Six Sigma: Allt du behöver veta om lean-metoden

Föreställ dig att ditt utvecklingsteam håller på att lägga sista handen vid en stor produktlansering. När produkten når testfasen upptäcker teamet flera oväntade buggar i koden. Hur kan ditt team förhindra att det här händer i framtiden?

Ett sätt att göra det är att implementera ett gammalt tillverkningsverktyg: Six Sigma-metoden.

Vad är Six Sigma?

Six Sigma är en metod för processförbättring som hjälper organisationer att förbättra sina Business-processer. Six Sigmas huvudsyfte är att hjälpa dig att etablera enhetliga processer för att minska mängden variationer i din slutprodukt. I slutändan minimerar det mängden produktfel. 

Six Sigmas huvudfilosofi är att alla processer kan definieras, mätas, analyseras, förbättras och kontrolleras (vanligen kallad DMAIC-metoden).

Enligt Six Sigma kräver alla processer insatser och resultat. Inputs är de åtgärder som ditt team utför och outputs är effekterna av dessa åtgärder. Huvudidén är att om du kan kontrollera så många inputs (eller åtgärder) som möjligt, kan du också kontrollera outputs. 

Var kommer Six Sigma ifrån?

År 1809 använde den tyske matematikern Carl Friedrich Gauss för första gången den berömda klockkurvan för att förklara mätfel. På 1920-talet fann Walter Shewhart att tre sigma från medelvärdet är den exakta punkten där en process behöver korrigeras. 

Men det var inte förrän 1986 som teknikern och utvecklaren Bill Smith skapade Six Sigma-metoden för Motorola som vi känner till idag. Motorola använde metoden för att identifiera en process mognad genom dess "sigma"-betyg, vilket anger andelen produkter som är felfria.

Per definition är en Six Sigma-process en process där färre än 3,4 defekter per miljon möjligheter inträffar. Med andra ord förväntas 99,9997 % av möjligheterna statistiskt sett vara fria från defekter.

Six Sigma används fortfarande ofta inom lean tillverkning och produktion eftersom processen kan vara till hjälp för att förebygga och eliminera defekter. Metoden kan dock även användas i tjänstesektorn och av programvaruteknikteam.

Lean Six Sigma

I allmänhet är målet med en lean-metod att eliminera slöseri eller allt som inte tillför värde till en produkt eller process. Lean Six Sigma-metoden (LSS) värderar förebyggande av defekter framför upptäckt av defekter. Det innebär att målet med LSS inte är att identifiera var felet finns, utan att förhindra att fel uppstår från första början. 

De 5 grundprinciperna i Six Sigma

Six Sigma-metoden har fem huvudprinciper som du kan använda när du analyserar dina processer.

1. Fokusera på kunden

I Six Sigma är målet att se till att du kan ge dina kunder så mycket värde som möjligt. Det innebär att ditt team bör lägga mycket tid på att identifiera vilka dina kunder är, vilka behov de har och vad som driver deras beteende att köpa produkter. Den här principen fungerar bra för SaaS-företag eftersom de ofta fokuserar på återkommande intäktsflöden.

Att identifiera kundernas önskemål och behov kan hjälpa ditt team att bättre förstå hur man behåller kunder och får dem att återvända till din produkt.

Det kräver att ditt team förstår vilken produktkvalitet som kunderna skulle anse vara acceptabel, så att ni kan uppfylla eller till och med överträffa deras förväntningar. När du väl har förstått den kvalitetsnivån kan du använda den som referenspunkt för produktionen. 

2. Använd data för att hitta var variationen uppstår

Beskriv alla steg i din nuvarande produktionsprocess. När du har gjort det kan du analysera och samla in data om den nuvarande processen för att se om det finns vissa områden som kan optimeras eller områden som orsakar flaskhalsar i arbetsflödet.

Tänk till exempel på hur du delar information med ditt team. Får alla i teamet samma information eller hänvisar de till föråldrade dokument? Att skapa en centraliserad plats för all relevant projektinformation kan hjälpa till att minimera den tid som läggs på att söka efter rätt dokument.

Ibland kan det vara svårt att bestämma vilka mätvärden du behöver analysera. Ett enkelt sätt att ta reda på det är att arbeta bakåt. Identifiera ett mål som du vill uppnå och arbeta dig bakåt därifrån. Om målet till exempel är att förkorta produktionstiden kan du analysera hur lång tid varje steg i produktionsprocessen tar.

