Anslut Asana och dina favoritappar med Zapier

För icke-tekniska personer som jag tenderar API:er att vara ganska värdelösa. Visst, jag kanske kan följa en grundläggande guide för ett riktigt väldokumenterat API och producera något marginellt funktionellt, men tills den dag kommer då jag bestämmer mig för att lära mig att koda, är det ungefär så långt det kommer att gå.

Men jag använder många webbtjänster, och många av dem har API:er. Skulle det inte vara kul om jag kunde ansluta dem utan att behöva lägga en massa tid på Codecademy eller med en stor, tjock bok från O'Reilly?

Det skulle verkligen vara kul, och lyckligtvis håller de goda människorna på ett nystartat företag som heter Zapier med om det.

Vad är Zapier?

Zapier är ungefär som maktringen från Sagan om ringen, men i stället för att styra andra ringar är det en tjänst som kopplar ihop dem alla. Zapiers team har byggt ett brett utbud av integreringar som gör det enkelt att ansluta en stor och ständigt växande uppsättning Business-appar, så att när du gör något i en app skickar den information till en annan. Andra tjänster, som IFTTT ("If this, then that") och CloudWork gör liknande saker.

Installation

Att ställa in en ”Zap” i Zapier går snabbt och är ganska enkelt: du skapar en ”Trigger” (en händelse i en app) som utlöser en ”Action” (den resulterande överföringen av information till en annan app). Låt oss gå igenom stegen:

• Gå till Zapier och välj ”Skapa en ny zap”.

• På den vänstra sidan av zappen väljer du den app du vill använda som utlösare och väljer den händelse som är mest lämplig. Om du till exempel ansluter Wufoo till Asana kan händelsen vara att någon slutför ett formulär. På höger sida väljer du vilken app som ska ta emot data när utlösaren sker. För att följa Wufoo-exemplet igen blir det ”Skapa en ny uppgift”.

• Därefter måste du ansluta dina konton till Zapier. Vissa tjänster, såsom Evernote, låter dig auktorisera Zapier med ditt namn och lösenord. För andra behöver du använda dina API-nycklar. Du hittar din Asana API-nyckel i dina kontoinställningar under fliken API.

• Därefter bygger du din Zap. I vårt Wufoo-exempel använder vi det viktigaste formulärfältet som uppgiftstitel och lägger in sammanhangsfälten i anteckningarna, men du kan anpassa dina zaps med alla data som de olika API:erna gör tillgängliga.

• Testa slutligen zappen med befintliga data. När du har sett till att den fungerar som du vill ska du namnge zappen och sedan är du klar!

Hur kan jag använda den med Asana?

Det finns många sätt att använda Zapier för att överbrygga klyftorna mellan Asana och dina favoritappar – alltför många för att lista i ett inlägg. Här är tre av de mest populära sätten vi har hört talas om:

Omvandla Wufoo-formulär till Asana-uppgifter Det finns många sätt att använda det här. Här är två:

• Behandla beställningar: En av våra kunder (ett biotekniklaboratorium) har ett Wufoo-formulär som forskare kan använda för att begära biologiska prover. Kunden använder Zapier för att omvandla beställningarna till Asana-uppgifter som omedelbart tilldelas till den person som ansvarar för att utföra dem.

• Ta emot jobbansökningar: Samma arbetsflöde kan användas för att snabbt förvandla Asana till ett system för att spåra kandidater. I stället för att låta arbetssökande skicka in sina meritförteckningar och personliga brev via e-post kan de fylla i ett formulär. Med Zapier blir kandidaterna individuella uppgifter i det Asana-projekt du väljer, med deras namn som uppgiftstitel och länkar till deras personliga brev och CV i anteckningarna.

Omvandla Evernote-anteckningar till Asana-uppgifter Låt oss säga att du använder Evernote mycket och vill använda Asana för att påminna dig om att läsa artiklarna du har sparat (eller för att dela dem med ditt team). Du kan (om du har tekniska kunskaper) skriva en tjänst som söker i Evernote efter nya anteckningar och skickar dem till Asana när de hittas. Eller så kan du helt enkelt skapa en Zap som gör allt åt dig.

Skicka nya Asana-uppgifter till Hipchat (eller Campfire) Om ditt team använder en gruppchattapp som Hipchat för att samarbeta kan det vara ett bra sätt att ha diskussioner i realtid om enskilda uppgifter. Du ställer in skapandet av en Asana-uppgift som utlösare och använder sedan Zapier för att skicka en uppdatering med uppgiftens namn och en länk till den till ditt teams rum i Hipchat. Det är särskilt användbart för distansteam.

Andra populära anslutningar vi har sett inkluderar att skapa en uppgift när det finns en ny biljett i Zendesk, eller när det finns en ny uppdatering i Yammer.

Eftersom Zapiers team lägger till nya integreringar hela tiden, blir möjligheterna allt fler. Berätta för oss om du har några egna.