Tudo o que você precisa saber sobre os horários de trabalho híbridos
Resumo
A pandemia de COVID-19 nos mostrou que o trabalho remoto é possível — e às vezes até preferível. Pesquisas apontam que os trabalhadores geralmente se concentram mais em casa, e menos tempo gasto em deslocamentos significa mais tempo para a vida Personal. Mas, à medida que os escritórios começam a abrir novamente, também fica claro que a colaboração presencial é igualmente valiosa. Assim como o trabalho remoto nos dá mais foco e flexibilidade, o escritório oferece um lugar muito necessário para socializar e trabalhar ao lado dos nossos colegas.
Mas a divisão entre casa e escritório não precisa ser uma escolha de um ou outro. Graças ao trabalho híbrido, é possível obter os benefícios de ambos.
Como elaborar a sua política de trabalho híbrido: um manual embasado em pesquisas
Aprenda a definir o trabalho híbrido, analisar a sua política atual e criar e implementar a melhor política de trabalho híbrido para as necessidades da sua organização.
O que é um cronograma de trabalho híbrido?
Um horário de trabalho híbrido é um modelo de trabalho flexível que combina trabalho remoto e no escritório. Ele permite que os funcionários trabalhem em casa em alguns dias e no escritório em outros. Os trabalhadores não precisam estar no escritório o tempo todo, mas também não são estritamente teletrabalhadores. Em vez disso, os membros de equipes híbridas colhem os benefícios de ambos os mundos: a camaradagem do trabalho no escritório, mais o foco e a flexibilidade do trabalho remoto.
Os três modelos de trabalho
O trabalho híbrido é um dos três modelos de trabalho diferentes. Veja a comparação entre eles:
Horário de trabalho no escritório: os membros da equipe trabalham no escritório o tempo todo, exceto em dias ocasionais de trabalho em casa para consultas médicas, cuidados infantis e circunstâncias pontuais da vida.
Horário de trabalho remoto: todos na equipe trabalham remotamente em diferentes locais. Não há escritório físico, mas os funcionários remotos podem se encontrar pessoalmente algumas vezes por ano em eventos da equipe ou reuniões externas.
Horário de trabalho híbrido: é uma combinação dos dois modelos anteriores. Alguns dias, os funcionários trabalham a partir de casa; outros, trabalham no escritório. Alguns modelos de trabalho híbrido permitem que os funcionários escolham quando vir, enquanto cronogramas mais estruturados dedicam dias específicos para o trabalho em casa ou no escritório.
Por que o trabalho híbrido tem se tornado mais popular?
O trabalho híbrido não é novidade, mas ganhou popularidade como resultado da COVID-19. A pandemia provou que o trabalho remoto é possível e até benéfico, graças à maior flexibilidade, ao equilíbrio entre a vida pessoal e profissional e ao tempo de foco. Quando o mundo começou a se abrir, ficou claro que o trabalho no escritório não é a única maneira de ser produtivo. Os funcionários naturalmente preferem o escritório para o trabalho em equipe e a casa para tarefas que exigem mais foco. Na verdade, 49% dos trabalhadores veem o escritório mais como um espaço social do que antes, especialmente quando se trata de tarefas de colaboração a exemplo da estratégia e planejamento, integração, reuniões a dois e treinamento.
A infraestrutura de trabalho remoto implementada durante a pandemia ainda está em vigor, o que significa que tem sido mais fácil para as equipes adotar horários híbridos e permanecer flexíveis em meio às incertezas contínuas da COVID. Agora, 42% dos colaboradores com capacidade remota dividem seu tempo entre a casa e o escritório, e esse número deve chegar a 53% nos próximos anos.
Como elaborar a sua política de trabalho híbrido: um manual embasado em pesquisas
Aprenda a definir o trabalho híbrido, analisar a sua política atual e criar e implementar a melhor política de trabalho híbrido para as necessidades da sua organização.
Tipos de horários de trabalho híbrido
O trabalho híbrido pode assumir muitas formas, o que significa que você pode adaptar o horário de trabalho da sua equipe para atender a necessidades e preferências específicas. Ao navegar pelo mundo do trabalho híbrido, confira estas opções comuns de trabalho híbrido e aprenda sobre seus prós e contras.
