Асинхронное общение — это не то, что вы думаете

Раньше получение электронного письма в 2 часа ночи для многих из нас было тревожным сигналом. Теперь, когда межфункциональные команды работают в разных часовых поясах, это (в некоторой степени) нормально. В сочетании с бумом гибридной и удалённой работы это говорит о том, что асинхронное общение стало важной частью нашей трудовой жизни. Асинхронное общение — это когда мы отправляем любое сообщение, не ожидая ответа, включая те электронные письма в нерабочее время, которые мы отправляем нашим коллегам, полностью зная и ожидая, что они не будут — и не должны — отвечать. 

Асинхронная работа даёт команде время и пространство, чтобы сосредоточиться на квалифицированной работе. Но истинное преимущество асинхронного общения проявляется тогда, когда вы можете использовать совместную работу, чтобы максимально эффективно использовать своё рабочее время. С правильной асинхронной системой вы можете выполнять самую важную работу и достигать своих целей, не отвлекаясь на переписку. Вот как это сделать.

Синхронное и асинхронное общение

Если асинхронное общение — это когда мы не ожидаем ответа, то синхронное — это когда ответ ожидается, если не является абсолютно необходимым. Например, если вы подойдёте к коллеге и спросите, есть ли у него время поговорить, то его молчание будет воспринято как странное или грубое поведение. Синхронное общение почти всегда происходит лицом к лицу, в то время как асинхронное обычно предполагает некоторое время и пространство между вами и другим человеком в обсуждении.

Что такое асинхронное общение? 

Асинхронное общение — это любой тип общения, при котором не предполагается, что два человека будут присутствовать и доступны в одно и то же время. По сути, это означает, что при отправке асинхронного сообщения вы не ожидаете немедленного ответа. 

И это очень важно. Согласно каталогу «Anatomy of Work» за 2022 год, работники лучше всего справляются с квалифицированной работой на главной странице, где могут лучше сосредоточиться. Слишком часто мы отдаём предпочтение личным встречам, когда лучше было бы общаться асинхронно по электронной почте. Понимание того, когда следует использовать асинхронное общение, поможет вашей команде выполнять самую важную работу. 

В это может быть сложно поверить, но вы уже используете асинхронное общение (и довольно часто). Сам термин может быть для вас новым, но на самом деле это один из самых распространённых типов общения, которые мы используем в течение рабочего дня. Электронная почта — это типичный пример асинхронного общения, но и текстовые сообщения, и программное обеспечение для управления проектами — всё это инструменты для асинхронной совместной работы.

Другие примеры асинхронного общения: 

• Общие документы Google

• Записанные видеосообщения

• Отчёты о статусе

Руководство по менеджменту изменений для руководителей

Узнайте, как стать лидером, в котором нуждается ваша команда во время перемен. Узнайте, когда ставить новые цели, как поддерживать прозрачность коммуникации и вовлечённость работников.

Получайте аналитическую информацию

Что такое синхронное общение? 

Синхронное общение — это любое общение, происходящее в реальном времени. Подумайте о личном обсуждении, мозговом штурме (удаленном или личном) или онлайн-чате в Microsoft Teams или Slack. При таком типе общения человек или люди, с которыми вы общаетесь, могут ответить немедленно.

Примеры синхронного общения:

• Личные встречи

• Видеоконференции с помощью таких инструментов, как Zoom и Google Meet

• Мгновенные сообщения через Slack, Microsoft Teams или другие инструменты обмена сообщениями

• Телефонные звонки

Асинхронное и синхронное общение: преимущества и недостатки

Асинхронное общение не должно использоваться в вакууме. Иногда требуется немедленный ответ или способ решить проблему лицом к лицу. Синхронное общение в реальном времени имеет свои преимущества, но и недостатки. Рассмотрим преимущества и недостатки каждого типа общения:

Асинхронный режим: плюсы и минусы

В Asana мы очень любим асинхронное общение за то, как оно помогает повышать продуктивность и сокращать работу по организации работы, но есть и некоторые недостатки, которые следует учитывать. 

