Всё, что нужно знать о гибридных графиках работы

Пандемия COVID-19 показала нам, что удалённая работа возможна, а иногда даже предпочтительна. Исследования показывают, что сотрудники часто лучше концентрируются дома, а меньшее количество времени, затрачиваемого на поездки, означает больше времени для личной жизни. Но по мере того, как офисы снова начинают открываться, становится ясно, что очное сотрудничество не менее ценно. Так же, как удалённая работа даёт нам больше сосредоточенности и гибкости, офис обеспечивает столь необходимое место для общения и совместной работы с коллегами. 

Но разрыв между главная страница и офисом не обязательно должен быть либо/либо. Благодаря гибридной работе можно получить преимущества и того, и другого. 

Как разработать политику гибридной работы: руководство, основанное на исследованиях

Узнайте, как определить гибридную работу, проанализировать свою нынешнюю политику, а также создать и внедрить лучшую политику гибридной работы для нужд вашей организации.

Получайте аналитическую информацию

Что такое гибридный график работы? 

Гибридный график — это гибкая модель, сочетающая удалённую и офисную работу. Она позволяет работникам работать из дома в одни дни и из офиса в другие. Работникам не нужно постоянно находиться в офисе, но они и не являются исключительно удалёнными сотрудниками. Вместо этого участники гибридных команд получают преимущества обоих миров — дух товарищества при работе в офисе, а также сосредоточенность и гибкость удаленной работы. 

Три разных модели работы

Гибридная работа — одна из трёх различных моделей работы. Вот в чём их отличия: 

• Офисный график: команда работает в офисе постоянно, за исключением редких дней удалённой работы, когда сотрудникам нужно посетить врача, присмотреть за детьми или решить другие жизненные вопросы. 

• Удалённая работа: вся команда работает удалённо из разных мест. Физического офиса нет, но удалённые работники могут встречаться лично несколько раз в год на командных мероприятиях или выездных совещаниях.

• Гибридный график работы: это комбинация двух предыдущих моделей. В одни дни работники работают из дома, а в другие — из офиса. Некоторые гибридные модели позволяют работникам самим выбирать, когда приходить, в то время как более структурированные графики выделяют конкретные дни для работы дома или в офисе. 

Что стоит за тенденцией гибридной работы?

Гибридная работа не нова, но она стала более популярной в результате COVID-19. Пандемия доказала, что удалённая работа возможна и даже полезна благодаря повышенной гибкости, балансу между работой и личной жизнью и времени на концентрацию. Когда мир начал открываться, стало ясно, что работа в офисе — не единственный способ быть продуктивным. Работники естественным образом стремятся в офис для командной работы и на главную страницу для выполнения более сложных задач. Фактически, 49% работников считают офис более социальным пространством, чем раньше, особенно когда речь идет о совместных задачах, таких как стратегия и планирование, адаптация, индивидуальные встречи и обучение. 

Инфраструктура удалённой работы, созданная во время пандемии, всё ещё работает, а это означает, что командам было проще перейти на гибридные графики и сохранять гибкость в условиях сохраняющейся неопределённости, связанной с COVID. В настоящее время 42% работников, имеющих возможность работать удалённо, делят своё время между главной страницей и офисом, и, согласно прогнозам, в ближайшие годы их число превысит 53%. 

Как разработать политику гибридной работы: руководство, основанное на исследованиях

Узнайте, как определить гибридную работу, проанализировать свою нынешнюю политику, а также создать и внедрить лучшую политику гибридной работы для нужд вашей организации.

Получайте аналитическую информацию

Типы гибридных графиков работы

Гибридная работа имеет множество форм, а это значит, что вы можете адаптировать рабочий график своей команды к конкретным потребностям и предпочтениям. Познакомьтесь с наиболее распространёнными вариантами гибридной работы и узнайте об их плюсах и минусах.  

