Asynkron kommunikation är inte vad du tror att det är

För många av oss var det tidigare en röd flagga att få ett mejl klockan 02.00. Nu, med tvärfunktionella team i olika tidszoner, är det (nästan) normalt. Kombinera det med uppsvinget inom hybrid- och distansarbete, så kan du se hur asynkron kommunikation har blivit en viktig del av våra arbetsliv. Asynkron kommunikation är när vi skickar ett meddelande utan att förvänta oss ett svar, inklusive de mejl vi skickar till våra kollegor utanför arbetstid, med full vetskap om att de inte kommer att – och inte borde behöva – svara. 

Asynkront arbete ger teammedlemmarna tid och utrymme att fokusera på kvalificerat arbete. Men den verkliga fördelen med asynkron kommunikation är att man kan utnyttja samarbetet för att få ut så mycket som möjligt av arbetstiden. Med rätt asynkrona system kan du få det viktigaste arbetet gjort och nå dina mål, med färre distraktioner och mindre fram och tillbaka. Så här gör du.

Synkron vs asynkron kommunikation

Om asynkron kommunikation är när vi inte förväntar oss ett svar, är synkron kommunikation när ett svar förväntas, om det inte är helt nödvändigt. Om du till exempel frågar en kollega om hen har tid att prata skulle det anses konstigt eller oförskämt om hen inte svarade. Synkron kommunikation sker nästan alltid ansikte mot ansikte, medan asynkron kommunikation vanligtvis innebär en viss tid och ett visst utrymme mellan dig och den andra personen i konversationen.

Vad är asynkron kommunikation? 

Asynkron kommunikation är all typ av kommunikation där två personer inte förväntas vara närvarande och tillgängliga samtidigt. I grund och botten innebär det att när du skickar ett asynkront meddelande förväntar du dig inte ett omedelbart svar. 

Och det är mycket effektivt. Enligt index för Arbetets anatomi 2022 gör anställda sitt bästa kvalificerade arbete på startsidan, där de kan koncentrera sig bättre. Alltför ofta prioriterar vi möten ansikte mot ansikte för saker som skulle vara bättre att kommunicera asynkront i ett e-postmeddelande. Att förstå när man ska använda asynkron kommunikation kan hjälpa teamet att få det viktigaste arbetet gjort. 

Tro det eller ej, men du använder redan asynkron kommunikation (ofta). Termen i sig kan vara ny för dig, men det är faktiskt en av de vanligaste typerna av kommunikation vi använder under arbetsdagen. E-post är ett vanligt exempel på asynkron kommunikation, men allt från sms till projekthanteringsprogramvara är asynkrona samarbetsverktyg.

Andra exempel på asynkron kommunikation: 

• Delade Google-dokument

• Inspelade videomeddelanden.

• Statusrapporter

En ledares guide till ändringshantering

Lär dig att vara den ledare som ditt team behöver i föränderliga tider. Få tips om när du ska sätta upp nya Business-mål, hur du kommunicerar öppet och hur du håller anställda engagerade.

Ta del av insikterna

Vad är synkron kommunikation? 

Synkron kommunikation är all kommunikation som sker i realtid. Tänk på en konversation ansikte mot ansikte, ett brainstormingmöte (oavsett om det är på distans eller personligen) eller en chattkonversation via Microsoft Teams eller Slack. Med den här typen av kommunikation kan personen eller personerna du kommunicerar med svara omedelbart.

Exempel på synkron kommunikation:

• Personliga möten.

• Videokonferensmöten med verktyg som Zoom och Google Meet.

• Snabbmeddelanden via Slack, Microsoft Teams eller andra meddelandeverktyg.

• Telefonsamtal

Asynkron vs synkron kommunikation: för- och nackdelar

Asynkron kommunikation bör inte användas i ett vakuum. Ibland behöver du ett omedelbart svar eller ett sätt att lösa problem ansikte mot ansikte. Synkron kommunikation i realtid har sina fördelar – men också sina nackdelar. Ta en titt på för- och nackdelarna med varje typ av kommunikation:

Asynkron: för- och nackdelar

På Asana är vi stora fans av hur asynkron kommunikation kan öka produktiviteten och minska jobb om jobb, men det finns också några nackdelar att överväga. 