Преимущества асинхронной работы:

• Сохраняет состояние потока и глубокую концентрацию. Поскольку участники команды тратят меньше времени на совещания, у них больше времени на то, чтобы сосредоточиться на работе и погрузиться в поток. Состояние потока — это ощущение полной погруженности в работу, когда время словно исчезает. Его невозможно достичь, если вас постоянно отвлекают. 

• Особенно хорошо подходит для распределённых команд в разных часовых поясах. Если ваша команда находится в разных местах, синхронное общение может быть особенно затруднительным. Асинхронное общение гарантирует, что каждый получит необходимую информацию в удобное для него время и в удобном формате.

• Всё общение документируется. Независимо от того, обмениваетесь ли вы письменными сообщениями или отслеживаете их в инструментах для управления проектами, одним из ключевых преимуществ асинхронного общения является то, что все документируется. Таким образом, участникам команды, которым необходимо проанализировать извлечённые уроки или информацию о предыдущем проекте, будет легко это сделать. 

• Способствует более глубокому и чёткому общению. Когда у участников команды есть возможность собраться с мыслями, они также могут отредактировать и уточнить сообщение по мере необходимости. Время на обдумывание помогает им заполнить пробелы в удобном темпе и предоставить более глубокую и чётко сформулированную информацию.

• Часто приводит к более качественным решениям. Часто мы планируем личную или видеовстречу и рассчитываем решить проблему за это время. Предоставляя участникам команды возможность решать проблемы в удобное для них время, вы даёте им больше времени на обдумывание и, возможно, лучшее решение.

• Позвольте команде работать в наиболее продуктивное для неё время. Некоторые участники команды лучше всего работают по утрам, в то время как другие могут быть особенно продуктивны во второй половине дня. Асинхронная работа позволяет каждому участнику команды устанавливать собственный график работы, чтобы максимально повысить продуктивность.

Недостатки:

• Отсутствие мгновенности. Самый очевидный недостаток асинхронного общения заключается в том, что оно не происходит в режиме реального времени. В зависимости от типа или цели вашего сообщения это может быть проблемой.

• Занимает много времени. Это особенно актуально для письменных форм асинхронного общения. Недостаток более подробного изложения заключается в том, что на него уходит больше времени.

• Разрозненность снижает прозрачность и видимость. Если инструменты общения в вашей команде разрознены, асинхронное общение может затруднить поиск информации и выполнение работы. Чтобы этого не произошло, убедитесь, что ваши инструменты для асинхронного общения являются общими источниками информации, к которым у всех есть доступ.  

• Отсутствие межличностной связи. Асинхронное общение может быть более эффективным, но оно не даёт возможности общаться с командой в режиме реального времени. Особенно если вы управляете удалённой командой, обязательно планируйте встречи и мероприятия по сплочению коллектива, чтобы улучшить групповую динамику. 

• Отсутствие визуальных сигналов и контекста. Поскольку вы не общаетесь лицом к лицу, в асинхронном общении отсутствуют визуальные сигналы, которые вы могли бы ожидать от обсуждения. Когда речь идёт о важных обсуждениях, таких как разрешение конфликтов или конструктивная обратная связь, рекомендуем проводить их в режиме реального времени, чтобы избежать недопонимания. 

Синхронное общение: плюсы и минусы

Общение в реальном времени — это отличный способ взаимодействия с коллегами и решения насущных проблем. Но у этой формы общения есть и существенные недостатки, которые могут снизить эффективность и результативность работы команды.

Преимущества: 

• Решает насущные проблемы. Как уже упоминалось выше, синхронное общение позволяет решать проблемы в режиме реального времени. Если вам нужно решить проблему или найти решение прямо сейчас, синхронное общение — лучший способ сделать это. 

• Поддерживает межличностное общение. Если вы обсуждаете сложную тему или высказываете конструктивную критику, синхронное общение поможет вам убедиться, что ничто не потеряется в переводе и не будет неправильно истолковано. 

• Укрепляет связи между людьми. Если вы управляете командой, не забывайте о необходимости проводить индивидуальные встречи с подчинёнными хотя бы раз в неделю. Синхронные встречи дают вам возможность проверить каждого работника, предложить поддержку и помочь им в карьерном росте. 