Когортные графики

Когортные графики — это наиболее структурированный подход к гибридной работе. В этом формате все следуют одному общему правилу, установленному руководителем или компанией. Например, все сотрудники компании работают в офисе по понедельникам и вторникам, а с среды по пятницу могут работать из дома. 

Вот несколько популярных типов когортных графиков: 

• Модель 3:2: работники проводят три дня в офисе и два дня на главной странице. Эту гибридную политику легко координировать, и она позволяет всем находиться в офисе в одни и те же дни недели. Однако есть по крайней мере один недостаток: модель 3:2 не позволяет компаниям сокращать размеры офисных помещений, поэтому она может быть дорогостоящей.

• Модель «снизу вверх»: компания позволяет отдельным командам решать, в какие дни им нужно быть в офисе. Они ставят цель (например, два дня в офисе в неделю) и позволяют каждой команде решать, что для них лучше. Модель «снизу вверх» позволяет командам совместно определять оптимальный для всех график работы в офисе, а поскольку разные команды находятся в офисе в разные дни, можно уменьшить площадь офисного помещения. Потенциальный недостаток этого метода заключается в том, что межфункциональным командам сложнее собираться в офисе в один и тот же день. 

• Скользящий график: эта гибридная модель не только определяет дни, в которые работники должны приходить в офис, но и время их прибытия и ухода. Ступенчатые графики — это наиболее жёсткий вариант, который лучше всего подходит для посменной работы. Например, врачебный кабинет может использовать скользящие графики, чтобы обеспечить достаточное количество персонала в течение дня, но при этом работать с пониженной способностью, чтобы избежать риска заражения COVID. Это позволит врачам виртуально осматривать пациентов в дни работы из дома, но при этом обеспечит достаточное количество сотрудников в офисе. 

Если вашей команде необходимо управлять повторяющимися сменами и охватом, рассмотрите возможность использования нашего шаблона рабочего графика для стандартизации планирования и сокращения ручного труда, необходимого для планирования еженедельных часов.

Гибкие графики

Гибкие графики — это именно то, что нужно. В них нет жёстких правил. Вместо этого работники могут работать из дома, когда хотят, и приходить в офис, когда хотят. 

• Гибкое место работы: эта гибридная модель даёт отдельным участникам команды свободу решать, где они хотят работать в тот или иной день. Это похоже на метод снизу вверх, но право принимать решения принадлежит отдельным лицам, а не целым командам. Если вы хотите сократить размер офиса, гибкие графики могут по-прежнему работать, если у вас есть система бронирования рабочих мест. Если у вас ограниченное пространство для работы в офисе, это означает, что работники могут забронировать рабочее пространство до того, как придут. Имейте в виду, что в какой-то день свободных мест может не хватить, и участники команды, которые хотят прийти, не смогут этого сделать.

• Гибкое время: эта модель позволяет команде выбирать часы работы. Например, в дни удалённой работы участники команды могут работать с 8:00 до полудня, выполнять поручения, а затем снова входить в систему с 15:00 до 19:00. Вы также можете комбинировать гибкое время с гибким местом или когортными графиками, чтобы предоставить своим работникам еще большую свободу действий. 

Преимущества гибридных графиков работы

Гибридные графики работы становятся всё более популярными не просто так. При правильном подходе они максимизируют преимущества как удалённой, так и офисной работы. Вот как это происходит: 

Повышение гибкости и удовлетворенности работников

Большинство работников умственного труда согласны с тем, что разделение ��ежду главной страницей и офисом — это не «или/или», а «и/и». Работники предпочитают гибкость гибридной рабочей среды, потому что она помогает им совмещать работу с личной жизнью. Поскольку работникам не нужно каждый день добираться до работы и обратно, у них появляется больше времени и гибкости для личных и семейных дел. С другой стороны, ваша команда по-прежнему может пользоваться преимуществами личного сотрудничества, когда находится в офисе. Это идеальный рецепт для удовлетворённости работников: они могут вести насыщенную личную жизнь и при этом чувствовать себя вовлечёнными в работу. 