Fördelar med asynkront arbete:

• Skyddar flödet och det djupt arbetet. Eftersom teammedlemmarna lägger mindre tid på möten har de mer tid att ägna sig åt verkligt fokus och flöde. Ett flöde är känslan av att vara så "i zonen" att tiden verkar försvinna och det kan inte uppnås med ständiga avbrott. 

• Särskilt bra för utspridda team i flera tidszoner. Om teamet inte befinner sig på samma plats kan synkron kommunikation vara särskilt besvärlig. Asynkron kommunikation säkerställer att alla får den information de behöver, vid en tidpunkt och på ett sätt som fungerar för dem.

• All kommunikation dokumenteras. Oavsett om du delar skriftlig kommunikation eller spårning i projekthanteringsverktyg är en av de viktigaste fördelarna med asynkron kommunikation att allt dokumenteras. På så sätt kan teammedlemmar som behöver granska lärdomar eller tidigare projektinformation göra det enkelt. 

• Uppmuntrar till mer djupgående och tydligare kommunikation. När teammedlemmarna har möjlighet att samla tankarna kan de också redigera och förfina meddelandet efter behov. Att ha lite tid att granska kan hjälpa dem att fylla i luckor i sin egen takt och ge en mer djupgående, tydligt formulerad uppdatering.

• Ger ofta lösningar av högre kvalitet. Ofta planerar vi ett möte på plats eller ett videomöte och förväntar oss att lösa problemet under den tiden. Genom att ge teammedlemmarna en chans att lösa problem på egen hand kan de lägga mer tid på att tänka över problemet och eventuellt komma fram till en bättre lösning.

• Ge ditt team möjlighet att arbeta när de är som mest produktiva. Vissa teammedlemmar arbetar bäst på morgonen, medan andra kan vara särskilt produktiva sent på eftermiddagen. Asynkront arbete ger varje teammedlem möjlighet att skapa sitt eget arbetsschema för att maximera produktiviteten.

Nackdelar:

• Inte omedelbart. Den mest uppenbara nackdelen med asynkron kommunikation är att den inte sker i realtid. Beroende på meddelandets typ eller syfte kan det vara ett problem.

• Tidskrävande. Det gäller särskilt för skriftliga formulär för asynkron kommunikation. Nackdelen med mer detaljerad text är att det tar längre tid att skapa.

• Silor minskar transparens och synlighet. Om ditt team använder olika verktyg för kommunikation kan asynkron kommunikation göra det svårare för teammedlemmar att hitta information och få bra arbete gjort. För att motverka det bör du se till att dina verktyg för asynkron kommunikation är delade informationskällor som alla har åtkomst till.  

• Saknar personlig kontakt. Asynkron kommunikation kan vara mer effektiv, men det innebär att du inte får möjlighet att få kontakt med ditt team i realtid. Om du leder ett team på distans bör du också schemalägga teammöten och aktiviteter för att stärka teamet och förbättra gruppdynamiken. 

• Brist på visuella signaler och sammanhang. Eftersom ni inte kommunicerar ansikte mot ansikte saknar asynkron kommunikation de visuella signaler som man kan förvänta sig av konversationer. När det gäller viktiga konversationer, som konfliktlösning eller konstruktiva feedbacksessioner, bör du överväga att göra det live för att minska missförstånd. 

Synkron kommunikation: för- och nackdelar

Att kommunicera i realtid är ett utmärkt sätt att få kontakt med medarbetare och lösa omedelbara problem. Men den här formen av kommunikation har också några betydande nackdelar som kan hindra teamets effektivitet och ändamålsenlighet.

Fördelar: 

• Löser omedelbara problem. Som vi nämnde ovan har synkron kommunikation fördelen att lösa omedelbara problem. Om du behöver ta itu med ett problem eller komma på en lösning i detta ögonblick är synkron kommunikation det bästa sättet att få det gjort. 

• Stöder interpersonell kommunikation. Om du kommunicerar om ett svårt ämne eller delar med dig av konstruktiv kritik kan synkron kommunikation hjälpa dig att se till att inget går förlorat i översättningen eller misstolkas. 