Cronogramas de coorte
Os cronogramas de coorte são a abordagem de trabalho híbrido mais estruturada. Com esse formato, todos seguem uma regra comum definida pelo gerente ou pela empresa. Por exemplo, todos na empresa trabalham no escritório às segundas e terças-feiras, com a opção de trabalhar em casa de quarta a sexta-feira.
Apresentamos a seguir alguns tipos populares de cronogramas de coorte:
Modelo 3:2: os funcionários passam três dias no escritório e dois em casa. Esta política de trabalho híbrido é fácil de coordenar e permite que todos estejam no escritório nos mesmos dias da semana. No entanto, há pelo menos uma desvantagem: o modelo 3:2 não permite que as empresas reduzam o espaço do escritório, portanto pode ser caro.
Modelo de baixo para cima: a empresa permite que as equipes decidam em quais dias precisam estar no escritório. Ela estabelece uma meta (como dois dias no escritório por semana) e deixa cada equipe decidir o que funciona melhor para ela. O modelo de baixo para cima permite que as equipes trabalhem juntas para determinar qual cronograma de escritório é ideal para todos e, como equipes diferentes estão no escritório em dias diferentes, você pode reduzir o espaço do seu escritório. Uma possível desvantagem desse método é que é mais difícil reunir equipes interdisciplinares no escritório no mesmo dia.
Horários escalonados: este modelo híbrido não apenas especifica os dias em que os funcionários devem comparecer, mas também determina a que horas eles devem chegar e sair. Os cronogramas escalonados são os mais rígidos e são melhores para o trabalho por turnos. Por exemplo, um consultório médico pode usar horários escalonados para garantir que haja pessoal suficiente disponível ao longo do dia, enquanto ainda opera com capacidade reduzida para evitar o risco de COVID. Isso permitiria que os médicos atendessem pacientes virtualmente em seus dias de trabalho em casa, mas ainda garantiria que houvesse cobertura suficiente no escritório.
Se a sua equipe precisa gerir turnos e cobertura recorrentes, considere usar o nosso modelo de cronograma de trabalho para padronizar o agendamento e reduzir o esforço manual necessário para planejar as horas semanais.
Horários flexíveis
Os cronogramas flexíveis são exatamente isso: flexíveis. Não há regras rígidas e rápidas. Em vez disso, os funcionários podem trabalhar em casa quando quiserem e ir ao escritório quando quiserem.
Local flexível: este modelo híbrido dá aos membros individuais da equipe a liberdade de decidir onde querem trabalhar em um determinado dia. É semelhante ao método bottom-up, mas o poder de decisão está com os indivíduos, em vez de com equipes inteiras. Se você quiser reduzir o tamanho do seu escritório, os horários flexíveis ainda podem funcionar, desde que você tenha um sistema de reserva de mesas. Se você tiver espaço limitado para o trabalho no escritório, isso significa que os funcionários podem reservar um espaço de trabalho antes de entrar. Lembre-se de que você pode ficar sem espaço em um determinado dia, portanto, os membros da equipe que quiserem entrar podem não conseguir.
Horário flexível: este modelo permite que os membros da equipe escolham seus horários. Por exemplo, nos dias de trabalho em casa, os membros da equipe podem trabalhar das 8h ao meio-dia, fazer tarefas e, em seguida, voltar a trabalhar das 15h às 19h. Você também pode combinar o horário flexível com os cronogramas de local flexível ou de coorte para proporcionar ainda mais flexibilidade aos seus funcionários.
Benefícios dos horários de trabalho híbridos
Há uma razão para os horários de trabalho híbridos estarem em ascensão. Quando bem-feitos, eles maximizam os benefícios do trabalho remoto e no escritório. Veja como:
Aumente a flexibilidade e a satisfação dos funcionários
A maioria dos trabalhadores do conhecimento concorda que a divisão entre casa e escritório não é um ou outro, mas ambos. Os funcionários preferem a flexibilidade de um ambiente de trabalho híbrido porque isso os ajuda a conciliar o trabalho com a vida pessoal. Como os funcionários não precisam se deslocar todos os dias, eles têm mais tempo e flexibilidade para compromissos pessoais e familiares. E, por outro lado, a equipe ainda pode colher os benefícios da colaboração presencial quando estiver no escritório. Essa é a melhor receita para a satisfação dos funcionários: os trabalhadores podem levar uma vida pessoal plena e ainda se sentir conectados e envolvidos no trabalho.