Гибридные работники, как правило, превосходят по производительности сотрудников, работающих только в офисе, и гораздо счастливее. Причина в том, что гибкость — это огромное преимущество для них: они могут заниматься тем, что действительно ценят, и при этом превосходить других на работе.”

Баланс между временем на фокусировку и совместной работой

Наше исследование показывает, что работники лучше всего выполняют квалифицированную работу дома, где они могут лучше сосредоточиться. С другой стороны, офисные задачи, такие как стратегия и планирование, адаптация, индивидуальные встречи, обучение и развитие, работники предпочитают выполнять в офисе. Хорошо продуманный гибридный график работы объединяет оба этих преимущества: участники команды могут работать из дома, чтобы максимально сосредоточиться на квалифицированных задачах, а затем приходить в офис для межличностной работы. 

Сокращение расходов

Некоторые типы гибридных графиков работы могут помочь вам сэкономить деньги. Если работники проводят в офисе меньше времени, можно сократить накладные расходы на аренду помещений и материалы. Однако это зависит от типа гибридного графика, который вы используете. Если разные команды приходят в офис в разные дни, вам не понадобится столько места на столе. Но если все сотрудники вашей компании должны приходить в офис в определенные дни, вам всё равно понадобится рабочее место для каждого. 

Лучшие практики гибридной работы

Гибридная работа может повысить удовлетворенность и продуктивность вашей команды, но вы должны делать это правильно. Если ваша компания переходит на гибридную модель, вот на чём следует сосредоточиться, чтобы команда максимально эффективно использовала время, работая вместе и по отдельности.

Координируйте время в офисе

Гибридная работа наиболее эффективна, когда работники могут сотрудничать лицом к лицу. Так ваша команда получит лучшее из обеих сред — сосредоточенность на удалённой работе без отвлекающих факторов плюс вовлеченность и межличностные связи в офисе. Однако для достижения такого баланса требуется координация. 

Какое же решение? Синхронизируйте время в офисе. Вместо того чтобы каждый день позволять сотрудникам выбирать место работы, составьте общий график, чтобы все находились в офисе в одни и те же дни. Прежде чем составить расписание, проведите опрос, чтобы узнать, какие дни команда предпочитает для работы в офисе, а какие — для удалённой работы. Затем используйте эту информацию для создания гибридного графика, который соответствует уникальным потребностям вашей команды. 

Развивайте личный контакт

Наше исследование показывает, что 41% работников чувствуют себя более изолированными при удаленной работе, поэтому, когда вы работаете с главной страницы часть времени, личная связь становится гораздо более ценной. Это означает, что помимо синхронизации времени команды в офисе, важно также максимально эффективно использовать время, которое вы проводите вместе. 

Узнайте, как поощрять личные связи на гибридном рабочем месте: 

• Выделите время на совместную работу в офисе. Используйте время, проведённое вместе, максимально эффективно: планируйте индивидуальные встречи и совместные обсуждения, например мозговые штурмы, в те дни, когда команда находится в офисе.

• Выделите время на личное общение. Выделите время для командных обедов, кофе-чатов, счастливых часов и других командных мероприятий, когда все вместе в офисе. 

• Не пренебрегайте виртуальными связями. Включите в повестку дня встречи вопросы для снятия напряжения, чтобы участники команды могли раскрыться во время видеоконференции. 

Создайте культуру прозрачности и доверия

Гибридные графики позволяют вашей команде работать так, как им удобно, но это также означает, что вы не будете видеть коллег лично каждый день. В периоды, когда вы физически далеки друг от друга, прозрачность и доверие необходимы, чтобы помочь вашей команде оставаться на связи. Вам нужно знать, над чем работают участники команды и как с ними общаться, но также нужно верить, что все работают, даже если вы не видите, как они это делают. 