• Ökar kontakten mellan människor. Om du leder ett team bör du se till att du har ett individuellt möte med dina närmaste medarbetare minst en gång i veckan. Synkrona möten ger dig en chans att kolla läget med varje anställd, erbjuda stöd och hjälpa dem att utveckla sin karriär. 

• Främjar teamarbete. Att prata med ditt team, anordna aktiviteter för att främja lagandan och träffas är avgörande för effektiva team. Oavsett om ditt team arbetar på distans eller på plats ska du se till att ni har tid varje vecka att träffas som grupp. 

• Bygg vidare på andras idéer. Det finns vissa situationer, som brainstormingmöten eller designkritiksessioner, som gynnas av samarbete i realtid helt enkelt för att det är det bästa sättet att dela bra idéer. Om ett teams kreativa energi är avgörande för er kommunikation är synkron kommunikation mer värdefull än samarbete offline. 

Nackdelar:

• Avbryter flödet. Vi har alla haft de där mötesdagarna där, precis när du ska återgå till arbetet, ett annat möte avbryter ditt flöde. Även om mötena i sig kan vara produktiva kan utspridda möten förstöra din chans till personlig produktivitet en viss dag. 

• Kan sakna syfte. Många team schemalägger möten som standard, när ett e-postmeddelande eller en skriftlig statusuppdatering skulle kunna räcka. Om du planerar in möten bör du se till att de alla har ett syfte.

• Saker att göra kan glömmas bort. Ibland fångas inte bra brainstormingmöten upp effektivt, och man förlorar alla geniala idéer som teamet kom fram till. 

• Kan leda till beslut av lägre kvalitet. Vissa människor känner ett behov av att fatta beslut direkt under möten, innan de har hunnit granska och förstå informationen. 

10 tips för att använda asynkron kommunikation effektivt

Asynkron kommunikation är ett effektivt sätt att öka produktiviteten, skydda fokustiden och ge teamet möjlighet att få sitt viktigaste arbete gjort. Men för att kunna dra nytta av alla fördelar måste du förbereda dig själv och ditt team för framgång. 

Du använder redan asynkron kommunikation i vardagen genom saker som e-post. Men om det är första gången du fastställer regler och riktlinjer för asynkron kommunikation kan du prova de här tio tipsen för att komma igång. 

1. Skapa en kommunikationsplan

En kommunikationsplan är en samlad lösning för teamets kommunikationsstrategi. Med en tydlig kommunikationsplan får teammedlemmarna tydliga svar på alla sina frågor om projektkommunikation, till exempel:

• Vilken kommunikationskanal ska vi använda och när? 

• När ska vi använda synkron eller asynkron kommunikation? 

• Hur ska viktiga detaljer, t.ex. projektstatusrapporter, kommuniceras? Hur ofta kommer de att delas? 

• Vilka är de förväntade svarstiderna för olika projekt?

På Asana använder vi till exempel följande:

• Personliga möten eller videokonferenser med definierade mötesagendor för kommunikation i realtid.

• Asana för att kommunicera asynkront om arbetet, t.ex. för att klargöra uppgiftsdetaljer, uppdatera projektstatusrapporter eller dela viktiga projektdokument.

• Direktmeddelanden i Slack för synkron kommunikation med dagliga uppdateringar och snabba frågor.

• Slack-kanaler för asynkrona uppdateringar för hela teamet.

• E-post för att kommunicera med externa intressenter.

2. Öka synligheten med en delad arbetsyta

En delad arbetsyta är en central referenskälla och kommunikationsplats för hela teamet. Delade arbetsytor minskar silor och ökar synligheten i arbetet. 

Det är särskilt viktigt för ett asynkront team. Även om teamet lyckas med att träffas mer sällan behöver ni fortfarande ett sätt att få tillgång till information. Genom att lagra alla projektdetaljer i ett centralt arkiv kan alla tydligt se vem som gör vad och när. 

Vi tycker förstås att Asana är det bästa sättet att göra allt detta. All kommunikation i Asana är kopplad till arbetet, så vi vet alltid exakt vad teammedlemmarna pratar om. Alla kan hitta den information de behöver, utan att behöva hantera silor eller mappar som de inte har åtkomst till. Som ett resultat finns det lite eller inget projektarbete som pågår utan att alla kan se det. När intressenter behöver gå in, även asynkront, kan de granska all tidigare kommunikation om arbetet på samma ställe. 

