Projektledningsfaser: 5 steg för att förbättra ditt arbetsflöde

Projekthantering är ofta missförstådd. Många yrkesverksamma ser det som att hantera projektets tidslinjer, men jobbet innebär så mycket mer. Som tur är har vi sammanställt en enkel guide för att förstå de fem projekthanteringsfaserna. 

Varför är de fem faserna så viktiga att känna till? Att förstå livscykeln för projekthantering hjälper dig att implementera bättre interna processer med hjälp av en programvara för projekthantering.

Vilka är projekthanteringsfaserna?

Projekthanteringsfaserna delar upp alla projekt i fem enkla steg: initiering, planering, genomförande, övervakning och avslutning. Tänk på att planera ett vetenskapsprojekt i grundskolan.

Först väljer du ett ämne (initiering) och sedan samlar du in material och skissar en tidslinje (planering). Därefter bygger du din modell och genomför experiment (genomförande) medan du kontrollerar dina framsteg för att hålla dig i fas (övervakning). Slutligen skulle du presentera ditt projekt och städa upp din arbetsyta (avslutning).

Dessa faser utgör projekthanteringens livscykel. De gör även stora uppgifter hanterbara genom att ge dig en tydlig väg från början till slut.

5 faser i projekthanteringen

De fem faserna i projekthantering definierades av Project Management Institute (PMI) i PMBOK®-guiden för projektets livscykel, även känd som Project Management Body of Knowledge. PMBOK®-guiden är en bra referenspunkt för alla yrkesverksamma som vill utveckla sina kunskaper och färdigheter inom projekthantering. 

Vi börjar med en snabb introduktion till de många faserna i projekthantering. Eller hoppa fram till projekthanteringstriangeln.

1. Projektinitiering

I projektledningsmodellens initieringsfas definieras projektet på en bred nivå. Det är dags att identifiera projektsponsorer och intressenter och påbörja den inledande forskningsfasen. Det är också en bra idé att dokumentera projektet skriftligen så att du enkelt kan distribuera kommunikationsplanen till resten av teamet. Många team börjar ett projekt med ett inledande kickoff-möte eller en genomförbarhetsstudie. Hur du bestämmer dig för att starta det bör bero på teamets föredragna kommunikationsstil. 

Utöver att presentera den ursprungliga projektidén bör du också beskriva fördelarna, kostnaderna och riskfaktorerna som är förknippade med projektleveranserna. Du kanske även vill beskriva ytterligare mätvärden beroende på hur din organisation mäter framgång. 

När du har bedömt projektet skapar du ett business case eller, för mindre projekt, en projektstadga. De här verktygen kan hjälpa dig att beskriva och presentera projektet på djupet, med detaljer som projektets mål, budget och tidslinje. Oavsett om du skapar ett business case eller en projektstadga är de här verktygen särskilt användbara för att senare kunna referera till dem och snabbt hitta projektets mål längre fram.

Här är ett exempel på vad som bör ingå i ett business case eller en projektstadga:

• Företagsnamn: Apollo Enterprises

• Projektnamn: OKR-strategin

• Projektledare: Kabir Madan

• Mål: Målet med den här rapporten är att öka leadgenereringen genom att erbjuda resurser i världsklass till vår kundbas. 

• Intressenter: Daniela Vargas, Kat Mooney, Ray Brooks. 

• Tidslinje: 1 juni till 20 juli 2021. 

• Fördelar: Fördelarna med den här rapporten är att den anpassar en ny konkurrensfördel, skapar en ny leadtratt och i slutändan resulterar i en hög avkastning på investeringen med tanke på den låga projektbudgeten. 

• Risker: Även om vi ser fler fördelar än risker kan vi dra in okvalificerade leads som inte kommer att konverteras.

2. Projektplanering

Projektplaneringsfasen fokuserar på att sätta upp tydliga mål med hjälp av en projektöversikt. För att komma igång kan du överväga en av de här populära strategierna för att sätta upp mål:

• SMART-mål: specifika, mätbara, uppnåeliga, realistiska och tidsbundna. Den här metoden förbättrar teamkommunikationen, definierar en översikt och resulterar i spårbara mätvärden.

• CLEAR-mål: Collaborative, Limited, Emotional, Appreciable, and Refinable (samarbetsinriktade, begränsade, känslomässiga, uppskattade och förfinade). Det här tillvägagångssättet betonar samarbete och anpassningsförmåga, vilket gör det praktiskt för dynamiska team.

• OKR (mål och nyckelresultat): En bredare metod som anpassar mål i hela organisationen. Den börjar med ett mål på hög nivå och skapar projekt för att uppnå det, vilket förbättrar synligheten för intressenter.

Vilken ska du välja? Även om varje metod har ett eget tillvägagångssätt, strävar de alla efter samma resultat: effektiv målsättning. Välj den som bäst passar dina Business-mål. Ytterligare verktyg såsom milstolpediagram, Gantt-diagram och riskhanteringsanalyser kan förfina dina planer.

Även om dessa områden kan ha upptäckts under projektets inledande omfattning är planeringsfasen det perfekta tillfället att utöka målen och riskerna. 

