Como uma mesa de negociações pode melhorar o seu fluxo de vendas

As empresas devem obter lucro para serem bem-sucedidas, o que significa que precisam encontrar leads e fechar negócios. Essa responsabilidade geralmente recai sobre a equipe de vendas, mas, com riscos tão altos, outros membros da equipe não deveriam se envolver? 

Uma mesa de negociações é uma abordagem colaborativa para avaliar negócios complexos e aumentar a receita da empresa. Nesse processo, membros da equipe de vários departamentos trabalham juntos para atrair os principais leads e enviá-los para o funil de vendas. Continue lendo e aprenda a criar uma mesa de negociações que melhore as suas operações de vendas. 

O que é uma mesa de negociações?

Uma mesa de negociações é uma equipe interdisciplinar que trabalha em conjunto para conduzir negócios de alto valor pelo funil de vendas de forma rápida e eficiente. Enquanto os representantes de vendas trabalham sozinhos na maioria dos negócios da empresa, a mesa de negociações se concentra em negócios complexos ou de alto valor. Usar uma mesa de negociações para agilizar as operações de vendas pode reduzir os tempos do ciclo de vendas em até 40% e aumentar a produtividade das vendas em até 20%.

Funções e responsabilidades de um analista de mesa de negociações

Embora a maioria das pessoas envolvidas na mesa de negociações tenha outras funções e responsabilidades, você deve designar um analista ou especialista para lidar com as operações da mesa e garantir que as coisas corram bem.

Um analista de mesa de negociações não é uma função voltada para o cliente. Ele se concentra no lado do processo dos negócios, e suas principais responsabilidades podem incluir:

• Trabalhar com os membros da mesa de negociações para lidar com as responsabilidades individuais durante o processo de vendas

• Garantir que a equipe da mesa de negociações permaneça alinhada

• Definir os negócios 

• Melhorar os processos e monitorar o desempenho da mesa de negociações

O analista da mesa de negociações é um membro crucial da equipe porque serve como o principal ponto de contato de todos. Ele gerencia o fluxo de trabalho para lidar com quaisquer negócios de alto valor, complexos ou de alto contato que surjam.

Outras equipes a serem envolvidas na mesa de negociações

Quando você cria uma equipe interdisciplinar para lidar com negócios de alto valor, os seus negócios podem melhorar como resultado. Considere incluir indivíduos das seguintes equipes:

• Marketing: os membros da equipe de marketing podem usar dados para analisar o público-alvo, preencher uma lista de clientes em potencial e avaliar os seus pontos problemáticos.

• Vendas: você terá representantes de vendas na mesa de negociações que elaboram ofertas persuasivas para clientes.

• Jurídico: um membro da equipe do departamento jurídico pode participar da mesa de negociações para revisar os negócios e garantir que sejam contratualmente sólidos. 

• Finanças: um membro da equipe do departamento financeiro pode revisar os preços dos negócios e facilitar a troca de dinheiro assim que o negócio for concluído.

Como criar uma mesa de negociações eficaz

Para garantir que a mesa de negociações funcione corretamente, estabeleça um fluxo de processo robusto com antecedência. Os membros da equipe que trabalham na mesa de negociações terão tarefas fora dos negócios que passam pela mesa, por isso é importante que todos estejam alinhados e priorizem as tarefas de acordo.

Seguindo as etapas abaixo, crie uma mesa de negociações eficaz que busque mover facilmente os negócios fora do padrão pelo funil.

1. Defina as expectativas

Cada empresa usa a mesa de negociações de forma diferente, e a primeira coisa a fazer é determinar as metas da sua. Observe as suas operações de vendas e veja quais lacunas precisam ser preenchidas. Faça as seguintes perguntas:

• Em que aspectos a equipe de vendas poderia ter apoio?

• Quais são os pontos fracos do nosso processo de vendas atual?

• Como podemos aumentar os tempos de ciclo de vendas e as taxas de ganho?

Use as suas respostas para definir expectativas sobre o que você quer que a sua mesa de negociações alcance. Por exemplo, se a equipe de vendas tem dificuldades com negócios de alto valor porque eles exigem mais tempo e esforço, a mesa de negociações pode lidar com esses negócios do início ao fim. Dessa forma, esses negócios recebem mais atenção e apoio e, como resultado, outros têm mais tempo para se concentrar em negócios de menor valor.

2. Identifique a sua equipe

Depois de conhecer as expectativas para a mesa de negociações, será fácil identificar os membros da equipe de que você precisa. Se você decidiu que a mesa de negociações lidará com negócios de alto valor do início ao fim, precisará de membros da equipe que possam gerir cada parte do processo de vendas, incluindo:

• Representante de vendas

• Um membro da equipe jurídica

• Um membro da equipe financeira

• Um membro da equipe de marketing

• Um membro da equipe de Sucesso do cliente

Esses indivíduos lidarão com a geração de leads, a configuração do contrato, a precificação, a estrutura do negócio e a interação para negócios de alto valor, enquanto a equipe de vendas se concentra nos negócios de menor valor. 

