而非長期願景

• 團隊士氣低落

• 工作過度

• 過勞

宏觀管理的優缺點

學習宏觀管理可能令人生畏。 讓別人控制您負責的工作，一開始會讓人感到不自在，而且需要很大的信任。

傾向於宏觀管理意味著與團隊分擔責任，並更多地承擔教練和導師的角色。 這對您和團隊成員來說都很令人興奮，但也有一些缺點。

常見的宏觀管理陷阱

• 新任經理可能對這種風格感到不自在或不習慣。

• 需要經理進行更長遠的思考。

• 不適合用於短期成果。

• 有些團隊成員過於習慣微觀管理，可能會在宏觀管理下遇到困難。

但您可以想像，有了足夠的準備和規劃，其優點遠遠大於缺點：

宏觀管理的優勢

• 賦予員工自主權。

• 團隊成員可以發展自己的技能。

• 提升員工參與度。

• 提升內在動機。

• 可以帶來更具創意和「跳脫框架」的思維。

• 更適合長期策略。

• 推動策略一致性。

• 提升當責。

• 強調透明度和明晰（度）。

• 重視創造力、好奇心和協作。

宏觀管理與其他管理風格的比較

有各種各樣的管理風格，每種風格都有其優點和缺點。 最好的領導者會根據每位團隊成員和情況調整其管理風格。 

這需要時間和練習。 若要開始融合您的管理風格，請閱讀11 種最常見的領導風格。 您可能已經在使用其中一些做法，而其他做法可能是您日常習慣的絕佳補充。 

宏觀管理遠端團隊

新冠疫情加速了混合式工作的轉變，我們看到更多團隊轉向虛擬協作。 就像面對面的團隊一樣，虛擬團隊也可以從各種管理風格中受益。 但宏觀管理為遠距團隊帶來了獨特的優勢。 

虛擬或混合式團隊中的團隊成員往往重視彈性，這是宏觀管理的主要優點之一。 事實上，根據工作剖析索引，35% 的知識工作者表示，採用彈性的工作時間安排對於改善遠端工作與生活之間的平衡至關重要。

遠端宏觀管理可以展現您對團隊成員的信任程度，並向員工展示他們為團隊帶來的價值，即使您們並非經常面對面交流。 遠距團隊成員可能在不同的時區工作，或有彈性的排程，因此給予他們掌控權，也能讓他們以最合適的方式安排工作。

成為優秀宏觀經理的 8 個提示

宏觀管理是賦予員工權能並賦予他們更多自主權的絕佳方式。 許多經理發現，宏觀管理提升了團隊的創造力和參與度。 但在嘗試這種管理風格之前，請查看有效實施宏觀管理方法的八個提示。 

1. 提供背景資訊

宏觀管理的一個關鍵要素是讓員工清楚瞭解您的最終目標。 如果您要把方向盤交給他們，他們需要知道要去哪裡。 

在 Asana，我們稱之為明晰（度）金字塔，這是一種讓團隊中的每個人都能就您正在進行的工作的高階目的達成一致的方法。 為了讓您的團隊在您進行宏觀管理時能有效運作，他們需要清楚瞭解人、事、時。 透過瞭解他們的工作支持哪些計劃以及這些計劃正在朝著哪些目標努力，他們可以更有效地確定優先順序並執行他們的工作。 

特別是，請確保他們知道：

• 他們的工作如何為更大的團隊和公司目標做出貢獻

• 哪些工作最重要

• 他們不能錯過的截止日期

• 任何彈性工作或截止日期 

2. 建立明晰度並促進權責分明

瞭解人、事、時是成功的一半，實際協調工作是另一半。 宏觀管理的重點是將日常工作與更大的目標連結起來，因此請確保您的團隊有明確的方法即時存取更新和任務資訊。 透過在一處位置連結人員、流程和結果，每個人都可以看到他們正在推動的策略影響。

最好的方法是使用報告工具，尤其是通用報告。 跨團隊報告使用您已使用的工具中內建的資料，因此無需任何額外的手動工作即可產生驚人的深入解析。 藉助Asana ，您可以直接存取專案和整個組織的儀表板，即時將團隊資訊可視化。

3. 釐清角色與職責

通常，經理是指導團隊並帶頭的人。 作為宏觀經理，您的目標是做相反的事情，讓您的員工在需要時推動和支持他們。 但為了讓您的團隊成為最有效率的自己，他們需要確切地瞭解誰負責什麼。 

釐清角色和職責需要時間，但效益會複合。 根據我們的研究，透過改進流程 (例如，透過明確定義角色和職責)，個人每週可以節省 6 小時 5 分鐘，每年可節省 290 小時。

若您尚未這麼做，請在團隊、專案和跨職能層級上釐清角色和職責。 每個任務都應只有一位負責人，以便團隊成員知道有任何問題或疑慮時該向誰尋求協助。 在共用文件中記錄這些角色和責任，例如在RACI 表中，以便團隊成員有參考資料。 

4. 保持好奇心

我們都知道，向經理提出新的想法或建議，卻立即被否決，這會讓人感到沮喪。 事實上，這種情況是教科書式的微觀管理，因為這意味著您的經理已經在沒有您的情況下找到了答案。

