Skapa ett tvärfunktionellt team i 4 enkla steg

De flesta företag har en organisationsstruktur med specifika avdelningar för marknadsföring, försäljning, ekonomi och liknande. Teammedlemmar inom var och en av dessa områden har specifika mål att uppnå baserat på sin specialitet, men ofta arbetar de här teamen i silor och fokuserar enbart på vad de behöver uppnå. Problemet? De missar möjligheter att utnyttja sina kollegors kompetens för att göra arbetet bättre och snabbare.

Att samla personer med olika styrkor och unika färdigheter från olika avdelningar kan hjälpa företag att nå sina mål. Det kallas ofta ett tvärfunktionellt team. I den här artikeln förklarar vi fördelarna med att ha ett tvärfunktionellt team – oavsett om det är permanent eller tillfälligt – och ger tips om hur man skapar ett. 

Vad är ett tvärfunktionellt team? 

Ett tvärfunktionellt team är en permanent eller tillfällig arbetsgrupp med teammedlemmar från olika avdelningar som arbetar tillsammans för att uppnå gemensamma mål. Ofta inkluderar tvärfunktionella team även teammedlemmar med olika nivåer och typer av erfarenhet. Med ett tvärfunktionellt team är gränserna mellan ett företags funktionella områden suddiga. Teammedlemmar från olika avdelningar samarbetar, kommunicerar och samordnar med varandra för att uppnå ett större företagsmål.

Vad innebär tvärfunktionell? 

Tvärfunktionellt innebär per definition ett system av personer från olika avdelningar som arbetar tillsammans för att uppnå ett gemensamt mål. Tänk på ett framgångsrikt basketlag. Det behövs bra skyttar, bra försvarare, olika spelarstorlekar och hastigheter osv., som alla arbetar tillsammans för att få bollen i korgen och förhindra det andra teamet från att göra detsamma. 

Vinnande team har inte en enda metod som passar alla, och det borde inte organisationer heller ha. För att kunna förändra en bransch och skapa något helt unikt behöver du ett team med olika kompetenser. Tvärfunktionellt samarbete hjälper dig att uppnå det.

Skillnader mellan funktionella och tvärfunktionella team 

Ett funktionellt team består av personer från ett specifikt kompetensområde, medan ett tvärfunktionellt team består av personer från ett antal olika områden. När teammedlemmar med unika färdigheter arbetar tillsammans kan de uppnå Business-mål och minska cykeltiderna på ett effektivare sätt. Därför är tvärfunktionella team särskilt effektiva när det gäller att genomföra stora företagsinitiativ. 

Ett exempel på ett funktionellt jämfört med ett tvärfunktionellt team:

• Funktionellt team: Ett team som fokuserar på sin specifika avdelnings mål. Till exempel fokuserar ett marknadsföringsteam enbart på att uppnå företagets marknadsföringsmål. Låt oss säga att företagets mål är att öka intäkterna från år till år. Marknadsföringsprojektets mål är att öka varumärkeskännedomen men det kanske inte påverkar intäkterna direkt. 

• Tvärfunktionellt team: Ett mer varierat team som fokuserar på större mål som omfattar hela företaget. I samma exempel kan ett tvärfunktionellt team skapa en projektplan som fokuserar på att öka företagets intäkter på olika sätt. Teamet kan bestå av medlemmar från avdelningar såsom marknadsföring, produkt, ekonomi och försäljning.

Med ett effektivt samarbete och ett bra projekthanteringsverktyg har tvärfunktionella team potential att uppnå mål på kortare tid med färre resurser.

Skapa ett tvärfunktionellt team

Oavsett om du bygger ett permanent eller tillfälligt tvärfunktionellt team bör du börja med att utvärdera ditt nuvarande team. Fundera på vilka ytterligare styrkor och expertis du behöver för att uppnå ditt mål. 

Som med alla andra team bör ditt tvärfunktionella team ha en utsedd projektledare och inkludera personer med olika kompetenser som du tror kommer att fungera bra tillsammans. 

Följ tipsen nedan för att se till att ditt tvärfunktionella team är effektivt och kan uppnå företagets mål.

1. Fokusera på mångfald 

Det bästa sättet att få in olika perspektiv i ett tvärfunktionellt team är att inkludera teammedlemmar från olika avdelningar. Sträva dock efter att även inkludera andra mångfaldselement, såsom etnicitet, kön eller ålder. Ju mer variation det finns i det tvärfunktionella teamet, desto mer kan allas perspektiv lysa igenom. 