En ledares guide till ändringshantering

Lär dig att vara den ledare som ditt team behöver i föränderliga tider. Få tips om när du ska sätta upp nya Business-mål, hur du kommunicerar öppet och hur du håller anställda engagerade.

Ta del av insikterna

3. Integrera asynkront samarbete i teamkulturen

En del av att möjliggöra effektiv asynkron kommunikation är att odla ett asynkront tankesätt. Om alla i teamet har en möteskultur kommer de förmodligen att schemalägga ett möte för att dela en uppdatering av projektstatus, även om du redan har delat med dig av konventioner för hur man skriver en bra projektstatusrapport. 

När du officiellt lanserar – eller återlanserar – asynkron kommunikation i teamet bör du ange förväntningar på vad som ska vara ett möte och vad som inte ska vara ett möte. Uppmuntra teammedlemmarna att tacka nej till möten om de inte tycker att de behöver vara där, eller att föreslå att ett möte kanske fungerar bättre som en asynkron uppdatering. 

På Asana gjorde vi det genom att publicera vårt mötesmanifest. Mötesmanifestet – som delades med hela företaget – förklarar när och hur man schemalägger möten. I manifestet går vi också in på detaljer om när man inte bör ha ett möte – saker som att dela statusuppdateringar eller annan allmän information, eller möten utan agenda eller syfte. 

4. Kommunicera arbetstider

Asynkron kommunikation är särskilt effektiv när teammedlemmarna befinner sig i olika tidszoner. Distansarbetare tenderar att kommunicera asynkront som standard, eftersom de inte befinner sig på samma plats samtidigt. 

För att fastställa när teammedlemmarna kommer att vara online och svara på frågor bör du uppmuntra varje teammedlem att dela med sig av sina arbetstider. Det kan du göra genom att ange dem i din onlinekalender eller lägga till dem i din profil i olika virtuella verktyg såsom Asana och Slack.

5. Schemalägg fokustid

Förutom att kommunicera dina arbetstider bör du också kommunicera när du inte kommer att svara på meddelanden, även om du är online. Schemalagd fokustid är ett av de bästa sätten att komma igång med djupt arbete. 

För att schemalägga och skydda din fokustid: 

• Schemalägg fokustid i din Kalender. Det bästa sättet att skydda din fokustid är att schemalägga den i din Kalender. Använd tidsblock för att komma igång. 

• Stäng av aviseringar. Stäng av aviseringar under fokustiden så att du inte hela tiden blir avbruten. Använd inställningar som stör ej för att låta dina kollegor veta att du är offline men kommer tillbaka och svarar på frågor inom kort. 

• Gruppera synkrona möten. Om du kan bör du bygga in mer fokustid i din Kalender genom att schemalägga möten nära varandra. Det är inte alltid möjligt, men det kan effektivt frigöra utrymme för djupt arbete. Du kan antingen göra det manuellt eller använda en kalenderintegrering som Clockwise för att automatisera processen. 

6. Skapa mötesagendor för all synkron kommunikation

Ibland är det bäst att prata om saker och ting i realtid. Möten är ett värdefullt verktyg för att anpassa idéer och kommunicera med projektintressenter. 

För att synkrona möten ska bli effektiva måste alla vara samordnade. Det finns tre steg för att göra det: 

1. Se till att alla möten har ett syfte. När du planerar ett möte bör du fråga dig själv: "Kan det här vara ett meddelande?" Om svaret är nej, identifiera vad syftet med mötet är och vad du vill uppnå under den här live-sessionen. 

2. Dela en mötesagenda och relevant förläsning före mötet. Möten misslyckas när teammedlemmarna inte är på samma sida. Skapa en mötesagenda i förväg, så att alla vet vad ni kommer att diskutera. Du kan också tilldela förhandsläsning om det finns information som teammedlemmarna behöver känna till innan mötet börjar. Om ni behöver fatta beslut under mötet kan förhandsläsning också ge teammedlemmarna en chans att tänka över problemet och komma med några inledande lösningar, utan de tidsbegränsningar som ett live-möte innebär. 

