Учёт проектов: как оценить затраты и выгоды проекта

Менеджеры проектов — настоящие мастера на все руки: они занимаются планированием, составлением графиков, исследованиями и отчётностью. Вот ещё один навык, который нужно освоить: учёт по проектам. 

Хотя в вашем официальном описании должности может не быть слова «бухгалтер», знание того, как составлять бюджет, является важной частью планирования проекта и распределения ресурсов. Учёт по проектам помогает определить экономическую эффективность проекта, измеряя ежедневные транзакции и доходы, потому что никто не хочет быть связан с проектом, который стоит дороже, чем он стоит.

Что такое учёт по проектам?

Учёт проекта — это способ отслеживать затраты на каждый отдельный результат в течение жизненного цикла проекта. Он включает в себя элементы финансового и управленческого учёта, которые позволяют вам как менеджеру проекта контролировать его финансовое состояние и рентабельность. 

Этот тип учёта полезен, поскольку помогает вам и заинтересованным сторонам рассчитать рентабельность проекта. Отслеживая затраты по проекту и потенциальные источники дохода, можно заранее определить, насколько результаты соответствуют ожиданиям. Эти детали помогут вам справиться с проблемами, связанными с материалами, трудозатратами и временем.

Учёт проектов и финансовый учёт

В чём разница между проектным и финансовым учетом? И проектный, и стандартный финансовый учёт позволяют отслеживать расходы и доходы Business, но проектный учёт фокусируется на транзакциях, связанных с конкретным проектом. Этот метод отличается использованием различных систем, процессов и стандартов отчётности. Вот некоторые из них:

• Задавайте даты начала и завершения, чтобы отслеживание начиналось с началом проекта.

• Отчётность основана на результатах, поэтому вы будете отслеживать расходы по определённым важным этапам или продуктам, которые вам пришлось приобрести. 

• Мелкие, конкретные разбивки затрат по списку затрат для каждой отдельной задачи.

• Взаимозаменяемая методология: независимо от того, используете ли вы учет затрат или метод начисления, метод не повлияет на этот процесс. 

• Разделение обязанностей: поскольку учет по проектам сочетает в себе управление проектами и бухгалтерский учет, можно разделить роли между этими двумя специалистами или возложить все обязанности на одного из них. 

Когда использовать учет проектов

Если вы хотите детально проработать каждый уровень проекта, то проектный учёт — это ваш метод. Тщательно контролируя повседневные затраты, расходы, выставление счетов и доходы, вы можете использовать этот метод для оптимизации бюджета и достижения финансовых целей конкретного проекта. 

Метод проектного учёта можно использовать для любого проекта, в том числе: 

• Подготовка к финансовому аудиту 

• принятие новых проектов, выходящих за рамки вашей обычной сферы деятельности;

• Разработка нового продукта или услуги

• Внедрение улучшений в бизнес-процессы и технологии

• Отслеживание работы по контрактам для уникальных проектов

Подумайте, как можно использовать учёт проектов в строительной отрасли. Если вы одновременно строите дома, офисы, многоквартирные дома и торговые центры, вы не можете просто отчитываться о затратах на эти строительные проекты в одном месте. Чтобы получить чёткое представление о затратах и выгодах каждого здания, необходимо отслеживать финансовые показатели и бюджет отдельных проектов.

С помощью проектного учёта вы можете распределять затраты и доходы по отдельным проектам, что облегчает отслеживание их хода. 

Как использовать учёт проектов

Добавление проектного учёта в рабочий процесс поможет оптимизировать управление проектами. Следуйте приведенному ниже потоку процесса проектного учёта, чтобы отслеживать свой бюджет от начала до конца.

Поток процесса проектного учёта

С помощью проектного учёта можно использовать методы финансового управления для организации, распределения и ведения бюджетов отдельных проектов. Процесс проектного учёта делится на шесть основных этапов:  

Инициирование

Перед началом проекта необходимо завершить первоначальную оценку бюджета и анализ затрат. На этапе инициации можно задать себе следующие вопросы:

• Подходящее ли сейчас время для нового проекта? Внимательно изучите ресурсы, тарифы, финансы и ход выполнения нынешних проектов вашей компании. Используйте эту аналитику, чтобы определить, стоит ли рисковать и браться за ещё один проект.