Tips: När du skapar ett mångsidigt tvärfunktionellt team kan du överväga att välja teammedlemmar med olika erfarenhetsnivåer och tjänsteår samt olika hårda och mjuka färdigheter. Du bör också välja teammedlemmar med olika bakgrund, kön och ålder. 

2. Anpassa målen

När du skapar ett tvärfunktionellt team ska du se till att varje teammedlem anpassar sina individuella mål till både teamets och företagets mål. Det här är viktigt eftersom teammedlemmarna behöver full insyn för att framgångsrikt slutföra projekt som uppfyller företagets behov. Om du är teamledare kan du hjälpa nya medlemmar att förstå det gemensamma målet och se till att alla är samordnade. 

Tips: Ett bra sätt att anpassa teammål är att använda en programvara för målspårning. Programvara för målspårning kan koppla det dagliga arbetet till större företagsmål och tydligt visualisera förloppet mot målen.

3. Inkludera ämnesexperter 

Att ha ämnesexperter i ditt tvärfunktionella team ökar teamets problemlösningsförmåga och ger dig mer inflytande när du går igenom projektinitiering och leverans. 

Tänk på det här exemplet: Om du har en ekonomiexpert i teamet är du bättre förberedd för att hantera ett tvärfunktionellt projekt som involverar uppgraderingar av företagets ekonomiska databas. Även om du kan behöva hjälp från medlemmar i marknadsförings- och försäljningsteamet för externa delar av projektet, kan din ekonomiska expert hantera viktiga beslut, vägleda teamet genom tekniskt arbete och diskutera detaljerna i det specifika projektet med dina intressenter.  

Tips: Det kanske inte går att få med sig teammedlemmar med expertkunskaper från varje avdelning. Om du har ett begränsat antal ämnesexperter på en avdelning och du anser att de behövs i sina egna team kan du överväga att fråga dessa experter vem som skulle passa bra för en tvärfunktionell position. Teammedlemmar som är kunniga och naturliga lärare är bra kandidater för tvärfunktionella team.

4. Använd automatisering 

Att använda automatisering till din fördel kan göra ditt tvärfunktionella team starkare. Automatisering minskar jobb om jobb, så att teammedlemmarna kan lägga mindre tid på att leta efter information eller kommunicera ändringar och mer tid på att få kvalificerat arbete gjort. Se till att du väljer rätt projekthanteringsverktyg som automatiserar många av teamets uppgifter eller processer för att öka effektiviteten. 

När du använder automatisering blir både effektiv kommunikation och produktivitet enklare eftersom du kan effektivisera arbetsflödet och undvika flaskhalsar.

Tips: Ett enda arbetshanteringsverktyg kan hjälpa ditt tvärfunktionella team att organisera uppgifter, fastställa tydligt ägarskap och ansvar för arbetet och centralisera teamkommunikationen. Om du dessutom väljer en programvara som integreras med andra produktivitetsverktyg såsom Slack, Zoom och Google Dokument kan du effektivisera arbetsflöden och förbättra kommunikationen mellan olika plattformar.

Så här använder du tvärfunktionella team

Tvärfunktionella team fungerar bäst när du vill lösa ett mer komplext problem eller uppnå ambitiösa mål. Det kan vara rutinfall, till exempel pågående produktutveckling, tidsbegränsade projekt med ett tydligt start- och slutdatum eller mer pågående, långsiktiga mål. Här är några exempel:

• Projekt med stor inverkan: Tvärfunktionell projekthantering är mest användbar för ett specifikt projekt när det riktar sig till ett större företagsinitiativ. Låt oss till exempel säga att du i stället för att lansera en rutinmässig marknadsföringskampanj sätter ihop en flerårig reklamkampanj för att öka varumärkeskännedomen, få nya kunder och nå ambitiösa intäktsmål. För att göra det här till en högpresterande kampanj är det vettigt att inkludera medlemmar från försäljningsteam, intäktsgenerering och efterfrågegenerering tillsammans med medlemmar från marknadsföringsteamet.

Agila projekt: På grund av sin samarbetsinriktade karaktär är projekt som använder den agila metoden utmärkta kandidater för tvärfunktionella team. Du kan till exempel skapa ett tvärfunktionellt team för nya produktuppdateringar, som kan inkludera teknik, produktmarknadsförare och innehållsdesignteam som tillsammans använder den agila metoden.