• Способствует командной работе. Общение с командой, проведение мероприятий по сплочению коллектива и личное общение имеют решающее значение для эффективной работы команды. Независимо от того, работает ли ваша команда удалённо или в офисе, у вас должно быть время для еженедельных встреч. 

• Опирайтесь на идеи других. В некоторых ситуациях, например на совещаниях по обмену идеями или обсуждению дизайна, сотрудничество в режиме реального времени приносит пользу просто потому, что это лучший способ поделиться хорошими идеями. Если творческая энергия команды имеет решающее значение для вашего общения, синхронное общение более ценно, чем автономное сотрудничество. 

Недостатки:

• Прерывает рабочий поток. У всех нас бывали дни, когда мы возвращаемся к работе, а очередное совещание прерывает наш поток. Хотя сами по себе встречи могут быть продуктивными, их распыление может свести на нет вашу личную продуктивность в течение дня. 

• Может отсутствовать цель. Многие команды по умолчанию планируют собрания, когда может подойти электронное письмо или письменное обновление статуса. Если вы планируете совещания, убедитесь, что у них есть цель.

• Задачи могут ускользать из поля зрения. Иногда отличные результаты мозгового штурма не фиксируются должным образом, и вы теряете все гениальные идеи, которые придумала команда. 

• Могут приводить к принятию менее качественных решений. Некоторые люди чувствуют необходимость принимать решения на месте во время совещаний, прежде чем у них появится возможность проанализировать и понять информацию. 

Десять советов по эффективному использованию асинхронного общения

Асинхронное общение — это мощный способ повысить продуктивность, сохранить время для концентрации и дать команде возможность выполнять наиболее важную работу. Но чтобы воспользоваться всеми преимуществами, вам и вашей команде нужно настроиться на успех. 

Вы уже используете асинхронное общение в повседневной жизни, например, по электронной почте. Но если вы впервые устанавливаете правила и рекомендации для асинхронного общения, попробуйте начать со следующих десяти советов. 

1. Создайте план общения

План по обмену информацией — это комплексное описание стратегии обмена информацией. Благодаря чёткому плану обмена информацией у команды будут чёткие ответы на все вопросы, связанные с общением в рамках проекта, например:

• Когда какой канал общения использовать? 

• Когда следует использовать синхронное, а когда асинхронное общение? 

• Как предполагается передавать важные детали, такие как отчёты о статусе проекта? Как часто они будут распространяться? 

• Каковы ожидаемые сроки ответа для разных проектов?

Например, в Asana мы используем следующие решения:

• Личные или видеоконференции с определённой повесткой для общения в реальном времени.

• Asana — для асинхронного обмена информацией о работе, например, для уточнения деталей задач, обновления отчётов о статусе проектов или обмена ключевыми документами по проекту.

• Личные сообщения в Slack для обмена информацией в режиме реального времени по текущему состоянию дел и для оперативного решения вопросов.

• Каналы Slack для асинхронных обновлений в масштабах всей команды.

• Электронная почта — для связи с внешними заинтересованными сторонами.

2. Повышайте прозрачность с помощью общего рабочего пространства

Общее рабочее пространство — это центральный источник достоверной информации и общения для всей команды. Общее рабочее пространство уменьшает разрозненность и повышает прозрачность работы. 

Это особенно важно для асинхронной команды. Даже если ваша команда встречается реже, вам всё равно нужен способ доступа к информации. Хранение всех деталей проекта в едином репозитории позволяет каждому участнику команды чётко видеть, кто, что и к какому сроку делает. 

Конечно, мы полагаем, что лучше всего для этого подходит Asana. Всё общение в Asana связано с работой, поэтому мы всегда точно знаем, о чём говорят участники команды. Каждый может найти нужную информацию, не имея дело с разрозненными данными или папками, к которым у него нет доступа. В результате практически не остаётся работы по проекту, которую не видят остальные. Когда заинтересованным сторонам нужно вмешаться, даже асинхронно, они могут просмотреть все предыдущие обсуждения в одном и том же месте. 