賦予團隊權能並提高其自主性的最佳方式之一是傾聽和提問。 每當您開始一段新的對話時，請務必以好奇心為導向，並提出問題以深入瞭解。 盡量避免心裡已經有答案，而是練習積極聆聽，確保您聽取團隊的想法。

有時候，您的員工可能會提出不符合團隊更大策略目標的建議。 在這種情況下，與其否決他們的想法，不如分享大局情況，並與團隊成員合作提出創新的解決方案。 與其自己提出解決方案，不妨利用這個機會帶領一場腦力激盪會議。 您永遠不會知道，您可能會想出一個自己從未想到的解決方案！

5. 為流程留出空間 

作為宏觀經理，您需要做好準備，讓團隊成員掌控自己的時間。 特別是鼓勵他們建立專注時間段，並在必要時將通知設為靜音。 

這是目前缺少的東西。 根據工作剖析索引，八成 (80%) 的受訪者表示，他們在工作時會開啟收件匣或其他溝通應用程式。 由於持續受到干擾，近四分之三的員工 (72%) 在一天當中對於多工情況備感壓力。

透過鼓勵員工在處於流程狀態時停用通知，您不僅讓他們有更多時間專注，而且還展現了您對他們的信任。 您不需要在整個 Business 版工作日內與團隊成員保持聯繫，就能知道他們的工作表現出色。 

要做到這一點，明晰（度）是關鍵。 請確保您的溝通工具不僅可以停用通知，還可以讓您的團隊知道何時停用通知。 這樣一來，您就知道不會立即收到回覆，甚至對團隊成員何時會重新上線並可供聯絡有大致的瞭解。 

6. 保持在場

宏觀管理讓您的員工能夠掌控自己的工作，但您仍然需要隨時準備好解決問題並提供必要的支援。 您作為宏觀經理的角色是加油打氣、提供支援和指導。 別忘了以身作則，為團隊的工作設定標準。 

為團隊提供協助的最佳方式之一，是建立一個系統來管理和協調工作。 當每個人都知道誰在什麼時間做什麼時，團隊成員就能對需要完成的工作以及誰負責這項工作有明晰（度）的瞭解。 這對大多數團隊成員來說至關重要。根據工作剖析索引，將近 70% 的團隊成員認為，如果他們擁有清晰的工作管理流程，便能更好地實現個人目標。

這就是工作管理發揮作用之處。 工作管理工具可讓您的團隊任務、專案和流程井然有序，從而保持同步並按時完成。 為團隊成員提供成功所需的可視度，也能讓您退一步，信任他們的流程。 

7. 以宏觀的視野檢視團隊的工作

宏觀管理的最大缺點是您的員工可能會感到缺乏支持。 成為有效宏觀經理的一部分是知道何時退讓，但請確保您的團隊知道他們隨時可以向您尋求幫助。 

在交接或指派任何工作之前，請確保您的團隊瞭解他們的工作如何有助於實現更大的策略目標。 當團隊成員瞭解其工作所支持的目標時，他們就能更有效地安排優先順序並執行工作。

然後，一旦您交接工作，就能透過專案集管理 (PPM)以鳥瞰視角檢視團隊的專案。 專案集管理是多個專案的集中式管理。 它可讓您從高層次的角度檢視團隊的工作，而不會陷入詳細資料的困境。 特別要注意：

• 他們的專案計劃發展到什麼程度 (他們的專案有方向嗎？)

• 他們的目標和成功指標有多明確 (他們的工作是否可量化？)

• 他們如何將專案關係人納入其中 (正確的人員是否了解這項工作？)

• 每個專案的表現如何 (專案狀態是否進度正常、存在風險或偏離進度？)

8. 解決過勞問題

作為經理，您有責任為團隊成員的行為設定標準。 其中很大一部分是要明確指出他們應該為自己留出時間，並防止過度工作。 反覆的過度工作和壓力會導致過勞，而這種情況目前正處於創紀錄的高位。 2019 年，世界衛生組織將過勞歸類為長期工作空間壓力導致的職業現象。 在 2020 年，有 71% 的受訪者在過去一年中至少經歷過一次過勞。

除了鼓勵團隊成員在需要時抽出時間外，還要確保他們只執行最重要的任務。 要做到這一點，一個很好的方法是使用艾森豪矩陣。 艾森豪矩陣會依據緊急程度和重要性對工作進行分類，將任務分為四類： 

• 緊急且重要

• 急迫但不重要

• 不急迫但重要

• 不急迫且不重要

為了解決和預防過勞，請明確表示您信任團隊成員能夠完成最具影響力的工作。 讓您的員工掌控優先順序，以便完成需要完成的工作，委派其他人可以完成的任務，並延遲優先順序較低的工作。 

宏觀管理的「宏觀」 

確保您的團隊成員不僅瞭解他們必須完成的工作，還要瞭解該工作的重要性。 畢竟，當您將工作交到團隊成員手中時，您會希望確保他們擁有成功所需的一切。 

像 Asana這樣的工作管理軟體可提高可視度、提升明晰（度），並為您的團隊成員提供成功所需的工具。 如果您已準備好開始進行宏觀管理，請立即試用 Asana。