Вот несколько способов повысить прозрачность и доверие в команде: 

• Сделайте свой календарь общедоступным и заблокируйте время для личных встреч и концентрации на работе. Так ваша команда будет знать, когда вы будете медленнее отвечать. Кроме того, если вы поделитесь своим Календарем, другие не будут планировать встречи на время, когда вы недоступны. 

• Расскажите команде о своих предпочтениях в общении и о том, когда вы обычно отвечаете на сообщения. Например, сообщите команде, что предпочитаете электронную почту сообщениям в Slack, и предупредите, что можете не сразу ответить, если пытаетесь сосредоточиться. В Календаре или в приложениях для обмена сообщениями, таких как Slack, можно также устанавливать статусы, чтобы указывать, когда вы сосредоточены на работе или недоступны для общения. 

• Установите (и сообщите) чёткое время начала и окончания рабочего дня. Установление этих границ особенно важно, если вы руководитель, потому что это побуждает сотрудников полностью отключаться от работы в нерабочее время. Когда участники команды знают, когда они должны работать, они с меньшей вероятностью страдают от выгорания и переутомления. 

• Избегайте микроменеджмента. Как руководителю вам важно верить, что ваша команда делает всё возможное, даже если вы не можете видеть её лично. Установив правила гибридного графика, доверьтесь своей команде и не проверяйте, как и где они работают. Такой подход может быть непростым, но он подтверждается данными: работники компаний с высоким уровнем доверия сообщают о снижении стресса на 74%, повышении производительности на 50% и повышении вовлеченности на 76% по сравнению с работниками компаний с низким уровнем доверия. 

Выделите время на концентрацию

Согласно нашему исследованию, 21% работников умственного труда считают, что работа из дома повышает их концентрацию. Но чтобы работники могли максимально эффективно использовать время, проведённое в удалённом режиме, им нужен перерыв от отвлекающих уведомлений и совещаний. Каждую неделю работники теряют почти три часа на ненужные совещания, а каждый день их бомбардируют 32 электронными письмами. Это огромная потеря времени, которое можно было бы потратить на работу. 

Узнайте, как избавиться от шума и сосредоточить внимание своей команды: 

• Выделите один день в неделю без совещаний, чтобы дать людям время войти в рабочий поток. В этот день работники могут работать из дома, если захотят. 

• Определите, что должно входить в совещание, а когда можно просто отправить электронное письмо или использовать другую форму асинхронного общения. И помните, что не все встречи должны длиться 30 минут или час. Иногда достаточно 15-минутного обсуждения. 

• Сделайте более длительное время ответа нормой. 50% руководителей и 42% рядовых сотрудников считают, что должны отвечать на уведомления немедленно. Но постоянная проверка уведомлений отвлекает от работы, поскольку на восстановление рабочего ритма после перерыва может уйти до 20 минут. Как руководитель вы можете установить более реалистичные ожидания в отношении времени ответа и дать команде возможность отключать уведомления, когда это необходимо.

Используйте правильные инструменты для гибридной работы

Поскольку гибридные графики сочетают в себе работу в офисе и удалённую работу, вам нужен инструмент, который будет поддерживать ваших работников при переходе из офиса на главную страницу и в любое другое место. Совещания и электронная почта могут быть эффективными, когда вы работаете в одном офисе, но всё усложняется, когда вам нужно координировать проекты на расстоянии.  К счастью, программное обеспечение для управления работой поможет вам сотрудничать с командами в разных часовых поясах и офисах. Правильный инструмент поможет вам организовать работу в одном центральном месте и держать всех в курсе того, кто, что и к какому сроку делает. В этом случае вам не нужно собирать всех в одном помещении, чтобы знать, что происходит. Вместо этого ваша команда может работать из любого места, не упуская ни одной детали. 

Как разработать политику гибридной работы: руководство, основанное на исследованиях

Узнайте, как определить гибридную работу, проанализировать свою нынешнюю политику, а также создать и внедрить лучшую политику гибридной работы для нужд вашей организации.

Получайте аналитическую информацию