Руководство по менеджменту изменений для руководителей

Узнайте, как стать лидером, в котором нуждается ваша команда во время перемен. Узнайте, когда ставить новые цели, как поддерживать прозрачность коммуникации и вовлечённость работников.

Получайте аналитическую информацию

3. Внедрите асинхронную совместную работу в культуру команды

Частью эффективного асинхронного общения является формирование асинхронного мышления. Если все в команде привыкли собираться на совещания, они, скорее всего, назначат встречу, чтобы поделиться текущим статусом проекта, даже если вы уже поделились рекомендациями о том, как написать отличный отчёт о статусе проекта. 

Когда вы официально запускаете или перезапускаете асинхронное общение в своей команде, установите ожидания относительно того, что должно быть совещанием, а что нет. Поощряйте участников команды отказываться от совещаний, если они не считают, что им нужно там присутствовать, или предлагать, что совещание может быть лучше проведено в виде асинхронного обновления. 

В Asana мы сделали это, опубликовав Манифест совещаний. В этом манифесте, который был распространён по всей компании, объясняется, когда и как планировать совещания. В манифесте мы также подробно рассказываем о том, когда не следует проводить совещания, например, для обмена обновлениями статуса или другой общей информацией, а также о совещаниях без повестки или цели. 

4. Сообщайте о рабочем времени

Асинхронное общение особенно эффективно, когда участники команды находятся в разных часовых поясах. Удаленные сотрудники, как правило, общаются асинхронно, поскольку они не находятся в одном и том же месте в одно и то же время. 

Чтобы знать, когда участники команды будут в сети и смогут ответить на вопросы, попросите каждого из них указать свои рабочие часы. Это можно сделать, настроив онлайн-календарь или добавив информацию в профиль в различных виртуальных инструментах, таких как Asana и Slack.

5. Планируйте время для концентрации

Помимо рабочего времени, также следует указать, когда вы не будете отвечать на сообщения, даже если находитесь в сети. Запланированное время концентрации — один из лучших способов погрузиться в работу. 

Чтобы запланировать и защитить время для концентрации: 

• Календарь. Лучший способ защитить время для концентрации — запланировать его в Календарь. Для начала воспользуйтесь блокировкой времени. 

• Отключите уведомления. Во время фокусировки отключите уведомления, чтобы не выпадать из потока. Используйте настройки, такие как «Не беспокоить», чтобы сообщить коллегам, что вы не в сети, но скоро вернетесь и ответите на вопросы. 

• Группируйте синхронные встречи. Если можете, выделите в Календаре больше времени на концентрацию, планируя встречи близко друг к другу. Это не всегда возможно, но может эффективно освободить пространство для глубокой работы. Это можно сделать вручную или с помощью интеграции с календарём, например, Clockwise, позволяющей автоматизировать процесс. 

6. Устанавливайте повестку для всех синхронных обсуждений

Иногда лучший способ добиться результата — обсудить его в реальном времени. Совещания — ценный инструмент для согласования идей и общения с заинтересованными сторонами проекта. 

Чтобы синхронные встречи были действительно эффективными, убедитесь, что все участники собрания находятся на одной волне. Для этого нужно выполнить три действия: 

1. У каждой встречи должна быть цель. Планируя встречу, спросите себя: «Можно ли обойтись сообщением?» Если ответ отрицательный, определите цель встречи и то, чего вы надеетесь достичь в ходе этого живого общения. 

2. Поделитесь повесткой совещания и соответствующими материалами для предварительного ознакомления до его начала. Совещания не приносят пользы, если участники команды не находятся на одной волне. Заранее составьте повестку совещания, чтобы все знали, что вы будете обсуждать. Вы также можете назначить предварительное чтение, если есть информация, которую участники команды должны знать до начала совещания. Если во время совещания вам нужно будет принимать решения, предварительная подготовка также даст команде возможность обдумать проблему и предложить некоторые первоначальные решения без ограничений по времени, характерных для совещаний в реальном времени. 