Os colaboradores híbridos tendem a obter um desempenho superior ao dos colaboradores de escritório, e são muito mais felizes. A razão é que a flexibilidade é um enorme benefício para eles, que conseguem fazer as atividades que realmente valorizam enquanto superam o seu próprio desempenho no trabalho.”
Equilibre o tempo de foco e a colaboração
A nossa pesquisa revela que os trabalhadores fazem o melhor trabalho qualificado em casa, onde podem se concentrar mais. Por outro lado, os funcionários preferem o horário de expediente para tarefas colaborativas, como estratégia e planejamento, integração, reuniões a dois, treinamento e desenvolvimento. Um cronograma de trabalho híbrido bem elaborado colhe esses dois benefícios: os membros da equipe podem trabalhar em casa para maximizar o foco durante tarefas qualificadas e, em seguida, ir ao escritório para o trabalho interpessoal.
Por que o envolvimento dos funcionários é o segredo para o sucesso da sua equipeReduza os custos
Alguns tipos de horários de trabalho híbridos podem ajudar a economizar dinheiro. Se os funcionários passarem menos tempo no escritório, você poderá reduzir o tamanho e os custos indiretos do espaço e dos materiais do escritório. No entanto, isso depende do tipo de cronograma híbrido que você usa. Se equipes diferentes vierem ao escritório em dias diferentes, você não precisará de tanto espaço de trabalho. Mas, se todos na sua empresa precisarem ir ao escritório em dias específicos, ainda será necessário ter uma mesa para cada pessoa.
Boas práticas para o trabalho híbrido
O trabalho híbrido pode aumentar a satisfação e a produtividade da sua equipe, mas você precisa fazer isso da maneira certa. Se a sua empresa adotar o trabalho híbrido, veja o que fazer para aproveitar ao máximo o tempo da sua equipe, tanto presencial quanto remoto.
Coordene o tempo no escritório
O trabalho híbrido é mais eficaz quando os funcionários ainda podem colaborar presencialmente. Dessa forma, a equipe obtém o melhor dos dois ambientes: o foco livre de distrações do trabalho remoto e o envolvimento e a conexão interpessoal do trabalho no escritório. No entanto, esse equilíbrio requer alguma coordenação.
A solução? Sincronizar o tempo no escritório. Em vez de permitir que cada pessoa escolha o local onde trabalhará em um dia específico, defina um cronograma comum com a equipe para garantir que todos estejam no escritório nos mesmos dias. Antes de definir o cronograma, envie uma pesquisa para coletar informações sobre os dias em que os membros da equipe preferem trabalhar presencialmente ou remotamente. Em seguida, use essas informações para criar um cronograma híbrido que atenda às necessidades específicas da equipe.
Promova a conexão pessoal
A nossa pesquisa mostra que 41% dos trabalhadores se sentem mais isolados ao trabalhar remotamente, portanto, quando você trabalha em casa parte do tempo, a conexão presencial é muito mais valiosa. Isso significa que, além de sincronizar o tempo da sua equipe no escritório, também é importante aproveitar ao máximo o tempo que passam juntos.
Veja como incentivar as conexões pessoais em um local de trabalho híbrido:
Reserve um tempo para a colaboração presencial. Aproveite ao máximo o tempo que passam juntos: agende reuniões a dois e encontros colaborativos, como sessões de brainstorming, nos dias em que a equipe estiver no escritório.
Reserve um tempo para a interação presencial. Reserve tempo para almoços em equipe, bate-papos com café, happy hours e outros eventos da equipe quando todos estiverem juntos no escritório.
Não negligencie as conexões virtuais. Inclua perguntas para quebrar o gelo na pauta da reunião para incentivar os membros da equipe a se abrirem durante a videoconferência.
Crie uma cultura de transparência e confiança
Os cronogramas híbridos permitem que a equipe trabalhe de acordo com a sua maior produtividade, mas também significam que você não verá os colegas de trabalho pessoalmente todos os dias. Nos momentos em que você está fisicamente distante, a transparência e a confiança são essenciais para ajudar a equipe a se manter conectada. Você precisa saber no que os membros da equipe estão trabalhando e como se comunicar com eles, mas também precisa confiar que todos estão trabalhando, mesmo que não possa vê-los fazendo isso.