• Что можно взять из бюджетов похожих проектов, чтобы сделать оценку? При расчёте бюджета и анализе затрат используйте информацию из прошлых проектов, чтобы помочь себе в составлении сметы. Если предлагаемый проект является первым в своем роде, можно использовать нисходящую оценку, чтобы установить общий график и бюджет.

Цель этапа инициации — создать обоснование на основе соответствующих финансовых данных и прогнозов, чтобы убедить высшее руководство в целесообразности нового проекта или отговорить его от него. Вы также можете предоставить клиенту приблизительную смету и график проекта. 

Бюджет

Бюджет определяет, сколько денег доступно для конкретной цели. После завершенного этапа инициации определите бюджет, который вы выделите для каждой группы или категории мероприятий в рамках проекта. Каждый результат должен иметь назначенную стоимость. Не забудьте включить в бюджет косвенные затраты и неоплачиваемые элементы, связанные с затратами, например накладные расходы. 

Также важно учитывать риски при составлении бюджета. Подумайте о том, чтобы добавить 10-процентную подушку для покрытия непредвиденных расходов, таких как повышение цен на поставкидку. 

Отслеживая, сколько денег тратится на разных уровнях проекта, вы можете контролировать эффективность использования ресурсов и расходов. Это поможет избежать перерасхода бюджета. 

Администрирование

В ходе проекта вам также необходимо будет обрабатывать каждую транзакцию, отслеживать финансовые обязательства и признание доходов, выставлять счета и выставлять счета, а также создавать отчеты о прибыльности. 

Этот этап, скорее всего, будет продолжаться в течение всего проекта. Чтобы упростить этот процесс, организуйте все финансовые данные проекта в единый источник достоверной информации, например платформу для управления работой, чтобы вы могли больше сосредоточиться на стратегических целях. 

Участие в административном этапе учета позволяет легко отслеживать запланированные и фактические затраты, прибыль и доходы, чтобы получить четкое представление о ходе выполнения проекта. Эта аналитика будет полезна на следующем этапе. 

Исполнение

Вы разделили бюджет на категории на этапе планирования — теперь пришло время разбить проект ещё больше. Когда начнется этап выполнения, каждый участник команды будет работать над задачами проекта в рамках назначенной ему категории. Бюджет, установленный для этой категории, затем должен быть распределён по каждому заданию. На этом этапе вы начнёте видеть разницу между тем, что вы планировали потратить, и тем, что требуется для вашего проекта.

Без тщательного контроля большинство бюджетов на этапе выполнения выходят из-под контроля. Одной из основных причин этого является разрастание области проекта — добавление ожидаемых результатов, не включенных в заранее установленную область проекта. Чтобы контролировать объём работ, важно точно отслеживать, как каждая команда тратит своё время и ресурсы. 

Обслуживание

Создайте процесс, позволяющий вашей команде постоянно пересматривать, проверять и обновлять бюджет и ресурсы проекта в режиме реального времени. Так вы сможете быстро выявлять несоответствия и избегать перерасхода бюджета.

Каждый участник проекта играет определённую роль в поддержании бюджета, будь то точная регистрация часов, затраченных на выполнение задачи, или документирование того, какие ресурсы были использованы для чего. Бюджет продукта не должен быть статичным документом, к которому вы обращаетесь время от времени. Он должен обновляться в режиме реального времени каждым участником команды, чтобы содержать самую точную и актуальную информацию. После завершения каждой категории проекта проводите углубленный анализ бюджета, чтобы устранить перерасход и при необходимости перераспределить средства. 

Аналитика и отчётность

На последнем этапе цикла учёта проекта вам нужно будет рассчитать общую стоимость, доход и прибыль вашего проекта на основе ваших отчётов. Это поможет руководству определить, стоит ли в будущем заниматься аналогичными проектами. 

Даже если ваш проект вышел за рамки бюджета или в конечном итоге обошелся дороже, чем ожидалось, из этих упущений можно извлечь урок. После завершенного проекта просмотрите отчёты и отметьте, что прошло по плану, а что вы не учли. Это поможет вам определить, что улучшить в следующем проекте, будь то оптимизация процесса обслуживания или создание резерва на случай непредвиденных обстоятельств.