3. Придерживайтесь повестки совещания. Встречи часто могут отклоняться от темы, и только от вас как от ведущего зависит, позволить ли участникам отклониться от темы или вернуть команду в нужное русло. При необходимости используйте стратегии управления временем, такие как таймбоксинг, чтобы совещание прошло гладко.

7. Попробуйте день без совещаний 

Еще один отличный способ сократить количество синхронных встреч — попробовать день без совещаний. В Asana мы используем среду без совещаний, чтобы у всех членов команды было время для погружения в работу. 

8. Создавайте возможности для синхронного общения

Это особенно важно для удалённых сотрудников, которые могут не иметь регулярного личного общения со своей командой в течение недели. Используйте синхронное общение, чтобы уменьшить изоляцию и укрепить связь между участниками команды. 

Для этого можно создать канал Slack для команды или запланировать еженедельный чат, чтобы команда могла общаться и отдыхать. Хотя асинхронное общение повышает продуктивность, синхронное общение может повысить вовлеченность и чувство принадлежности. 

9. Поделитесь примерами общения в компании

В зависимости от того, как ваша команда работает в настоящее время, люди могут планировать встречи по умолчанию. При необходимости составьте список типов общения, которые должны происходить синхронно, а какие — асинхронно. В случае сомнений участники команды могут обратиться к этому списку, чтобы запланировать или отменить встречу.

Пример: 

Асинхронно: 

• Отчёты о статусе проектов

• Общение о несрочной работе

• Планы проектов

• Вопросы по отдельным проектам

• Отметки о зависимости или задержках

• Обмен информацией

• Подтверждения и обратная связь

В реальном времени:

• Организационные совещания по проектам

• Коллективные обсуждения

• Критические отзывы о дизайне и рецензирование

• Ежедневные планёрки

• Ежемесячное собрание всей команды

• Еженедельные собрания для сплочения команды

10. Проводите видеоконференции продолжительностью не более 30 минут

Планируя встречи, делайте всё возможное, чтобы оптимизировать продуктивность. Один из отличных способов добиться этого — ограничить встречи примерно 30 минутами или ввести перерыв примерно на 30-минутной отметке для более длительных встреч. 

Почему? Недавние исследования доктора Сахара Юсефа, когнитивного нейробиолога из Калифорнийского университета в Беркли, показывают, что продуктивность встреч резко снижается после 30 минут. По словам доктора Юсеф: 

«Мы обнаружили, что после 30-минутной отметки видеозвонка мозг испытывает чрезмерную усталость, что затрудняет концентрацию. Если вам нужно запланировать более длительные встречи или блоки встреч, выделите время для 1-минутного перерыва по истечении 30 минут. Это действительно поможет мозгу перезагрузиться и сохранить энергию на следующие 30 минут».

Как это работает в удалённом формате? 

Асинхронное общение часто связано с удалённой работой, и это правда, что удалённые сотрудники по умолчанию общаются более асинхронно. Но независимо от того, работаете ли вы в офисе или через Zoom, каждый может извлечь выгоду из повышения производительности, которое предлагает асинхронное общение. 

Если вы управляете удалёнными работниками и все обсуждения происходят асинхронно, не забудьте также выделить время для личного общения, чтобы они чувствовали себя более комфортно и ощущали себя частью команды. Когда вам нужно синхронное общение, используйте его. 

Внедрение асинхронного рабочего процесса

Асинхронное общение — один из лучших способов повысить эффективность работы команды, а также прозрачность и доступность информации. Такой тип общения повышает продуктивность, помогает команде принимать более взвешенные решения и улучшает межфункциональную видимость ключевой информации о проекте. 

Для эффективной асинхронной коммуникации вам понадобится способ хранения и обмена этой информацией. Для этого используйте общий источник достоверной информации, например инструмент для управления работой. Asana — это инструмент для управления работой, с помощью которого вы можете организовывать и обсуждать работу, а также объединять всё, что нужно вашей команде для достижения наилучших результатов. 

Руководство по менеджменту изменений для руководителей

Узнайте, как стать лидером, в котором нуждается ваша команда во время перемен. Узнайте, когда ставить новые цели, как поддерживать прозрачность коммуникации и вовлечённость работников.

Получайте аналитическую информацию