Six Sigma: tudo o que você precisa saber sobre a metodologia Lean

Imagine que a sua equipe de desenvolvimento está dando os retoques finais para o lançamento de um grande produto. Quando o produto chega ao estágio de teste, a equipe detecta vários bugs inesperados no código. Como a sua equipe pode evitar que isso aconteça no futuro?

Uma maneira de fazer isso é implementar uma antiga ferramenta de fabricação: a metodologia Six Sigma.

O que é Six Sigma?

Six Sigma é uma metodologia de melhoria de processos que ajuda as organizações a aprimorar os seus processos de Business. O principal objetivo do Six Sigma é ajudar a estabelecer processos uniformes para diminuir a quantidade de variações no produto final. Em última análise, isso minimiza a quantidade de defeitos do produto. 

A principal filosofia do Six Sigma é que todos os processos podem ser definidos, medidos, analisados, melhorados e controlados (comumente referido como o método DMAIC).

De acordo com o Six Sigma, todos os processos exigem entradas e saídas. As entradas são as ações que a sua equipe executa, e as saídas são os efeitos dessas ações. A ideia principal é que, se você puder controlar o maior número possível de entradas (ou ações), também controlará as saídas. 

Qual é a origem do Six Sigma?

Em 1809, o matemático alemão Carl Friedrich Gauss usou pela primeira vez a famosa curva de sino para explicar os erros de medição. Na década de 1920, Walter Shewhart descobriu que três sigma da média é o ponto preciso em que um processo precisa ser corrigido. 

Mas foi somente em 1986 que o engenheiro e desenvolvedor Bill Smith criou a metodologia Six Sigma para a Motorola que conhecemos hoje. A Motorola usou a metodologia para identificar a maturidade de um processo por sua classificação “sigma”, que indica a porcentagem de produtos livres de defeitos.

Por definição, um processo Six Sigma é aquele em que ocorrem menos de 3,4 defeitos por milhão de oportunidades. Em outras palavras, espera-se que 99,9997 % das oportunidades estejam estatisticamente livres de defeitos.

O Six Sigma ainda é comumente usado na manufatura e produção enxuta porque o processo pode ser útil na prevenção e eliminação de defeitos. No entanto, essa metodologia também pode ser usada no setor de serviços e com equipes de engenharia de software.

Lean Six Sigma

Em geral, a meta de uma metodologia otimizada é eliminar o desperdício ou qualquer coisa que não agregue valor a um produto ou processo. A metodologia Lean Six Sigma (LSS) valoriza a prevenção de defeitos em vez da detecção de defeitos. Isso significa que a meta do LSS não é identificar onde está o defeito, mas evitar que ele aconteça. 

Os cinco princípios fundamentais do Six Sigma

A metodologia Six Sigma tem cinco princípios fundamentais que você pode usar ao analisar os seus processos.

1. Concentre-se no cliente

No Six Sigma, a meta é garantir que você possa fornecer aos seus clientes o máximo de valor possível. Isso significa que a sua equipe deve dedicar muito tempo a identificar quem são os seus clientes, quais são as suas necessidades e o que impulsiona o seu comportamento na compra de produtos. Este princípio funciona bem para empresas de SaaS, pois muitas vezes elas se concentram em fluxos de receita recorrentes.

Identificar os desejos e necessidades do cliente pode ajudar a equipe a entender melhor como retê-los e fazê-los voltar ao seu produto.

Isso requer que a equipe entenda a qualidade do produto que os clientes considerariam aceitável, para que você possa atender ou até mesmo superar as expectativas deles. Depois de entender esse nível de qualidade, você pode usá-lo como referência para a produção. 

2. Use os dados para descobrir onde ocorre a variação

Descreva todas as etapas do seu processo de produção atual. Depois de fazer isso, analise e reúna dados sobre o processo atual para ver se há áreas que podem ser otimizadas ou que estão causando um gargalo no seu fluxo de trabalho.

Por exemplo, pense em como você compartilha informações com a equipe. Todos na equipe estão recebendo as mesmas informações ou estão consultando documentos desatualizados? Estabelecer um local centralizado para todas as informações pertinentes ao projeto pode ajudar a minimizar o tempo gasto na busca pelos documentos certos.

Às vezes, pode ser difícil decidir quais métricas você precisa analisar. Uma maneira fácil de descobrir isso é começar pelo fim. Identifique uma meta que você deseja alcançar e trabalhe a partir daí. Por exemplo, se a sua Meta é encurtar o tempo de produção, analise quanto tempo leva cada etapa do processo de produção.