Лучшая практика проектного учёта

Правильный процесс проектного учёта может дать вам контроль над каждым проектом в вашем конвейере, помогая вам разбивать мельчайшие аспекты каждого проекта, чтобы увидеть, что стоит (и приносит) вам деньги. Следуйте этим принципам, чтобы ваш проект шёл гладко.

Используйте отдельные системы бухгалтерского учёта

Учёт по проектам гораздо более детализирован, чем обычный процесс финансового учёта в вашей организации. Лучшая практика — управлять проектами в отдельных финансовых отчётах. Это также поможет вам легко организовать и получить доступ к информации, необходимой для отдельных проектов. 

Перед началом проекта завершите составление бюджета

Прогнозирование бюджета должно быть частью любого успешного процесса планирования проекта. Этот шаг должен быть завершен до начала проекта, чтобы у вас была основа для измерения прогресса, выявления потенциальных проблем и определения того, перевешивают ли выгоды проекта его стоимость.

Сосредоточьтесь на управлении ресурсами

Каждый проект в значительной степени зависит от ресурсов, включая время, труд и материалы. Для учета проекта важно знать, как распределять и потреблять эти ресурсы, чтобы отслеживать, находится ли ваш бюджет в пределах установленных параметров.

Знайте свои ключевые показатели эффективности (КПЭ)

Чтобы обеспечить выполнение наиболее важных компонентов проекта, необходимо измерять ключевые показатели эффективности. КПЭ — это количественные показатели, которые менеджеры проектов могут использовать для оценки эффективности с точки зрения достижения целей проекта. Вот несколько примеров КПЭ в управлении проектами:

• Выполнение графика

• Эффективность затрат

• Распределение ресурсов

• Отклонение от бюджета

• Жалобы клиентов

• Количество запросов на изменение

Контроль времени

Менеджеры проектов знают, что время — деньги. Отслеживание времени, затрачиваемого на выполнение задач, поможет вам рассчитать реальные затраты и определить, соответствуют ли трудозатраты прогнозу по проекту. С помощью табелей учёта рабочего времени или программного обеспечения для отслеживания времени менеджеры могут легко отчитываться о финансах проекта и видеть, как работники тратят своё время. 

Регулярно создавайте отчёты

Учёт по проектам — это отличный способ отслеживать ход выполнения работ и текущие финансы по отдельному проекту. Воспользуйтесь этим преимуществом, запуская частые отчёты для мониторинга финансового состояния и выявления потенциальных проблем, прежде чем они замедлят вас. 

Преимущества проектного учёта

Благодаря ежедневному детальному отслеживанию финансов, учёт по проектам предлагает множество преимуществ для вас и ваших заинтересованных сторон. Управление финансовой отчётностью становится проще благодаря отдельным счетам, а также помогает удерживать проекты в рамках заранее определённого объёма. 

Основные преимущества использования проектного учёта в дополнение к стандартному методу учёта вашей организации:

• Улучшенная видимость ежедневных расходов и доходов

• Более точный учет выставления счетов, расходов, начислений и т. д. 

• Возможность отслеживать финансовые различия между двумя проектами

• Обновления в реальном времени о ходе выполнения проекта и его рентабельности

• Использование ценной аналитики для будущих заявок на проекты

• Точные данные о выставлении счетов и ходе работ для предоставления клиентам 

• Улучшенное управление ресурсами

• Расчет фактических затрат по сравнению с предполагаемыми для определения объема и стоимости аналогичных проектов

• Снижение риска неудачи проекта за счёт улучшения управления

Внедрение проектного учёта наиболее распространено в компаниях, работающих по контрактам, таких как строительные или инжиниринговые фирмы. Однако этот метод может быть полезен для самых разных организаций. 

Попрощайтесь с перерасходом бюджета

Быть мастером на все руки — это не значит быть дураком. Если ваша компания может извлечь выгоду из лучшего управления затратами, расходами и доходами, возможно, пришло время попробовать проектный учёт. 

Внедрение проектного учёта в процесс управления может стать решающим фактором между успешным результатом и перерасходом бюджета, нехваткой ресурсов и дорогостоящими задержками. Контролируйте свои финансы с помощью Asana: управляйте транзакциями и временем, упорядочивайте финансовые данные по проектам и легко создавайте финансовые отчёты. Кроме того, можно автоматизировать финансовые рабочие процессы и отслеживать финансовые цели.