Confira algumas maneiras de promover a transparência e a confiança na sua equipe:
Torne o seu calendário público e reserve tempo para foco e compromissos pessoais. Dessa forma, a equipe saberá quando você demorará mais para responder. Além disso, compartilhar o seu calendário impede que as pessoas agendem reuniões quando você não estiver disponível.
Compartilhe as suas preferências de comunicação com a equipe e quando normalmente está disponível para responder a mensagens. Por exemplo, informe à equipe se você prefere e-mail em vez de mensagens do Slack e defina expectativas de que talvez não responda imediatamente se estiver tentando se concentrar. Você também pode definir estados no seu calendário ou em aplicativos de mensagens como o Slack para indicar quando está focado ou indisponível para conversar.
Defina (e comunique) horários claros de início e fim para o seu dia de trabalho. Definir esses limites é especialmente importante para os gestores, porque incentiva os trabalhadores a se desconectarem completamente quando estiverem fora do expediente. Quando os membros da equipe sabem quando devem trabalhar, é menos provável que sofram de burnout e excesso de trabalho.
Evite o microgerenciamento. Como gestor, é importante confiar que a sua equipe está fazendo o melhor possível, mesmo que você não possa vê-la pessoalmente. Depois de definir as diretrizes para o seu cronograma de trabalho híbrido, confie na equipe para segui-las e evite verificar como e onde ela está trabalhando. Essa abordagem de não interferência pode ser difícil, mas é apoiada por dados: pessoas em empresas de alta confiança relatam 74 % menos estresse, 50 % mais produtividade e 76 % mais engajamento do que funcionários em empresas de baixa confiança.
Dê tempo para o foco
De acordo com a nossa pesquisa, 21% dos trabalhadores do conhecimento dizem que trabalhar em casa aumentaria o seu foco. Mas, para que os funcionários aproveitem ao máximo os seus dias remotos, eles precisam de uma pausa das notificações e reuniões que drenam o foco. A cada semana, os trabalhadores perdem quase três horas em reuniões desnecessárias e, a cada dia, são bombardeados com 32 e-mails. Isso é muito tempo de foco perdido.
Veja como reduzir o ruído e priorizar o foco na sua equipe:
Defina um “dia sem reuniões” a cada semana para dar às pessoas tempo de entrar num estado de fluxo mental no trabalho. Este deve ser um dia em que os funcionários possam trabalhar em casa, se quiserem.
Defina os aspectos necessários para se realizar uma reunião e quando você pode simplesmente enviar um e-mail ou outra forma de comunicação assíncrona. E lembre-se: nem todas as reuniões precisam ter 30 minutos ou uma hora de duração. Às vezes, uma reunião de 15 minutos é tudo o que você precisa.
Normalize tempos de resposta mais longos. 50 % dos gerentes e 42 % dos colaboradores individuais sentem que precisam responder às notificações imediatamente. Mas verificar constantemente as notificações drena o foco, já que pode levar mais de 20 minutos para recuperar o ritmo após uma interrupção. Como gestor, você pode definir expectativas mais realistas em relação aos tempos de resposta e incentivar a equipe a silenciar as notificações quando necessário.
Use as ferramentas certas para o trabalho híbrido
Como os cronogramas híbridos combinam o trabalho presencial com o remoto, você precisa de uma ferramenta que possa acompanhar a transição dos seus funcionários do escritório para casa e para qualquer outro lugar. Reuniões e e-mails podem funcionar quando se está no mesmo local, mas as coisas ficam complicadas quando é preciso coordenar projetos à distância. Felizmente, um software de gestão do trabalho pode ajudar na colaboração entre diferentes fusos horários, equipes e escritórios. A ferramenta certa pode ajudar a organizar o trabalho em um local central e manter todos informados sobre quem está fazendo o quê e para quando. Dessa forma, não é necessário reunir todos em uma sala para saber o que está acontecendo: a equipe pode trabalhar de qualquer lugar sem perder o ritmo.
Como elaborar a sua política de trabalho híbrido: um manual embasado em pesquisas
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