3. Melhore continuamente o seu processo

Ao analisar o seu processo de produção, considere quaisquer etapas que não agreguem valor à sua equipe ou aos seus clientes finais. Use ferramentas como o mapeamento do fluxo de valor para identificar onde é possível agilizar os processos e diminuir a quantidade de gargalos. 

A ideia de fazer pequenas melhorias nos seus processos ao longo do tempo é conhecida como kaizen, ou melhoria contínua. A filosofia por trás da melhoria contínua é que, se você fizer pequenas mudanças ao longo de um longo período, isso pode levar a grandes mudanças positivas a longo prazo.

4. Envolva todos

O Six Sigma é uma metodologia que permite que todos na equipe contribuam. No entanto, isso exige que todos na equipe tenham algum treinamento sobre o processo Six Sigma para reduzir o risco de criar mais obstáculos em vez de eliminá-los. 

O Six Sigma funciona especialmente bem quando equipes interdisciplinares estão envolvidas, porque fornece uma visão holística de como um processo pode afetar todas as partes do seu Business. Quando se incluem representantes de todas as equipes envolvidas em um processo, todos têm uma visão das melhorias que estão sendo feitas e de como essas mudanças podem afetar as equipes.

Vamos nos aprofundar nos diferentes tipos de treinamentos e certificações Six Sigma mais adiante neste artigo.

5. Garanta um ecossistema flexível e responsivo

O Six Sigma tem tudo a ver com a criação de mudanças positivas para os seus clientes. Isso significa que você deve procurar constantemente maneiras de melhorar os seus processos, e toda a sua equipe deve permanecer flexível para que possa mudar de direção sem muita perturbação.

Isso também significa que os processos precisam ser facilmente intercambiáveis. Uma maneira fácil de fazer isso é dividir os processos em etapas. Se houver um problema com apenas uma etapa, apenas essa etapa precisará ser corrigida, e não todo o processo. 

As duas principais metodologias Six Sigma

Existem dois processos comuns dentro do Six Sigma, e cada um deles é usado em situações diferentes.

Em geral, o método DMAIC é o método padrão para otimizar os processos existentes. Por outro lado, use o método DMADV quando um processo ainda não estiver estabelecido e você precisar criar um.

DMAIC

DMAIC é uma sigla em inglês, ou seja, cada letra representa uma etapa do processo. DMAIC significa definir, mensurar, analisar, melhorar e controlar.

• Defina o sistema. Identifique o perfil do seu cliente ideal, incluindo os desejos e necessidades dos seus clientes. Durante esta etapa, você também deve identificar as metas de todo o projeto como um todo.

• Meça os principais aspectos dos processos atuais. Usando as metas estabelecidas na fase de definição, faça um benchmark dos seus processos atuais e use esses dados para informar como você deseja otimizar o seu projeto.

• Analise o processo. Determine as causas principais dos problemas e identifique como as variações são formadas.

• Melhore ou otimize o processo. Com base na análise da etapa anterior, crie um novo processo de estado futuro. Isso significa que você deve criar uma amostra do processo aprimorado e testá-lo em um ambiente separado para ver como ele funciona.

• Controle o processo de estado futuro. Se os resultados na etapa de “melhoria” estiverem de acordo com os padrões da sua equipe, implemente esse novo processo no seu fluxo de trabalho atual. Ao fazer isso, é importante tentar controlar o maior número possível de variáveis. Muitas vezes, isso é feito usando controle estatístico de processos ou monitoramento contínuo.

Exemplo de DMAIC

A equipe de produto percebe que a taxa de rotatividade de clientes (a taxa em que os clientes param de fazer negócios com você) está aumentando. Para evitar que esse problema piore, você pode usar a metodologia Six Sigma DMAIC para identificar o problema e desenvolver uma solução. 

• Definir: a taxa de rotatividade de clientes aumentou de 3 % para 7 % nos últimos seis meses.

• Medir: a sua equipe tem muitas informações sobre como os clientes em potencial se convertem em clientes reais, mas não há muitas informações sobre o que acontece depois que alguém se torna um cliente. Você decide analisar e medir o comportamento do usuário após a compra do produto.

• Analisar: depois de analisar o comportamento dos usuários após se tornarem clientes, a equipe percebe que os clientes mais novos estão tendo mais dificuldade em se acostumar com a nova interface do usuário do produto do que os clientes existentes.