3. Estabeleça os critérios de negociação

Agora que você tem uma equipe pronta para trabalhar na mesa de negociações, defina os critérios para classificar os negócios de alto valor. Os critérios para o que se qualifica como um negócio de alto valor (ou complexo) podem incluir:

• Clientes com um certo nível de notoriedade

• Clientes acima de um determinado orçamento

• Clientes com múltiplos pontos de contato

• Clientes que precisam de muita interação

Se você quiser que a mesa de negociações lide com negócios de alto valor do início ao fim, a equipe de vendas deve entregar todos os leads que atendam aos critérios. No entanto, a mesa de negociações pode se envolver em qualquer etapa do processo de vendas. Por exemplo, você pode decidir que é mais eficiente enviar leads de alto valor para a mesa de negociações somente depois que o representante de vendas os cultivar e garantir que estejam quentes. 

4. Defina a estratégia de trabalho

Toda equipe precisa de uma estratégia para fazer o que precisa ser feito. Ao definir o seu fluxo de trabalho desde o início, você garantirá que, quando os membros da equipe se reunirem, eles saibam exatamente o que fazer e como fazer.

A estratégia de cada mesa de negociações será diferente. Mas, para continuar com o nosso exemplo acima, uma transferência para a mesa de negociações pode ser assim:

• Um representante de vendas envia um lead de alto valor para a mesa de negociações

• Isso sinaliza ao membro da equipe de marketing para avaliar o lead e as suas necessidades

• O representante de vendas da mesa de negociações desenvolve uma estrutura de negócios personalizada para o lead

• O membro da equipe jurídica avalia o negócio

• O membro da equipe de Sucesso do cliente interage com o lead para aumentar a adesão e o engajamento enquanto o negócio é concluído

• O membro da equipe financeira finaliza a transação

Como a sua equipe pode não se reunir pessoalmente, uma estrutura de transferência ajuda todos a saber quando é a sua vez de se envolver.

5. Analise o sucesso

Como a maioria dos fluxos de trabalho, a criação de uma mesa de negociações não é um processo único. Depois de colocar a mesa de negociações em funcionamento, busque a melhoria contínua. Reserve um tempo para ver o que está funcionando e o que não está. Use um software de vendas para avaliar se a mesa de negociações está aumentando os lucros. Você pode notar:

• Mais negócios de alto valor chegando ao funil.

• Redução do tempo do ciclo de vendas.

• Aumento da produtividade entre os membros da equipe dentro e fora da mesa de negociações.

• Aumento no fechamento de negócios de baixo valor devido ao apoio da mesa de negociações. 

Você também pode notar áreas que ainda precisam ser trabalhadas. Por exemplo, a equipe da mesa de negociações pode inicialmente ter dificuldades de comunicação. Como esses membros da equipe nunca trabalharam juntos antes, eles podem precisar de tempo para se ajustar. Tente organizar workshops ou atividades para quebrar o gelo fora do processo da mesa de negociações e procure melhorar a dinâmica da equipe no local de trabalho. 

6. Revise a sua estratégia conforme necessário

Use os insights da sua análise para revisar a estratégia da mesa de negociações. Embora uma mesa de negociações muitas vezes melhore o seu fluxo de vendas, uma equipe que não funciona bem pode causar uma queda nos lucros. Para evitar efeitos adversos, faça uma análise da mesa de negociações sempre que revisar o processo de vendas, de preferência em um cronograma regular. Dessa forma, você monitora o progresso e a eficácia da equipe.

Benefícios de uma mesa de negociações

Quando usada de forma eficaz, uma mesa de negociações é um benefício tanto para a equipe de vendas quanto para a empresa. Ao integrar membros da equipe em vários departamentos e trazer as suas habilidades departamentais exclusivas para a mesa, você pode atender às necessidades do cliente e garantir ganhos com mais frequência, especialmente em negócios de alto valor.

Outros benefícios das mesas de negociações incluem:

• Negociações mais rápidas: duas cabeças pensam melhor do que uma, e quatro cabeças pensam melhor do que duas. Quando a equipe entende suas funções e colabora de forma eficaz para fechar cada negócio, você fecha negócios mais rapidamente.

• Melhores insights sobre as necessidades dos clientes: uma equipe interdisciplinar tem um conjunto de habilidades mais diversificado do que uma equipe composta apenas por representantes de vendas. Isso facilita a compreensão das necessidades do cliente a partir de várias perspectivas.

• Ofertas mais alinhadas: ter um processo claro facilita a criação de ofertas mais consistentes em termos de tamanho, qualidade e estrutura.

• Equipes mais alinhadas: como a mesa de negociações inclui membros de vários departamentos, ela serve naturalmente como um meio de manter os membros da equipe interdisciplinar informados. Esses indivíduos podem voltar aos seus respectivos departamentos e comunicar o progresso das vendas da empresa, sem a necessidade de uma reunião de status ou de uma longa apresentação.

• Menos riscos: ter uma mesa de negociações bem-sucedida pode reduzir os riscos ao aumentar os lucros da empresa e produzir um fluxo constante de negócios de alto valor. 

Use uma mesa de negociações para conquistar clientes e fechar vendas

Uma mesa de negociações forte é uma equipe com as habilidades e o apoio necessários para transformar clientes em potencial em clientes fiéis. Use um software de gestão do trabalho para consolidar um fluxo de trabalho para a sua mesa de negociações, de modo que as coisas avancem sem problemas pelo funil e os membros da equipe realizem as tarefas sem perder o ritmo.