3. Håll dig till mötesagendan. Möten kan ofta spåra ur och det är upp till dig som mötesledare att avgöra om du ska låta dig distraheras eller om du ska få teamet tillbaka på rätt spår. Om det behövs kan du använda tidshanteringsstrategier som timeboxing för att hålla mötet igång.

7. Prova en mötesfri dag 

Ett annat bra sätt att minska synkrona möten är att prova en mötesfri dag. På Asana använder vi mötesfria onsdagar som en möjlighet för alla teammedlemmar att avsätta tid för djupt arbete. 

8. Skapa möjligheter för synkron kontakt

Det är särskilt viktigt för distansarbetare som kanske inte får träffa sitt team regelbundet under veckan. Använd synkron kommunikation för att minska isoleringen och öka teamets sammanhållning. 

Du kan göra det genom att skapa en Slack-kanal för teamet eller schemalägga en veckochatt där teamet kan umgås och varva ner. Även om asynkron kommunikation ökar produktiviteten kan synkron kommunikation öka engagemang och tillhörighet. 

9. Dela exempel på företagsomfattande kommunikation

Beroende på hur ditt team för närvarande arbetar kan det vara så att de schemalägger möten som standard. Vid behov kan du lista och dela typer av kommunikation som bör ske synkront respektive asynkront. Om teammedlemmarna är osäkra kan de använda listan för att schemalägga – eller avboka – möten.

Exempel: 

Asynkront: 

• Projektstatusrapporter

• kommunikation om arbete som inte är brådskande

• Projektplaner

• Ställa frågor om enskilda projekt

• Flagga beroenden eller förseningar

• Dela information

• Feedback och godkännanden

Realtid:

• Kickoff-möten för projekt

• Brainstorming-sessioner

• Designgranskning och -genomgång

• Dagliga standup-möten

• Månatligt möte med hela teamet

• Veckomöte för att bygga upp team

10. Håll videomötena under 30 minuter

När du planerar möten bör du göra allt du kan för att optimera produktiviteten. Ett bra sätt att göra det är att begränsa möten till cirka 30 minuter, eller införa en paus efter cirka 30 minuter vid längre möten. 

Varför? Ny forskning av Dr Sahar Yousef, en kognitiv neuroforskare från UC Berkeley, tyder på att mötesproduktiviteten minskar kraftigt efter 30 minuter. Enligt Dr. Yousef: 

”Vi upptäckte att hjärnan efter 30 minuter av ett videosamtal upplever överdriven trötthet, vilket gör det mycket svårt att koncentrera sig. Om du måste schemalägga längre möten eller mötesblock, ta dig tid för en paus på 1 minut efter 30 minuter. Det hjälper verkligen din hjärna att återställa sig och bibehålla energin under de kommande 30 minuterna.”

Hur påverkar distansarbetet? 

Asynkron kommunikation är ofta kopplat till distansarbete, och det är sant att distansarbetare kommunicerar mer asynkront som standard. Men oavsett om du är på kontoret eller på Zoom kan alla dra nytta av den ökade produktivitet som asynkron kommunikation erbjuder. 

Om du hanterar anställda på distans och alla konversationer sker asynkront bör du också avsätta lite tid för interaktion ansikte mot ansikte för att få dem att känna sig mer bekväma och som en del av teamet. När du behöver kommunicera synkront, gör det. 

Att omfamna ett asynkront arbetsflöde

Asynkron kommunikation är ett av de bästa sätten att ge teamet möjlighet att få bra arbete gjort samtidigt som synligheten och öppenheten ökar. Den här typen av kommunikation ökar produktiviteten, hjälper teamet att fatta bättre beslut och ökar den tvärfunktionella synligheten för viktig projektinformation. 

För att kommunicera effektivt asynkront behöver du ett sätt att lagra och dela informationen. För att göra det använder du en gemensam informationskälla, till exempel ett arbetshanteringsverktyg. Asana är ett arbetshanteringsverktyg där du kan organisera och kommunicera om arbetet och samla allt teamet behöver för att göra sitt bästa. 

En ledares guide till ändringshantering

Lär dig att vara den ledare som ditt team behöver i föränderliga tider. Få tips om när du ska sätta upp nya Business-mål, hur du kommunicerar öppet och hur du håller anställda engagerade.

Ta del av insikterna