Fördelar med tvärfunktionella team 

Tvärfunktionella team är inte alltid rätt för jobbet, men när de används effektivt kan de hjälpa dig att nå dina mål mer effektivt. Nedan följer fem tips om hur man effektivt skapar tillfälliga eller permanenta tvärfunktionella team.

Ökar de anställdas engagemang 

Tvärfunktionella teamstrukturer kan öka de anställdas engagemang eftersom teammedlemmar i den här strukturen är mer benägna att känna att de har ett gemensamt syfte. Tvärfunktionella team får en känsla av sammanhållning genom sitt kollektiva teamarbete mot ett gemensamt mål.

Bygger ledarskapsfärdigheter 

Tvärfunktionalitet kan öka teammedlemmarnas ledarskapsförmåga eftersom det inte finns flera teammedlemmar med samma kompetens som kan stödja dem. Tänk dig till exempel att en medlem i ett försäljningsteam ingår i ett tvärfunktionellt team. Eftersom de inte har ett helt team av försäljningsexperter som stöder dem måste den här försäljningsmedlemmen vägleda teamet i försäljningsfrågor och eventuellt även fungera som teamledare i ämnet. Varje teammedlem ansvarar för beslutsprocessen och för att upptäcka ineffektivitet inom sitt specifika område, vilket gör det möjligt att utveckla ledarskapsfärdigheter i processen.

Främjar teamsamarbete 

Även om arbete i alla team kräver samarbete, utvecklar tvärfunktionella team starka samarbetsfärdigheter eftersom alla måste arbeta med personer och färdigheter som de inte är bekanta med. Tvärfunktionella team kräver en hög grad av öppenhet och konflikthanteringsförmåga för att lyckas.

Skapar möjligheter till lärande 

Eftersom tvärfunktionella team är mångsidiga är möjligheterna för teammedlemmar att lära av varandra stora. Till exempel kommer marknadsförings- och ekonomiexperterna i teamet mestadels att hålla sig till det de kan, men de kommer oundvikligen att lära sig av varandra när de samarbetar i projekt. Med tiden lär sig de flesta teammedlemmar något nytt. 

Förbättrar insynen i organisationsstrukturen 

När teammedlemmar arbetar på specialiserade avdelningar kanske de inte vet vad som händer på andra områden i företaget. Vissa teammedlemmar kanske inte ens vet vad företagets vision eller mål är. Effektiva tvärfunktionella team ökar teammedlemmarnas synlighet över hela tavlan så att individer känner sig mer kopplade till företagets större mål och milstolpar.

Teammedlemmar kan upptäcka att det är mer spännande att arbeta med personer som har olika färdigheter. När individer känner sig mer entusiastiska över att gå till jobbet kommer deras moral och prestationer att öka.

Utmaningar med tvärfunktionella team

När man sammanför medlemmar från olika avdelningar är det oundvikligt att utmaningar uppstår. Därför är det viktigt att överväga konfliktlösningstaktiker i ett tidigt skede. Här är några vanliga utmaningar för tvärfunktionella team och hur man kan övervinna dem:

Olika visioner

Om din organisation inte har en kultur av tvärfunktionellt samarbete kan det vara svårt att komma igång. team som är nya inom tvärfunktionellt arbete har ofta motstridiga visioner och arbetssätt. Teammedlemmar från olika avdelningar kan ha olika uppfattningar om hur ett visst projekt ska genomföras och värdera olika delar av processen högre än andra. Om ni inte kan komma överens kan det vara svårt att åstadkomma något alls. 

• Lösning: Ledarskapet bör sätta upp ett tydligt och specifikt mål för projektet, vilket hjälper till att skapa en samarbetsprocess med ett mycket specifikt slutresultat i åtanke. Om det finns ett tydligt mål kommer samarbetet och det tvärfunktionella teamarbetet att bli starkare när enheten arbetar mot ett gemensamt mål. 

Ledningsutmaningar 

Ett tvärfunktionellt team innebär nya ledningsutmaningar eftersom ledarskapet har till uppgift att hantera teammedlemmar med olika färdigheter, erfarenhetsnivåer och arbetsstilar. Det kan därför vara en utmaning att skapa en standardiserad process för att få arbetet gjort, eftersom teammedlemmarna kan vara vana vid att arbeta på ett visst sätt. 