Här är ett exempel på en uppdelning av mål med hjälp av SMART-metoden för projekthantering:

Ursprungligt mål: Öka leadgenereringen

Förbättrat SMART-mål:

• Specifikt: Öka leadgenereringen genom att distribuera en resursguide

• Mätbart: Öka månatligt leadgenerering med 15 %. 

• Uppnåeligt: En nyligen genomförd studie visar att våra kunder är intresserade av en resursguide.

• Realistiskt: Samla in kundkontaktinformation i utbyte mot vår resursguide.

• Tidsbunden: Producera en årlig resursguide varje januari för att upprätthålla vår leadtrafik. 

3. Projektgenomförande

I genomförandefasen arbetar teamet för att uppnå de mål som definierats tidigare och lanserar projektet inom den angivna tidsramen genom teamarbete och samarbete.

Börja med att tilldela uppgifter till teammedlemmar och lägga till dem i projektets arbetsflöde i ett projekthanteringsverktyg. Programvara för tidslinjer och andra verktyg för projektkartläggning kan hjälpa teamet att visualisera varje steg i projektet. 

• Förbered din spårnings- och framgångsmetodik genom att identifiera nyckeltal (KPI:er) eller mål efter projektet för att mäta framgång. Uppdatera projektschemat regelbundet när deadliner och arbetsbelastningar ändras och stäng beroenden när de uppfylls.

• Håll koll på projektförloppet genom att stämma av med teammedlemmar och prioritera leveranser. Även om vissa fluktuationer är oundvikliga kan du undvika omfattningskrypning genom att hålla dig så nära den ursprungliga projektomfattningen som möjligt.

Titta på den här exempelplanen för att bättre förstå hur man organiserar en uppdelad arbetsstruktur:

Projekttidslinje: 1 juni till 20 juli 2021

Projektteam: Kabir Madan, Daniela Vargas, Kat Mooney, Ray Brooks

• 1 juni: Kabir skapar projektuppgifter och tilldelar dem till teammedlemmar. 

• 14 juni: Daniela samlar in resursdata.

• 18 juni: Daniela organiserar data och skickar till Ray för design. 

• 28 juni: Rikard skickar in designutkast 1 till Kabir för granskning. 

• 1 juli: Kabir ger feedback på designen.

• 6 juli: Ray ska skicka in den slutliga designen till Kat för implementering.

• 12 juli: Kat skickar in en testversion av webbplatsen till Kabir för granskning. 

• 15 juli: Kabir ger feedback på testwebbplatsen.

• 19 juli: Kat ska skicka in den slutliga iscensättningen till teamet för testning. 

• 20 juli: Resursguiden publiceras.

4. Övervakning av projektprestanda

Effektiv projektövervakning hjälper team att hålla sig i fas och förfina sitt tillvägagångssätt genom att identifiera vad som fungerar och vad som inte fungerar. Att regelbundet utvärdera förloppet under projektfaserna säkerställer bättre resultat och förhindrar motgångar.

• Börja med att se över de ursprungliga projektmålen. Tog projektet itu med det problem som det skulle lösa? Att hålla sig till det ursprungliga målet är viktigt för att utvärdera projektets resultat på ett effektivt sätt.

• Granska sedan nyckeltal (KPI:er) såsom avkastning på investeringar (ROI), kostnadsindex (CPI) och intjänat värde (EV). Dessa mätvärden hjälper till att avgöra om projektet uppnådde sina mål.

• Slutligen kan du dela dina resultat med intressenterna för att säkerställa att projektet blir framgångsrikt. Ärlig kommunikation om framgångar och utmaningar främjar teamets utveckling och lägger grunden för förbättringar i framtida projekt.

Titta på våra exempel på KPI:er nedan: 

• Projektavsikt: Öka leadgenereringen med 15 % MoM

• Faktisk kostnad: 6 487 $ i fakturerbara timmar. 

• Intjänat värde: 47 300 USD i förvärvstillväxt månad för månad

• Avkastning på investering: 40 813 USD

• Schemaläggningsindex (intjänat värde delat med planerat värde): 0,88

• Kundförvärvskostnad (kostnad dividerat med antalet leads): 0,61 USD per lead

• Månatligt leadförvärv: 18 % förbättring

• Webbplatstrafik månad för månad: 4 % förbättring

• Nettovinstmarginal: 8 % förbättring

5. Projektavslut

Projektavslutningsfasen varierar mellan olika team. Medan vissa team väljer att fira sitt hårda arbete, hoppar andra direkt in i nästa stora grej. Det finns ingen rätt eller fel metod – välj det som fungerar bäst för ditt team.

Viktiga steg för att avsluta ett projekt:

1. Håll en utvärdering med projektintressenter. Granska nyckeltalen från fasen för övervakning av projektprestanda för att identifiera framgångar och förbättringsområden. Överväg att skicka en anonym enkät i förväg för att se till att alla viktiga problem tas upp.

2. Organisera och lagra projektmaterial. Spara dokument som projektsammanfattningar, mallar, paneler, designfiler och andra viktiga resurser i en delad mapp för framtida referens.