3. Förbättra processen kontinuerligt

När du tittar på produktionsprocessen bör du överväga eventuella steg som inte ger något värde för teamet eller slutkunderna. Använd verktyg som värdeflödeskartläggning för att identifiera var du kan effektivisera processer och minska mängden flaskhalsar. 

Idén om att göra små förbättringar av processerna över tid kallas kaizen, eller kontinuerlig förbättring. Filosofin bakom kontinuerlig förbättring är att om man gör små förändringar under en lång tidsperiod kan det leda till stora positiva förändringar i det långa loppet.

4. Involvera alla

Six Sigma är en metod som gör det möjligt för alla i teamet att bidra. Det kräver dock att alla i teamet har utbildats i Six Sigma-processen för att minska risken för att skapa fler hinder i stället för att bli av med dem. 

Six Sigma fungerar särskilt bra när tvärfunktionella team är involverade, eftersom det ger en helhetsbild av hur en process kan påverka alla delar av verksamheten. När du inkluderar representanter från alla team som är involverade i en process ger du alla insikter i de förbättringar du gör och hur dessa förändringar kan påverka deras team.

Vi kommer att titta närmare på de olika typerna av Six Sigma-utbildningar och certifieringar senare i den här artikeln.

5. Säkerställ ett flexibelt och lyhört ekosystem

Six Sigma handlar om att skapa positiva förändringar för dina kunder. Det innebär att du konsekvent bör leta efter sätt att förbättra dina processer, och hela ditt team bör vara flexibelt så att de kan anpassa sig utan större problem.

Det innebär också att processer måste vara enkla att byta ut. Ett enkelt sätt att göra det är att dela upp processer i steg. Om det finns ett problem med bara ett steg behöver bara det steget åtgärdas, i motsats till hela processen. 

De två viktigaste Six Sigma-metoderna

Det finns två vanliga processer inom Six Sigma och de används i olika situationer.

I allmänhet är DMAIC-metoden standardmetoden för att optimera befintliga processer. Alternativt kan man använda DMADV-metoden när en process ännu inte har etablerats och man behöver skapa en.

DMAIC

DMAIC är en akronym, vilket innebär att varje bokstav representerar ett steg i processen. DMAIC står för define, measure, analyze, improve och control.

• Definiera systemet. Identifiera din ideala kundprofil, inklusive dina kunders önskemål och behov. I det här skedet bör du också identifiera målen för hela projektet.

• Mät viktiga aspekter av nuvarande processer. Använd de mål du fastställde i definieringsfasen som referenspunkt för dina nuvarande processer och använd den informationen för att avgöra hur du vill optimera projektet.

• Analysera processen. Fastställ eventuella grundorsaker till problem och identifiera hur variationer bildas.

• Förbättra eller optimera processen. Skapa en ny process för framtida tillstånd baserat på analysen från föregående steg. Det innebär att du bör skapa ett exempel på den förbättrade processen och testa den i en separat miljö för att se hur den fungerar.

• Behärska den framtida processen. Om resultaten i fasen ”förbättra” uppfyller teamets standarder kan du implementera den nya processen i det nuvarande arbetsflödet. När du gör det är det viktigt att försöka kontrollera så många variabler som möjligt. Det görs ofta med hjälp av statistisk processkontroll eller kontinuerlig övervakning.

Exempel på DMAIC

Ditt produktteam märker att kundbortfallet (hur ofta kunderna slutar att använda ditt företag) ökar. För att förhindra att problemet förvärras kan du använda Six Sigma DMAIC-metoden för att identifiera problemet och utveckla en lösning. 

• Definiera: Kundbortfallsgraden har ökat från 3 % till 7 % under de senaste sex månaderna.

• Mäta: Ditt team har mycket information om hur potentiella kunder omvandlas till faktiska kunder, men det finns inte mycket information om vad som händer efter att någon blir kund. Du bestämmer dig för att analysera och mäta användarnas beteende efter att de har köpt produkten.

• Analysera: Efter att ha tittat på användarnas beteende efter att de blivit kunder märker ditt team att nyare kunder har svårare att vänja sig vid det nya produktgränssnittet än befintliga kunder.