• Lösning: När du skapar teamet bör du se till att det finns en tydlig organisationsstruktur för beslutsprocessen redan från början. Att få med dig alla gör att du kan förebygga interna konflikter längre fram. Varje tvärfunktionellt team bör ha en teamledare som ansvarar för att fatta beslut och sedan en tydlig fallande hierarki. 

Problem med ansvarstagande

I en tvärfunktionell miljö kan teammedlemmarna känna att deadlines inte är lika strikta och att de kan arbeta mer individuellt, med andra ord i sin egen takt. Även om det kan vara bra är det viktigt att hantera tvärfunktionella projekt med ett systematiskt tillvägagångssätt för att undvika förseningar och motgångar längre fram. 

• Lösning: Implementera en regelbunden feedbackslinga i varje projekt så att alla hålls ansvariga för att producera delar av arbetet i tid. Använd ett arbetshanteringsverktyg för att schemalägga uppgifter och leveranser, ställa in milstolpar och se till att arbetet är i fas under hela projektets livscykel. 

Uppnå företagets mål med en tvärfunktionell mall 

Tvärfunktionella team utnyttjar företagets största tillgång: dina anställda. Oavsett om du använder permanenta eller tillfälliga tvärfunktionella team kan de erbjuda unika perspektiv och främja innovation.

Även om teamsamarbete kan innebära en viss anpassning när teammedlemmar lär känna varandras mönster och processer, kan du minska friktionen genom att använda samma process varje gång. En tvärfunktionell mall skapar en enhetlig användarupplevelse för teamet som ökar produktiviteten och leder till ett spännande samarbete. Prova vår kostnadsfria tvärfunktionella mall för att komma igång med nya initiativ redan i dag.

Vanliga frågor: tvärfunktionella team

Varför är tvärfunktionella team viktiga?  

Ett effektivt tvärfunktionellt team kan bidra med nya idéer och sätt att arbeta tillsammans för att skapa unika och mer effektiva lösningar. Det är enkelt att fastna i ett mönster där man gör saker på ett visst sätt och anser att det är det "rätta sättet". Ett tvärfunktionellt team bryter mot ett standardiserat sätt att tänka och kan introducera nya idéer och processer till ett team, vilket skapar ett bättre resultat för konsumenterna. 

Organisationer som arbetar i silor tenderar att ha svårt att lösa problem på grund av bristen på perspektiv. Tvärfunktionella team utmanar traditionella sätt att tänka och skapar därmed bättre beslutsprocesser. Genom att sammanföra personer med olika perspektiv och expertområden kan man bekämpa grupptänkande och omedvetna fördomar. Oavsett om du bygger en ny produkt eller ett team på ett nystartat företag kan tvärfunktionellt arbete hjälpa dig att få mer gjort. 

När bör man skapa ett tvärfunktionellt team?

Du bör skapa ett tvärfunktionellt team när du har ett projekt eller initiativ som kräver expertis och input från olika avdelningar eller funktionella områden inom en organisation. Tvärfunktionella team är fördelaktiga när projektet sträcker sig över flera discipliner och en mångfald av färdigheter och perspektiv behövs för att uppnå det önskade resultatet på ett effektivt sätt.

Vad är ett exempel på ett tvärfunktionellt team?

Ett exempel på ett tvärfunktionellt team är ett team som bildas för att utveckla en ny produkt. Det här tvärfunktionella utvecklingsteamet kan bestå av medlemmar från olika avdelningar, såsom teknik, marknadsföring, design, tillverkning och ekonomi. Genom att inkludera perspektiv och expertis från olika typer av team och teammedlemmar kan man säkerställa att produkten uppfyller tekniska krav, anpassas till kundernas behov, har en tilltalande design, kan tillverkas effektivt och är ekonomiskt lönsam.

Vad är tvärfunktionellt teamledarskap?

Tvärfunktionellt teamledarskap är förmågan att leda och samordna ett team som består av individer från olika funktionella områden eller avdelningar inom en organisation. Effektivt ledarskap för tvärfunktionella team innebär att underlätta samarbete, hantera olika perspektiv och prioriteringar, få stöd för  gemensamma mål, lösa konflikter och säkerställa effektiv kommunikation mellan teammedlemmarna. Starka sociala färdigheter, emotionell intelligens och förmågan att främja en inkluderande och produktiv teammiljö är avgörande för ett framgångsrikt tvärfunktionellt teamledarskap.