3. Fortsätt att övervaka prestationen. Undvik att bara ställa in något och sedan inte tänka på det. Granska regelbundet gamla projekt för att få insikter och möjligheter att förbättra arbetsflöden och växa som team.

Genom att vidta de här åtgärderna kan teamet lära sig av varje projekt och säkerställa bättre resultat för framtida projekt.

Här är ett exempel på en agenda för ett utvärderingsmöte som kan hjälpa dig att avsluta ditt nästa projekt:  

Projektnamn: OKR-strategin 

Datum: 20 augusti 2021

Tid: 10:00 till 11:00 CST

Agenda:

• Snabb sammanfattning av projektet (10:00): Kabir går igenom projektets ursprungliga mål och sammanfattar leveranser. 

• Sammanfattning av resultatet (10.15): Kabir kommer att gå igenom projektets resultat med fokus på vårt ursprungliga mål för leadgenerering och ytterligare viktiga nyckeltal.

• Intressenternas synpunkter (10:30): Kabir, Daniela, Kat och Ray delar med sig av sina synpunkter på vad som gick bra och vad som kunde ha gått bättre.

• Att göra: Kabir skickar ut mötesanteckningar senast den 20 augusti och schemalägger optimeringar som ska vara slutförda senast den 3 september. 

Kom till utvärderingen förberedd med synpunkter på hur vi kan förbättra prestandan framöver. 

Varför är projekthanteringsfaserna viktiga?

Att hantera ett projekt utan struktur kan leda till missade deadliner, budgetöverskridanden eller felinriktade mål. De fem faserna i projekthantering – initiering, planering, genomförande, övervakning och avslutning – erbjuder ett beprövat ramverk för att säkerställa att varje aspekt av projektet hanteras metodiskt för att projektet ska lyckas.

Det här är anledningen till att de här faserna är viktiga:

• Tydlig riktning från början: Initieringsfasen definierar projektomfattningen och samordnar intressenterna. Ett nytt produktutvecklingsprojekt börjar till exempel med ett tydligt koncept och intressenternas medgivande.

• En strategi som fungerar: Planeringsfasen skapar en översikt med en projekthanteringsplan som beskriver uppgifter, tidslinjer och resurser. Verktyg som en uppdelad arbetsstruktur (WBS) håller alla informerade.

• Få jobbet gjort på rätt sätt: Det är i genomförandefasen som det verkliga arbetet sker. Team använder agila metoder eller Scrum för att anpassa sig i realtid, minimera flaskhalsar och hålla projektet igång.

• Hålla allt i fas: I övervakningsfasen hjälper KPI:er och projekthanteringsverktyg till att spåra förloppet, undvika omfattningskrypning och se till att projektet håller sig inom budgeten.

• Avsluta på ett bra sätt och lära sig inför nästa gång: I avslutningsfasen sammanfattas leveranser, erfarenheter och viktig projektdokumentation sparas för att göra framtida projekt ännu bättre.

Genom att följa de här projekthanteringsfaserna kan team optimera arbetsflöden, minska risker och lägga grunden för konsekvent projektsuccé.

Tips för att tillämpa projekthanteringsfaser effektivt

Vill du få ut mesta möjliga av projekthanteringens livscykel? Så här tillämpar du var och en av projekthanteringsfaserna för maximal effekt:

• Initiering: Använd en mall för att definiera projektomfattning, mål och intressenter. En tydlig start är nyckeln till framgång.

• Planering: Skapa en projekthanteringsplan med verktyg såsom Gantt-diagram eller Kanban-tavlor för att kartlägga uppgifter, tidslinjer och beroenden.

• Genomförande: Använd samarbetsverktyg för att effektivisera arbetsflöden och hålla teammedlemmarna i fas. Regelbundna uppföljningar är viktiga.

• Övervakning: Spåra nyckeltal och förlopp med paneler eller verktyg i realtid. Justera vid behov för att undvika flaskhalsar.

• Avslutning: Avsluta med en utvärdering och spara all projektdokumentation för att förfina processen inför nästa projekt.

Genom att fokusera på de här genomförbara stegen håller du teamet samordnat och säkerställer att projekten blir framgångsrika varje gång.

Ta kontroll över dina projekthanteringsfaser i dag

Var ska man börja när det finns så många element att utforska? Det är enkelt: börja med att titta på ditt team. I slutändan är det ditt jobb att göra det möjligt för teammedlemmarna att göra sitt bästa. 

Projektledningsprocessen och verktygen du implementerar bör förbättra kommunikationen, öka produktiviteten med hjälp av en produktivitetsprogramvara och minska deadlinepressen. Om du är osäker kan du fråga ditt team. Du skulle bli förvånad över vad en grupp individer kan åstadkomma när de tänker tillsammans. 

Behöver du hjälp med att hitta arbetshanteringsverktyg för ett specifikt team? Kolla in lösningar för varje teamdynamik – från marknadsföring till evenemangsplanerare – för att hitta innovativa möjligheter för din organisation. 

Vanliga frågor om projekthanteringsfaser