• Förbättra: Ditt team bestämmer sig för att implementera ett arbetsflöde för introduktion av nya kunder som hjälper kunderna att identifiera viktiga delar av produkten och hur de använder den. Ditt team samarbetar med teamet för användarframgång för att fastställa bästa praxis och skapa utbildningar. Det ger teamet för användarframgång all information de behöver för att utbilda nya kunder effektivt och säkerställa kundnöjdhet. 

• Kontrollera: Ditt team övervakar både andelen kunder som lämnar och hur kunderna beter sig nu när ändringarna har implementerats. Efter några månader märker du att andelen som lämnar er börjar minska igen, så du väljer att behålla de nya ändringarna i processen.

DMADV

DMADV-metoden kallas ibland för Design for Six Sigma (DFSS). DMADV står för define, measure, analyze, design och verify. Det här är vad du ska göra under varje fas:

• Definiera dina mål. När du definierar mål för den nya processen är det viktigt att ta hänsyn till både Business-mål och målen för din ideala kundprofil. 

• Mät och identifiera CTQ:er. CTQ står för ”critical to quality”. Det är de egenskaper som definierar den perfekta produkten. Under det här steget identifierar du hur den nya processen kan hjälpa till att uppnå de här CTQ:erna och eventuella risker som kan påverka kvaliteten.

• Analysera för att utveckla och utforma flera alternativ. När du utformar en ny produktionsprocess är det viktigt att ha flera alternativ. Ta en titt på de olika alternativen du skapar och analysera styrkor och svagheter för var och en. 

• Designa det valda alternativet. Baserat på analysen i föregående steg tar du nästa steg och implementerar det alternativ som bäst passar dina behov. 

• Verifiera utformningen och skapa pilotkörningar. När du är klar med att implementera processen är det dags att lämna över den till processägarna och mäta hur processen fungerar. När processen väl är igång kan ditt team optimera den med hjälp av DMAIC-metoden. 

Six Sigma-certifiering

Six Sigma är ett utbildningsprogram på flera nivåer. Precis som i kampsport är varje rankning en annan bältesfärg som indikerar en annan kunskapsnivå och antal års erfarenhet. Six Sigma-certifieringsprogrammet är uppdelat i sex olika rankningar – från vitt bälte till mästare:

• Vitt bälte: Om du är helt ny inom Six Sigma-metoden börjar du i det här steget. Någon med ett Six Sigma White Belt behöver inte ha någon formell utbildning eller certifiering i Six Sigma, men de förstår det grundläggande ramverket och riktlinjerna. Det innebär att de kan delta i projekt för avfallsminskning och kvalitetskontroll. 

• Gult bälte: Den här nivån kräver viss formell utbildning och du kan få en officiell Six Sigma Yellow Belt-certifiering. Med ett gult bälte kan du bidra mer till strategin än med ett vitt bälte. Du kan nu hjälpa högre uppsatta med problemlösning och analys.

• Grönt bälte: Med en Six Sigma Green Belt-certifiering kan du börja utarbeta strategier och implementera mindre processförbättringstekniker på egen hand.

• Svart bälte: När du får certifieringen för svart bälte kan du dela upp processer och hantera mer komplexa projekt än tidigare bältesnivåer. I den här utbildningen lär du dig att hantera storskaliga förändringar som kan påverka ett Business resultat.

• Master Black Belt: Six Sigma Master Black Belt är en extra kurs som hjälper dig att förbättra dina nuvarande färdigheter genom att fördjupa din förståelse för Lean Six Sigma. Du kommer att lära dig mer om statistiska verktyg och få en större uppskattning för DMAIC-metoden.

• Mästare: Du kan bli en Six Sigma-mästare med en sista utbildning som vanligtvis är till hjälp för högre chefer och ledare som vill bli skickliga på att vägleda projektteam och ledare genom de olika DMAIC-faserna. 

Det finns ingen enhetlig standard för certifiering, men kurserna är utformade för att lära ut processens viktigaste delar och hur man använder Six Sigma-verktyg i dagliga arbetssituationer.

Spåra och förbättra arbetsflöden med Six Sigma

Att förbättra dina Business-processer hjälper i slutändan till att minska slöseri. När du brainstormar och analyserar arbetsflöden bör du ta dig tid att identifiera och åtgärda flaskhalsar. Visualisera varje steg i produktionsprocessen så att du kan tilldela dem till specifika ägare.