• Melhorar: a equipe decide implementar um fluxo de trabalho de “integração de novos clientes” que ajude os clientes a identificar as principais partes do produto e como usá-lo. A sua equipe trabalha com a equipe de Sucesso do cliente para ajudar a definir boas práticas e criar treinamentos. Isso dá à equipe de Sucesso do cliente todas as informações necessárias para treinar novos clientes de forma eficaz e garantir a satisfação do cliente. 

• Controlar: a equipe monitora a taxa de rotatividade e como os clientes estão se comportando agora que as mudanças foram implementadas. Depois de alguns meses, você percebe que a taxa de rotatividade começa a diminuir novamente, então opta por manter as novas alterações no processo.

DMADV

O método DMADV é às vezes chamado de Design for Six Sigma (DFSS). DMADV significa definir, mensurar, analisar, projetar e verificar. Veja o que fazer durante cada fase:

• Definir as metas. Ao definir metas para o novo processo que você está estabelecendo, é importante considerar tanto as metas de negócios quanto as metas do seu perfil de cliente ideal. 

• Meça e identifique os CTQs. CTQ significa “crítico para a qualidade”. Estas são as características que definem o seu produto perfeito. Durante esta etapa, você identificará como o seu novo processo pode ajudar a alcançar esses CTQs e quaisquer riscos potenciais que possam afetar a qualidade.

• Analise para desenvolver e projetar múltiplas opções. Ao projetar um novo processo de produção, é importante ter várias opções. Dê uma olhada nas diferentes opções que você criou e analise os pontos fortes e fracos de cada uma. 

• Projete a opção escolhida. Com base na análise da etapa anterior, dê o próximo passo e implemente a opção que melhor se adapta às suas necessidades. 

• Verifique o projeto e configure as execuções-piloto. Depois de terminar de implementar o seu processo, é hora de entregá-lo aos proprietários do processo e medir como ele funciona. Quando o processo estiver em funcionamento, a sua equipe poderá otimizá-lo usando o método DMAIC. 

Certificação Six Sigma

O Six Sigma é um programa de treinamento multinível. Assim como nas artes marciais, cada classificação é uma cor de faixa diferente que indica um corpo de conhecimento e anos de experiência distintos. O programa de certificação Six Sigma se divide em seis classificações diferentes, da faixa branca ao Promotor:

• Faixa branca: se você é novo no método Six Sigma, começará nesta etapa. Alguém com um Six Sigma White Belt não precisa ter nenhum treinamento ou certificação formal em Six Sigma, mas entende a estrutura e as diretrizes básicas. Isso significa que pode participar de projetos de redução de desperdício e controle de qualidade. 

• Yellow Belt: este nível requer algum treinamento formal e você pode receber uma certificação oficial de Yellow Belt do Six Sigma. Com uma faixa amarela, você pode contribuir mais para a estratégia do que com uma faixa branca. Agora você pode ajudar os superiores na resolução e análise de problemas.

• Green Belt: com uma certificação Six Sigma Green Belt, você pode começar a criar estratégias e implementar técnicas menores de melhoria de processos por conta própria.

• Black Belt: depois de receber a certificação Black Belt, você poderá dividir os processos e lidar com projetos mais complexos do que qualquer faixa anterior. Neste treinamento, você aprende a gerir mudanças em larga escala que podem afetar os resultados financeiros de uma empresa.

• Master Black Belt: o Six Sigma Master Black Belt é um curso adicional que ajuda a aprimorar as suas habilidades atuais, aprofundando a sua compreensão do Lean Six Sigma. Você aprenderá mais sobre ferramentas estatísticas e cultivará uma maior celebração pelo método DMAIC.

• Promotor: você pode se tornar um Promotor Six Sigma com um treinamento final que normalmente é útil para gerentes e executivos seniores que desejam se tornar proficientes em orientar equipes de projeto e líderes nas diferentes fases do DMAIC. 

Embora não haja um padrão unificado para a certificação, os cursos são projetados para ensinar os fundamentos do processo e como aplicar as ferramentas do Six Sigma às situações de trabalho do dia a dia.

Monitore e aprimore os fluxos de trabalho com o Six Sigma

Melhorar os processos de Business ajuda a reduzir o desperdício. Ao debater e analisar os fluxos de trabalho, reserve um tempo para identificar e resolver os gargalos. Visualize cada etapa do seu processo de produção para poder atribuí-las a proprietários específicos.